Як допомогти вашому відділу продажів не відволікатися від робочих завдань

За статистикою, працівники втрачають близько 26 годин на місяць, відволікаючись під час роботи. І часто справа не в прокрастинації чи бажанні перепочити. Згадайте про участь в непотрібних зустрічах, рутинні дії, що потроху «з’їдають» робочі години, довгий пошук інформації тощо. В цій статті ми розглянемо, яких витрат часу можна позбутися та як підвищити продуктивність відділу продажів.

Не «роздувайте» кількість зустрічей та час на них

Є компанії, які постійно покладаються на «колективний розум» та за будь-якої нагоди збирають зустрічі з численними учасниками. Проте наслідки у такого підходу далеко не позитивні:

• 70% нарад заважають працівникам виконувати роботу продуктивно;  
• 92% робітників вважають, що їхні зустрічі є непродуктивними та дорого обходяться компанії;
• наради, які марнують час, призводять до зниження рівня задоволеності та залученості працівників.

Щоб уникнути таких негативних наслідків, радимо впровадити правила щодо проведення зустрічей. Перед тим, як призначити нараду, працівники мають дати собі відповідь на кілька питань.

1. Чи справді ця зустріч потрібна? Або питання, яке мало б на ній обговорюватися, можна вирішити самостійно?
2. Чи треба кликати на нараду усіх колег, яких хотілося б? Або тему зустрічі можна обговорити з вужчим колом працівників — тільки з тими, хто має компетенцію в цьому питанні?
3. Чи потрібно на зустріч саме стільки часу, скільки планується? Або можна вкластися не в годину, а, наприклад, в 30 хвилин?
4. Чи можна скоротити час на зустріч? Наприклад, можна провести невелике дослідження до наради. Це дозволить одразу запропонувати різні варіанти рішення питання, а не брейнштормити «з нуля» під час зустрічі. 

Перед проведенням наради продумайте її план. Виділить певний час на кожен етап обговорення або промову кожного учасника. Є й ще один лайфхак, який дозволяє працівникам не відволікатися дарма на зайві зустрічі. Дозвольте бронювати в календарі певний час, під час якого не має бути жодних мітингів. Знаючи, що у колег є обмежений час на наради, інші працівники будуть більш ретельно обирати, на які зустрічі кого варто кликати.

Зв’яжіть мобільні номери менеджерів з офісною телефонією

В багатьох компаніях команда спілкується з клієнтами та працівниками інших філіалів за допомогою смартфона. Здається, це вдале рішення, якщо менеджери періодично мають виїжджати з офісу в робочих справах. Або мають залишатися на зв’язку навіть в неробочі часи та дні. Проте використання мобільного має чимало мінусів для бізнесу.

1. Працівники в середньому застосовують мобільні телефони для неробочих справ протягом 56 хвилин на день. 
2. Якщо це особистий смартфон, менеджера можуть відволікати рідні, періодично телефонуючи в робочий час.
3. Дзвінки з мобільного телефону неможливо проконтролювати. Тож керівництво не знає, чи часто працівник телефонує по роботі, а не власним справам. Наскільки якісно він консультує клієнтів, чи не пропускає дзвінки, коли знаходиться поза офісом тощо.

Аби уникнути усіх цих проблем, забороніть використання особистих мобільних телефонів для роботи. Впровадьте спеціальні бізнес-рішення для дзвінків, призначені саме для смартфонів. Наприклад, Ringostat Smart Phone — перший український кросплатформний додаток, який працює на macOS, Windows, Android та iOS.

Для роботи з таким рішенням використовуються не мобільні, а віртуальні номери. При цьому вони виглядають як звичні мобільні номери, які можна надати клієнтам або вказати на сайті. Завдяки рішенню для смартфона команда працюватиме набагато продуктивніше.

1. Менеджери не відволікаються на рутинні дії. Здійснення та прийом дзвінків, переведення виклику на колег, дзвінки в інші відділи — все здійснюється парою кліків.
2. Працівники не відволікаються на неробочі справи та розмови, бо додаток містить лише функціонал для бізнес-завдань.
3. Ringostat Smart Phone також дозволяє листуватися в єдиному інтерфейсі з користувачами, які пишуть в чати на сайті та корпоративні месенджери. Це також позбавить вас ситуацій, коли менеджер сидить в Facebook чи Telegram заради розваги. А сам удає, що просто стежить за повідомленнями в соцмережі компанії.
4. До того ж додаток при дзвінку показує, як звуть клієнта, який телефонує — якщо він вже звертався в компанію. Також можна одним кліком перейти в картку угоди чи контакт в CRM. Це дозволяє швидше та якісніше обробляти звернення, не відволікаючись на пошук інформації про клієнта під час дзвінка.

Більше про плюси цього рішення читайте у статті «Повноцінна бізнес-телефонія тепер прямо в вашому смартфоні — з мобільним додатком Ringostat».

Автоматизуйте обдзвон клієнтів

Коли менеджер телефонує великій кількості клієнтів за раз, він також може відволікатися. Щоразу потрібно набрати новий номер, він має зайти в CRM, скопіювати телефон, вставити, натиснути на кнопку виклику тощо. Коли якийсь процес складається з багатьох дрібних дій, завжди є ризик, що щось відволіче увагу працівника. Наприклад, він почне роздивлятися інформацію в CRM, яка не має стосунку для цілі дзвінка. Або побачить повідомлення від когось та почне листуватися. Через це обдзвон бази може розтягнутися ні цілий день.

Щоб уникнути такої проблеми, використовуйте рішення, які автоматизують рутинні обдзвони клієнтів. Наприклад, розгляньмо, як працює Power Dialer у додатку Ringostat Smart Phone:

• керівник завантажує контакти клієнтів, яким треба зателефонувати;
• призначає менеджера, відповідального за обдзвон;
• після цього у працівника в додатку для дзвінків з’являється Power Dialer;
• коли співробітник натисне на кнопку “Play” рішення почне автоматично викликати усі номери клієнтів з переліку;
• між кожним викликом Power Dialer робитиме паузу, щоб менеджер встиг перепочити та зафіксувати деталі дзвінка;
• якщо співробітнику потрібно відійти, він може поставити автоматичний обдзвон на паузу.

Завдяки подібному рішенню ви можете бути впевнені, що менеджер точно обдзвонить усіх потрібних клієнтів та не буде дарма відволікатися від цього процесу. Чим ще може бути корисний Power Dialer, читайте у статті. 

Спростіть роботу з CRM завдяки інтеграціям 

Робота з CRM також може належати до рутини, яка відволікає та витрачає чимало часу. Наприклад, після дзвінка треба зафіксувати, що відбулася розмова та вказати телефон нового клієнта. Якщо телефонував наявний клієнт, треба знайти його контакт та картку угоди та записати інформацію туди. Якщо ж зателефонував клієнт одного менеджера, а слухавку взяв інший — треба перевести дзвінок на колегу. Таким чином, кожен виклик «тягне» за собою ще купу дрібних механічних дій.

Аби такого не ставалося, інтегруйте усі канали зв’язку з клієнтами з вашою CRM. Розгляньмо, як це працює на прикладі інтеграції CRM-системи та телефонії. Її головна мета — зв’язати ці дві системи, щоб автоматизувати роботу з лідами. Завдяки інтеграції менеджер може більше сфокусуватися на продажах, ніж на внесенні інформації вручну. 

1. Коли телефонує менеджер або клієнт, кожен виклик автоматично фіксується в CRM-системі. До нього також додається аудіозапис розмови. Це допомагає керівництву оцінити якість обслуговування та справжню причину зриву угоди — якщо таке станеться.
2. Після дзвінка номер телефону покупця автоматично записується в CRM. 
3. Якщо телефонує клієнт, який вже звертався, система знаходить, хто з менеджерів відповідає за його угоду. Після цього виклик автоматично одразу на відповідального співробітника.
4. Якщо телефонує новий клієнт, в CRM автоматично створюється картка контакту та угода, куди підтягується інформація про покупця та його дзвінок.
5. Якщо у вас підключений колтрекінг, до кожної угоди прикріплюється джерело, канал, кампанія та ключове слово, які привели ліда. Таким чином, менеджеру не доводиться питати клієнта: «Звідки ви про нас дізналися», та вручну вносити відповідь на питання.

Введіть правила щодо відповіді на внутрішні листи та повідомлення

1. Постійна перевірка пошти також може бути різновидом прокрастинації. Тому впровадьте правило — відповідати на листи лише двічі на день: вранці та ввечері.
2. Попросіть команду вимкнути спливні повідомлення для пошти та соцмереж. Це дозволить не відволікатися, якщо у поп-апі відображається щось, що здається цікавим чи можливим. Те ж саме справедливо для програм для роботи над завданнями, які можуть надсилати спливаючі повідомлення.
3. Впровадьте наступне правило: якщо на повідомлення колеги можна відповісти за 10 хвилин, треба це зробити одразу. Якщо ж відповідь має зайняти більше часу, краще призначте короткий зідзвон. 
4. Розсортуйте контакти колег по папкам у робочому месенджері — залежно від того, наскільки важлива ваша участь в їхніх завданнях. Так ви будете знати, на чиї повідомлення треба відповідати терміново, а чиї можна перевірити трохи пізніше.

Створюйте регламенти, щоб менеджерам не доводилося все дізнаватися у колег

Якщо основні правила компанії ніде не зафіксовані, а бізнес-процеси не описані, це примушує команду відволікатися додатково. Співробітники мають звертатися по допомогу до більш досвідчених колег. Ті змушені відволікатися, щоб надати необхідну інформацію. Якщо ж якийсь менеджер вирішить не витрачати час та зробити все самостійно — велика ймовірність помилки. 

Щоб не зтикатися з такими проблемами, скористайтеся нашими порадами.

1. Опитайте керівників відділів про наявні процеси та регулярні завдання. Попросіть зробити їх перелік та описати.
2. Створіть загальну базу знань для компанії, де опишіть усі процеси, правила та мануали. Зручність в тому, що інформацією можна легко поділитися з іншим відділом.
3. Поміркуйте, з якими процесами є складності, та опишіть, як не припускатися помилок. Наприклад, в багатьох компаніях менеджери не вміють чи не хочуть повноцінно заповнювати CRM. Складіть регламент про те, як це робити правильно.
4. Якщо у вашої компанії є блог, зберіть з нього посилання на найважливіші статті про ваші товари чи продукти, та додайте в план для навчання новачків.
5. Користувачі віртуальної телефонії також можуть навчати новачків на прикладах аудіозаписів розмов. Зберіть приклади вдалих розмов, які закінчилися продажем, та опишіть, що менеджер зробив правильно. І навпаки — перелік помилок і конкретний приклад допоможуть уникати недоліків в спілкуванні з клієнтами.

Підсумуємо: як допомогти відділу продажів не відволікатися 

1. Не зловживайте зустрічами. Проводьте тільки ті з них, які точно потрібні. Намагайтеся не долучати на наради колег, чия участь в них не обов’язкова. Та намагайтеся вкластися в менший час — бо у всіх є власні робочі завдання.
2. Менеджери не мають використовувати особисті мобільні для роботи. Краще підключіть повноцінну бізнес-телефонію для смартфонів. Завдяки цьому можна буде проконтролювати, чи не відволікається менеджер, працюючи поза офісом. Чи вчасно беруть слухавку, чи якісно обслуговують клієнтів тощо.
3. Автоматизуйте рутину — зокрема, роботу з CRM та обдзвон клієнтів. Для цього є спеціальні рішення, які беруть на себе механічні дії, а менеджеру залишається тільки працювати безпосередньо над продажами.
4. Привчіть команду виділяти певний час на відповіді на внутрішні листи та повідомлення. Наприклад, пошту можна перевіряти двічі на день. Якщо на повідомлення колеги в месенджерах можна відповісти швидко — робіть це одразу. Якщо ні — краще призначте швидкий зідзвон. 
5. Створіть регламенти для максимуму процесів та правил вашої компанії. Це допоможе швидко вирішувати спірні питання та легко навчати новачків. Також менеджерам не доведеться відволікатися, щоб пояснити колегам незрозумілі процеси та завдання.