6 плюсів інтеграцій Ringostat і CRM, щоб поставити продажі на потік

Наші клієнти кажуть, що не уявляють CRM і телефонію окремо — без зв’язки одне з одним. Адже це дає одразу безліч переваг. У менеджерів з’являється більше вільного часу для продажів. Керівник чітко розуміє, як співробітники обробляють заявки. Якість обслуговування підвищується, а кількість ручної роботи — знижується в рази. Дізнайтеся, як автоматизувати роботу відділу продажів і які результати отримають реальні компанії, що вже використовують інтеграції Ringostat і CRM .

Що таке інтеграція телефонії і CRM, і навіщо вона потрібна

Інтеграція — це з’єднання одного сервіса з іншим. Якщо казати про зв’язку Ringostat та CRM, то за рахунок неї дані про дзвінки автоматично фіксуються у CRM-системі. Але не просто, а автоматично запускаючи певні події. 

Таке «розумне» рішення дозволяє по-максимуму використовувати можливості телефонії для продажів і підвищення лояльності покупців. Інтеграція дозволить:

• суттєво розвантажити менеджерів — адже рутинні ручні завдання будуть відбуватися автоматично;
• позбутися хаосу і помилок у sales-відділі;
• побудувати бездоганну систему обслуговування клієнтів;
• отримати інсайти про те, що впливає на закриття чи програш угод — і за рахунок цього підвищити продажі.

На даний момент у Ringostat близько 20 інтеграцій з CRM-системами, серед яких чимало всесвітньо відомих. Наприклад:

• HubSpot; 
• Pipedrive; 
• Salesforce; 
• Zoho CRM. 

Що потрібно для інтеграції CRM і Ringostat 

1. Мати адміністраторські доступи до CRM та нашої платформи. Додаткова доплата не потрібна — ви можете прокачати свій відділ продажів абсолютно безкоштовно.
2. 15-40 хвилин на налаштування. При чому вам не потрібно мати технічні навички чи освіту програміста. Налаштування легко зробить навіть студент. 
3. Ознайомитися з інструкцією по налаштуванню з нашої бази знань. Чи звернутися до нашої техпідтримки, і наша команда все налаштує за вас 🙂

1. Автоматизація продажів і економія цілих годин робочого часу

Коли в компанію телефонує клієнт чи, навпаки, менеджер клієнту — дзвінок автоматично фіксується в CRM. Також записується, чи був виклик успішним, або його пропустили.

Після дзвінка в CRM створюється: 

• сутність «Дзвінок» — якщо ваша CRM-система її передбачає;
• угода — при цьому система перевіряє, чи по цьому клієнту ще немає угоди, аби не створювати дубль;
• контакт — аналогічно, тільки після перевірки, чи такий клієнт вже заведений у CRM;
• завдання з прикріпленим аудіозаписом розмови.

Наведемо приклад автоматизації відділу продажів за допомогою інтеграції Ringostat і системи Firmao.

Під час дзвінка співробітник може перевірити, який клієнт йому телефонує, натиснувши на телефонну трубку у верхньому правому куті. Після натискання він перейде до даних про клієнта, якщо номер зберігається в базі даних. Якщо ні — система запропонує створити компанію, контакт або угоду.

Якщо на дзвінок не відповіли, Firmao автоматично створить завдання, щоб зв’язатися з клієнтом. Всі пропущені дзвінки, за якими потрібно передзвонити, відображаються у спеціальній вкладці завдань.

Всі телефонні дзвінки, тривалість, напрямок і дата дзвінка зберігаються у Firmao.

Чим це корисно

1. Менеджерам не потрібно відволікатися, щоб вручну створювати контакти, завдання та угоди після кожного виклика. Автоматизація заощадить години робочого часу на місяць для кожного співробітника. Адже на фіксацію кожного виклику і номера телефону клієнта йде приблизно кілька хвилин. І додайте до цього ще час на пошук угоди, якщо телефонував покупець, який вже заведений у CRM. 
2. Жодних помилок, що впливають на продажі. На відміну від ситуації, коли менеджер вносить телефони вручну і може помилитися. Чи просто не встигає фіксувати виклики під час великого завантаження, а потім забуває про них.

2. Вся історія спілкування з клієнтами як на долоні

Дані про дзвінки безстроково зберігаються у вашій CRM — наприклад, у картці контакту чи угоді. Ви побачите:

• скільки було дзвінків по конкретній угоді — якщо клієнт багато разів телефонував, значить, був достатньо зацікавлений;
• чи завжди вдавалося додзвонитися, а якщо ні, то чи передзвонював менеджер покупцю після пропущеного виклику;
• коли відбувалося спілкування тощо.

До речі, якщо ви використовуєте додаток для дзвінків Ringostat Smart Phone, ваш відділ продажів зможе працювати ще швидше. Достатньо клікнути на номер телефону клієнта, записаний будь-де у CRM, і виклик почнеться автоматично. Вам не доведеться постійно копіювати і вставляти номери в програму для дзвінків. 

Нижче можна побачити історію дзвінків, що зафіксована у картці контакту в CRM HubSpot. Також видно, як зателефонувати одним кліком за допомогою Ringostat Smart Phone. Зверніть увагу, що розширення «пам’ятає» імена клієнтів і показує їх при вихідних і вхідних дзвінках. Так менеджер може одразу звернутися до клієнта на ім’я і приємно його вразити: 

Чим це корисно

1. Керівництво бачить, як просувається спілкування з клієнтом по кожній угоді. Для цього не потрібно щоразу запитувати менеджера.
2. Історія спілкування буде у нагоді, коли повертається клієнт, що вже звертався до вас. Це дозволить пригадати завдання та особливості покупця, що його цікавить, або, навпаки, відлякує. Якщо угода у минулому зірвалася, можна одразу зрозуміти, що робити цього разу, щоб уникнути такого сценарію.

3. Спрямування виклика одразу на потрібного менеджера

Коли телефонує існуючий клієнт, Ringostat «дивиться» у CRM, який менеджер відповідає за угоду по ньому. Після чого одразу з’єднує покупця з необхідним співробітником.

Так, наприклад, реалізовано у одного з клієнтів Ringostat — компанії «Хаскі», що займається аутсорсингом персоналу для складу. Якщо телефонує вже існуючий клієнт, виклик направляється на його менеджера. Якщо ж звертається новий, спрацьовує IVR  — тобто голосове меню, яке пропонує обрати потрібний відділ. В налаштуваннях Ringostat це виглядає так:

Чим це корисно

1. Ви заощаджуєте час клієнта. Так покупець відчуває, що компанія дбає про нього — а це відбивається на лояльності до вас.
2. Менеджерам чи секретарю не потрібно відволікатися, тільки за тим, щоб переводити виклик на колег. Також не доведеться шукати по всьому відділу відповідального за певну угоду. 

4. Контроль якості обслуговування та її підвищення

Як ми вже казали, після кожного виклика в CRM передається аудіозапис розмови. Її можна прослухати, натиснувши на відповідне повідомлення у системі:

Чим це корисно

1. Керівник може легко проконтролювати, як менеджер спілкується з тим чи іншим клієнтом. І якщо угода «застопорилася», порадить, що робити для її швидшого закриття.
2. Стає зрозуміло, в чому причина програних угод. Наприклад, якщо менеджер був недостатньо наполегливим, погано знався на товарі чи обіцяв зателефонувати потім і не зробив цього.
3. Записи розмов — цінне джерело інформації для покращення обслуговування. Відфільтруйте виграні угоди та вивантажте аудіозаписи по ним. На основі таких розмов можна навчати співробітників. І навпаки, якщо в якомусь діалозі наявні помилки менеджера — розберіть їх разом з командою, щоб така ситуація не повторювалась.
4. Прослухавши виклик, менеджер може згадати важливі нюанси розмови. Наприклад, як зовуть клієнта, як називається його компанія, про що домовилися у підсумку тощо. 

5. Зниження кількості пропущених викликів

Якщо менеджер пропустив виклик, на нього автоматично створюється завдання «Передзвонити» з дедлайном 4 години: 

Чим це корисно

Менеджер точно не забуде зателефонувати клієнту, а значить, не «подарує» його вашому конкуренту. Крім того, покупець переконається, що ви його не забули. А це згладити негативне враження, що зазвичай складається, коли до компанії не вдалося додзвонитися.

6. Отримання цінних інсайтів для маркетингу та підвищення ефективності реклами 

Якщо ви використовуєте не тільки телефонію, а й колтрекінг — тобто відстеження дзвінків — для вас відкриваються додаткові можливості. Справа в тому, що колтрекінг визначає, з якого рекламного джерела телефонував клієнт. Цю ж інформацію він може автоматично передавати в картку клієнта.

На скріні нижче ми бачимо у Zoho CRM, звідки зателефонував клієнт:

• джерело — Google;
• канал — cpc, тобто контекстна реклама;
• кампанія — в даному випадку “SER_rent”;
• ключове слово, що привело клієнта — «оренда мікроавтобуса». 

Чим це корисно

1. Ви дізнаєтеся, як реклама та різні маркетингові активності конвертуються у продажі. Так буде зрозуміло, на які з них варто виділяти бюджет, а які краще вимкнути.
2. Маркетолог може зробити висновки, як клієнти сприймають бренд чи гуглять товар. Це буде зрозуміло завдяки прослуховуванню аудіозаписів викликів. Додайте на сайт чи у рекламу відповідну інформацію чи ключові слова — і ви маєте усі шанси збільшити прибуток.
3. Можна аналізувати, чому реклама не приводить до продажів. Відфільтруйте програні угоди по клієнтам, що прийшли саме з реклами. Проаналізуйте, чому продаж не відбувся. Наприклад, реклама була надто абстрактною, і користувач неправильно зрозумів, що ви продаєте. Чи певний тип запитів приводить здебільшого нецільову аудиторію. Всі ці висновки можна використовувати для покращення рекламних кампаній.

Бонус: обирайте самі, як буде працювати інтеграція

Інтеграція Ringostat і CRM дуже гнучко налаштовується під кожен бізнес. І для цього не потрібно залучати програміста чи інтегратора. Просто зайдіть у налаштування інтеграцій у Ringostat і проставте чи вилучіть галочки напроти відповідного пункту. Це визначає, що буде чи не буде відбуватися у CRM після виклику.

Приклади роботи інтеграції Ringostat і CRM для різних бізнесів

Інтеграція Ringostat і HubSpot для бізнес-клуба

YBC, чи Young Business Club — закрита спільнота молодих підприємців, яка працює у 30+ країнах. Щоб вступити у клуб, потенційні члени мають спочатку подати заявку та поспілкуватися з представником YBC телефоном.

Саме тому компанія використовує інтеграцію Ringostat і CRM для окремого проєкту YBC у США, що був запущений чотири року тому. Таким чином клуб вирішує одразу декілька завдань.

1. Фіксація усіх клієнтів у CRM. Коли співробітник YBC телефонує новому кандидату, у HubSpot створюється контакт кандидату та сутність «Дзвінок». 
2. Запис результатів перемовин та вирішення нестандартних ситуацій. Перше важливо, бо під час розмови і клуб, і кандидат діляться конфіденційними даними. А аудіозаписи дзвінків дозволяє переконатися, що менеджер правильно почув інформацію від кандидата, а кандидат вірно почув менеджера. Щодо нестандартних ситуацій — то співробітники можуть переслухати дзвінки, щоб встановити правду. Наприклад, коли треба вибачитися перед клієнтом чи відстояти інтереси команди.
3. Покращення якості обслуговування. Аналізуючи записи дзвінків, команда YBC постійно покращує скрипти та роботу з запереченнями, що можуть виникати у кандидатів.

Більше про це у «Кейсі: телефонія та інтеграція з CRM для YOUNG BUSINESS CLUB». 

Zoho CRM і Zoho Desk

«Ringostat у зв’язку з Zoho CRM — це, з одного боку, повноцінний сalltracking, коли можна відстежувати ефективність рекламних каналів і майданчиків. А з іншого — віртуальна АТС. Тобто маркетинг знає завжди скільки дзвінків за якими параметрами і з яких рекламних каналів та майданчиків надійшло. При цьому кожен дзвінок створює угоду в ZOHO і затягує всі дані шляху клієнта. А менеджери з продажів, своєю чергою, можуть прослуховувати дзвінки прямо із СRM-системи або програми на телефоні.

Наприклад, інтеграція з Ringostat є в одного нашого клієнта, B2B-бізнеса, який використовує Zoho CRM та Zoho Desk. У його CRM потрапляють дзвінки клієнтів, а у Desk — кінцевих користувачів, у яких щось не виходить, і їм потрібна підтримка. Іноді клієнти випадково дзвонять не за тими номерами, тож важливо мати можливість швидко переводити запит до іншого відділу.

Клієнт працює у країнах Євросоюзу та в Україні. За інтеграцією Ringostat та Zoho вийшло досить об’ємне технічне завдання. Команда Ringostat завжди враховувала наші побажання і оперативно вирішувала усі питання. Тепер всі дзвінки нашого клієнта фіксуються у Zoho CRM та Zoho Desk. Є можливість контролювати всі виклики — вхідні, пропущені, вихідні.

Менеджери у відділах роблять менше дій. CRM автоматично ставить завдання «Передзвонити» при пропущеному дзвінку та закріплює угоду або тікет за будь-якою логікою: за конкретним менеджером, старшим менеджером, керівником тощо. Клієнту подобається, що у нього немає «зоопарку» софтів. Для автоматизації процесів він використовує продукти ZOHO, а всі телефонні питання бере на себе Ringostat».

Анна ДомнічДиректор з розвитку White Sales

Інтеграція з Pipedrive для агенції нерухомості

Інтеграція телефонії і CRM особливо популярна серед наших клієнтів у сфері нерухомості. Адже купівля квартири чи будинку майже завжди починається з дзвінка. Приклад одного з таких клієнтів — агенція нерухомості M2Realt. Цей клієнт платить майданчикам агрегаторам-нерухомості за розміщення своїх об’єктів. Тому агенції важливо розуміти, чи варто оплачувати рекламу певного житла на конкретному майданчику. І в цьому зокрема допомагають дані про дзвінки, які в CRM передає колтрекінг Ringostat.

«Завдяки Ringostat, ми можемо фіксувати всі дзвінки в нашій CRM Pipedrive — з урахуванням рекламного джерела, яке їх принесло. Це допомагає нам розуміти, наскільки ефективною є робота на конкретному майданчику. Також ми бачимо, за якими об’єктами є перегляди, заявки та продажі. Взагалі інтеграція телефонії та CRM настільки корисна, що я навіть не розділяв би ці два інструменти. 

Знаючи кількість дзвінків, ми можемо порахувати вартість кожного звернення і конкретного етапу воронки. На основі останнього ми приймаємо рішення про розподіл бюджету на день. Ми ж, по суті, купуємо обсяг лідів на майданчиках-інтеграторах — і щоб розуміти, скільки витратити, ми орієнтуємося на конверсії. Зокрема й з перегляду оголошення в дзвінок».

Ярослав Павлюккерівник і засновник M2Realt

Висновки

1. Інтеграція CRM і Ringostat дозволяє автоматизувати роботу відділу продажів, заощадити час і покращити обслуговування. Керівник відділу продажів завжди зможе тримати на контролі, як просувається кожна угода.
2. Зв’язка телефонії та CRM буде в нагоді й для маркетологів вашої компанії. Спеціалісти зможуть прослухати аудіозаписи про програним угодам, де клієнти прийшли з реклами. Це допоможе зрозуміти, що саме відштовхнуло клієнта. Наприклад, неточний опис у об’яві чи інформація на сайті, що збиває з пантелику. Дізнавшись про це, маркетинг може виправити такі помилки.
3. Налаштування інтеграції не потребують технічних знань та додаткових витрат. 
4. Техпідтримка Ringostat надасть вам усі необхідні інструкції для налаштування інтеграції. Якщо ж не хочете займатися цим самостійно — ми із задоволенням зробимо це за вас.