Ringostat Smart Phone 2.0: przegląd wszystkich funkcji umożliwiających efektywne przetwarzanie leadów

Ringostat Smart Phone pomógł już setkom naszych klientów uprościć pracę z połączeniami i wiadomościami w komunikatorach. Do niedawna narzędzie działało jako rozszerzenie do Google Chrome. Dziś prezentujemy zaktualizowane i rozbudowane narzędzie ― od teraz jest to pełnoprawna aplikacja. Przeczytaj szczegółową recenzję i poznaj nowe funkcje Ringostat Smart Phone dla wygodnej i produktywnej codziennej pracy menedżerów.

Czym jest Ringostat Smart Phone

Ringostat Smart Phone to wygodna aplikacja do wykonywania połączeń i pracy z CRM. Rzeczywiście, praca z nią jest znacznie wygodniejsza niż ze zwykłym telefonem.

Za pomocą aplikacji możesz:

• wykonywać i odbierać połączenia jednym kliknięciem;
• w jednym oknie komunikować się z klientami, którzy piszą na różne komunikatory;
• w trakcie rozmowy przechodzić do transakcji i kontaktów CRM;
• i co najważniejsze, zobaczyć szczegółowe informacje o dzwoniącym kliencie, zanim on podniesie słuchawkę, i wiele więcej.

Poniżej szczegółowo wyjaśnimy, jak korzystać z tych funkcji. Możesz to przeczytać w artykule lub obejrzeć w … minut w naszym wideo:

Rozpoczęcie pracy z Ringostatem Smart Phone

Aby rozpocząć korzystanie z aplikacji, pobierz ją na swoje urządzenie. Dodaj również Ringostat Smart Phone do przeglądarki Chrome, jeśli planujesz nie tylko odbierać połączenia przychodzące, ale również je wykonywać ze stron, CRM, itd. 

Zaloguj się do aplikacji za pomocą loginu i hasła, które zostaną Ci przekazane przez menedżera wsparcia technicznego Ringostat.

Po zainstalowaniu aplikacji i rozszerzenia dokończ konfigurację ― z pomocą wsparcia technicznego lub samodzielnie, postępując zgodnie z instrukcjami dostarczonymi przez menedżerów.

Przyjrzyjmy się najpierw górnemu panelowi. Aplikację możemy: 

• zminimalizować;
• przypiąć do określonej strony ekranu ― prawej lub lewej;
• zamknąć.

Jeśli wystąpią problemy z internetem lub mikrofonem, w górnej części interfejsu pojawią się powiadomienia.

Dolny panel aplikacji również posiada sekcje, każdą z których omówimy szczegółowo później. 

Są to:

• messenger;
• historia połączeń;
• interfejs do wykonywania połączeń, który jest domyślnie otwierany;
• informacje o klientach na stronie internetowej;
• książka kontaktowa.

Część 1: Praca z połączeniami

Jak zadzwonić do klienta?

Dostępne są trzy opcje wybierania numeru.

1. Skopiuj żądany numer i wklej go do pola wprowadzania.
2. Wpisz cyfry na klawiaturze Ringostat Smart Phone.
3. Najszybszą opcją jest kliknięcie na numer umieszczony na dowolnej stronie internetowej, a aplikacja automatycznie wykona połączenie.

Można również wykonywać połączenia bezpośrednio z CRM, na przykład z karty kontaktu z numerem klienta. 

Jak widać, Ringostat Smart Phone jest specjalnie zaprojektowany, aby nie zasłaniać ważnych pól w CRM. Wystarczy przypiąć go do prawej strony ekranu.

Jak odebrać połączenie?

Przy połączeniu przychodzącym otrzymasz wyskakujące powiadomienie o nim, nawet jeśli Ringostat Smart Phone jest zminimalizowany. Po rozwinięciu aplikacji natychmiast zobaczysz numer telefonu klienta. Po kliknięciu na przycisk w kształcie ciemnego prostokąta otwiera się bardziej szczegółowe menu. 

Co można zrobić z połączeniem? 

• przyjąć lub odrzucić;

• utworzyć kontakt;

• przekazać połączenie przychodzące do kolegi lub koleżanki;

• wyciszyć ― tak, aby rozmówca nie słyszał, co mówi menedżer;

• zawiesić połączenie ― więcej na ten temat poniżej.

Można również:

• przejść do menu wybierania numeru;

• zrealizować nowe połączenie.

Jak zawiesić połączenie?

Wspomnieliśmy już, że po kliknięciu ikony pauzy na dolnym panelu, klient będzie czekał na linii. Jest to wygodnym rozwiązaniem, na przykład, jeśli musisz wyjaśnić coś.

Można również zawiesić inne połączenie i przełączać się między nimi. W takim przypadku aktywne połączenie zostanie zawieszone, a połączenie, na które się przełączasz, stanie się aktywne. Go też można zawiesić, jeśli chcesz.

Możesz wstrzymywać do pięciu połączeń przychodzących i wychodzących w tym samym czasie.

Jak przekierować rozmowę na kolegę lub cały dział?

Zdarzają się sytuacje, gdy jeden menedżer odbiera telefon, ale z pytaniem klienta lepiej poradziłby sobie kolega. Albo potencjalny nabywca przypadkowo dzwoni do działu sprzedaży, a tak naprawdę potrzebuje księgowości. Dzięki Ringostat Smart Phone można szybko i łatwo przekierować połączenie.

Istnieją na to dwie opcje: standardowe i miękkie przekierowanie połączenia. 

Jak odbywa się standardowe przekierowanie połączenia

Standardowе przekierowanie połączenia jest używane, gdy po prostu trzeba przekazać połączenie do kogoś innego bez żadnych dodatkowych działań. 

Jak to zrobić:

• podczas połączenia przychodzącego, kliknij ikonę słuchawki ze strzałką ― jak pokazaliśmy powyżej;
• pojawi się menu, na jednej z zakładek którego można wybrać pracowników lub dział;
• w pasku wyszukiwania można wpisać imiona współpracowników lub nazwy działów;

• domyślnie widoczne są tylko osoby, które są aktualnie online ― możesz to wyłączyć, jeśli chcesz;

Po wybraniu działu lub współpracownika należy kliknąć na trzy kropki i wybrać opcję “Przekaż połączenie”. 

Jak działa “miękkie” przekierowanie połączenia

Czasami przed przekierowaniem połączenia trzeba najpierw porozmawiać z kolegą lub działem. Na przykład po to, by szybko opisać prośbę klienta lub uprzedzić go o jakimś ważnym niuansie transakcji. 

W tym celu należy kliknąć „Połączenie” obok wybranego kolegi lub koleżanki i porozmawiać z nim. W tym czasie klient będzie słuchał przyjemnej muzyki. Po tym możesz połączyć go z menedżerem.

Jak pracować z dziennikiem połączeń

Przejdź do sekcji „Historia połączeń”. Jest ona podzielona na dwie zakładki: „Moje połączenia” i „Nieodebrane połączenia”.

Moje połączenia

Tu są rejestrowane wszystkie wykonane przez Ciebie połączenia. Możesz zobaczyć szczegóły każdego z nich:

• status ― jeśli klikniesz na jego ikonę, zobaczysz podpowiedź, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu;
• numery telefonu;
• czas trwania; 
• datę i godzinę, kiedy rozmowa miała miejsce.

Kliknięcie na wielokropek spowoduje pojawienie się dodatkowego menu. Możesz w nim wykonać połączenie, wyświetlić informacje insiderskie ― o nich porozmawiamy później ― lub skopiować numer. 

Nieodebrane połączenia

Zakładka ta zawiera dane o wszystkich nieodebranych i nieobsłużonych przez menedżerów połączeniach. Po nieodebranym połączeniu możemy zobaczyć: 

• numer klienta; 
• datę oraz godzinę nieodebranego połączenia; 
• zamiast czasu trwania połączenia, pod numerem telefonu jest nazwa schematu przekierowania połączeń.

Nieodebrane połączenia pojawiają się również w zakładce “Moje połączenia”, jeśli połączenie zostało nieodebrane właśnie przez Ciebie, a nie cały zespół menedżerów. Są one wyróżnione na czerwono ― w przeciwieństwie do udanego połączenia, które jest oznaczone na czarno.

Przeczytaj również „Zalety aplikacji Ringostat Smart Phone: doświadczenie klientów”.

Jak zadzwonić do kolegów lub innych działów

Aby to zrobić, przejdź do książki kontaktów, gdzie zobaczysz zakładki “Pracownicy” i “Działy”.

Pracownicy

U góry znajduje się pasek wyszukiwania, w którym możesz wpisać nazwiska swoich współpracowników. Domyślnie możesz zobaczyć tylko kolegów online, ale jeśli chcesz zobaczyć wszystkich, po prostu odznacz to pole. 

Możesz również kliknąć na filtr, aby wybrać pracowników z określonych działów.

Tutaj możesz przejrzeć listę współpracowników, gdzie w zwiniętym widoku możesz zobaczyć każdego z nich:

• imię, nazwisko ― tak jak podałeś je tworząc „Pracowników” w Ringostacie;
• numer wewnętrzny współpracownika ― klient może natychmiast skontaktować się z konkretnym menedżerem, wybierając ten numer w menu głosowym.

Klikając na trzy kropki obok nazwy, można:

• zadzwonić do kolegi lub koleżanki;

• wyświetlić dodatkowe informacje na temat kontaktu: konto SIP, numer telefonu, email, itp.

Działy

Na drugiej zakładce widoczna jest lista wszystkich działów Twojej firmy, które wcześniej utworzyłeś w ustawieniach swojego konta osobistego w Ringostacie. 

Klikając na trzy kropki obok nazwy działu, możesz zadzwonić do wszystkich pracowników tego działu w tym samym czasie.

Część 2. Praca z wiadomościami tekstowymi

Jak korespondować z użytkownikami z różnych komunikatorów w jednym interfejsie

Przejdź do zakładki Messenger. Tutaj w jednym oknie możesz przetwarzać wiadomości od klientów, którzy piszą do Ciebie w Telegramie, Facebook Messengerze lub Viberze.

Gdy tylko klient do nas napisze, otrzymamy push powiadomienie. 

Jeszcze przed przejściem do zakładki Messenger, w dolnym panelu można zobaczyć ile wiadomości czeka w kolejce. 

Ilość próśb o korespondencję można też zobaczyć na górnym pasku po przejściu do zakładki Messenger.

Teraz kliknij na „Weź dialog”. Tutaj widzimy:

• wszystkie dialogi, które czekają na naszą odpowiedź;
• ostatnią wiadomość w każdym dialogu;
• czerwony znacznik ― jeśli ostatnia wiadomość pochodzi od aktualnego klienta;
• ikona komunikatora, która pokazuje, gdzie dokładnie klient napisał ― Telegram, Facebook czy Viber.

Przechodzimy do dialogu z klientem:

Tu możemy:

• odpowiedzieć;
• zobaczyć poprzednie dialogi z użytkownikiem klikając na ikonę w prawym górnym rogu;

• poprosić o numer telefonu użytkownika;

• wyświetlić informacje o kliencie z programu Insider, klikając trzy kropki obok nazwy w górnej części interfejsu;
• zamknąć dialog;
• wrócić do listy wszystkich dialogów przypisanych do menedżera.

Statystyki zamkniętych dialogów z klientami wyświetlane są także w osobnym raporcie Ringostatu ― Dzienniku wiadomości. Klikając na datę i godzinę rozmowy, można przeczytać każdy dialog.

Zobacz także „Ringostat Smart Phone jest już aplikacją: jeszcze większa wydajność dla Twojego zespołu sprzedaży”.

Część 3. Spostrzeżenia na temat klientów i metod zwiększenia wartości koszyka

Jakie insighty można zobaczyć na temat klienta podczas połączenia przychodzącego

Możesz uzyskać cenne spostrzeżenia na temat klienta, zanim jeszcze podniesiesz słuchawkę. Dzięki temu od razu będziesz wiedział, jak budować dialog. Pozwoli Ci to również „czytać myśli klienta”, co zwiększy Twoje szanse na dokonanie sprzedaży.

Na przykład, otrzymaliśmy telefon od klienta. Klikamy trzy kropki obok numeru i przechodzimy do zakładki “Informacje insiderskie”. 

Co pokaże “Іnsajderska informacja”:

• imię, jeśli użytkownik został już dodany do CRM;
• numer telefonu;
• przyciski umożliwiające przejście do transakcji w CRM, karty leada lub kontaktu;
• lokalizację użytkownika;
• typ przeglądarki; 
• urządzenie;
• liczba połączeń w ciągu ostatnich siedmiu dni ― okres ten można zmienić w ustawieniach;
• ostatnią stronę, którą klient odwiedził w Twoim serwisie i jak długo na niej przebywał;
• liczbę wejść na stronę internetową.

Przyjrzyjmy się bliżej innym metrykom. 

1. Źródło, na przykład Google, jak w przykładzie poniżej. Może to być również Bing, Facebook itp. To właśnie ten system przyniósł nam klienta, który zadzwonił. 
2. Kanał to ścieżka, która doprowadziła do połączenia. Na zrzucie ekranu widzimy, że użytkownik przyszedł z PPC, czyli reklamy kontekstowej. Może to być również np. email, wyszukiwanie organiczne itp. Wiesz już więc z grubsza, na jaki rodzaj Twojej treści napotkał potencjalny nabywca. 
3. Grupa reklam, jeśli użytkownik przyszedł z reklamy kontekstowej. Na przykład, jeśli widzisz, że grupa reklam tutaj jest „promo”, to kupujący raczej nie spodziewa się wysokiego rachunku, lecz jest zainteresowany korzystną ofertą promocyjną.
4. Słowo kluczowe, jeśli użytkownik przyszedł z reklamy kontekstowej. W ten sposób można zrozumieć czego szuka klient. Na poniższym zrzucie ekranu widzimy, że osoba szukała „call tracking”, co oznacza, że dokładnie ten produkt interesuje użytkownika. Wiedząc to, menedżer rozumie, od czego zacząć rozmowę, jakie cechy Ringostatu podkreślić i wiele więcej. „Odgadując” w ten sposób myśli użytkownika, zwiększasz jego lojalność. A wraz z nią szanse na sfinalizowanie transakcji.
5. Źródło przejścia. Jeśli użytkownik przyszedł nie z reklamy, lecz z określonej strony internetowej ― zobaczysz informację z której dokładnie. Może też podpowiedzieć, co dokładnie zainteresowało użytkownika.

6. Top 5 stron, które klient odwiedzał najczęściej, pomoże Ci lepiej zrozumieć, czym się interesuje. Na przykład, jakie produkty oglądał wielokrotnie.

7. Lista wszystkich sesji w określonym przedziale czasowym: data, lokalizacja, urządzenie, przeglądarka itp. Klikając na strzałkę obok każdej sesji, możesz zobaczyć szczegółowe informacje o każdej z nich.

Ponadto, klikając na tę ikonę, jak pokazano poniżej, możesz przejść do karty konkretnego połączenia na swoim koncie osobistym w Ringostacie. Tam znajdziesz szczegółowe informacje na temat połączenia.

Jak zobaczyć, którzy klienci są teraz na stronie?

Przejdź do zakładki „Klienci na stronie”. 

Tu wyświetlani są użytkownicy, którzy już do Ciebie dzwonili i są aktualnie na Twojej stronie.

WAŻNE: jeśli użytkownik jeszcze do Ciebie nie dzwonił, a jest aktualnie na stronie, nie zobaczysz go w tej sekcji.

Dla każdego użytkownika można zobaczyć:

• numer telefonu;
• stronę, na której jest klient;
• jak długo użytkownik znajduje się na stronie.

Naciskając trzy kropki, można:

• zadzwonić do użytkownika;
• przeglądać informacje w insiderskie ― jak pokazaliśmy wcześniej; 
• skopiować numer.

Część 4. Jak elastycznie skonfigurować Ringostat Smart Phone? 

Dodatkowe ustawienia Ringostat Smart Phone otwieramy klikając w lewy górny róg. Przyjrzyjmy się każdemu z nich.

Dostępność

Górna część odpowiada za dostępność Twojego konta. Możesz wybrać następujące opcje:

• online;
• nie przeszkadzać 1 godzinę;
• nie przeszkadzać cały dzień — to znaczy, że menedżer będzie dostępny następnego dnia;
• nie przeszkadzać.

Ustawienia

Ustawienia aplikacji

Następnie przyjrzyjmy się ustawieniom aplikacji.

1. Możesz odznaczyć pole wyboru “Zawsze na wierzchu”, aby aplikacja była wyświetlana w tle podczas korzystania z innych aplikacji.

2. Dostępne języki interfejsu.

Wiadomości i dźwięki 

Możesz zmieniać powiadomienia i dźwięki. 

Dostosowanie dzwonka:

W ustawieniach dzwonka można:

• pozostawić domyślny dźwięk lub wgrać własny;
• ustawić głośność.

Konfigurowanie powiadomień

W ustawieniach powiadomień można opcjonalnie wyłączyć powiadomienia push dla komunikatora.

Ustawienia Insidera

W kolejnej sekcji możesz zmienić ustawienia Insidera.

Tutaj można ustawić:

• okres w dniach, dla którego wyświetlane są informacje o sesjach i połączeniach użytkownika;
• liczba sesji, które można obejrzeć w danym okresie.

Możesz również wybrać, czy będą widoczne:

• sekcja User Summary ― czyli informacje podsumowujące;
• wszystkie sesje w danym okresie;
• top 5 stron najczęściej odwiedzanych przez danego użytkownika w wybranym okresie.

Ustawienia historii połączeń

W ustawieniach historii połączeń można zmienić:

• liczba dni, dla których będą wyświetlane dane;
• maksymalna liczba połączeń, która będzie wyświetlana dla wybranego okresu.

Ustawienia telefonii (VoIP Settings)

W ustawieniach telefonii są takie opcje:

• odrzucać połączenia przychodzące, gdy menedżer już z kimś rozmawia;
• dodać customowy serwer STUN ― co to jest i dlaczego jest potrzebny, możesz zapytać nasze wsparcie techniczne.

Wsparcie techniczne

A propos wsparcia technicznego. Z ustawień możesz przejść do swojego osobistego konta i napisać do naszych specjalistów technicznych poprzez czat.

O aplikacji (About)

I na końcu, w sekcji o aplikacji, można przeczytać krótką instrukcję i zapoznać się z warunkami użytkowania.

Wnioski

Jesteśmy przekonani, że pokochasz nasz zaktualizowany Ringostat Smart Phone. 

W końcu ten produkt został specjalnie zaprojektowany, aby umożliwić Waszym menedżerom:

• wykonywać i odbierać połączenia szybko i łatwo, nie tracąc ani jednego połączenia;
• komunikować się z klientami, którzy piszą na różne komunikatory w jednym interfejsie;
• poznać cenne informacje o każdym kliencie, aby „czytać myśli” i móc zaproponować produkt lub rozwiązanie zgodne z potrzebami klienta. A także umiejętnie pracować z zastrzeżeniami i sprzedawać więcej. 

Ringostat Smart Phone sprawi, że proces komunikacji będzie prosty i wygodny, a każdy menedżer zaoszczędzi do pięciu godzin czasu pracy w miesiącu!