Ringostat Smart Phone 2.0: преглед на всички възможности за ефективна обработка на лидове

Ringostat Smart Phone вече помогна на стотици наши клиенти да опростят работата с обажданията и кореспонденцията в месинджърите. Доскоро инструментът работеше като разширение за Google Chrome. Днес представяме обновен и допълнен инструмент — сега той е пълноценно приложение. Прочетете подробния преглед и узнайте за новите възможности на Ringostat Smart Phone за удобна и продуктивна ежедневна работа на вашите мениджъри.

Какво е това Ringostat Smart Phone

Ringostat Smart Phone — това е приложение, което ще спести около пет работни часа на месец на всеки служител. И ще увеличи шансовете за успешна продажба.

С помощта на приложението можете:

• да звъните и да приемате повиквания с един клик;
• от един прозорец да комуникирате с клиенти, които пишат в различни месинджъри;
• по време на разговор да преминавате на сделки и CRM-контакти;
• и най-важното — да виждате подробна информация за обаждащия се клиент още преди да вдигнете слушалката и още много други.

По-долу ще обясним подробно как да използвате изброените функции. Можете да прочетете това в статията или да гледате след 15 минути в нашето видео:

Първи стъпки с Ringostat Smart Phone

За да започнете да използвате приложението, изтеглете го на своето устройство. Освен това, добавете Ringostat Smart Phone към вашия браузър Chrome, ако планирате не само да получавате входящи обаждания, но и да извършвате позвънявания от страниците на сайтове, CRM и т.н.

Авторизирайте се в приложението, като използвате логина и паролата, които мениджърът за техническа поддръжка на Ringostat ще ви предостави предварително.

След като инсталирате приложението и разширението, завършете настройката според инструкциите, които ще ви предоставят мениджърите по техническа поддръжка.

За начало, нека разгледаме горния панел. Приложението може:

• да се минимизира;
• да се прикрепи към определена страна на екрана – отдясно или отляво;
• да се затвори.

Ако има проблеми с интернета или микрофона, съобщението за това се появява в горната част на интерфейса.

В долния панел на приложението има и раздели, всеки от които ще разгледаме подробно по-късно.

Това е:

• messenger;
• история на обажданията;
• интерфейс за извършване на обаждания, който се отваря по подразбиране;
• информация за клиентите на сайта;
• книга за контакти.

Част 1. Работа с позвъняванията

Как да позвъним на клиент?

Има три варианта за набиране.

1. Копирайте желания номер и го поставете в реда за въвеждане.
2. Въведете цифрите от клавиатурата на Ringostat Smart Phone.
3. Най-бързият вариант — просто да щракнете върху номера, публикуван на който и да е сайт, и приложението автоматично ще го набере.

Както виждате, Ringostat Smart Phone е специално разработен да не затваря важните полета в CRM. Достатъчно е просто да го прикрепите от дясната страна на екрана.

Как да приемете обаждане?

При входящо повикване, ще получите изскачащо известие за повикването, дори ако Ringostat Smart Phone е минимизиран. Когато отворите приложението, веднага ще видите телефонния номер на клиента. При щракване върху известието, ще се отвори по-подробно меню.

Какво може да се направи?

• приемане или отхвърляне;

• създаване на контакт;

• прехвърляне на входящо повикване към колега;

• заглушаване, така че събеседникът да не чува какво говори мениджърът;

• задържане на позвъняването — повече за това по-долу.

Можете също:

• да преминете в менюто за набиране на номера;

• да направите ново помикване.

Как да задържите разговор?

Вече писахме, че когато щракнете върху знака за пауза в долния панел, клиентът ще изчака на линията. Това е удобно, например, ако трябва да уточните нещо.

Можете също да задържите друго повикване и да превключвате между двете позвънявания. Това поставя настоящия активен разговор в режим на задържане, а този, към който превключвате, става активен разговор. При желание, можете и него да го поставите на задържане.

Можете да задържите до пет входящи и изходящи повиквания едновременно.

Как да прехвърлите разговор към колега или цял отдел?

Има ситуации, когато един мениджър вдига телефона, но въпросът на клиента ще го реши по-добре неговия колега. Или потенциален купувач случайно се е обадил в отдела по продажбите, а търси счетоводството. С Ringostat Smart Phone обаждането може лесно и бързо да бъде прехвърлено.

За целта има два варианта — стандартно и „меко“ прехвърляне на разговора.

Как работи стандартното прехвърляне на разговора

Стандартното прехвърляне на повикване е необходимо, когато разговора просто се пренасочва към някой друг. Без никакви допълнителни действия.

Как да го направим:

• по време на входящо повикване, щракнете върху слушалката със стрелка, както показахме по-горе;
• ще се появи меню, в един от разделите на което можете да изберете служителите или отдела;
• в лентата за търсене могат да се въвеждат имената на колегите или имена на отдели;

• по подразбиране се виждат само тези, които са онлайн — по желание, можете да премахнете отметката от квадратчето;

След като изберете отдела или колегата, щракнете върху трите точки и изберете „Прехвърляне на позвъняване“.

Как работи „мекото“ прехвърляне?

Случва се, преди да прехвърлите повикването, първо да общувате с колега или отдел. Например, за да им опишете набързо заявката на клиента или да предупредите за някои важни нюанси по сделката.

За да направите това, щракнете върху „Обаждане“ до желания колега и разговаряйте с него. По това време клиентът ще слуша приятна музика. След това може да го свържете с мениджъра.

Как да работите с регистъра на обажданията

Отиваме в раздел „История на обажданията“. Той е разделен на два раздела: „Моите повиквания“ и „Пропуснати повиквания“.

Моите повиквания

Тук са повикванията, които сте направили. За всяко обаждане виждате:

• статус — ако щракнете върху иконата му, можете да видите подсказка, както на скрийна по-долу;
• телефонните номера;
• продължителността на разговора;
• датата и часа на провеждане на разговора.

Като щракнете върху трите точки, ще видите допълнително меню. От него можете да се обадите, да видите вътрешна информация — ще говорим за това по-късно — или да копирате номера.

Пропуснати повиквания

Тук се събират всички пропуснати и все още необработени от мениджърите обаждания. За всяко обаждане виждаме:

• номер на клиента;
• дата и час на неуспешното обаждане;
• вместо продължителността на разговора, под телефонния номер виждате името на схемата за пренасочване на повикването.

Пропуснатите повиквания също се изобразяват в раздел „Моите повиквания“, ако точно вие сте пропуснали позвъняването, а не целият екип. Те са маркирани с червен шрифт — за разлика от успешните повиквания, които са обозначени с черен шрифт.

Как да позвъните на колегите или други отдели

За да направите това, отидете в книгата с контакти, където ще видите разделите „Служители“ и „Отдели“.

Служители

В горната част ще видите лентата за търсене, където можете да въведете имената на колегите. По подразбиране ще виждате само колегите, които са онлайн, но ако искате да виждате всички, просто премахнете отметката от квадратчето.

Можете също да щракнете върху филтъра, за да изберете служителите от определени отдели.

Тук можете да видите списъка с колегите, където в свит вид за всеки ще получите:

• име, фамилия — както сте ги посочили при създаването на „Служители“ в Ringostat;
• вътрешен номер на колега — по този номер клиентът може веднага да се свърже с определен мениджър, като набере този номер в гласовото меню.

При натискане върху трите точки до името, можете:

• да се обадите на колега

• да прегледате допълнителната информация за контакта: SIP-акаунт, телефон, имейл и др.

Отдели

Във втория раздел виждаме списък с всички подразделения на вашата компания, които предварително сте създали в настройките на личния акаунт в Ringostat.

Като щракнете върху трите точки до името на отдела, можете едновременно да се обадите на всички служители от него:

Част 2. Работа с текстови съобщения

Как да общувате с хората от различните месинджъри в един интерфейс?

Сега нека да разгледаме, как да общувате с потенциалните клиенти от различните месинджъри в един интерфейс. За да направите това, отидете в раздел Messenger. Тук можете в един прозорец да обработвате съобщенията от клиентите, които ви пишат в Telegram, Messenger Facebook или Viber.

Веднага щом клиентът ви пише, ще видите пуш-уведомление.

Дори преди да отидете в раздел Messenger, в долния панел можете да видите колко съобщения чакат в опашката.

Можете също така в горната лента да видите броя на заявките за чат — след като влезете в раздел Messenger.

Сега щракнете върху „Приемане на диалог“. Тук виждате:

• всички диалози, очакващи вашия отговор;
• последното съобщение във всеки диалог;
• червен знак — ако последното съобщение е от текущия клиент;
• икона на месинджъра, показваща точно къде е писал клиентът: в Telegram, Facebook или Viber.

Тук можете да:

• отговорите;
• заредите предишни диалози с потребителя, като щракнете върху иконата в горния десен ъгъл;

• поискате телефонния номер на потребителя;

• прегледате информация за клиента от Insider, като щракнете върху трите точки до името в горната част на интерфейса;
• затворите диалоговия прозорец;
• да се върнете към списъка с всички диалози, присвоени за мениджъра.

Статистиката за финализираните клиентски разговори се показва и в отделен отчет на Ringostat — Журнал на съобщенията. Като щракнете върху датата и часа на разговора, можете да прочетете всеки диалог.

Част 3. Инсайт за клиентите и методи за увеличаване на чека

Какви инсайди могат да се видят за клиента по време на входящо обаждане

Можете да получите ценна предварителна информация (инсайд) за клиента, преди да вдигнете телефона. Това ще ви помогне веднага да се ориентирате, преди да осъществите разговора. Също, това ще ви позволи, така да се каже, да „четете мислите“ на клиента, което ще увеличи шансовете ви за продажба.

Например, клиент ви се обажда. Щраквате върху трите точки до номера и отивате в раздел „Инсайд информация“.

Какво ще покаже „Инсайд информацията“:

• име, ако потребителят вече е добавен към CRM;
• телефонен номер;
• бутони за преминаване към сделка в CRM, лид или към картата за контакт;
• местоположение на потребителя;
• тип браузър;
• устройство;
• брой на обажданията през последните седем дни — периодът може да се промени от настройките;
• последната страница, която клиентът е посетил на вашия сайт и колко време е прекарал на нея;
• броят на посещенията на сайта.

Нека разгледаме по-подробно и други метрики.

1. Източник като Google, както е на илюстрацията по-долу. Тоест, точно тази система ни е довела клиент, който се е обадил. Също така, това може да бъде, например, Bing, Facebook.
2. Канал — това е пътят, довел до обаждането. На екрана виждаме, че потребителят е дошъл от cpc, тоест от контекстна реклама. Това може да бъде например email, органично търсене и други подобни. Така че вече приблизително знаете, с какъв тип от вашето съдържание се е срещнал потенциалният купувач.
3. Рекламна група, ако потребителят идва от контекстна реклама. Например, ако видите, че рекламната група тук е „Промоция“, тогава човекът едва ли ще разчита на голям чек.
4. Ключова дума, ако потребителят е дошъл от контекстна реклама. Така че можете да разберете какво е искането на купувача. На скрийна по-долу виждаме, че човекът е търсил именно „колтрекинг“, което означава, че този конкретен продукт представлява интерес за потребителя. Знаейки това, мениджърът разбира откъде да започне разговора, върху кои функции на Ringostat да се съсредоточи и много други. „Отгатвайки мислите“ на потребителя, вие повишавате неговата лоялност. А с това и шансовете за сключване на сделка.
5. Източник на преход. Ако потребителят не е дошъл от реклама, а от конкретен сайт, тук ще бъде посочено от кой. Това също може да ви каже от какво се интересува потребителят.

6. Топ 5 страници, които най-често са посещавани от клиента. Това ще ви помогне да разберете по-добре какво го интересува. Например, кои продукти е гледал много пъти.

7. Списък на всички сесии за даден период: дата, местоположение, устройство, браузър и др. Като щракнете върху стрелката до всяка сесия, можете да видите подробна информация за всяка от тях.

Освен това, като щракнете върху такъв знак, както е показано по-долу, можете да отидете до картата на конкретно обаждане във вашия личен акаунт в Ringostat. Там ще има подробна информация за обаждането.

Как да видите, кои клиенти в момента са на сайта?

Отидете в раздел „Клиенти на сайта“.

Тук се показват потребителите, които вече са ви се обадили и в момента са на вашия сайт.

ВАЖНО: ако посетителят все още не ви се е обаждал и в момента е на сайта, няма да го видите в този раздел.

За всеки потребител можете да видите:

• телефонен номер;
• страницата, на която се намира клиента;
• колко време посетителят е бил на сайта.

Като щракнете върху трите точки, можете:

• да се обадите на потребителя;
• да преглеждате информация в Insider, както показахме по-рано;
• да копирате номер.

Част 4. Как гъвкаво да настройте Ringostat Smart Phone?

Допълнителните настройки на Ringostat Smart Phone се отварят чрез щракване в горния ляв ъгъл. Нека разгледаме всеки от тях.

Достъпност

Горната част отговаря за достъпността на вашия акаунт. Можете да избирате от следните варианти:

• онлайн;
• не безпокойте за един час;
• не безпокойте цял ден — мениджърът ще бъде достъпен на следващия ден;
• не безпокойте.

Настройки

Настройки на приложението

Нека да разгледаме настройките на приложението.

1. Можете да премахнете отметката от „Винаги на върха“ — така приложението ще се показва на заден план, когато използвате други приложения:

2. Достъпни са различни езици на интерфейса.

Известия и звуци

Можете да променяте известията и звуците.

Настройки на рингтона:

В настройките на рингтона можете:

• да оставите звука по подразбиране или да качите свое собствено аудио;
• да зададете силата на звука.

Настройки на известията

В настройките за известия можете по желание да деактивирате пуш-уведомленията за месинджъра.

Настройки на Insider

В следващия раздел можете да промените настройките на Insider.

Тук можете да коригирате:

• периодът в дни, за който се показва информация за сесии и обаждания на потребителя;
• броят сесии, които могат да бъдат прегледани за даден период.

Можете също да изберете, дали да се показва:

• раздел „Обобщена информация“ за потребителя;
• всички сесии за даден период;
• топ-5 страници, най-посещавани от даден потребител през избрания период.

Настройки на историята за обажданията

В настройката на историята за обажданията можете да промените:

• броят на дните, за които ще се показват данни;
• максималният брой обаждания, които ще бъдат показани за избрания период.

Настройки на телефонията (VoIP Settings)

В настройките на телефонията можете:

• да отхвърляте входящите повиквания, когато мениджърът вече говори с някого;
• да добавяте константен STUN-сървър — какво е това и защо е нужен, можете да попитате нашата техническа поддръжка.

Техническа поддържа

Относно техническата поддръжка, от настройките можете да отидете в личния си акаунт, където да пишете на нашите технически специалисти в чат.

За приложението (About)

И накрая — в раздела за приложението можете да прочетете кратка справка и да се запознаете с условията за използване.

Изводи

Убедени сме, че ще харесате нашият обновен Ringostat Smart Phone.

В края на краищата, този продукт е специално проектиран, така че вашите мениджъри да могат:

• бързо и лесно да извършват обаждания, без да пропускат нито едно позвъняване;
• в един интерфейс да общуват с клиентите, които пишат на различни месинджъри;
• да научат ценна информация за всеки клиент, за да „четат мисли“, да предлагат продукт или решение в съответствие с нуждите на клиента, умело да се справят с възраженията и да продават повече.

Ringostat Smart Phone ще направи процесът по комуникацията прост и удобен, както и ще спести на всеки мениджър до пет часа работно време на месец!