Wirtualny numer: co to jest i jak działa?

Wirtualny numer to rozwiązanie dla biznesu za minimalne pieniądze i możliwość zbudowania zdalnego call center nawet w Honolulu. Powiemy Ci, czym jest numer wirtualny, jak działa, jakie są jego funkcje i zalety.

Co to jest wirtualny numer telefonu

Numer wirtualny to usługa świadczona przez operatorów telekomunikacyjnych, która nie wymaga instalacji żadnego sprzętu, a połączenia są wykonywane przez Internet. Główną różnicą między numerem wirtualnym a tradycyjnymi numerami jest to, że jest on połączony z centralą PBX w chmurze i nie ma związku z telefonem lub innym urządzeniem, biurem, lokalizacją, a nawet krajem.

Numer SIP wizualnie nie różni się od zwykłego i może być w formacie:

• numeru miejskiego;
• numeru komórkowego od dowolnego operatora;
• bezpłatnego numeru 0-800.

Istnieje jednak globalna różnica między nimi — jest to metoda łączności. Mówiąc prościej, numer wirtualny wykorzystuje połączenie internetowe do komunikacji. Mówiąc dokładniej, uniwersalny protokół SIP do wymiany danych przez sieć, który stale naprzemiennie wysyła żądania i odpowiedzi od klienta i serwera. W tym artykule nie będziemy szczegółowo opisywać zasady działania, dlatego zalecamy osobne przeczytanie artykułu „Co to jest telefonia SIP i dlaczego jest potrzebna w biznesie?”.

Numery wirtualne umożliwiają wykonywanie i odbieranie połączeń:

• za pośrednictwem oprogramowania do wykonywania połączeń zainstalowanego na komputerze, takiego jak Ringostat Smart Phone;
• za pośrednictwem aplikacji na smartfony, takich jak: PhonerLite, Zoiper, 3CX, X-Lite;
• przez telefon IP;
• poprzez przekierowanie połączeń — na numery komórkowe lub stacjonarne.

Jak działa numer wirtualny

1. Połączenie przychodzi do providera.
2. Provider kieruje połączenie do urządzenia lub serwera, z którym połączony jest numer. Na przykład do serwera wirtualnej centrali PBX.
3. Wirtualna centrala PBX przekierowuje połączenie w zależności od ustawień. Można na przykład skonfigurować kolejność, w jakiej połączenia z numeru wirtualnego będą odbierane przez pracowników — w Ringostat funkcja ta nazywana jest kolejką połączeń.

Numer wirtualny: zalety i możliwości

Odkryliśmy, czym jest wirtualny numer telefonu. Przejdźmy do korzyści, jakie może przynieść firmom.

Wielokanałowość

Wielokanałowe numery wirtualne obejmują wiele linii przychodzących i wychodzących, umożliwiając odbieranie wielu połączeń na jeden numer telefonu jednocześnie.

Firmy, które odbierają i wykonują dziesiątki, jeśli nie setki połączeń dziennie, szczególnie docenią tę funkcję. W przeciwieństwie do zwykłych numerów — komórkowych lub stacjonarnych — na które może dzwonić tylko jedna osoba na raz, numery wirtualne są wielokanałowe. Oznacza to, że dzwoniący nigdy nie usłyszy sygnału zajętości, nawet jeśli trwa już kilka rozmów. Połączenie może zostać zawieszone do czasu, aż jeden z operatorów będzie wolny. Może też zostać natychmiast przekierowane do dostępnego operatora zgodnie z ustawieniami kolejki.

Funkcjonalność

W porównaniu do zwykłych numerów telefonicznych numery wirtualne dają Twojej firmie setki dodatkowych funkcji. Możesz zbudować nowoczesny i zaawansowany system komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej z wieloma przydatnymi funkcjami — od menu głosowego, które rozdziela połączenia między pracowników i działy, po sztuczną inteligencję, która może nawet rozpoznać nastrój klientów.

Analiza komunikacji

Masz również dostęp do szczegółowej analizy wszystkich połączeń wykonywanych i odbieranych na numery wirtualne. W rejestrze połączeń można śledzić takie dane jak:

• data i godzina połączenia;
• numer, z którego lub na który odebrano połączenie;
• czas oczekiwania na odpowiedź i czas trwania połączenia;
• nagrywanie połączeń.

Będziesz także w stanie śledzić produktywność swoich menedżerów, którzy odbierają i wykonują połączenia. A jeśli połączysz śledzenie połączeń, możesz ocenić, jak działa Twoja reklama, które źródła i słowa kluczowe są najbardziej skuteczne oraz ile połączeń od potencjalnych klientów przynoszą.

Oszczędność na połączeniach

1. Podłączenie numeru SIP jest tańsze niż instalacja zwykłej, analogowej linii telefonicznej. A większość ludzi przeszła już na telefonię wirtualną.

2. Możesz zwiększyć liczbę operatorów w swojej sieci firmowej bez dodatkowych kosztów zakupu sprzętu. Do komunikacji za pomocą wirtualnego numeru wystarczą słuchawki z zestawem słuchawkowym. Dzwonienie na numer wirtualny jest tańsze niż płacenie za zwykłe rozmowy za granicę. Ale tylko pod warunkiem, że połączyłeś numer SIP kraju, z którego dzwoni klient.

Na przykład Twoje biuro znajduje się w Polsce, ale często dzwonią do Ciebie klienci z Białorusi. Jeśli połączysz białoruski numer wirtualny, klienci będą mogli dzwonić po ich stawce lokalnej, a ich lojalność wzrośnie.

Numer wirtualny nie jest powiązany z konkretną lokalizacją

Numery SIP działają we wszystkich krajach bez połączenia roamingowego. Na przykład Ringostat umożliwia korzystanie z numerów wirtualnych dowolnego kraju, w którym istnieje telefonia SIP.

Załóżmy, że siedziba firmy znajduje się w Warszawie, ale działalność koncentruje się na rynku niemieckim. Pokazywanie niemieckim klientom lokalnego numeru zwiększa ich zaufanie do firmy i tworzy bardziej komfortowe środowisko komunikacji. Tak więc wirtualny numer ułatwia prowadzenie międzynarodowego biznesu bez tworzenia oddziałów w innych krajach.

Kto potrzebuje wirtualnego numeru?

Jeśli komunikacja ustna z potencjalnymi klientami jest ważna w Twojej firmie, jeśli codziennie wykonujesz i odbierasz połączenia od partnerów, dostawców, klientów — najprawdopodobniej potrzebujesz wirtualnej telefonii i wirtualnych numerów. Dzięki takim nowoczesnym, wygodnym, wielofunkcyjnym środkom komunikacji uzyskasz kilka korzyści jednocześnie.

Nie twierdzimy jednak, że numery wirtualne to panaceum na biznes. Niektóre firmy odnoszą z nich korzyści, podczas gdy inne mogą uznać je za bezużyteczne. Na przykład międzynarodowy bank potrzebuje dużego call center z bezpłatnymi numerami toll-free z kilku krajów. Sklep internetowy, który każdego dnia otrzymuje zamówienia od setek klientów, potrzebuje numerów wielokanałowych i rozwiązania do analizy zgłoszeń. Jednocześnie mały sklep cukierniczy lub lokalny fryzjer może nie potrzebować numeru SIP. Dlatego przy wyborze numeru należy kierować się przede wszystkim specyfiką własnej działalności.

Jak zarejestrować wirtualny numer telefonu

Jak wybrać odpowiedniego dostawcę numerów wirtualnych

Standardowy numer telefonu komórkowego lub stacjonarnego można również przekształcić w format SIP za pomocą procedury MNP — „MNP: procedura przenoszenia numerów”. Ale można też od razu kupić numer wirtualny.

Numery wirtualne są dostarczane przez takie firmy jak:

• operatorzy komórkowi;
• firmy telekomunikacyjne;
• dostawcy Internetu;
• operatorzy telefonii IP.

Nie ma jednej instrukcji rejestracji numeru SIP. Wszystko zależy od operatora i rodzaju urządzenia, za pomocą którego wykonujesz i odbierasz połączenia. Dlatego jeśli chcesz wiedzieć, jak zarejestrować wirtualny numer, napisz na czacie. Nasze wsparcie techniczne doradzi, uwzględniając wszystkie Twoje potrzeby.

Zobaczmy, na jakie kryteria należy zwrócić uwagę przy wyborze usługodawcy.

1. Sprawdź, czy dostawca współpracuje bezpośrednio z lokalnymi operatorami telekomunikacyjnymi, czy przez pośredników. Jakość komunikacji zależy od liczby ogniw w łańcuchu.
2. Sprawdź, czy dostawca ma zapasowe numery. Są one potrzebne w przypadku awarii komunikacji do tymczasowego przekierowania z niedziałającego numeru na zapasowy.
3. Dowiedz się, czy Twój nowy numer był już używany przez inne firmy. A jeśli tak, to czy nastąpił proces „oczyszczania”?

„Brudne” numery telefonów

Ostatni punkt to jeden z „bolesności” użytkowników numerów SIP, więc porozmawiajmy o tym bardziej szczegółowo. Kupując numer wirtualny, możesz napotkać strumień połączeń, które są przeznaczone dla jego poprzedniego właściciela. Dzieje się tak, gdy operator podał nowemu klientowi „używany” numer telefonu bez uprzedniego „wyczyszczenia”.

W idealnym przypadku numer SIP nie powinien od razu przechodzić od starego właściciela do nowego. Musi otrzymać status „brudnego” i przejść do analogu kwarantanny — rezerwy lub tak zwanej „sumpu”. W Ringostat numer wirtualny jest uważany za „brudny”, o ile odbiera połączenia. Jeśli nikt nie zadzwoni pod numer w ciągu 1-2 miesięcy, staje się on „czysty” i dopiero wtedy jest udostępniany klientom.

Pamiętaj, że niektórzy operatorzy trzymają numery w rezerwie, ale nie liczą do nich połączeń przychodzących. W takim przypadku nowy klient otrzymuje „brudne” numery i, w logicznej konsekwencji, „śmieciowe” połączenia. 🙂

Wyniki

Podsumowując: wirtualne numery telefonów mogą stać się narzędziem optymalizacji procesów biznesowych. Mogą one pomóc zoptymalizować komunikację zewnętrzną i wewnętrzną, poprawić obsługę klienta i zwiększyć sprzedaż. Oczywiście możesz wykonywać i odbierać połączenia online na całym świecie — niezależnie od Twojej rzeczywistej lokalizacji.

Numer SIP daje firmie:

• oszczędności kosztów;
• szybkie połączenie;
• mobilność;
• optymalizacja i efektywność pracy menedżerów;
• pojedyncza sieć korporacyjna.

Skontaktuj się z Ringostat i opisz zadania, które planujesz rozwiązać za pomocą numerów wirtualnych. Znajdziemy najlepsze rozwiązanie, pomożemy w zakupie i podłączeniu potrzebnych numerów, podłączymy i skonfigurujemy dla Ciebie telefonię IP — zgodnie z Twoimi celami i potrzebami.