Wirtualny numer: co to jest i jak działa?

Wirtualny numer to rozwiązanie dla biznesu za minimalne pieniądze i możliwość zbudowania zdalnego call center nawet w Honolulu. Ale bez żartów — szczególnie przydatne są wirtualne numery dla firm działających w krajach Unii Europejskiej, gdzie umożliwiają znaczne oszczędności na połączeniach międzynarodowych i zwiększają dostępność dla klientów z różnych państw członkowskich. Powiemy Ci, czym jest numer wirtualny, jak działa, jakie są jego funkcje i zalety.

Co to jest wirtualny numer telefonu

Numer wirtualny to usługa świadczona przez operatorów telekomunikacyjnych, która nie wymaga instalacji żadnego sprzętu, a połączenia są wykonywane przez Internet. Główną różnicą między numerem wirtualnym a tradycyjnymi numerami jest to, że jest on połączony z centralą PBX w chmurze i nie ma związku z telefonem lub innym urządzeniem, biurem, lokalizacją, a nawet krajem.

Numer SIP wizualnie nie różni się od zwykłego i może być w formacie:

• numeru miejskiego;
• numeru komórkowego od dowolnego operatora;
• bezpłatnego numeru 0-800.

Istnieje jednak globalna różnica między nimi — jest to metoda łączności. Mówiąc prościej, numer wirtualny wykorzystuje połączenie internetowe do komunikacji. Mówiąc dokładniej, uniwersalny protokół SIP do wymiany danych przez sieć, który stale naprzemiennie wysyła żądania i odpowiedzi od klienta i serwera. W tym artykule nie będziemy szczegółowo opisywać zasady działania, dlatego zalecamy osobne przeczytanie artykułu „Co to jest telefonia SIP i dlaczego jest potrzebna w biznesie?”.

Numery wirtualne umożliwiają wykonywanie i odbieranie połączeń:

• za pośrednictwem wieloplatformowej aplikacji do połączeń, którą można zainstalować na komputerach lub smartfonach, takiej jak Ringostat Smart Phone;
• przez telefon IP;
• poprzez przekierowanie połączeń — na numery komórkowe lub stacjonarne.

Jak działa numer wirtualny

1. Połączenie przychodzi do providera.
2. Provider kieruje połączenie do urządzenia lub serwera, z którym połączony jest numer. Na przykład do serwera wirtualnej centrali PBX.
3. Wirtualna centrala PBX przekierowuje połączenie w zależności od ustawień. W telefonii internetowej można na przykład skonfigurować kolejność, w jakiej połączenia z numeru wirtualnego będą odbierane przez pracowników — w Ringostat funkcja ta nazywana jest kolejką połączeń.

Numer wirtualny: zalety i możliwości

Odkryliśmy, czym jest wirtualny numer telefonu. Przejdźmy do korzyści, jakie może przynieść firmom.

Wielokanałowość

Wielokanałowe numery wirtualne obejmują wiele linii przychodzących i wychodzących, umożliwiając odbieranie wielu połączeń na jeden numer telefonu jednocześnie.

Wielokanałowe numery wirtualne obejmują wiele linii przychodzących i wychodzących, umożliwiając odbieranie wielu połączeń na jeden numer telefonu jednocześnie. Firmy, które odbierają i wykonują dziesiątki, jeśli nie setki połączeń dziennie, szczególnie docenią tę funkcję. W przeciwieństwie do zwykłych numerów — komórkowych lub stacjonarnych — na które może dzwonić tylko jedna osoba na raz, numery wirtualne są wielokanałowe. Oznacza to, że dzwoniący nigdy nie usłyszy sygnału zajętości, nawet jeśli trwa już kilka rozmów. Połączenie może zostać zawieszone do czasu, aż jeden z operatorów będzie wolny. Może też zostać natychmiast przekierowane do dostępnego operatora zgodnie z ustawieniami kolejki.

Przykład z praktyki

Polski producent wyrobów gumowych Power Rubber dzięki wdrożeniu wirtualnego numeru telefonicznego zwiększył liczbę odbieranych połączeń o 95% — z 22 do 43 dziennie. Wcześniej firma korzystała z tradycyjnego numeru komórkowego, co powodowało, że wielu klientów słyszało sygnał zajętości, gdy linia była zajęta. Po przejściu na wielokanałowy numer wirtualny kilku klientów może dzwonić jednocześnie, a ich połączenia są rozdzielane między pracowników według ustalonych reguł. Firma znacząco zmniejszyła liczbę utraconych połączeń, co bezpośrednio przełożyło się na wzrost sprzedaży.

Funkcjonalność

W porównaniu do zwykłych numerów telefonicznych numery wirtualne dają Twojej firmie setki dodatkowych funkcji. Możesz zbudować nowoczesny i zaawansowany system komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej z wieloma przydatnymi funkcjami — od menu głosowego, które rozdziela połączenia między pracowników i działy, po sztuczną inteligencję, która może nawet rozpoznać nastrój klientów.

Integracja z systemami CRM

Wirtualne numery można łatwo zintegrować z Twoim systemem CRM, co automatyzuje wiele procesów związanych z obsługą klienta.

Dzięki tej integracji:

• dane o połączeniach są automatycznie zapisywane w CRM, tworząc transakcje, kontakty i zadania;

• historia komunikacji z klientem jest kompletna i dostępna bezpośrednio w systemie;

• połączenia od klientów mogą być automatycznie kierowane do właściwych menedżerów;

• masz dostęp do nagrań rozmów bezpośrednio z poziomu CRM;

• zyskujesz cenne insighty marketingowe, jeśli korzystasz również z call trackingu.

Nagrywanie rozmów

Wirtualne numery umożliwiają łatwe i automatyczne nagrywanie wszystkich rozmów telefonicznych, co stanowi niezwykle cenne narzędzie dla biznesu. Funkcja ta zapewnia:

1. Pełną archiwizację komunikacji z klientami — wszystkie rozmowy są zapisywane i przechowywane w bezpiecznym miejscu, co pozwala na późniejsze odtworzenie dokładnego przebiegu każdej konwersacji.
2. Kontrolę jakości obsługi klienta — kierownicy działów mogą regularnie odsłuchiwać nagrania w celu oceny pracy konsultantów, identyfikacji mocnych stron i obszarów wymagających poprawy.
3. Materiał szkoleniowy — nagrania udanych rozmów sprzedażowych mogą służyć jako wzorcowe przykłady dla nowych pracowników.
4. Rozwiązywanie sporów — w przypadku nieporozumień z klientem, nagranie rozmowy stanowi niepodważalny dowód tego, co zostało ustalone.
5. Analiza skuteczności skryptów sprzedażowych — możliwość porównania różnych podejść do rozmowy i identyfikacji najbardziej efektywnych technik sprzedaży –
6. Ochronę prawną firmy — nagrania stanowią dowód w przypadku roszczeń lub reklamacji klientów.
7. Możliwość analizy potrzeb rynku — systematyczne odsłuchiwanie rozmów pozwala zidentyfikować najczęstsze pytania i problemy klientów, co może pomóc w udoskonaleniu oferty.

Wygodna komunikacja z aplikacją Ringostat Smart Phone

Korzystając z wirtualnego numeru, możesz używać aplikacji Ringostat Smart Phone, która znacząco usprawnia komunikację z klientami:

• wykonuj i odbieraj połączenia bezpośrednio z komputera lub urządzenia mobilnego;
• korzystaj z funkcji click-to-call na dowolnej stronie internetowej;
• zarządzaj wszystkimi kanałami komunikacji w jednym miejscu — połączenia, SMS, komunikatory;
• przeglądaj informacje o kliencie podczas rozmowy, co pomaga w personalizacji oferty;
• przechodź do odpowiednich kart w CRM jednym kliknięciem podczas rozmowy;
• korzystaj z funkcji przekazywania połączeń, konferencji i nagrywania rozmów.

Przeczytaj więcej o funkcjach aplikacji w artykule «Kompletna telefonia biznesowa jest od teraz dostępna prosto w smartfonie — dzięki aplikacji mobilnej Ringostat».

Analiza komunikacji

Masz również dostęp do szczegółowej analizy wszystkich połączeń wykonywanych i odbieranych na numery wirtualne. W rejestrze połączeń można śledzić takie dane jak:

• data i godzina połączenia;
• numer, z którego lub na który odebrano połączenie;
• czas oczekiwania na odpowiedź i czas trwania połączenia;
• nagrywanie połączeń.

Będziesz także w stanie śledzić produktywność swoich menedżerów, którzy odbierają i wykonują połączenia. A jeśli połączysz śledzenie połączeń, możesz ocenić, jak działa Twoja reklama, które źródła i słowa kluczowe są najbardziej skuteczne oraz ile połączeń od potencjalnych klientów przynoszą.

Oszczędność na połączeniach

1. Podłączenie numeru SIP jest tańsze niż instalacja zwykłej, analogowej linii telefonicznej. A większość firm przeszła już na telefonię VoIP.

2. Możesz zwiększyć liczbę operatorów w swojej sieci firmowej bez dodatkowych kosztów zakupu sprzętu. Do komunikacji za pomocą wirtualnego numeru wystarczą słuchawki z zestawem słuchawkowym. Dzwonienie na numer wirtualny jest tańsze niż płacenie za zwykłe rozmowy za granicę. Ale tylko pod warunkiem, że połączyłeś numer SIP kraju, z którego dzwoni klient.

Na przykład Twoje biuro znajduje się w Polsce, ale często dzwonią do Ciebie klienci z Białorusi. Jeśli połączysz białoruski numer wirtualny, klienci będą mogli dzwonić po ich stawce lokalnej, a ich lojalność wzrośnie.

Numer wirtualny nie jest powiązany z konkretną lokalizacją

Numery SIP działają we wszystkich krajach bez połączenia roamingowego. Na przykład Ringostat umożliwia korzystanie z numerów wirtualnych dowolnego kraju, w którym istnieje telefonia SIP.

Załóżmy, że siedziba firmy znajduje się w Warszawie, ale działalność koncentruje się na rynku niemieckim. Pokazywanie niemieckim klientom lokalnego numeru zwiększa ich zaufanie do firmy i tworzy bardziej komfortowe środowisko komunikacji. Tak więc wirtualny numer ułatwia prowadzenie międzynarodowego biznesu bez tworzenia oddziałów w innych krajach.

Wirtualne numery w Unii Europejskiej: oszczędność i efektywność

Dla firm działających na terenie Unii Europejskiej wirtualne numery stanowią szczególnie korzystne rozwiązanie. Wykorzystanie numerów SIP pozwala na znaczne obniżenie kosztów komunikacji między krajami UE.

Oto główne korzyści wirtualnych numerów w kontekście Unii Europejskiej.

1. Eliminacja wysokich opłat za połączenia międzynarodowe między krajami UE – klienci dzwonią po stawkach lokalnych.
2. Możliwość posiadania numerów telefonicznych z różnych krajów członkowskich bez konieczności fizycznej obecności w tych krajach.
3. Łatwiejsze spełnienie wymogów prawnych dotyczących dostępności dla klientów z różnych państw UE.
4. Sprawniejsza obsługa klientów mówiących różnymi językami poprzez kierowanie połączeń do odpowiednich konsultantów.
5. Zwiększenie zaufania klientów z różnych krajów UE dzięki lokalnym numerom kontaktowym.
6. Możliwość utrzymania jednolitej infrastruktury telekomunikacyjnej dla całej firmy mimo działania w wielu krajach.

Przykładowo, polska firma handlowa działająca również na rynkach niemieckim, czeskim i słowackim może posiadać lokalne numery telefoniczne z tych krajów. Wszystkie połączenia będą obsługiwane przez centralę w Polsce, ale klienci będą mieli wrażenie, że kontaktują się z lokalnym oddziałem. Jest to szczególnie istotne w kontekście przepisów UE dotyczących praw konsumentów, które często wymagają zapewnienia łatwego kontaktu dla klientów.

Kto potrzebuje wirtualnego numeru?

Jeśli komunikacja ustna z potencjalnymi klientami jest ważna w Twojej firmie, jeśli codziennie wykonujesz i odbierasz połączenia od partnerów, dostawców, klientów — najprawdopodobniej potrzebujesz wirtualnej telefonii i wirtualnych numerów. Dzięki takim nowoczesnym, wygodnym, wielofunkcyjnym środkom komunikacji uzyskasz kilka korzyści jednocześnie.

Nie twierdzimy jednak, że numery wirtualne to panaceum na biznes. Niektóre firmy odnoszą z nich korzyści, podczas gdy inne mogą uznać je za bezużyteczne. Na przykład międzynarodowy bank potrzebuje dużego call center z bezpłatnymi numerami toll-free z kilku krajów. Sklep internetowy, który każdego dnia otrzymuje zamówienia od setek klientów, potrzebuje numerów wielokanałowych i rozwiązania do analizy zgłoszeń. Jednocześnie mały sklep cukierniczy lub lokalny fryzjer może nie potrzebować numeru SIP. Dlatego przy wyborze numeru należy kierować się przede wszystkim specyfiką własnej działalności.

Jak zarejestrować wirtualny numer telefonu

Standardowy numer telefonu komórkowego lub stacjonarnego można również przekształcić w format SIP za pomocą procedury MNP — „MNP: procedura przenoszenia numerów”. Ale można też od razu kupić numer dla firmy wirtualny.

Numery wirtualne są dostarczane przez takie firmy jak:

• operatorzy komórkowi;
• firmy telekomunikacyjne;
• dostawcy Internetu;
• operatorzy telefonii IP.

Nie ma jednej instrukcji rejestracji numeru SIP. Wszystko zależy od operatora i rodzaju urządzenia, za pomocą którego wykonujesz i odbierasz połączenia. Dlatego jeśli chcesz wiedzieć, jak zarejestrować wirtualny numer, napisz na czacie. Nasze wsparcie techniczne doradzi, uwzględniając wszystkie Twoje potrzeby.

Jak wybrać odpowiedniego dostawcę numerów wirtualnych

Zobaczmy, na jakie kryteria należy zwrócić uwagę przy wyborze usługodawcy.

1. Sprawdź, czy dostawca współpracuje bezpośrednio z lokalnymi operatorami telekomunikacyjnymi, czy przez pośredników. Jakość komunikacji zależy od liczby ogniw w łańcuchu.
2. Sprawdź, czy dostawca ma zapasowe numery. Są one potrzebne w przypadku awarii komunikacji do tymczasowego przekierowania z niedziałającego numeru na zapasowy.
3. Dowiedz się, czy Twój nowy numer był już używany przez inne firmy. A jeśli tak, to czy nastąpił proces „oczyszczania”?

„Brudne” numery telefonów

Ostatni punkt to jeden z „bolesności” użytkowników numerów SIP, więc porozmawiajmy o tym bardziej szczegółowo. Kupując numer wirtualny, możesz napotkać strumień połączeń, które są przeznaczone dla jego poprzedniego właściciela. Dzieje się tak, gdy operator podał nowemu klientowi „używany” numer telefonu bez uprzedniego „wyczyszczenia”.

W idealnym przypadku numer SIP nie powinien od razu przechodzić od starego właściciela do nowego. Musi otrzymać status „brudnego” i przejść do analogu kwarantanny — rezerwy lub tak zwanej „sumpu”. W Ringostat numer wirtualny jest uważany za „brudny”, o ile odbiera połączenia. Jeśli nikt nie zadzwoni pod numer w ciągu 1-2 miesięcy, staje się on „czysty” i dopiero wtedy jest udostępniany klientom.

Pamiętaj, że niektórzy operatorzy trzymają numery w rezerwie, ale nie liczą do nich połączeń przychodzących. W takim przypadku nowy klient otrzymuje „brudne” numery i, w logicznej konsekwencji, „śmieciowe” połączenia. 🙂

Wyniki

Podsumowując: wirtualne numery telefonów mogą stać się narzędziem optymalizacji procesów biznesowych. Mogą one pomóc zoptymalizować komunikację zewnętrzną i wewnętrzną, poprawić obsługę klienta i zwiększyć sprzedaż. OOczywiście możesz wykonywać i odbierać połączenia online na całym świecie — niezależnie od Twojej rzeczywistej lokalizacji, korzystając z usług wirtualnych najwyższej jakości.

Numer SIP daje firmie:

• oszczędności kosztów;
• szybkie połączenie;
• mobilność;
• optymalizacja i efektywność pracy menedżerów;
• pojedyncza sieć korporacyjna.

Skontaktuj się z Ringostat i opisz zadania, które planujesz rozwiązać za pomocą numerów wirtualnych. Znajdziemy najlepsze rozwiązanie, pomożemy w zakupie i podłączeniu potrzebnych numerów, podłączymy i skonfigurujemy dla Ciebie telefonię IP — zgodnie z Twoimi celami i potrzebami.

Pytania FAQ: Wirtualny numer telefonu

Co to jest wirtualny numer?

Wirtualny numer telefonu to usługa telefoniczna działająca przez internet (VoIP), która nie wymaga fizycznego urządzenia ani stałej lokalizacji. Pozwala na odbieranie i wykonywanie połączeń za pomocą komputera, smartfona lub innego urządzenia z dostępem do internetu. Wirtualny numer dla firmy wygląda jak zwykły numer komórkowy lub stacjonarny, ale działa przez protokół SIP i oferuje znacznie więcej funkcji. Numery wirtualne mogą występować w różnych formatach:

• numeru miejskiego (np. z kodem kierunkowym miasta +48 12 dla Krakowa);
• numeru komórkowego dowolnego operatora;
• numeru 0-800, na który klienci mogą dzwonić bezpłatnie.

Jak działa wirtualny numer?

Wirtualny numer telefonu działa w oparciu o technologię telefonii internetowej (VoIP). Połączenia są przekierowywane przez internet do urządzenia lub aplikacji, z której korzysta odbiorca. Gdy ktoś dzwoni na wirtualny polski numer, połączenie jest kierowane do centrali PBX w chmurze, a następnie przekierowywane zgodnie z ustawieniami — na komputer, telefon komórkowy lub inne urządzenie. Cały proces odbywa się przez sieć internetową, eliminując potrzebę posiadania tradycyjnej linii telefonicznej.

Jakie są zalety wirtualnego numeru?

Zalety wirtualnego numeru telefonu obejmują:

• Mobilność. Możliwość odbierania połączeń w dowolnym miejscu z dostępem do internetu.
• Wielokanałowość. Odbieranie wielu połączeń jednocześnie.
• Niższe koszty. Zwłaszcza w przypadku międzynarodowych połączeń.
• Profesjonalny wizerunek. Lokalny numer dla klientów z różnych lokalizacji.
• Zaawansowane funkcje. Nagrywanie rozmów, kolejkowanie połączeń, IVR.
• Integracja z CRM. Automatyczne tworzenie zadań i rejestrowanie danych o połączeniach.
• Analityka. Szczegółowe statystyki i raporty dotyczące komunikacji.

Czy wirtualny numer może zastąpić tradycyjny numer telefonu?

Tak, wirtualny numer może całkowicie zastąpić tradycyjny numer telefonu komórkowego lub stacjonarnego. Oferuje wszystkie standardowe funkcje, takie jak wykonywanie i odbieranie połączeń, ale dodaje wiele zaawansowanych możliwości. Dla firm wirtualny telefon jest często lepszym rozwiązaniem, ponieważ umożliwia centralizację komunikacji, integrację z innymi systemami i elastyczność w zarządzaniu połączeniami.

Jakie usługi oferują wirtualne numery?

Usługi wirtualne związane z numerami telefonicznymi obejmują:

• menu głosowe (IVR);
• przekierowanie połączeń według ustalonych reguł;
• nagrywanie rozmów z archiwizacją;
• kolejkowanie połączeń;
• wiadomości SMS i komunikatory;
• integracja z systemami CRM;
• statystyki i raporty połączeń;
• aplikacje do prowadzenia rozmów na komputerze i telefonie komórkowym;
• automatyczne powiadomienia o nieodebranych połączeniach.

Jakie są koszty związane z wirtualnym numerem?

Koszty wirtualnego numeru są zazwyczaj niższe niż tradycyjnej telefonii, szczególnie przy połączeniach międzynarodowych. Ceny zależą od wielu indywidualnych czynników, w tym:

• rodzaju wybranego numeru: miejski, komórkowy, bezpłatny 0-800;
• kraju i regionu, do którego przypisany jest numer;
• wybranego pakietu usług i dodatkowych funkcji;
• liczby numerów i kanałów głosowych;
• kierunków połączeń, które są dla firmy najważniejsze.

Dla firm korzystanie z telefonii wirtualnej jest znacznie bardziej opłacalne niż tradycyjna telefonia, a taryfy można dostosować do konkretnych potrzeb biznesowych. Wiele firm, w tym Ringostat, oferuje 14-dniowy okres testowy, pozwalający przetestować usługi wirtualnego numeru bez zobowiązań.

Czy wirtualny numer można przenieść do innego dostawcy?

Tak, większość wirtualnych numerów można przenieść do innego dostawcy usług telefonii internetowej, jak Ringostat. Proces ten nazywa się MNP (Mobile Number Portability) i jest regulowany przez prawo telekomunikacyjne. Przed przeniesieniem numeru warto upewnić się, że nowy dostawca obsługuje przenoszenie numerów wirtualnych oraz sprawdzić, jakie dokumenty są wymagane do przeprowadzenia procesu.

Czy wirtualny numer jest bezpieczny?

Wirtualny numer telefonu może być bardzo bezpiecznym rozwiązaniem, jeśli korzysta się z usług renomowanego dostawcy. Ringostat oferuje zaawansowane zabezpieczenia, takie jak:

• szyfrowanie połączeń dla ochrony transmisji danych;
• zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem;
• regularne kopie zapasowe danych i nagrań rozmów;
• zgodność z normami bezpieczeństwa ― Ringostat został pierwszą w Polsce platformą komunikacji biznesowej, która otrzymała najnowszą wersję międzynarodowego standardu bezpieczeństwa informacji — certyfikat ISO/IEC 27001:2022.

Profesjonalni dostawcy jak Ringostat zapewniają także niezawodność usług dzięki:

• posiadaniu 2-3 operatorów zapasowych dla każdego regionu;
• utrzymywaniu zapasowych serwerów i kierunków dla każdego połączenia;
• prowadzeniu publicznego logu problemów aktualizowanego w czasie rzeczywistym;
• automatycznemu przełączaniu na zapasową infrastrukturę w przypadku awarii.

Dzięki temu, nawet w najtrudniejszych warunkach, Twoja firma pozostaje w kontakcie z klientami, unikając utraty potencjalnych transakcji i przychodów spowodowanych przerwami w łączności telefonicznej.

Jakie branże korzystają z wirtualnych numerów?

Z wirtualnych numerów telefonów korzystają firmy z różnych branż, w tym:

• e-commerce i sklepy internetowe;
• firmy świadczące usługi dla klientów;
• agencje nieruchomości;
• firmy z branży turystycznej;
• call centers i centra obsługi klienta;
• firmy działające międzynarodowo;
• małe i średnie przedsiębiorstwa;
• freelancerzy i osoby prowadzące jednoosobową działalność;
• kancelarie prawne i biura księgowe;
• placówki medyczne i przychodnie.

Jak skonfigurować wirtualny numer w mojej firmie?

Konfiguracja wirtualnego numeru telefonu w firmie jest prosta:

1. Wybierz dostawcę telefonii internetowej (VoIP), takiego jak Ringostat.
2. Skontaktuj się z dostawcą, opisując swoje potrzeby i cele biznesowe.
3. Wybierz rodzaj numer: miejski, komórkowy, bezpłatny 0-800.
4. Zarejestruj się i wybierz odpowiedni pakiet.
5. Podłącz numer do wirtualnej centrali PBX.
6. Skonfiguruj ustawienia przekierowania połączeń, kolejkowanie i inne funkcje.
7. Zainstaluj aplikację do rozmów na komputerze lub urządzeniu mobilnym, by korzystać z internetowego połączenia w każdych warunkach.
8. Skonfiguruj integrację z CRM i innymi systemami, jeśli to potrzebne.
9. Przetestuj działanie systemu.
10. Przeszkol pracowników z korzystania z nowego systemu.

Dostawcy jak Ringostat oferują kompleksowe wsparcie techniczne, które pomoże w konfiguracji systemu zgodnie z potrzebami Twojej firmy, a także zajmą się zakupem odpowiednich numerów, jeśli nie wiesz, gdzie je nabyć.