ERP: що це таке, навіщо потрібно, та як обрати систему

Аналіз бізнес-процесів — це важлива складова управління підприємством. На початкових етапах, зазвичай, використовують Excel чи Google Таблиці, але потім з’являється потреба у структурованих базах даних. Найбільш комплексним рішенням вважається ERP-система. Ми звернулися до IT-компанії Bimp, щоб вони пояснили нам суть цього програмного забезпечення, та допомогли розібратися в тому, як за допомогою ERP можна аналізувати дані.

Що таке ERP-система? ERP vs CRM

ERP походить від Enterprise Resource Planning System, що перекладається як система планування ресурсів. Це корпоративне ПЗ для управління бізнесом на основі єдиної бази. 

ERP впроваджують, коли потрібно автоматизувати роботу різних відділів і налагодити звітність на дашбордах з візуалізацією ключових показників. Це щось по типу Google Analytics, але GA аналізує канали трафіку та конверсії, а ERP — грошові потоки, товари, персонал тощо. 

Функціонально ERP допомагає автоматизувати: 

• управління закупівлями;
• ланцюжок виробництва;
• складський облік;
• управління фінансами;
• облік зарплат, контрагентів тощо. 

Часто підприємці плутають поняття ERP та СRM, але це зовсім різні IT-рішення. Різниця в тому, що ERP спрямована на автоматизацію та побудову управлінських звітів, а CRM фокусується на взаємодії з клієнтами. 

Хто користується ERP і для чого

Співробітники щоденно вносять в ERP-систему ключові бізнес-показники. 

1. Фінансисти використовують ERP для обліку та управління грошовими потоками, включаючи генерацію фінансової звітності, управління бюджетами та контроль над витратами.
2. Робітники виробництва контролюють запаси сировини, планують виробництво, автоматизують комплектацію товарів, ведуть звітність. 
3. Менеджери складу відстежують запаси готової продукції, проводять інвентаризацію, вираховують собівартість, планують відвантаження та логістику, слідкують за залишками. 
4. HR-менеджери використовують ERP для обліку зарплат та управління кадровими процесами. 
5. Керівники бізнесу (CEO, CFO, CIO та інші) отримують доступ до стратегічної інформації про фінансовий стан компанії, продуктивність, прогнози розвитку та інших важливих даних для прийняття стратегічних рішень.

Насправді ERP і впроваджується заради моніторингу та аналітики. Тобто цей IT-продукт компонує усі дані, аналізує їх, і виводить на дашборд потрібні звіти. 

Приклад аналізу даних за допомогою ERP

Давайте, щоб було простіше, розглянемо наочний приклад. Уявимо компанію, яка займається будівництвом житлових будинків, офісних приміщень та інфраструктурних споруд. 

У власника основні питання такі: 

• Скільки буде коштувати будівництво конкретного об’єкта? 
• Яка рентабельність цього будівництва? 
• Скільки мій бізнес реально заробляє грошей сьогодні? Як розібратися в цих грошових потоках?

Ось тут і впроваджують ERP, якою починають користуватися співробітники усіх відділів: проєктного, виробничого, фінансового, логістичного, а також команда складу та HR-менеджер, який веде облік зарплат. 

Кожен з цих відділів починає працювати з системою.

1. Проєктний відділ. Відстежує прогрес кожного етапу будівництва, щоб контролювати виконання робіт, забезпечення вчасного постачання матеріалів на об’єкт та координацію різних підрядників.
2. Фінансовий відділ. Веде облік витрат, розраховує бюджет та генерує усю потрібно звітність по будівництву — від P&L до взаєморозрахунків з постачальниками. 
3. Логістичний відділ. Контролює процес транспортування будівельних матеріалів. 
4. Команда складу. Контролює запаси матеріалів. Це дозволяє уникнути затримок та знижує витрати на зберігання сировини. 
5. Відділ кадрів. Веде кадровий облік, розрахунок зарплат будівельникам тощо. 
6. Відділ виробництва. Контролює роботу з постачальниками, веде облік ланцюжка виробництва матеріалів, які залучені на об’єкті.  

Коли компанія працює в ERP і вносить усі дані правильно, система за декілька кліків може проаналізувати собівартість кожного окремого об’єкту, відстежити усю інформацію в реальному часі. А це дає можливість планувати роботу — наприклад, скільки об’єктів ми можемо побудувати в наступному кварталі? 

Також потрібно уникати основних помилок при роботі з ERP, а саме:  

• нерегулярного введення даних;
• неправильного налаштування процесів всередині IT-продукту;
• відсутності спеціаліста, який вміє аналізувати інформацію, яка збирається ERP-системою тощо. 

Помилки в роботі з ERP можуть призвести до втрати часу та ресурсів, а також до зниження якості усієї роботи. Тому що відділи будуть працювати несинхронно.

Які ERP використовують українські підприємці після початку війни та заборони 1С 

Останні дослідження говорять про те, що по цей час понад 50% торгово-виробничого бізнесу в Україні, на жаль, все ще використовують систему обліку, розроблену в країні-агресорі. 

Основна причина повільної міграції — локальність системи. Тобто вона встановлювалась напряму на комп’ютери підприємств і працює лише з локальною базою даних. Українські бізнеси, встановивши цю систему 5-10 років тому, до неї вже звикли, тому не так швидко переїжджають на аналоги.

Але з 15 квітня 2023 року діє Указ, який підписаний Президентом, за яким Україна офіційно запровадила санкції проти низки IT-компаній з рф. До списку також потрапив 1С. 

Тому сьогодні бізнес обирає інші варіанти.

1. SAP — ERP-система, розроблена компанією з Німеччини, що надає спектр бізнес-прикладних програм для автоматизації підприємств. Вартість: від 100 тис. доларів за впровадження. 
2. Odoo — відкрите програмне забезпечення (Open Source ERP), створене бельгійською компанією. Додатково, окрім ERP, пропонують інструменти CRM та проєктного менеджменту. Вартість: від 25 тис. доларів. 
3. Oracle — один із провідних постачальників ПЗ у світі, включаючи ERP-систему. Вартість: від 50 тис. доларів. 
4. Microsoft Dynamics 365 — комплекс програм від Microsoft, яка також містить систему планування ресурсів. Вартість: від 30 тис. доларів. 
5. Bimp — українська ERP-система, призначена для малого та середнього бізнесу, запустилася за три місяці до війни. Вартість: від 20 тис. доларів за впровадження. 

За якими критеріями обирати ERP-систему

1. Функціональність. Які функції вам потрібні від ERP? Спочатку поетапно розбираєте свої процеси, потім аналізуєте функціонал IT-системи, яку хочете обрати. 

2. Інтеграції. Якщо ви користуєтесь ще якимись IT-рішеннями, переконайтеся в тому, що ERP може з ними інтегруватися. Наприклад, банківські системи (Приват Бізнес, Моно), поштові оператори (Укрпошта, Нова Пошта), CRM-системи, маркетплейси, на який ви продаєте товари та інше. 

3. Масштабованість. Передбачте зростання свого бізнесу та переконайтеся, що обрана ERP може масштабуватися. Наприклад, коли у вас буде рости товарний асортимент. Ви або ваші аналітики мають звернути увагу на гнучкість конфігурації, пропускну здатність по SKU (ідентифікатор товарної позиції), технічну підтримку. Також запросіть у компанії успішні кейси масштабування ERP-системи. 

4. Вартість. Визначте бюджет для впровадження ERP, а також врахуйте додаткові витрати на навчання співробітників, налаштування.

5. Техпідтримка. Переконайтеся, що у вас буде постійний доступ до підтримки з боку розробника ERP або компанії-інтегратора. Радимо спочатку підключатися на тестовий період — майже в усіх ERP-системах є безкоштовне демо на певний час — та оцініть спілкування зі службою підтримки. Проаналізуйте, як швидко вони будуть вам допомагати. 

6. Зручність. Домовтеся за кілька демонстрацій від різних ERP-систем, покажіть системи вашим співробітникам — щоб їм було зручно користуватися. 

7. Захист та технічна стабільність. Обов’язково запитайте розробника про захист конфіденційних даних від несанкціонованого доступу (в хмарних ERP надійним захистом вважається 256-бітне SSL-шифрування класу А). Дізнайтеся про технології, на яких базується ERP-система — переконайтеся, що обрана система буде актуальною і через багато років. 

Що б ви не обрали, ретельно аналізуйте та порівнюйте. Також рекомендуємо залучити бізнес-аналітиків, щоб врахувати усі ключові аспекти.