5 must-have опцій телефонії для холодних дзвінків

Ваша команда робить сотні холодних дзвінків, але результат розчаровує. Клієнти не беруть слухавку, бачачи незнайомі номери. Менеджери витрачають купу часу на рутинні дії — копіювання номерів, ручне заповнення CRM після кожного дзвінка. А ви, як керівник, не розумієте, чому одні співробітники показують хороші результати продажів, а інші «відсиджуються» замість роботи з клієнтами.

Ефективність холодних дзвінків залежить не тільки від професійності сейлза, але й від вибору телефонії для продажів. Якщо система незручна або вимагає багато зайвих дій, менеджер обдзвонить набагато менше потенційних клієнтів, ніж міг би. У цій статті ми розглянемо, які опції телефонії мають бути в рішенні для успішного здійснення ефективних дзвінків. Також ми торкнемося функцій, які здатні підвищити продажі, забезпечити повний контроль над командою та надати детальну статистику керівництву.

1. Гнучкі правила налаштування вихідного зв’язку

Перше враження від вашого бренду створюється ще в той момент, коли клієнт бачить номер, з якого телефонує менеджер. Певна кількість людей навіть не бере слухавку, якщо номер здається підозрілим чи нерелевантним. Наприклад:

• клієнт знаходиться в Києві, а бачить, що йому телефонують з номеру зовсім іншого регіону;
• в деяких нішах бізнесу люди взагалі неохоче беруть слухавку, якщо дзвінок надійшов не з мобільного номера;
• ще значна частина клієнтів взагалі не відповідають, коли телефонує невідомий номер.

Щоб зменшити кількість «недодзвонів» використовуйте таку телефонію, яка дозволяє гнучко налаштовувати вихідній зв’язок. Наприклад, в Ringostat для цього можна самостійно налаштувати різні правила або попросити про це техпідтримку. Розгляньмо, які налаштування можуть бути корисними для холодних дзвінків.

Проаналізуйте, які номери телефону викликають більше довіри у ваших клієнтів. Припустимо, при дзвінку з мобільного номера вони більш охоче беруть слухавку. Тоді налаштуйте правило, згідно з яким потенційний покупець буде бачити при дзвінку саме мобільний телефон.

Або зворотна ситуація — припустимо, ваша компанія працює в сегменті B2B. І коли дзвінок надходить зі стаціонарного номеру — це є ознакою, що зателефонував представник бізнесу, і це викликає більше довіри. В такому випадку налаштуйте, щоб потенційні клієнти бачили міський номер телефону відповідного регіону. Працює це так:

• при наборі номера телефонія бере до уваги міський код з номера клієнта;
• і показує потенційному покупцю номер того самого регіону, де він знаходиться.

Буває, що у компанії є «розкручений» номер, який всюди фігурує в рекламі. Завдяки правилам, можна налаштувати, що покупцям завжди буде показуватися саме цей популярний номер телефону. Це одразу викличе асоціації з вашим брендом та підвищить довіру потенційного замовника.

ВАЖЛИВО: щоб показувати певні номери клієнтам, ці номери мають бути підключені у вас на проєкті. Тому до налаштування вихідного зв’язку поміркуйте, де живуть ваші потенційні замовники, та підключіть потрібні номери до віртуальної АТС. 

Якщо ви працюєте у вузькоспеціальній ніші, велика ймовірність, що частина клієнтів контактувала з вами раніше. В такому випадку краще показувати номер, на який вже колись телефонували потенційні покупці. Можливо, клієнт колись записав цей номер телефона та одразу зрозуміє, хто йому телефонує. А значить, з більшою охотою підніме слухавку.

Не хочете, щоб ваші менеджери відволікалися від холодних дзвінків? Тоді налаштуйте обмеження для їх облікових записів — з них можна буде здійснювати тільки вихідні виклики. Для цього у розділі «Налаштування вихідного зв’язку» знайдіть блок «Заборонити вихідні дзвінки для SIP-акаунтів».

Гнучкі налаштування — базова опція телефонії, яка впливає на довіру клієнтів до холодних дзвінків.

2. Power Dialer для автоматичного обдзвону клієнтів

Автоматизація дзвінків — ключовий елемент сучасної телефонії для продажів. Коли менеджер здійснює холодні дзвінки, він має постійно повторювати одні й ті самі дрібні дії. Треба зазирнути в CRM або таблицю, скопіювати номер та вставити у програму для дзвінків, або вручну ввести його в телефоні, та натиснути виклик. Здається нічого такого, але при кожному дзвінку таким чином витрачається по 7 секунд. А якщо треба обдзвонити десятки та сотні клієнтів такі витрати часу стають відчутними.

Проте ви можете розвантажити команду, дозволивши їй зосередитися суто на спілкуванні з клієнтами. Для цього використовуйте Power Dialer — рішення, яке автоматично набирає потенційних покупців. Розгляньмо, на прикладі подібного функціоналу від Ringostat, за яким принципом він працює.

1. Керівник менеджер створює одну чи кілька кампаній з контактами клієнтів. Кампанії можна ставити «у чергу», в такому випадку команда обдзвонить спочатку першу групу клієнтів, а потім — другу та ін. Чим вище кампанія в переліку, тим раніше вона буде опрацьована.
2. Для кожної компанії призначаються менеджери, які будуть спілкуватися з покупцями.
3. Після цього у спеціальному додатку для дзвінків, Ringostat Smart Phone, в обраних менеджерів з’являється Power Dialer. Він виглядає як плашка в верхній частині екрана додатка, де можна натиснути кнопку “Play”.
4. Після натискання кнопки Power Dialer починає почергово набирати усіх клієнтів з кампанії. Після кожного дзвінка рішення робить паузу, щоб менеджер встиг перепочити та зафіксувати деталі дзвінка. Довжину такої паузи можна задати у налаштуваннях телефонії.
5. Після спілкування з клієнтами уся статистика по дзвінкам та аудіозаписи розмов зберігаються у звітах телефонії.

Плюси такого рішення для холодних дзвінків очевидні. По-перше, це зручність та значна економія часу. По-друге, це гарантія того, що менеджер точно обдзвонить усіх клієнтів, нікого не забувши й не помилившись номером. По-третє, завдяки Power Dialer команда може обдзвонити значно більше клієнтів, а значить, може підвищити продажі.

Реальні результати від клієнтів Ringostat підтверджують ефективність автоматизації. Як розповідає директор компанії «ІМПК» Роман Когуткевич:

«Завдяки Ringostat час обробки дзвінка скоротився вдвічі, а кількість оброблених заявок зросла на 30%. Це навіть опосередковано вплинуло на продажі — їхня кількість зросла на третину».

3. CRM телефонія — інтеграція для підвищення продажів 

CRM телефонія має безліч плюсів для відділу продажів, які докладно описані у статті. Ба більше — деякі партнери Ringostat кажуть, що CRM не має сенсу використовувати окремо від телефонії. Але цього разу розгляньмо лише користь подібної інтеграції для холодних дзвінків. 

1. Додаткова економія часу. При роботі без інтеграції менеджер змушений після кожного дзвінка фіксувати в CRM, що відбулася розмова з клієнтом. Також треба зробити угоду або картку ліда чи контакт, вписавши його номер. Завдяки інтеграції усе відбувається автоматично. Після будь-якого дзвінка в CRM створюється контакт або лід та угода, а в угоді фіксується, що менеджер телефонував клієнту.
2. Контроль холодних дзвінків. Керівництво може легко простежити, чи був обдзвон ефективним та скільком клієнтам змогла додзвонитися команда. Завжди можна послухати, як пройшла розмова, натиснувши посилання на аудіо. Також можна побачити статус кожного виклика.
3. Можливість телефонувати одним кліком прямо з CRM. Деякі рішення для дзвінків дозволяють телефонувати з картки контакту або угоди. Наприклад, таким рішенням є Ringostat Smart Phone. Достатньо підключити віртуальну телефонію та додаток, інтегрувати з CRM, та ви зможете миттєво телефонувати. Це буде корисно, якщо потрібно зателефонувати клієнтам, з якими ваша компанія зв’язувалася ще давно. Адже в такому випадку контакти потенційних клієнтів вже є в CRM.

Керівник відділу продажів Izbushka Дар’я Пльонкіна підтверджує ефективність такого підходу:

«Завдяки зв’язці Ringostat та Pipedrive приблизно на 25% збільшилася кількість оброблених заявок і якість їх контролю. Це також привело до збільшення конверсії з відвідування сайту у продаж — на 20%».

4. Сегментація дзвінків

Після кожного дзвінка менеджер має фіксувати, чого вдалося досягти протягом розмови. Через це команда також може витрачати час і у підсумку обдзвонює менше клієнтів. Проте є можливість автоматизувати цей процес. В цьому допоможе сегментація дзвінків — важлива опція телефонії, яка допомагає зробити холодні дзвінки більш ефективними.

1. Спочатку продумайте усі можливі ситуації, якими може закінчуватися холодний дзвінок. Наприклад, «Відмова», «Домовилися про зустріч», «Запитали прайс», «Зателефонувати пізніше» тощо. 
2. Потім перейдіть в налаштування телефонії та вкажіть ці категорії. Для кожної з них також можна додавати умовну цінність. Наприклад, для «Відмови» — 0, для «Запитали прайс» — 10, якщо ви знаєте, що такі домовленості в 10% випадків закінчуються продажем тощо. 
3. Потім оберіть напівавтоматичну сегментацію дзвінків. Коли менеджер буде класти слухавку, він буде чути повідомлення накшталт: «Якщо клієнт відмовився — натисніть 1. Якщо запросив прайс — натисніть 2. Якщо попросив зателефонувати пізніше — натисніть 3». 
4. Працівник мусить натиснути релевантний номер, та інформація про це зафіксується в картці розмови. Також категорію кожної розмови можна побачити у звіті, якщо налаштувати показ відповідної колонки.

Завдяки всьому цьому керівник може легко оцінити, наскільки ефективним був конкретний холодний обдзвон. А працівники будуть заощаджувати час після кожного дзвінка. Адже все, що потрібно — це обрати необхідну категорію після діалогу. 

Більше інформації на цю тему — у статті «Сегментація дзвінків у Ringostat: як легко оцінити ефективність реклами».

5. Звіт щодо роботи співробітників в реальному часі

Керівнику важливо розуміти, як проходить холодний обдзвон прямо зараз. Інакше він буде змушений чекати його закінчення та вже постфактум оцінювати, наскільки продуктивною була команда. Набагато краще в режимі реального часу спостерігати, як відбувається спілкування з потенційними покупцями. Це допоможе зрозуміти, скільки менеджерів активні, а хто просто «відсиджується», замість того, щоб обробляти базу.  

В цьому плані стане у пригоді звіт про роботу працівників в реальному часі. Якщо казати про таку вибірку від Ringostat, то вона показує:

• ім’я та прізвище співробітника;
• відділ, до якого він належить;
• статус: розмовляє, онлайн, не турбувати, офлайн;
• як довго менеджер перебував в кожному з цих статусів;
• user agent — інформація про пристрій, ПО для дзвінків тощо.

Верхня частина звіту показує зведену інформацію:

• скільки всього акаунтів менеджерів працює з телефонією;
• скільки з них онлайн, офлайн, розмовляють та в статусі «Не турбувати». 

Крім того, ви можете обрати, який відділ вам потрібен.

Якщо ж перемкнутися на вкладку «Активні дзвінки», то тут ви побачите скільки:

• дзвінків відбувається саме зараз;
• менеджерів зараз розмовляє тощо;
• також можна подивитися скільки клієнтів очікують на лінії — якщо їх багато, то частину менеджерів можна відволікти від холодних дзвінків та попросити прийняти вхідні звернення.

Аналітика в реальному часі — важлива частина телефонії для продажів, яка допомагає контролювати ефективні дзвінки. Вона дозволить зрозуміти, чим зайнята команда та скільки часу вона проводить, саме розмовляючи з клієнтами. Ба більше, знаючи, що ви відстежуєте активність працівників, менеджери будуть більш серйозно ставитися до роботи.

Власник компанії OptiFeed Лукаш Цитрицькі ділиться досвідом:

«Тепер команда в середньому заощаджує від 30 хвилин до години щодня. Менеджери не повинні відповідати на телефонний дзвінок колеги, розбиратися з питанням, в якому не компетентні».

Підсумуємо: які 5 опцій телефонії корисні для ефективних дзвінків

1. Гнучкі налаштування вихідного зв’язку. Обирайте, який номер телефону буде бачити клієнт під час дзвінка вашого менеджера. Це дозволить підвищити лояльність потенційних покупців та збільшить відсоток людей, які беруть слухавку.
2. Power Dialer. Використовуйте рішення для автоматичного набору клієнтів. Таким чином, команда заощадить час та точно обдзвонить усіх потенційних покупців.
3. Інтеграція телефонії та CRM. Вона дозволить не відволікатися після кожного дзвінка, щоб зафіксувати його в CRM разом з контактами клієнтів. Це буде відбуватися автоматично. 
4. Сегментація дзвінків. Дозвольте менеджерам в напівавтоматичному режимі обирати, до якої категорії відноситься дзвінок. Наприклад, «Відмова», «Продаж», «Треба надіслати прайс». Це допоможе потім легше зрозуміти, наскільки успішними були холодні дзвінки.
5. Звіт щодо роботи працівників в реальному часі. Така вибірка покаже, скільки менеджерів зараз спілкуються з клієнтами, а хто з незрозумілої причини перебуває офлайн. Такий контроль допоможе вчасно помітити ситуації, коли команда саботує холодний обдзвон клієнтів.

Ці функції телефонії для продажів допоможуть вашій команді збільшити конверсію холодних дзвінків та підвищити загальні продажі завдяки автоматизації дзвінків та інтеграції з CRM телефонія. Ефективність правильно налаштованої телефонії для продажів підтверджують реальні кейси клієнтів Ringostat: компанії збільшують кількість оброблених заявок на 25-30%, скорочують час обробки дзвінків удвічі та підвищують продажі на 20-30%.

Чекліст налаштування телефонії для ефективних холодних дзвінків

Перед запуском холодних дзвінків перевірте:

Налаштування вихідного зв’язку

Автоматизація дзвінків

CRM телефонія

Сегментація та аналітика

Контроль команди

FAQ: Часті запитання про телефонію для холодних дзвінків

Що таке холодні дзвінки і чому важлива правильна телефонія для них?

Холодні дзвінки — це контакти з потенційними клієнтами, які раніше не виражали зацікавленості у ваших послугах. Телефонія для продажів критично важлива, оскільки клієнти часто не беруть слухавку від незнайомих номерів. Правильно налаштована система дозволяє показувати регіональні номери, що підвищує довіру та збільшує відсоток відповідей.

Які функції телефонії необхідні для ефективних холодних дзвінків?

Основні опції телефонії включають: гнучкі налаштування вихідного зв’язку, автоматизацію дзвінків через Power Dialer, інтеграцію з CRM, сегментацію розмов та аналітику в реальному часі. Ці функції допомагають зробити ефективні дзвінки та збільшити продажі.

Як автоматизація дзвінків може підвищити ефективність продажів?

Автоматизація дзвінків економить до 7 секунд на кожному виклику. Power Dialer автоматично набирає номери з бази, що виключає помилки та забування контактів. Це прямо впливає на збільшення продажів. За даними клієнтів Ringostat, автоматизація дзвінків дозволяє збільшити кількість оброблених заявок на 25-30% та скоротити час обробки кожного дзвінка удвічі.

Які інструменти телефонії допомагають в організації холодних дзвінків?

Ключові інструменти телефонії для продажів:

• віртуальна АТС з налаштуваннями вихідного зв’язку;
• Power Dialer для масового обдзвону;
• CRM телефонія для автоматичного створення контактів;
• система сегментації для класифікації результатів;
• звіти реального часу для контролю команди.

Як інтеграція CRM з телефонією покращує холодні дзвінки?

CRM телефонія кардинально змінює робочий процес менеджера. Замість того, щоб після кожного дзвінка вручну створювати контакт у системі, вписувати номер телефону та фіксувати факт розмови, інтеграція робить це автоматично за лічені секунди. Менеджер просто кладе слухавку — і в CRM вже з’являється новий контакт з усією інформацією про дзвінок.

Це означає, що за день менеджер заощаджує 1-2 години, які раніше витрачав на рутинне заповнення даних. Цей час тепер можна використати для додаткових холодних дзвінків, що безпосередньо збільшує продажі.

Для керівництва CRM телефонія створює повну картину роботи команди. Не потрібно запитувати у менеджерів звіти чи перевіряти їхні записи — вся статистика автоматично збирається в одному місці. Керівник бачить, скільки дзвінків зробив кожен співробітник, яка тривалість розмов, скільки угод створено. А завдяки записам розмов можна оперативно виявити проблеми в роботі та допомогти менеджеру їх вирішити.

Така автоматизація не просто економить час — вона створює культуру відповідальності та прозорості в команді продажів.

Які методи підвищення конверсій під час холодних дзвінків?

Для підвищення конверсій використовуйте:

• показ місцевих номерів телефону;
• автоматизацію дзвінків для збільшення кількості контактів;
• сегментацію результатів для аналізу ефективності;
• інтеграцію з CRM для швидкого доступу до історії клієнта.

Правильна телефонія для продажів може підвищити конверсію на 15-25%.

Як запис дзвінків допомагає у покращенні продажів?

Записи ефективних дзвінків — це потужний інструмент аналізу, який працює як «чорна скринька» для відділу продажів. Порівнюючи техніки менеджерів з різною конверсією (наприклад, 8% проти 3%), ви виявляєте ефективні фрази, тон спілкування та підходи до заперечень, які призводять до закриття угод.
Аналіз записів природньо показує помилки у скриптах — де клієнти найчастіше відмовляються або втрачають інтерес. Можливо, певна фраза звучить нав’язливо, або менеджери пропускають важливий етап презентації. Це дозволяє постійно оптимізувати холодні дзвінки.

Контроль якості особливо важливий при віддаленій роботі — ви переконуєтесь, що команда дотримується стандартів та корпоративної етики.

Навчання нових співробітників на реальних записах набагато ефективніше теоретичних тренінгів. Новачок прослуховує успішні розмови та розуміє, як вести діалог з різними клієнтами. Це ключова опція телефонії, яка прискорює адаптацію та покращує результати продажів.RetryClaude can make mistakes. Please double-check responses.

Які функції повинні бути в телефонії для ефективної роботи з клієнтами?

Обов’язкові функції: багатоканальні номери, черги викликів, IVR-меню, запис розмов, аналітика дзвінків, CRM телефонія, мобільні додатки та звіти реального часу. Ці опції телефонії забезпечують професійний рівень обслуговування та допомагають не втрачати потенційних клієнтів.

Як вибір правильної телефонії впливає на результат холодних дзвінків?

Правильна телефонія для продажів може підвищити відгук на холодні дзвінки на 20-30% завдяки показу релевантних номерів, зменшити час на обдзвін на 40% через автоматизацію дзвінків та покращити контроль процесу завдяки детальній аналітиці.

Як оцінити ефективність телефонії в процесі холодних дзвінків?

Для оцінки ефективності телефонії для продажів аналізуйте кілька ключових показників. Відсоток відповідей на дзвінки показує, наскільки довіряють вашим номерам — якщо цей показник нижче 30%, варто переглянути налаштування вихідного зв’язку та використовувати місцеві номери.

Кількість цільових розмов, тобто, розмов тривалістю понад 30-60 секунд, відображає реальну зацікавленість клієнтів. Якщо з 100 дзвінків лише 10 стають цільовими, можливо, потрібно покращити скрипт або сегментувати базу клієнтів.

Час, витрачений на обдзвон, допомагає зрозуміти ефективність автоматизації дзвінків. З Power Dialer менеджер може обдзвонити 80-120 номерів за годину, тоді як при ручному наборі — лише 40-60. Конверсія в угоди — найважливіша метрика, яка показує скільки холодних дзвінків перетворюються на реальні продажі. Нормальний показник — 2-5% залежно від ніші.

Середня тривалість розмови вказує на якість діалогу:

• занадто короткі розмови (менше 1 хвилини) сигналізують про проблеми зі скриптом;
• занадто довгі (понад 10 хвилин) можуть означати, що менеджер не вміє ефективно закривати заперечення.

Сучасна телефонія для продажів автоматично збирає всі ці дані, дозволяючи керівництву швидко виявляти проблемні місця та покращувати результати ефективних дзвінків.