Działalność nowej firmy zwykle zaczyna się od podłączenia do telefonu biurowego i Internetu. Od jakości i funkcjonalności centrali zależy poziom obsługi klienta, a co za tym idzie zysk firmy. Dzisiaj porozmawiamy o tym, co to jest wirtualna centrala voip. A na czym opierać się wybierając telefonię do biura i co preferować – tradycyjną, analogową lub nowoczesną wirtualną.
Co to jest centrala PBX w chmurze
Wirtualna centrala PBX to w uproszczeniu telefonia przez Internet. W odróżnieniu od analogowej centrali telefonicznej telefonia wirtualna nie wymaga osobnego pomieszczenia, ponieważ jest hostowana na serwerach w tzw. „chmurze”. Użytkownik łączy się z taką centralą PBX za pomocą bramek i specjalnego sprzętu i/lub oprogramowania. Połączenie odbywa się za pośrednictwem sieci lokalnej firmy lub przez 3G/4G na smartfonach pracowników.
Wirtualna Centrala Telefoniczna posiada wszystkie funkcje biurowej mini-PBX, ale nie wymaga zakupu specjalnego, drogiego i skomplikowanego sprzętu. Pozwala to na stworzenie biura lub call center w dowolnym miejscu na świecie bez przywiązywania się do fizycznego adresu. A co najważniejsze – jak najszybciej zapewnić firmie telefonię.
Ale jest jeszcze jeden bardzo znaczący plus. Dzięki połączeniu przez Internet, użytkownik ma dostęp do szczegółowych statystyk połączeń. Po każdym wywołaniu w jego interfejsie widać, kiedy ono miało miejsce, jak długo trwało, jak długo klient czekał na linii. Dostępna jest również informacja, z jakiego numeru wykonano połączenie i który kierownik odebrał połączenie.
Czasami firma potrzebuje jeszcze bardziej szczegółowych danych, w tym źródła reklamy połączenia. Do tego nadaje się wirtualna centrala PBX, która jest zawarta w funkcjonalności usług śledzenia połączeń. Call tracking zbiera nie tylko pełne statystyki dotyczące połączeń telefonicznych, ale także pomaga określić kanały, z których pochodzą klienci.
Jak działa wirtualna centrala PBX
Bez wchodzenia w szczegóły techniczne, schemat działania jest dość prosty: klient dzwoni do Ciebie, połączenie trafia na wirtualną platformę PBX, jest przetwarzane i wysyłane na jeden z Twoich numerów, zgodnie z ustalonym przez Ciebie schematem przekierowania.
Dzwoniący najpierw wchodzi do menu głosowego (jeśli jest skonfigurowane). Odtwarza się nagranie dźwiękowe, prosząc go o wybranie odpowiedniego działu lub wprowadzenie numeru wewnętrznego kierownika. Klient dokonuje wyboru, a połączenie jest przekazywane do pierwszego dostępnego urządzenia w skonfigurowanym łańcuchu. Aby lepiej zrozumieć, czym jest centrala PBX działająca w chmurze, spójrz na diagram:
Wiele wirtualnych central PBX ma funkcję „inteligentnej” kolejki połączeń, którą pokazano na powyższym schemacie. Kolejka to najlepszy sposób, aby szybko przetworzyć każde połączenie przychodzące, zgodnie z wybraną strategią, i nie stracić klientów.
Najważniejszą częścią wirtualnej centrali PBX jest schemat przekazywania połączeń. To w nim wskazane są numery telefonów, na które należy odbierać połączenia przychodzące, oraz procedura odbierania i przetwarzania tych połączeń. Takich schematów może być dowolna ilość, w zależności od potrzeb biznesu. Na przykład zalecamy użycie co najmniej dwóch, jak pokazano na powyższym obrazku.
A oto jak wyglądają schematy przekierowań w interfejsie Ringostat:
Podajmy przykład działania obwodu. Załóżmy, że w Twojej firmie pracuje trzech menedżerów ― Marek, Wojtek i Mariusz. Możesz ustawić tak, aby połączenie trafiło najpierw do Marеka. Jeśli po 15 sekundach nie odbierze telefonu ― do Wojtka, a po tym samym czasie ― do Mariusza. Jeśli Mariusz będzie zbyt zajęty, klient przejdzie do poczty głosowej. W tym samym czasie na Twój e-mail natychmiast pojawi się powiadomienie systemowe z informacją, że ktoś do Ciebie zadzwonił i zostawił (lub nie zostawił) wiadomość głosową.
Przy okazji podłączając wirtualną centralę, nie zapomnij ustawić zapasowych numerów bezpieczeństwa (komórkowego lub stacjonarnego) ― zagwarantują one, że nie stracisz połączenia, nawet w przypadku przerw w Internecie.
Co potrzebujesz, aby podłączyć i skonfigurować wirtualną centralę PBX
- Zdecyduj się na usługę.
- Zainstaluj oprogramowanie lub kup sprzęt (telefony programowe, telefony IP, zestaw słuchawkowy ze słuchawkami).
- Wybierz numery do połączenia (stacjonarne lub komórkowe, własne lub dzierżawione od dostawcy, w zależności od możliwości centrali w chmurze).
- Podłącz je do centrali PBX, korzystając z pomocy technicznej.
- Skonfiguruj schemat przekazywania.
Zalety i możliwości wirtualnej centrali telefonicznej
- Jest to o wiele tańsze niż zakładanie telefonii analogowej samodzielnie lub z pomocą zaproszonych telefonistów. Płacisz tylko za korzystanie z usługi, sprzętu i Internetu.
- Nie potrzebujesz drogiego sprzętu, bramek, złączy itp. Możesz dzwonić bezpośrednio z laptopa za pomocą niedrogich słuchawek z zestawem słuchawkowym.
- Wirtualna centrala PBX konfiguruje się bardzo szybko i od razu możesz pracować.
- Klient dzwoniący do firmy słyszy przyjemne nagranie audio z powitaniem, po czym wchodzi do wygodnego wielopoziomowego menu głosowego. Wszystko to poprawia wizerunek Twojej firmy w oczach potencjalnego kupca.
- Istnieją ustawienia umożliwiające skuteczną kontrolę menedżerów. W ten sposób możesz poprawić jakość obsługi.
- Statystyki dotyczące wszystkich połączeń są tuż przed oczami menedżera. Dzięki temu przestaniesz tracić klientów, ponieważ będzie znacznie mniej nieodebranych połączeń.
- Połączenie jest przekazywane na żądany numer, bez względu na to, gdzie jesteś. Dzięki temu zwiększasz mobilność siebie i swoich pracowników.
- Jeśli firma ma kilka biur w całym kraju lub na świecie, połączy je wirtualna centrala PBX. Wszyscy pracownicy znajdują się w jednej sieci, a połączenia przychodzące są przekazywane do dowolnego miejsca na świecie, gdzie istnieje telefonia IP.
- Telefony w formacie 0-800 można podłączyć do wirtualnej centrali PBX, do której połączenia są dla klientów bezpłatne.
- Jedyna trudność może pojawić się, gdy będziesz musiał połączyć swój dotychczasowy numer z wirtualną centralą PBX. Wiele usług nie może zapewnić takiej możliwości z przyczyn technicznych. Jeśli nie posiadasz takich numerów telefonów, udostępnimy je do wynajęcia po konkurencyjnych cenach. Za aktywację numerów nie będzie pobierana opłata.
Co wybrać ― centrala biurowa czy chmurowa?
Wybór na korzyść telefonii analogowej lub wirtualnej zależy od specyfiki działalności, jej skali, zakresu, celów i zadań.
Zalety tradycyjnej centrali telefonicznej mają miejsce pod warunkiem, że firma korzysta z profesjonalnego i wydajnego sprzętu. I tylko duże firmy mogą sobie na to pozwolić, ponieważ konfiguracja analogowej centrali PBX wymaga dużo czasu i pieniędzy. W takim przypadku telefonia analogowa będzie miała szereg zalet:
- Sam kontrolujesz połączenie telefoniczne i nie jesteś uzależniony od problemów po stronie serwisu. Jednak w przypadku awarii będziesz musiał zaangażować zewnętrznych specjalistów za dodatkową opłatą.
- Bardziej zaawansowane opcje dostosowywania. Korzystając z telefonii w chmurze jesteś uzależniony od funkcjonalności usługi i możesz wybierać tylko spośród oferowanych opcji. Tradycyjną centralę PBX można zmodyfikować, aby spełniała specyficzne potrzeby firmy.
Jednak stacjonarne centrale PBX mają wady, w tym:
- powiązanie z adresem fizycznym (pracownicy będą mogli wykonywać i odbierać połączenia tylko w miejscu pracy);
- brak szczegółowych raportów z rozmów telefonicznych;
- złożona konfiguracja, potrzeba wykwalifikowanego specjalisty do podłączenia i wsparcia technicznego;
- wysoki koszt sprzętu;
- im więcej podłączonych numerów, tym wyższy koszt centrali, a także jej fizyczny rozmiar, liczba przewodów itp.;
- ograniczona funkcjonalność.
Ponadto telefonia będzie musiała zostać ponownie skonfigurowana podczas przeprowadzki. I w tym przypadku będziesz musiał pożegnać się ze starymi numerami telefonów, które są już znane klientom.
Porównajmy możliwości obu typów central PBX:
Podsumowując: wybierz w oparciu o swoje potrzeby, możliwości i ambicje. Wirtualna centrala PBX to dostępność, elastyczność, prostota i duża szybkość konfiguracji. W dzisiejszych czasach istnieje wiele wirtualnych central PBX w chmurze, więc przed wyborem lepiej zapoznać się z oceną w sieci.
Wybór telefonii analogowej ma sens tylko wtedy, gdy jesteś gotowy przeznaczyć znaczną kwotę na potężny sprzęt i osobne dla niego pomieszczenie. Cokolwiek wybierzesz, lepiej nie oszczędzać na komunikacji.
Wyniki
- Wirtualna centrala PBX to sposób na zapewnienie firmie komunikacji telefonicznej szybko i bez zbędnych kabli. Zawiera również szczegółowe statystyki połączeń i umożliwia działowi sprzedaży pracę z dowolnego miejsca na świecie.
- Aby podłączyć centralę PBX w chmurze, musisz zdecydować się na usługę, wybrać numery telefonów i połączyć się kontaktując się z pomocą techniczną.
- Szybkość konfiguracji jest jedną z głównych zalet wirtualnych central PBX w porównaniu z biurowymi centralami PBX. Można również łatwo skonfigurować przekierowanie połączeń, menu głosowe i automatyczną sekretarkę.
- Jest to również skuteczne narzędzie do monitorowania jakości pracy działu sprzedaży, ponieważ wirtualne centrale przechowują statystyki i zapisy rozmów telefonicznych.
