Dla biznesu

Wirtualna centrala PBX: co to jest i jak działa

Działalność nowej firmy zwykle zaczyna się od podłączenia do telefonu biurowego i Internetu. Od jakości i funkcjonalności centrali zależy poziom obsługi klienta, a co za tym idzie zysk firmy. Dzisiaj porozmawiamy o tym, co to jest wirtualna centrala PBX. A na czym opierać się wybierając telefonię do biura i co preferować – tradycyjną, analogową lub nowoczesną wirtualną.

Co to jest centrala PBX w chmurze

Wirtualna centrala PBX to w uproszczeniu telefonia przez Internet. W odróżnieniu od analogowej centrali telefonicznej telefonia wirtualna nie wymaga osobnego pomieszczenia, ponieważ jest hostowana na serwerach w tzw. „chmurze”. Użytkownik łączy się z taką centralą PBX za pomocą bramek i specjalnego sprzętu i/lub oprogramowania. Połączenie odbywa się za pośrednictwem sieci lokalnej firmy lub przez 3G/4G na smartfonach pracowników.

Wirtualna Centrala Telefoniczna posiada wszystkie funkcje biurowej mini-PBX, ale nie wymaga zakupu specjalnego, drogiego i skomplikowanego sprzętu. Pozwala to na stworzenie biura lub call center w dowolnym miejscu na świecie bez przywiązywania się do fizycznego adresu. A co najważniejsze – jak najszybciej zapewnić firmie telefonię.

Ale jest jeszcze jeden bardzo znaczący plus. Dzięki połączeniu przez Internet, użytkownik ma dostęp do szczegółowych statystyk połączeń. Po każdym wywołaniu w jego interfejsie widać, kiedy ono miało miejsce, jak długo trwało, jak długo klient czekał na linii. Dostępna jest również informacja, z jakiego numeru wykonano połączenie i który kierownik odebrał połączenie.

Czasami firma potrzebuje jeszcze bardziej szczegółowych danych, w tym źródła reklamy połączenia. Do tego nadaje się wirtualna centrala PBX, która jest zawarta w funkcjonalności usług śledzenia połączeń. Call tracking zbiera nie tylko pełne statystyki dotyczące połączeń telefonicznych, ale także pomaga określić kanały, z których pochodzą klienci.

🔥 Uzyskaj więcej leadów oraz rozwijaj sprzedaż

Zwiększ popularność swojej reklamy dzięki Ringostat a kontkontroluj pracę menedżerów

Jak działa wirtualna centrala PBX

Bez wchodzenia w szczegóły techniczne, schemat działania jest dość prosty: klient dzwoni do Ciebie, połączenie trafia na wirtualną platformę PBX, jest przetwarzane i wysyłane na jeden z Twoich numerów, zgodnie z ustalonym przez Ciebie schematem przekierowania.

Dzwoniący najpierw wchodzi do menu głosowego (jeśli jest skonfigurowane). Odtwarza się nagranie dźwiękowe, prosząc go o wybranie odpowiedniego działu lub wprowadzenie numeru wewnętrznego kierownika. Klient dokonuje wyboru, a połączenie jest przekazywane do pierwszego dostępnego urządzenia w skonfigurowanym łańcuchu. Aby lepiej zrozumieć, czym jest centrala PBX działająca w chmurze, spójrz na diagram:

Wirtualna centrala PBX, schmeat

Wiele wirtualnych central PBX ma funkcję „inteligentnej” kolejki połączeń, którą pokazano na powyższym schemacie. Kolejka to najlepszy sposób, aby szybko przetworzyć każde połączenie przychodzące, zgodnie z wybraną strategią, i nie stracić klientów.

Najważniejszą częścią wirtualnej centrali PBX jest schemat przekazywania połączeń. To w nim wskazane są numery telefonów, na które należy odbierać połączenia przychodzące, oraz procedura odbierania i przetwarzania tych połączeń. Takich schematów może być dowolna ilość, w zależności od potrzeb biznesu. Na przykład zalecamy użycie co najmniej dwóch, jak pokazano na powyższym obrazku.

A oto jak wyglądają schematy przekierowań w interfejsie Ringostat:

Wirtualna centrala PBX, schematy przekierowań w interfejsie Ringostat

Podajmy przykład działania obwodu. Załóżmy, że w Twojej firmie pracuje trzech menedżerów ― Marek, Wojtek i Mariusz. Możesz ustawić tak, aby połączenie trafiło najpierw do Marеka. Jeśli po 15 sekundach nie odbierze telefonu ― do Wojtka, a po tym samym czasie ― do Mariusza. Jeśli Mariusz będzie zbyt zajęty, klient przejdzie do poczty głosowej. W tym samym czasie na Twój e-mail natychmiast pojawi się powiadomienie systemowe z informacją, że ktoś do Ciebie zadzwonił i zostawił (lub nie zostawił) wiadomość głosową.

Przy okazji podłączając wirtualną centralę, nie zapomnij ustawić zapasowych numerów bezpieczeństwa (komórkowego lub stacjonarnego) ― zagwarantują one, że nie stracisz połączenia, nawet w przypadku przerw w Internecie.

Co potrzebujesz, aby podłączyć i skonfigurować wirtualną centralę PBX

  1. Zdecyduj się na usługę.
  2. Zainstaluj oprogramowanie lub kup sprzęt (telefony programowe, telefony IP, zestaw słuchawkowy ze słuchawkami).
  3. Wybierz numery do połączenia (stacjonarne lub komórkowe, własne lub dzierżawione od dostawcy, w zależności od możliwości centrali w chmurze).
  4. Podłącz je do centrali PBX, korzystając z pomocy technicznej.
  5. Skonfiguruj schemat przekazywania.

Zalety i możliwości wirtualnej centrali PBX

  1. Jest to o wiele tańsze niż zakładanie telefonii analogowej samodzielnie lub z pomocą zaproszonych telefonistów. Płacisz tylko za korzystanie z usługi, sprzętu i Internetu.
  2. Nie potrzebujesz drogiego sprzętu, bramek, złączy itp. Możesz dzwonić bezpośrednio z laptopa za pomocą niedrogich słuchawek z zestawem słuchawkowym.
  3. Wirtualna centrala PBX konfiguruje się bardzo szybko i od razu możesz pracować.
  4. Klient dzwoniący do firmy słyszy przyjemne nagranie audio z powitaniem, po czym wchodzi do wygodnego wielopoziomowego menu głosowego. Wszystko to poprawia wizerunek Twojej firmy w oczach potencjalnego kupca.
  5. Istnieją ustawienia umożliwiające skuteczną kontrolę menedżerów. W ten sposób możesz poprawić jakość obsługi.
  6. Statystyki dotyczące wszystkich połączeń są tuż przed oczami menedżera. Dzięki temu przestaniesz tracić klientów, ponieważ będzie znacznie mniej nieodebranych połączeń.
  7. Połączenie jest przekazywane na żądany numer, bez względu na to, gdzie jesteś. Dzięki temu zwiększasz mobilność siebie i swoich pracowników.
  8. Jeśli firma ma kilka biur w całym kraju lub na świecie, połączy je wirtualna centrala PBX. Wszyscy pracownicy znajdują się w jednej sieci, a połączenia przychodzące są przekazywane do dowolnego miejsca na świecie, gdzie istnieje telefonia IP.
  9. Telefony w formacie 0-800 można podłączyć do wirtualnej centrali PBX, do której połączenia są dla klientów bezpłatne. 
  10. Jedyna trudność może pojawić się, gdy będziesz musiał połączyć swój dotychczasowy numer z wirtualną centralą PBX. Wiele usług nie może zapewnić takiej możliwości z przyczyn technicznych. Jeśli nie posiadasz takich numerów telefonów, udostępnimy je do wynajęcia po konkurencyjnych cenach. Za aktywację numerów nie będzie pobierana opłata.

Co wybrać ― centrala biurowa czy chmurowa?

Wybór na korzyść telefonii analogowej lub wirtualnej zależy od specyfiki działalności, jej skali, zakresu, celów i zadań.

Zalety tradycyjnej centrali telefonicznej mają miejsce pod warunkiem, że firma korzysta z profesjonalnego i wydajnego sprzętu. I tylko duże firmy mogą sobie na to pozwolić, ponieważ konfiguracja analogowej centrali PBX wymaga dużo czasu i pieniędzy. W takim przypadku telefonia analogowa będzie miała szereg zalet:

  1. Sam kontrolujesz połączenie telefoniczne i nie jesteś uzależniony od problemów po stronie serwisu. Jednak w przypadku awarii będziesz musiał zaangażować zewnętrznych specjalistów za dodatkową opłatą.
  2. Bardziej zaawansowane opcje dostosowywania. Korzystając z telefonii w chmurze jesteś uzależniony od funkcjonalności usługi i możesz wybierać tylko spośród oferowanych opcji. Tradycyjną centralę PBX można zmodyfikować, aby spełniała specyficzne potrzeby firmy.

Jednak stacjonarne centrale PBX mają wady, w tym:

  • powiązanie z adresem fizycznym (pracownicy będą mogli wykonywać i odbierać połączenia tylko w miejscu pracy);
  • brak szczegółowych raportów z rozmów telefonicznych;
  • złożona konfiguracja, potrzeba wykwalifikowanego specjalisty do podłączenia i wsparcia technicznego;
  • wysoki koszt sprzętu;
  • im więcej podłączonych numerów, tym wyższy koszt centrali, a także jej fizyczny rozmiar, liczba przewodów itp.;
  • ograniczona funkcjonalność.

Ponadto telefonia będzie musiała zostać ponownie skonfigurowana podczas przeprowadzki. I w tym przypadku będziesz musiał pożegnać się ze starymi numerami telefonów, które są już znane klientom.

Porównajmy możliwości obu typów central PBX:

Wirtualna centrala PBX, Porównajmy możliwości obu typów central PBX

Podsumowując: wybierz w oparciu o swoje potrzeby, możliwości i ambicje. Wirtualna centrala PBX to dostępność, elastyczność, prostota i duża szybkość konfiguracji. W dzisiejszych czasach istnieje wiele wirtualnych central PBX w chmurze, więc przed wyborem lepiej zapoznać się z oceną w sieci.

Wybór telefonii analogowej ma sens tylko wtedy, gdy jesteś gotowy przeznaczyć znaczną kwotę na potężny sprzęt i osobne dla niego pomieszczenie. Cokolwiek wybierzesz, lepiej nie oszczędzać na komunikacji.

⚡️Chcesz zwiększyć skuteczność reklamy i sprzedaży?

Ringostat pomoże zoptymalizować kampanie i pracę sales-menedżerów

Wyniki

  1. Wirtualna centrala PBX to sposób na zapewnienie firmie komunikacji telefonicznej szybko i bez zbędnych kabli. Zawiera również szczegółowe statystyki połączeń i umożliwia działowi sprzedaży pracę z dowolnego miejsca na świecie.
  2. Aby podłączyć centralę PBX w chmurze, musisz zdecydować się na usługę, wybrać numery telefonów i połączyć się kontaktując się z pomocą techniczną.
  3. Szybkość konfiguracji jest jedną z głównych zalet wirtualnych central PBX w porównaniu z biurowymi centralami PBX. Można również łatwo skonfigurować przekierowanie połączeń, menu głosowe i automatyczną sekretarkę.
  4. Jest to również skuteczne narzędzie do monitorowania jakości pracy działu sprzedaży, ponieważ wirtualne centrale przechowują statystyki i zapisy rozmów telefonicznych. 
O autorze

Redaktorka bloga Ringostat. Autorka artykułów do publikacji o digitalu i dużych mediach o biznesie. Studiowała dziennikarstwo na Odeskim Uniwersytecie Narodowym im. I. I. Miecznikowa.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.