Telefonia VoIP to system komunikacji biznesowej, który umożliwia odbieranie i wykonywanie połączeń telefonicznych przez Internet. Technologia ta stanowi nowoczesną alternatywę dla przestarzałej telefonii analogowej wykorzystującej fizyczne linie telefoniczne, a także komunikacji mobilnej, która ma ograniczoną funkcjonalność i nie spełnia potrzeb biznesowych. Przyjrzyjmy się, jak działa telefonia VoIP i kto może z niej skorzystać.
Czym jest telefonia VoIP?
VoIP (Voice over Internet Protocol) to technologia, która przesyła sygnały głosowe za pośrednictwem protokołu internetowego (IP).
Mówiąc prościej, telefonia VoIP umożliwia wykonywanie połączeń przez Internet bez użycia tradycyjnych linii telefonicznych. Podczas połączenia VoIP głos dzwoniącego jest konwertowany na cyfrowe pakiety danych. Dane są przesyłane przez Internet, a gdy dotrą do odbiorcy, są konwertowane z powrotem na sygnał głosowy. Głos pozostaje czysty i wyraźny, a komunikacja jest nieprzerwana.
Aby się komunikować, wystarczy mieć:
- komputer, telefon, tablet lub inne urządzenie podłączone do sieci;
- aplikację do połączeń;
- zestaw słuchawkowy ze słuchawkami i mikrofonem.
Czytaj także — Czym jest telefonia SIP i dlaczego firma jej potrzebuje?
Dlaczego potrzebny jest numer VoIP?
Numer VoIP to numer telefonu, który nie jest powiązany z fizyczną lokalizacją. Numeru można używać na dowolnym urządzeniu z połączeniem internetowym, co czyni go idealnym do pracy zdalnej lub międzynarodowego biznesu.
W Ringostat można połączyć numery VoIP dowolnego kraju, miasta, operatora komórkowego, a także numery 0800. I pracować na całym świecie, niezależnie od lokalizacji firmy.
Jak działa system telefonii
Zasada działania telefonii jest dość prosta. Kiedy klient dzwoni do firmy, połączenie najpierw przychodzi do wirtualnej platformy telefonicznej, a następnie jest przetwarzane i kierowane na jeden z numerów, zgodnie z ustawionym schematem przekierowania połączeń. Po połączeniu rozmowa jest nagrywana, a wszystkie dane połączenia są przechowywane w systemie.
Najpierw osoba dzwoniąca jest przenoszona do menu głosowego, jeśli jest ono skonfigurowane. Zostanie odtworzony komunikat głosowy z prośbą o wprowadzenie na klawiaturze numeru odpowiadającego żądanemu działowi lub kierownikowi firmy. Jeśli dana osoba dokona wyboru, połączenie zostanie przekierowane na odpowiedni numer.
Być może najważniejszą częścią telefonii wirtualnej jest schemat przekierowania połączeń. Tutaj można ustawić kolejność i zasady dystrybucji połączeń między różnymi numerami. Firmy mogą skonfigurować nieograniczoną liczbę takich schematów: dla różnych działów, dla dni powszednich i weekendów.
Na przykład dział obsługi klienta może skonfigurować taki schemat:
Załóżmy, że w dziale obsługi pracuje trzech konsultantów. Można skonfigurować połączenie przychodzące tak, aby trafiało do każdego z nich jednocześnie. Jeśli nikt nie odbierze telefonu po 15 sekundach, połączenie zostanie przekierowane do kierownika działu. Jeśli jest on zbyt zajęty, dzwoniący zostanie przekierowany do poczty głosowej, gdzie może zostawić wiadomość ustną. Zespół otrzyma powiadomienie o pozostawionej wiadomości.
Dane dotyczące wszystkich połączeń — wychodzących, przychodzących, nieodebranych — są gromadzone w szczegółowych raportach telefonicznych. Zawsze możesz zobaczyć:
- datę i godzinę połączenia;
- czas trwania połączenia i połączenie
- numer strony dzwoniącej;
- nagranie połączenia;
- menedżera, który wykonał, odebrał lub nie odebrał połączenia.
Zaletą telefonii wirtualnej jest wiele dodatkowych funkcji. Jeśli system telefonii jest zintegrowany ze śledzeniem połączeń, raporty będą również zawierać informacje o źródle reklamy każdego połączenia — aż do słowa kluczowego. Jeśli system telefonii jest uzupełniony o sztuczną inteligencję, będziesz mieć dostęp do natychmiastowej transkrypcji i analizy każdego połączenia. Jeśli telefonia jest zintegrowana z CRM, dane o połączeniach będą automatycznie przesyłane do systemu, oszczędzając menedżerom ręcznego wypełniania danych.
Zalety korzystania z telefonii VoIP
Telefonia VoIP ma wiele zalet w porównaniu z tradycyjną komunikacją.
- Niższe koszty: nie ma potrzeby zakupu i utrzymywania sprzętu i sieci. Koszt komunikacji, w tym połączeń międzynarodowych, jest niższy.
- Szybkie połączenie. Nie musisz czekać na instalację i montaż. Podłączenie i skonfigurowanie komunikacji zajmuje tylko jeden dzień roboczy, dzięki czemu można od razu rozpocząć pracę. Wsparcie techniczne dostawcy usług komunikacyjnych zapewnia wszelką niezbędną pomoc i szybko reaguje na zapytania.
- Mobilność: firmy mogą odbierać i wykonywać połączenia w dowolnym miejscu, pod warunkiem że są podłączone do sieci, i pozostawać w kontakcie ze swoimi klientami z całego świata. Można na przykład utworzyć zdalne centrum obsługi telefonicznej i zatrudniać operatorów niezależnie od lokalizacji.
- Skalowalność i elastyczność: telefonia VoIP jest łatwa do skalowania w celu zaspokojenia rosnących potrzeb firmy, na przykład można dodawać lub usuwać numery i zmieniać ustawienia w ciągu kilku minut.
- Rozbudowana funkcjonalność, która znacznie przewyższa możliwości innych rozwiązań komunikacyjnych. Różne schematy przekierowywania połączeń, menu głosowe, kolejkowanie połączeń, nagrywanie połączeń i wiele innych funkcji, które sprawiają, że praca z telefonią jest bardziej produktywna i łatwa.
- Możliwość integracji telefonii z innymi aplikacjami, takimi jak CRM, w celu automatyzacji procesów.
- Raporty kontrolne i analityczne. Możliwość śledzenia różnych wskaźników związanych z obsługą połączeń — od liczby nieodebranych połączeń po produktywność menedżerów. Możesz poprawić jakość usług i zwiększyć produktywność
- Możliwość podłączenia sztucznej inteligencji w celu automatycznej i dokładnej analizy połączeń.
Znaczenie telefonii VoIP w nowoczesnym biznesie
Wirtualna centrala telefoniczna przyda się zarówno małym firmom, jak i dużym korporacjom. Najbardziej potrzebna jest jednak w tych niszach, w których bezpośrednia komunikacja z nabywcami lub odbiorcami usług, partnerami, kontrahentami i kooperantami odbywa się głównie drogą telefoniczną. Są to medycyna, produkcja, nieruchomości, handel, turystyka i inne branże. Wysoka jakość głosu i nieprzerwana komunikacja są ważne dla prowadzenia i rozwoju takich biznesów, ponieważ bezpośrednio wpływają na doświadczenia klientów i przychody.
Znaczenie wdrożenia telefonii w różnych sektorach biznesowych potwierdzają case’y poprawy obsługi klienta, zwiększenia produktywności i zysków.
Wnioski
Telefonia VoIP to czyste i niezawodne połączenie, które można skonfigurować w ciągu zaledwie jednego dnia. Telefonia ta umożliwia firmom, niezależnie od ich niszy, skali czy lokalizacji, szybkie nawiązywanie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej oraz pracę na całym świecie. Do skonfigurowania połączenia nie są wymagane żadne koszty sprzętu — wystarczy standardowe urządzenie biurowe: telefon, komputer i zestaw słuchawkowy.
Telefonia VoIP oferuje wiele funkcji, które można elastycznie konfigurować w zależności od zadań danej firmy. Telefonia gromadzi szczegółowe statystyki połączeń i pozwala kierownictwu monitorować jakość usług, obciążenie operatora i produktywność zespołu. Dzięki integracji telefonii VoIP z innymi systemami i usługami, dane o połączeniach są automatycznie przesyłane przez sieć, eliminując nieścisłości i oszczędzając menedżerom rutynowej pracy ręcznej.
