VoIP-телефонія — це система для бізнес-комунікації, яка дає змогу приймати та здійснювати телефонні дзвінки через інтернет. Така технологія є сучасною альтернативою застарілій аналоговій телефонії, що використовує фізичні телефонні лінії, а також мобільному зв’язку, функціонал якого має обмеження і не відповідає потребам бізнесу. Розглянемо, як працює VoIP-телефонія і кому може бути особливо корисна.
Що таке VoIP-телефонія
VoIP (Voice over Internet Protocol) — це технологія, яка передає голосовий сигнал через інтернет-протокол (IP).
Говорячи простими словами, VoIP-телефонія дає змогу здійснювати дзвінки через інтернет без традиційних телефонних ліній. Під час VoIP-дзвінка голос того, хто телефонує, перетворюється на цифрові пакети даних. Дані передаються через інтернет, і коли доходять до одержувача, знову перетворюються на голосовий сигнал. При цьому звучання голосу залишається чистим і чітким, а зв’язок безперебійним.
Для зв’язку достатньо мати:
- комп’ютер, телефон, планшет або будь-який інший пристрій, підключений до мережі;
- програму для дзвінків;
- гарнітуру з навушниками та мікрофоном.
Для чого потрібен номер VoIP
VoIP-номер — це номер телефону, який не прив’язаний до фізичного місця розташування. Номер можна використовувати на будь-якому пристрої з підключенням до інтернету, що робить його ідеальним для віддаленої роботи або міжнародного бізнесу.
У Ringostat можна підключити VoIP-номери будь-яких країн, міст, мобільних операторів, а також номери 0800. І працювати по всьому світу, незалежно від місця знаходження компанії.
Читайте також статтю «Що таке SIP-телефонія і навіщо вона потрібна бізнесу?».
Як працює система телефонії
Принцип роботи телефонії досить простий. Якщо до вас телефонує клієнт, дзвінок спочатку надходить на платформу віртуальної телефонії, потім обробляється і спрямовується на один із ваших номерів, згідно з передбаченою вами схемою переадресації. Після з’єднання розмова записується, а всі дані про дзвінок зберігаються в системі.
Спочатку абонент потрапляє в голосове меню, якщо ви його налаштували. Звучить голосове повідомлення, яке пропонує людині ввести на клавіатурі цифру, що відповідає потрібному підрозділу або менеджеру компанії. Якщо людина робить вибір, дзвінок спрямовується на відповідний номер.
Чи не найважливіша частина віртуальної телефонії — схема переадресації. Тут можна задати порядок і правила розподілу дзвінків між різними номерами. Бізнес може налаштувати необмежену кількість таких схем: для різних відділів, для робочих і вихідних днів.
Наприклад, у відділі сервісного обслуговування може бути налаштована така схема:
Припустимо, у відділі сервісного обслуговування працюють три оператори. Ви можете налаштувати так, щоб вхідний дзвінок одночасно надходив кожному оператору. Якщо через 15 секунд ніхто не зніме слухавку, виклик буде направлено керівнику відділу. Якщо і він занадто зайнятий, абонента буде направлено на голосову пошту, де він зможе залишити усне повідомлення. Команда отримає повідомлення про залишене повідомлення.
Дані про всі дзвінки — вихідні, вхідні, пропущені — збираються в докладні звіти телефонії. Ви завжди можете подивитися:
- дату і час з’єднання;
- тривалість очікування і розмови;
- номер абонента, що телефонує;
- запис розмови;
- менежера, який здійснив, прийняв або пропустив дзвінок.
Перевага віртуальної телефонії — багато додаткових можливостей. Якщо система телефонії інтегрована колтрекінгом, у звітах також буде доступна інформація про рекламне джерело кожного дзвінка — аж до ключового слова. Якщо телефонія доповнена штучним інтелектом, вам буде доступна миттєва транскрибація та аналіз кожної розмови. Якщо телефонія інтегрована з CRM, дані про дзвінок будуть автоматично передаватися в систему, що позбавить менеджерів від ручного заповнення даних.
Переваги використання VoIP-телефонії
VoIP-телефонія має низку переваг порівняно з традиційним зв’язком.
- Зниження витрат: немає потреби в купівлі та обслуговування обладнання та мереж. А вартість зв’язку, зокрема, міжнародного – нижча.
- Швидке підключення. Вам не доведеться чекати встановлення та монтажу. Підключення та налаштування зв’язку займає всього один робочий день, тож ви буквально відразу можете працювати. Технічна підтримка постачальника зв’язку надає всю необхідну допомогу і швидко відповідає на запити.
- Мобільність: бізнес може приймати й виконувати дзвінки де завгодно, за умови підключення до мережі, і бути на зв’язку зі своїми клієнтами з усього світу. Наприклад, можна створити віддалений кол-центр і найняти операторів незалежно від місцезнаходження.
- Масштабованість і гнучкість: телефонію VoIP легко масштабувати відповідно до зростаючих потреб вашого бізнесу, наприклад, можна додати або видалити номери, змінити налаштування — за лічені хвилини.
- Широкий функціонал, що значно перевершує можливості інших рішень для зв’язку. Різні схеми переадресації, голосове меню, черга дзвінків, запис розмов і багато інших функцій, які роблять роботу з телефонією більш продуктивною і простою.
- Можливість інтеграції телефонії з іншими програмами, наприклад, CRM — для автоматизації процесів.
- Контроль та аналітичні звіти. Можливість відстеження різних показників, пов’язаних з роботою з дзвінками — від кількості пропущених дзвінків до продуктивності менеджерів. Ви зможете поліпшити якість обслуговування і підвищити продуктивність роботи
- Можливість підключення штучного інтелекту для автоматичного і точного аналізу дзвінків.
Значення VoIP-телефонії в сучасному бізнесі
Віртуальна АТС буде корисна як для малого бізнесу, так і для великих корпорацій. Але найбільш вона потрібна в тих нішах, де безпосереднє спілкування з покупцями або замовниками послуг, партнерами, виконавцями робіт, партнерами здебільшого відбувається телефоном. Це медицина, виробництво, нерухомість, торгівля, туризм та інші галузі. Для ведення і розвитку такого бізнесу важлива висока якість звучання голосу і безперебійність зв’язку, оскільки це безпосередньо впливає на клієнтський досвід і дохід.
Важливість впровадження телефонії в різних галузях бізнесу підтверджують кейси поліпшення клієнтського сервісу, зростання продуктивності праці та збільшення прибутку.
Висновок
VoIP-телефонія — це чистий і надійний зв’язок, який можна підключити всього за день. Така телефонія дає змогу бізнесу, незалежно від ніші, масштабу і місцезнаходження, швидко налагодити внутрішню і зовнішню комунікацію і працювати по всьому світу. Для підключення зв’язку не потрібні витрати на обладнання — для зв’язку достатньо звичайних офісних пристроїв: телефон, комп’ютер, гарнітура.
VoIP-телефонія пропонує безліч функцій, які гнучко налаштовуються залежно від завдань конкретного бізнесу. Телефонія збирає детальну статистику за дзвінками та дає змогу керівництву контролювати якість обслуговування, навантаження операторів, продуктивність колективу. Завдяки інтеграціям VoIP-телефонії з іншими системами та сервісами, дані про дзвінки автоматично передаються мережею, унеможливлюючи неточності та позбавляючи менеджерів рутинної ручної роботи.
