Продуктивність менеджера продажів ― це співвідношення між показниками продажів та ресурсами, які використані ним, щоб досягти цих показників. Що менше часу та зусиль потрібно працівнику для досягнення поставленої мети, то вища його продуктивність. А отже кращі продажі та вищий дохід компанії. Підвищити продуктивність можна за допомогою сучасних інструментів, які заощаджують час, автоматизують частину робочих процесів, мінімізують ручну працю.
Інтеграція телефонії з CRM
Як ми вже не раз розповідали, значна частина обовʼязків менеджера продажів складається з рутини. Так, за даними дослідження Dooly, аж 41% робочого часу менеджери продажів витрачають на роботу, яка навіть не повʼязана безпосередньо з продажами. Серед таких занять, зокрема, робота з CRM. 85% менеджерів продажів також впевнені, що могли б приносити компанії більше доходу, якби витрачали менше часу на такі зайві завдання.
Наприклад, коли телефонує новий клієнт, менеджер повинен не лише поспілкуватися, а й виконати ряд рутинних завдань: створити в CRM контакт та угоду тощо. Якщо дзвінок від клієнта відбувся вже не вперше, потрібно знайти угоду, зафіксувати дзвінок, а також записати предмет розмови. Звісно, все це недовго, якщо ми говоримо про кілька розмов на день. Але якщо мова про десятки викликів, даремно витрачається чимало часу.
Як можна цьому зарадити? Автоматизувати частину завдань, які до того часу менеджер виконував вручну. Тим самим звільнити робочий час для основних обовʼязків ― спілкування і, власне, продажів.
Допоможе збільшити продуктивність, зокрема, інтеграція віртуальної телефонії з CRM. Погляньмо, як це працює.
- Після дзвінка від нового потенційного покупця в системі CRM автоматично створюється контакт, угода, завдання. Менеджер не повинен «тримати в голові» та вручну виконувати ці рутинні справи.
- Якщо клієнт телефонує вже не вперше, під час вхідного виклику менеджер побачить його імʼя та прізвище, і зможе одразу звернутися до клієнта на ім’я. Також можна одним кліком перейти в CRM, щоб одразу переглянути історію попередньої комунікації ― це допоможе предметно повести поточну розмову.
- Виклик від клієнта, що телефонує повторно, буде автоматично спрямований відповідальному менеджеру. Це не лише зробить спілкування продуктивнішим, але справить гарне враження на клієнта, який почує вже знайомий голос.
- За викликом, що залишився без відповіді, для відповідального менеджера буде створено завдання «Передзвонити». Так звернення не буде втрачено, якщо з якоїсь причини працівник не зміг відповісти на дзвінок.
- Дані про кожен дзвінок автоматично передаються в систему, включно із записом розмови. Можна щомиті переглянути історію комунікації та прослухати всі записи.
Вище перелічені лише найбільш поширені налаштування. Але кожна компанія може продумати та сформувати власні сценарії інтеграції телефонії та CRM, щоб робота менеджерів була легкою та продуктивною. На ілюстрації нижче показано, як це зробити за допомогою матриці:
Ми розглянули лише один вид інтеграції, найбільш затребуваний та популярний в бізнесі ― інтеграцію телефонії Ringostat з CRM. Навіть одна лише вона може зробити працю менеджерів продажу продуктивнішою завдяки уникненню рутинних, повторюваних завдань, помилок та зайвих витрат часу. Але платформа Ringostat має понад 30 різних інтеграцій з іншими програмами:
- месенджерами;
- рекламними кабінетами;
- аналітичними системами
- Іншими програмами.
Всі вони передбачають автоматичну передачу даних про дзвінки, завдяки чому праця команди стає простішою та продуктивнішою.
Кросплатформний додаток для дзвінків
Завдяки використанню віртуальної телефонії спілкування між менеджерами та клієнтами стало зручним та ефективним. Наприклад, можливо опрацьовувати дзвінки, маючи лише компʼютер зі встановленим додатком для дзвінків та доступ до інтернету.
Проте для сучасного бізнесу важлива також і мобільність. Менеджери продажів часто спілкуються з клієнтами не лише за робочим столом в офісі. Часто спілкування відбувається в дорозі, на виробництві, складі чи будівельному майданчику, під час відряджень та нарад тощо. Якщо використовувати для такої комунікації особистий смартфон та звичайний мобільний звʼязок, дані про дзвінки не збережуться, що зашкодить загальній продуктивності команди.
Зручним рішенням може бути кросплатформний додаток для дзвінків Ringostat, який працює не лише на компʼютерах, а й на смартфонах. Це дає змогу комунікувати з клієнтами незалежно від місця перебування, при цьому зберігаючи всі дані про дзвінки.
Важливо, що менеджер може бути авторизований одночасно на кількох пристроях ― це сприяє безперервній, плинній роботі навіть в непередбачуваних обставинах. До того ж мобільна версія додатка має повний функціонал десктопної версії:
- набирання номерів, приймання та здійснення викликів;
- перегляд історії комунікації ― це, зокрема, дає змогу вчасно помітити пропущений виклик та передзвонити;
- листування з користувачами різних месенджерів та чатів на сайті — це позбавляє від необхідності відслідковувати декілька різних додатків окремо;
- переведення дзвінків колегам, якщо на запит співрозмовника може краще відповісти інший працівник;
- перехід в CRM одним кліком, коли потрібно швидко уточнити деталі попередньої комунікації;
- доступ до цінної інформації про співрозмовника, наприклад, кількість переглянутих сторінок та попередніх дзвінків, рекламне джерело переходу на сайт ― це надасть менеджеру корисні підказки для підведення співрозмовника до покупки;
- перегляд відвідувачів сайту в режимі реального часу, якщо ці користувачі раніше телефонували в компанію ― можна швидко звʼязатися з потенційними покупцями в момент найбільшого інтересу та залучення.
Інтерфейс додатка для дзвінків простий та зрозумілий, а користування ним не складніше, ніж користування смартфоном. При цьому він не садить батареї телефону, що дуже важливо для українських підприємців та працівників в умовах частих відключень світла. Навіть якщо зникне електроенергія, ви все одно зможете приймати та здійснювати дзвінки за допомогою смартфона та додатка, використовуючи мобільний інтернет. І не втратите звʼязку з вашими клієнтами.
Запис та транскрибація телефонних розмов
Існує безліч випадків, коли менеджеру може знадобитися уточнити зміст розмови, що відбулася раніше. Наприклад, треба пригадати собі чи співрозмовнику деталі домовленостей. Або під час відпустки чи хвороби відповідального менеджера з клієнтом спілкувався колега, і тепер потрібно увійти в курс справ. Керівникам теж важливо знати, як працівники комунікують з клієнтами: чи добре знають продукт, чи відповідають на всі запитання, чи дотримуються скриптів розмови.
Телефонія Ringostat автоматично записує кожну телефонну розмову. А завдяки інтеграції телефонії з CRM ― передає цей запис в систему та долучає до угоди.
Записи розмов ― справді корисний інструмент. Але якщо компанія щодня здійснює десятки дзвінків, прослуховування та аналіз всієї комунікації може бути проблемою. Кожна розмова може тривати від кількох до кількадесяти хвилин, а опрацювання ― ще більше. Адже потрібно не лише прослухати, а зробити висновки про хід спілкування, скіли менеджера, знання продуктів, дотримання скриптів тощо. Наприклад, пошук певної ключової фрази в розмові, навіть в разі часткового чи прискореного відтворення аудіо, може стати справжнім випробуванням. Звісно, це шкодить продуктивності команди.
На допомогу приходить штучний інтелект від Ringostat, що здатен майже миттєво транскрибувати розмови та перетворювати на текст. Це значно спрощує роботу менеджерів та керівників, в обовʼязки яких входить аналіз комунікації. Адже переглянути текстову розшифровку та короткий звіт ― значно швидше, ніж прослуховування цілого запису.
За нашими підрахунками, якщо відділ продажів складається принаймні з пʼяти працівників, що спілкуються з клієнтами двічі на день, ШІ може заощадити керівнику понад 13 годин на тиждень. Це можливо завдяки автоматичній транскрибації та аналізу розмов.
Таким чином ШІ допомагає опрацювати всю комунікацію команди:
- не ризикуючи пропустити щось важливе через вибірковий аналіз;
- не витрачаючи зайвого часу.
Рішення від Ringostat також стане справжньою знахідкою для компаній, що працюють на зарубіжних ринках. Припустімо, менеджери спілкуються з клієнтами різними мовами. Керівник мусив би знати безліч мов, щоб аналізувати всю комунікацію команди, але завдяки Ringosta AI це не потрібно ― штучний інтелект знає понад 50 мов. ШІ може транскрибувати розмови мовою оригіналу чи автоматично перекладати англійською. Це забезпечує продуктивну працю навіть для міжнародної компанії.
Підсумування розмов штучним інтелектом
Транскрибація розмов ― лише одна з десятків, якщо не сотень можливостей штучного інтелекту, які допомагають менеджерам продажів працювати значно продуктивніше. Згадаємо й інші.
Зокрема, аналіз розмови, який виконує ШІ майже миттєво після завершення дзвінка. Штучний інтелект автоматично формує детальний звіт за підсумками спілкування на основі реплік співрозмовників. Тож менеджеру не доведеться робити цього самостійно, отже він може заощадити принаймні 7 хвилин на кожній розмові.
Та тут йдеться не лише про прискорення роботи. А й про значне посилення команди невтомним «колегою» з винятковими скілами. Підсумування розмов, яке виконує штучний інтелект, містить цінну інформацію про клієнта та комунікацію:
- ключові пункти розмови;
- основний запит;
- настрій співрозмовників, а також загальний настрій розмови;
- рекомендації щодо подальших кроків.
Ці дані та поради ШІ можуть надалі суттєво допомогти в досягненні кінцевої мети спілкування – продажу.
Але це ще не все. Ringostat може підготувати ШІ для роботи саме для вашого бізнесу. Для цього ми навчаємо штучний інтелект на основі внутрішніх документів компанії: регламентів, правил, скриптів, описів процесів. Завдяки цьому ШІ здатен аналізувати комунікацію так, як це робив би досвідчений, відданий супервайзер. До речі, послуга так і називається — Ringostat AI Супервайзер.
Наприклад, штучний інтелект здатен створити портрет клієнта на основі телефонної розмови. І не тільки.
Штучний інтелект не лише вчиться сам. Він також допомагає вчитися працівникам компанії, зокрема, сейлзам. Це відбувається завдяки аналізу розмов на предмет:
- дотримання скриптів;
- виконання внутрішніх правил, наприклад, уникання певних формулювань чи, навпаки, обовʼязку повідомити якісь важливі деталі оферти;
- помилок;
- вдалих кроків;
- роботи з запереченнями;
- досягнутих результатів розмови.
Висновки та поради ШІ щодо кожної розмови допомагають менеджерам продажів зростати та вдосконалювати власні навички.
Power Dialer ― автонабір номерів
Робота відділу продажів часто повʼязана з виконанням холодних дзвінків. Іноді менеджерам доводиться телефонувати десятки разів на день. І кожен новий виклик вимагає певних автоматичних дій: копіювання номера з бази, вставлення в поле додатка для дзвінків, натискання кнопки виклику. Це здається дрібницею, проте за день на виконання таких непомітних дій може піти навіть 15 хвилин, а за тиждень ― вже година. Звісно, цей час краще присвятити на розмови.
Power Dialer ― просте рішення, реалізоване в рамках додатка для дзвінків Ringostat. Воно автоматично набирає номери з заздалегідь створеної та завантаженої бази. Менеджеру не доводиться навіть клікати на номери, а тим паче набирати цифри на клавіатурі. Також Power Dialer автоматично робить визначеної тривалості паузи між дзвінками, щоб працівник встиг зробити нотатки й підготуватися до наступної розмови.
Зайве говорити про те, що Power Dialer сприяє продуктивності менеджерів. Рішення заощаджує час і дозволяє зосередитись лише на спілкуванні. Також воно допомагає уникати помилок чи випадкового пропускання певних номерів бази, що трапляється при ручному наборі.
Дізнайтеся більше про це рішення ― «Автоматично додзвонюйтесь клієнтам з Power Dialer, економлячи до 7 секунд при кожному виклику».
Зручна внутрішня комунікація
Продуктивність відділу продажів залежить не лише від кожного працівника окремо, але також від того, як налагоджена внутрішня комунікація команди. Часто співробітникам доводиться користуватися звичайним мобільним звʼязком чи месенджерами. А це не зручно, адже потрібно витрачати час на пошук номера в адресній книзі чи набір текстового повідомлення.
Одним зі зручних рішень є короткі внутрішні номери, які призначаються кожному працівнику всередині телефонної системи компанії. Навіть якщо колеги працюють не в сусідніх кабінетах, а за тисячі кілометрів один від одного, за такими короткими номерами менеджери можуть миттєво звʼязуватися один з одним.
Проте вручну набирати внутрішні номери незручно. Ringostat пропонує краще рішення – миттєвий дзвінок до колеги за допомогою додатку Ringostat. На владці «Книга контактів» ви побачите список клієнтів, а також колег та відділів вашої компанії. І зможете одним кліком звʼязатися з потрібним співробітником.
Також за допомогою додатка Ringostat колеги можуть переводити дзвінки один одному. Наприклад, клієнт додзвонився до відділу продажів, але в процесі спілкування стало зрозуміло, що його питання може розвʼязати юридичний чи технічний відділ. В такому випадку не потрібно диктувати клієнту інший номер. Додаток Ringostat дозволяє легко перевести дзвінок в інший відділ чи навіть певному працівникові ― за внутрішнім номером. Можна навіть попередньо поспілкуватися з колегою, щоб розповісти деталі справи, поки клієнт чекатиме на лінії. Так йому не доведеться двічі переповідати працівникам свої запитання.
Детальніше про функціонал додатка Ringostat та переведення дзвінків ви дізнаєтеся в статті «Ringostat Smart Phone: повний огляд десктопної та мобільної версій додатка для ефективної обробки лідів».
Висновки
- Продуктивність менеджерів продажу зростає, якщо вдається досягти визначеної мети за коротший час та меншими зусиллями. Існує безліч сучасних інструментів, які допомагають працювати продуктивніше, а отже швидше і більше продавати.
- Наприклад, завдяки інтеграції віртуальної телефонії Ringostat з CRM, можна позбутися рутини, яка займає багато часу та відволікає спеціалістів від основних обовʼязків. По факту дзвінка будуть створюватися контакти й задачі, виклики направлятимуться до відповідального менеджера, а записи розмов додаватимуться до карти угод. Така автоматизація суттєво сприятиме зростанню продуктивності.
- Завдяки кросплатформному додатку для дзвінків Ringostat, що відтепер працює не лише на компʼютерах, а й на смартфонах, менеджери можуть спілкуватися з клієнтами де завгодно. Це робить працівників мобільними та гнучкими. При цьому немає жодного ризику втратити дані про дзвінок ― вони зберігаються у звітах бізнес-телефонії, як завжди.
- Використовуйте можливості штучного інтелекту, щоб посилити команду та прискорити роботу. ШІ від Ringostat здатен миттєво транскрибувати розмови, перетворюючи записи на текст. Це заощаджує час, адже замість прослуховування розмов достатньо швидко проглянути текстову розшифровку. Також штучний інтелект допомагає вдосконалювати навики продажів, оскільки аналізує хід розмов та дає поради, як наблизити клієнта до продажу.
- Якщо команді потрібно швидко й ефективно продзвонити базу номерів, доцільно використати Power Dialer. Цей інструмент автоматично і почергово набирає номери, позбавляючи менеджера робити це вручну на клавіатурі. Рішення заощаджує час, а також допомагає зосередитись на спілкуванні, ні на що не відволікаючись.
- Додаткова перевага додатка для дзвінків Ringostat ― можливість зручної та швидкої внутрішньої комунікації з колегами. Додаток також дає можливість легко і швидко перевести дзвінок на колегу, якщо співробітник краще та компетентніше може відповісти на звернення.
