Спілкування телефоном залишається популярним каналом зв’язку в бізнесі, оскільки дозволяє швидко розв’язувати проблеми та обмінюватись інформацією. Також телефонні розмови передають емоції та настрій для побудови довіри. Але для того, щоб позитивно закривати угоди та стимулювати повторні звернення, важливо покращувати якість обслуговування. Згідно зі звітом Software Advice, 92% компаній, які інтегрували у свою роботу запис дзвінків, помітили задоволеність клієнтів вже протягом першого року впровадження.
Підвищення ефективності комунікаційного процесу
Впровадження хмарної телефонії дозволяє автоматично записувати розмови з клієнтами ― не треба використовувати сторонні додатки чи програми для запису дзвінка.
Запис дзвінка можна зручно прослухати будь-коли в особистому кабінеті Ringostat чи в CRM-системі:
- в кабінеті Ringostat запис розмови автоматично зберігається в картці виклику в «Журналі дзвінків»;
- якщо налаштована інтеграція хмарної АТС з CRM, запис дзвінка додається до картки клієнта в системі.
Якщо на сайті налаштовано форму зворотного зв’язку, дзвінки, які були замовлені через неї, також будуть автоматично записані.
Розмови співробітників, які здійснюють та приймають виклики за допомогою мобільного телефону, також не залишаться поза увагою. Завдяки додатку Ringostat Smart Phone, який має не тільки десктопну, а і мобільну версії, усі розмови будуть збережені в системі. Це зручно для співробітників, яким в робочий час треба відлучатися на пошту, склад, об’єкт тощо.
Використання запису розмови дає менеджеру нові можливості для покращення комунікації з клієнтом:
- співробітник згадає усі запити, побажання та питання клієнта, які можуть вплинути на успішне закриття угоди;
- якщо у клієнта були сумніви або заперечення, працівник зможе підготувати аргументацію для наступної розмови тощо.
Якщо ж подальшу комунікацію з клієнтом буде вести інший працівник, він зможе ознайомитись з записом розмови ще до наступного дзвінка. Це допоможе швидко перейти до предметної бесіди, а не витрачати час на з’ясування усіх деталей щодо питання користувача. А клієнту не знадобиться декілька разів обговорювати одну і ту ж саму інформацію, що позитивно вплине на його сприйняття бренду.
Підвищення якості обслуговування клієнтів
Аналіз записів телефонних дзвінків — це один з дієвих способів оцінити реальний рівень обслуговування клієнтів. Керівник може перевірити:
- дотримання менеджерами скриптів розмов;
- презентація товарів та послуг залежно від потреб клієнтів;
- відсутність в комунікації з користувачами стоп-слів, слів-паразитів, нецензурної лексики тощо.
Також записані дзвінки є цінним навчальним матеріалом для нових співробітників. Вони можуть як ознайомитися з успішними кейсами, так і навчитися на помилках колег. Це дозволяє новачкам швидше влитися в роботу команди та дотримуватись принципів ефективної комунікації з клієнтами.
Забезпечення високого рівня безпеки та відповідності
Записи розмови корисні для усіх галузей бізнесу, оскільки вони допомагають не тільки покращити комунікацію з клієнтами, а і розібратися в спірних ситуаціях.
Але, оскільки записані дзвінки можуть містити конфіденційну інформацію, дуже важливо забезпечити високий рівень безпеки даних. Ringostat надає максимальний захист інформації на всіх етапах роботи з платформою, від зберігання даних до управління доступом. Рішення дозволяє налаштувати рівні доступу, фіксує зміни та відповідає вимогам GDPR. Якщо ж дзвінок не повинен ніде зберігатися, то можна будь-коли відключити автоматичний запис розмов.
Виявлення нових можливостей для бізнес-розвитку
Розвиток телефонії не стоїть на місті, і вона пропонує все більше можливостей для росту бізнесу. Мовна аналітика з AI від Ringostat надає автоматичну транскрипцію телефонних дзвінків та короткий зміст розмови. А також виділяє критичні моменти, на які треба звернути увагу, та визначає як загальний настрій бесіди, так і кожного з її учасників.
Переваги автоматичного аналізу дзвінків
- Керівник витрачає менше часу на аналіз записаних розмов. Він може відразу звернути увагу на важливі моменти, виділені AI. Чи ознайомитись зі стислим змістом дзвінка.
- Автоматичний аналіз запису розмов також допомагає не упустити важливі помилки. Перевіряючий може не мати часу на прослуховування усіх аудіозаписів чи пропустити недотримання скриптів розмов через перенавантаження та втому. AI, на відміну від людини, здатен швидко та ефективно аналізувати записи незалежно від їх кількості та без перерви на відпочинок.
- Мовна аналітика з AI від Ringostat знає понад 50 мов, і може зробити переклад розмови на англійську. Це дозволяє керівнику контролювати комунікацію навіть з іноземними користувачами.
Висновки
Запис дзвінків — це не просто одна із функцій хмарної телефонії, а корисний інструмент для розвитку бізнесу. Він дозволяє вдосконалити обслуговування клієнтів, оскільки покращує контроль за роботою менеджерів та надає корисні інсайти для подальших розмов з користувачем. Також запис дзвінків відбувається автоматично, тому непотрібно використовувати сторонні програми. Це не тільки зручно, а і зменшує вірогідність витоку конфіденційної інформації.
