Як розробити фінансовий план та бюджетування

Жодна успішна компанія не може обійтись без грамотно побудованого фінансового планування та бюджетування. Проте навіть досвідчені підприємці припускаються помилок. Катерина Супрун, фінансова експертка в компанії Finmap та спікерка відомих освітніх курсів розповість простими словами: як правильно розробити фінансовий план та бюджетування, як уникнули помилок, та що обов’язково врахувати.

Розбираємось із назвами

З точки зору різних найменувань — багато хто плутається, що таке фінансове планування, фінансова модель, фінансова стратегія та бюджет. І яка між цим різниця? 

Отже, нумо розбиратися в нудній теорії.  

Фінансове планування vs фінансова модель vs бюджет vs фінансова стратегія 

Фінансова стратегія — це фінансові цілі компанії, навігатор розвитку бізнесу. Відповідає на глобальне питання «Куди йде компанія?».

Фінансове планування / фінансова модель — моделювання майбутнього для свого бізнесу. Побачити в цифрах куди рухається бізнес, які будуть результати, та які необхідно ресурси для їх досягнення. Фінмодель потрібна, щоб програти сценарії та подивитися, що буде з компанією в різних ситуаціях.

Якщо у фінансовій моделі та фінансовому плані ми все ще тестуємо розвиток подій та сценарії, то бюджет — це вже прийнятий варіант, який ми імплементуємо. Бюджет — інструмент більш детальний, та використовується для оперативного планування та керування.

Які показники ми плануємо:

• прибуток — це наша ефективність;
• гроші — це наша платоспроможність, стабільність, ліквідність;
• власний капітал — «багатство» компанії, власника, то, чим він володіє, скільки це коштує;
• дивіденди — ваш кайф — за для чого взагалі ми робимо бізнес.

Як почати ефективно працювати з бюджетом?

Етапи підготовчої роботи:

1. Збір інформації — для того, щоб бюджетний процес був ефективним, необхідно спиратися на дані попереднього періоду. Ці дані мають бути зведені в єдиному форматі, за однаковими категоріями та підкатегоріям, щоб ми могли прослідкувати динаміку їхніх змін, а отже —  вдало запланувати на майбутнє.
2. Прогнозування доходів — має бути свідомим та обґрунтованим. Не від слова «Просто хочу», а від «Реально можу». За кожною сумою ми маємо розуміти, що продаємо, в якій кількості, по якійй вартості, де й коли.
3. Оцінка витрат. Тут порада — підходити до кожної статті витрат із єдино допустимої позиції — а чи можна обійтися без неї? «Давайте не виділятимемо кошти на статтю А, доки не переконаємось в необхідності фінансування витрат за цією статтею». Такий принцип, якщо його впровадити в компанію, може зберегти вам чимало коштів.

Переходимо до планування

Планування складається з декількох пунктів. Пропрацювання кожного є важливим, бо система працює комплексно. 

1. План грошових потоків

Мається на увазі не тільки план надходжень, а й обмеження по виплатах. З цим вам допоможе Платіжний календар. Складаємо мінімум на  місяць усі планові надходження та оплати.

План грошових потоків, а саме Платіжний календар має бути обов’язково при ймовірностях касових розривів, для контролю руху грошей та платоспроможності бізнесу. Наприклад, в сервісі Finmap дуже зручно реалізовано платіжний календар. Він автоматично підсвічує касові розриви та дає змогу швидко реагувати, переміщаючи платежі по строках. З досвіду: ніяка гугл-таблиця не надасть такої зручності, автоматизації та коректності.

2. Плануємо прибуток

З цим вам допоможе Фінансова модель бізнесу або Бюджет доходів та витрат — плановий P&L. Фінансова модель зазвичай будується на термін від року, а плановий P&L від місяця до року.

Що покаже цей Бюджет або Фінансова модель:

• пибуток бізнесу;
• які ресурси необхідні для його досягнення;
• які показники впливають на фінансовий результат, та як їх покращити.

Що врахувати при складанні

Доходи: 

• аналіз ринку: тренди, ціни, погрози, нововведення;
• аналіз конкурентів;
• аналіз продажів за попередній період;
• нові послуги чи продукти;
• чи планується зміна в ціні.

Витрати:

• що відбудеться з витратами, якщо необхідно досягти планового рівня продажів;
• команда: фонд оплати праці, кількість, якість;
• прямі витрати та збут;
• адміністративні витрати;
• зміни або нові витрати при впровадженні нових послуг; 
• аналіз витрат попереднього періоду.

Показники, які маємо проаналізувати та запланувати::

• прибуток бізнесу — чистий, EBITDA;
• маржинальність напрямів/послуг/товарів;
• точка беззбитковості (точка 0);
• повернення інвестицій/дивіденди;
• рентабельність продажів.

Де брати дані для планування?

Усі відповіді — в управлінських звітах компанії. Треба тільки навчитися формувати та аналізувати їх.

Тому для складання фінансової моделі та бюджетів, перш за все, необхідно налаштувати якісний управлінський облік. Вихід для тих, хто немає достатньої бази знань або достатньо часу — сервіс Finmap. 

Топ 5 найчастіших помилок підприємців

Як ми й обіцяли на початку статті, поділимося помилками, які припускаються найчастіше, та порадимо, як їх уникнути. 

1. Плануватися, вважаючи, що ви маєте справу з набором незрозумілих інструментів й взагалі майбутнє неможливо передбачити. Нерозуміння, навіщо взагалі витрачати на це час. Так може здаватися лише тому, що ви поки не знаєте, як це правильно робити. Переваги планування великі: виконує координувальну та організаційну ролі, сприяє ініціативі та надає спосіб контролю.
2. Плануватися, не спираючись на звіти та аналіз попереднього періоду. Цей пункт є одним із найважливіших для ефективного бюджетування. Ми маємо точно відстежувати зміни, динаміку, фактори, що впливають та закладати обґрунтовані дані в план — це означає керування грошима та цифрами бізнесу. 
3. Поверхневе планування. Необхідно складати план не за принципом «хочу ідеально», а за принципом «можу реально». Тобто плануємо не ×1000, бо так хочемо і теоретично хтось це робить. Якщо ви плануєте зростати — це має бути поступово. І найважливіше, з повною відповідністю витрат по збільшених обсягів продажів: команда, маркетинг, оренда приміщення, податки тощо. 
4. Плутання між собою плану руху грошей та плану прибутку. Ще гірше — це робити щось середнє між ними. Ви маєте визначитися, що рух грошей формується за касовим методом, а план прибутку за методом нарахування. 
5. І ще одна поширена помилка — це коли весь план або бюджет складає єдина людина. Це може працювати, коли роль фінансиста виконує власник невеликої компанії. Також рекомендую залучати до формування плану співробітників і керівників, які мають досвід та необхідну експертизу. 

Підсумок 

Зважаючи на тенденцію зростання кількості нових підприємців — професійний фінансовий облік необхідна частина сьогодення. Фінансовий план та бюджетування складніший, ніж здається на перший погляд, проте простіший, коли ви врешті його імплементували. Робота з фінансистом або професійним сучасним сервісом збереже ваш час, допоможе зекономити кошти, проте найважливіше — ваші гроші будуть під контролем.