Кейси

Кейс: телефонія для польського бюро перекладів

Нерідко компанії починаються лише з однієї людини та вже потім нарощують штат. Але навіть на старті важливо мати бізнес-телефонію з усіма її перевагами. В іншому разі на обробку дзвінків буде витрачатися більше часу, а частина викликів буде пропускатися. Читайте, як телефонія Ringostat спростила спілкування з клієнтами для перекладача Давіда Ковальські, засновника бюро перекладів та онлайн-курсів EnglishCloud.

Про компанію, та що стало поштовхом до підключення Ringostat 

EnglishCloud — це бюро перекладів, яке розташоване у польському місті Кельці. Попри те, що наразі компанія складається з однієї людини, вона вже надала послуги близько 50 підприємцям та державним установам. Бюро також нещодавно запустило курси з вивчення англійської мови та планує розширятися на ринки США, Австралії, Нової Зеландії та Канади.

Основний канал комунікації з клієнтами в EnglishCloud — це телефон. Адже голосом можна швидше обговорити замовлення послуг: специфіку та об’єм перекладу, ціну, терміни тощо. При чому компанія є доволі популярна у рідному місті, а інформація про неї на Google Maps займає досить високі позиції. Тож щодня в бюро телефонують щонайменше три замовники. 

Раніше засновник компанії вважав, що для спілкування з клієнтами вистачить і його власного мобільного номера. Але з часом почав стикатися з кількома проблемами:

  • було важко розділити дзвінки з особистих питань та виклики від замовників;
  • люди часто телефонували в незручний час — наприклад, вночі чи під час відпустки Давіда;
  • доводилося фіксувати дзвінки у CRM вручну — що додатково займало час, якого у власника й так небагато, адже все навантаження лягає виключно на нього.

Все це привело до того, що засновник компанії почав шукати саме бізнес-телефонію. 

🤝 Побудуйте ефективну комунікацію з телефонією Ringostat

Підключіть віртуальну АТС за один робочий день та приймайте дзвінки в будь-якій точці планети

Як тепер влаштована обробка дзвінків від клієнтів 

Передусім Ringostat допоміг EnglishCloud підключити віртуальні номери від операторів — тобто такі, зв’язок через які відбувається через інтернет. Тепер у компанії є місцеві номери для наявного та майбутніх напрямків компанії:

  • польський;
  • американський;
  • австралійський;
  • канадський;
  • новозеландський.

Іноземні номери будуть розміщені на відповідних лендінгах EnglishCloud. І так відвідувачі будуть бачити місцевий номер — що підвищить довіру до компанії.

Тепер, коли клієнт телефонує в EnglishCloud, він потрапляє на голосове меню (IVR). Воно пропонує обрати, що саме потрібно клієнту:

  • переклади;
  • мовні курси;
  • послуги перекладу поліграфічних послуг — бюро також може створювати макети для друкованої продукції одразу з перекладами: візитівки, флаєри тощо.

При дзвінку на польський номер компанії клієнти чують аудіозапис польською мовою. Якщо ж клієнти будуть телефонувати на номери інших країн, їм буде програватися аудіозапис англійською.

Якщо ж замовник телефонує в неробочий час, то він потрапляє на автовідповідач та може залишити аудіоповідомлення. Усі такі повідомлення Давід ретельно обробляє наступного робочого дня і таким чином не втрачає клієнтів, які не додзвонилися.

Після спілкування з клієнтом дані про дзвінок фіксуються у звітах Ringostat: дата та час розмови, тривалість, телефон клієнта, аудіозапис дзвінка та ін. Все це допоможе контролювати команду у майбутньому, коли компанія розширить штат.

телефонія, звіт про дзвінки Ringostat
телефонія, Ringostat, бізнес-телефонія, журнал викликів
Приклад даних про дзвінки у звітах Ringostat 

Крім того, виклики автоматично фіксуються в CRM Livespace. Це стало можливо завдяки інтеграції Ringostat з цією системою. Причому наша платформа не має готової зв’язки з цією CRM, але техпідтримка безкоштовно розробила таку інтеграцію спеціально для EnglishCloud. Вона працює за таким принципом:

  • після дзвінка в CRM створюється контакт з номером телефону;
  • у контакт також прикріпляється аудіозапис розмови з клієнтом;
  • якщо дзвінок було пропущено, автоматично створюється завдання «Передзвонити» з дедлайном 4 години.

Завдяки цьому Давід не витрачає час на запис контактів вручну. Та не забуває зв’язатися з клієнтами, які зателефонували в неробочий час, чи коли він був зайнятий.

телефонія, виклики в CRM Livespace, інтеграція телефонії з CRM

Ще одна річ, яка зробила обробку дзвінків зручнішою — це додаток Ringostat. Він встановлюється на комп’ютер або ноутбук та дозволяє здійснювати, приймати виклики, писати SMS чи листуватися з користувачами месенджерів в єдиному інтерфейсі. 

  1. При вхідному дзвінку від існуючого клієнта додаток показує, як того звуть. Так Давід може приємно здивувати замовника, одразу звернувшись до нього на ім’я.
  2. Прямо під час дзвінка з застосунку можна перейти до контакту в CRM — для цього є окрема кнопка.
  3. Завдяки додатку можна телефонувати одним кліком, просто натиснувши на номер клієнта у картці контакту в CRM. Так само можна телефонувати зі сторінки будь-якого сайту, де розміщений номер телефону.
  4. Додаток містить історію дзвінків та міні-CRM з контактами клієнтів.
  5. Окрема вкладка відображає, хто з клієнтів, які раніше телефонували, зараз знаходяться на сайті. Їм можна одразу зателефонувати — бо якщо вони зараз відвідують сайт, значить, потенційно зацікавлені в послугах бюро. 
  6. Під час дзвінка додаток показує, в якому місті знаходиться клієнт, скільки разів вже телефонував та відвідував сайт та інше.
  7. Якщо Давід зайнятий, то може просто перевести додаток у режим «Офлайн», щоб не відволікатися. 
телефонія, додаток Ringostat для дзвінків та роботи з CRM
Приклад умовних даних, які відображає додаток Ringostat 

⚡️ Підключіть зручний додаток Ringostat Smart Phone для дзвінків та роботи з CRM

Отримайте все в одному додатку: дзвінки, повідомлення та інформацію про клієнтів, які дзвонять.

Загальне враження від співпраці з Ringostat 

🏆 Хочете досягти таких крутих результатів, як у цьому кейсі?

Замовляйте демо, і менеджер Ringostat підбере рішення спеціально під ваші завдання

Про автора

Редактор блогу Ringostat. Автор статей для видань про діджитал та великих ЗМІ про бізнес. Вивчала журналістику в Одеському національному університеті імені І. І. Мечнікова.

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *