Автоматизирайте отдела си по продажби за 1 ден

Няма нищо лошо в това да делегирате отговорности на други хора. Но не бързайте да си вземате чай. Имаме предвид интелигентни услуги, които изпълняват рутинни задачи по-бързо и по-ефективно от хората. Споделяме ви списък с полезни инструменти, с които може бързо да настроите и да автоматизирайте отдела си по продажби. И да работите по съвсем различен начин още на следващия ден.

Някои отдели по продажби все още работят само с електронни таблици в Excel или Google Spreadsheets. Бизнес успехът в този случай зависи от вниманието и отговорността на мениджърите. Поради влиянието на човешкия фактор бизнес процесите приличат не на фуния, а по-скоро на дупка на цедка. На всеки етап клиентите „отпадат“ и по различни причини никога не стигат до точката на покупка.

Какъв е приносът на автоматизацията за отдела по продажби?

Оптимизиране на работните процеси

1. Мениджърите не губят време в попълване на данни за клиентите и в търсене на необходимата информация в кореспонденцията. Или казано по друг начин – харчат минимума, а получават максимума. Информацията се записва автоматично в една услуга. 
2. Служителите не забравят за задачите и реагират своевременно на заявките. В случай на пропуснато обаждане от клиент, системата ще създаде задача, ще изпрати напомняне за връзка с него. По същия начин се процедира при регистрация, кандидатстване в уебсайта, попълване на формуляр за обратна връзка и др.

3. Мениджърите използват шаблони за съставяне на стандартни писма и търговски предложения. Системата автоматично изпраща имейли на клиентите, след като дадена сделка премине на определен етап. Мениджърите може да видят дали клиентът е отворил офертата и дали е прочел цялата оферта.

Пълнота на данните

1. Информацията за сделката, клиента и рекламните източници се записва в системата. Това елиминира възможността служителите да допуснат грешки и да „забравят“.
2. Мениджърът вижда на удобно табло как клиентът се движи по фунията на продажбите и на какъв етап са преговорите по сделките. 
3. Историята на комуникацията с клиента се съхранява в една услуга. Информацията за интересите и предишните му покупки е предимство за повторни продажби.

Контрол

1. Записите на телефонните разговори са прикрепени към сделката. За ръководството е по-удобно да следи напредъка на продажбата, като прослушва обажданията систематично, а не избирателно, както при използването само на виртуална телефонна централа.
2. Ефективността на отдела и на отделните мениджъри се показва в отчети.
3. Ръководството получава известия за пропуснати повиквания и следи за обработката им. Предоставят се редовни одити за наблюдение на качеството на отделните мениджъри.

Печалба? Компанията разполага с повече данни и време за увеличаване на печалбите. 

По-долу е представен кратък преглед на инструментите, които отделът по продажби на Ringostat е тествал и използва. Те може да бъдат внедрени в рамките на 1 ден. Ще трябва да възложите задълженията по настройката на отговорните служители. Следвайте последователността, описана по-долу. 

Как да автоматизирате продажбите стъпка по стъпка

Стъпка № 1: Интегриране на CRM и проследяване на обаждания

Ако комуникацията с клиентите се основава на обаждания и компанията използва CRM, настройте анализа на обажданията и активирайте интеграцията на двете системи.

Какво осигурява?

1. След обаждане за сключване на сделка, задачите и контактите се създават автоматично в CRM и се разпределят между мениджърите, в зависимост от натовареността. Служителите не трябва да попълват данните ръчно. Вероятността от грешки се елиминира, а информацията за клиента и сделката не се губи. 
2. Системата разпределя задачите за нови сделки на най-малко натоварените мениджъри, а задачите за съществуващи – на служителите, които отговарят за тях. Така се премахва объркването от въпроса: „Чий клиент?“. Намалява се вероятността от пропуснати и необслужени обаждания. 
3. Системата получава данни за рекламния източник на обаждането, кампанията и ключовата дума, довела клиента до уебсайта.

За компаниите, които избират Ringostat, настройката на услугата обикновено отнема не повече от един ден, а „свързването“ с двата най-популярни CRM – до половин час. Логиката на интеграция изключва създаването на дублиращи се контакти и задачи в системата, а натоварването от транзакции се разпределя равномерно между служителите.

Стъпка № 2: Платформа за управление на проекти

В допълнение към системата за автоматизация на продажбите, екипът на Ringostat използва специална платформа за съвместна работа. С нейна помощ отделът по продажби си взаимодейства с техническата поддръжка. Мениджърите по продажбите поставят задачи за създаване и свързване на нови проекти и контролират тяхното изпълнение. Това позволява на екипа по поддръжка да работи бързо и да получава висока оценка от клиентите.

Какво дава тя?

1. В системата се настройват и контролират бизнес процеси и сценарии. Когато статусът на дадена задача се промени, се извършват стандартни действия без човешка намеса. Например, за онлайн магазин може да настроите доставяне на известия след изпращане на пратката. Задачата се премества на етап „Доставка“, а клиентът автоматично получава писмо по образец за предстоящото получаване на поръчката. 
2. Проектите и задачите са на една ръка разстояние. Мениджърът вижда работното натоварване, помни крайните срокове и планира правилно работното време. Той знае върху какво работят конкретните служители и веднага вижда проблемите. Например – натрупването на просрочени задачи.
3. Платформата улеснява работата в екип. Изпълнителите са свързани със задачата, а одиторите контролират нейното изпълнение. Комуникацията по работни въпроси се осъществява в коментари в задачата. Удобно е, ако даден проект се прехвърля на нов служител, който не знае за досегашната работата по него.

Стъпка #3: Телефония с изкуствен интелект

Отделът по продажби и поддръжка на Ringostat използва собствена разработка – първата в България виртуална телефония с изкуствен интелект. 

Ringostat AI разбира всички езици и превръща записа на телефонния разговор в текст. Като кликнете върху някоя фраза, веднага ще я чуете в записа. Благодарение на това, може да проверите колко добре се справят служителите ви с телефонните обаждания и да подобрите обслужването на клиентите.

Освен това, може да разберете настроението на клиента и на вашия служител при всеки разговор. Следователно ще знаете как се е отнесъл служителят ви към клиента и как е реагирал той. Сега вече имате бърз достъп за прилагане на стандарт за обслужване на клиенти на световно ниво.

Какво предоставя?

Основната цел на изкуствения интелект на Ringostat е да улесни вашата работа и тази на служителите ви и да ги направи по-продуктивни. Възползвайте се от съветите на ИИ, за да доближите следващия си разговор с клиент до печеливша сделка.

Прочетете повече за това решение в статията.

Стъпка № 4 Услуги за комуникация с клиенти 

Отделът по продажби на Ringostat използва няколко услуги за комуникация с потребителите. Платформата Intercom включва онлайн консултант, инструменти за анализ на взаимодействието на клиентите със сайта, както и персонализирани бюлетини. Членовете на екипа виждат кореспонденцията на колегите си с клиентите в платформата:

Какво прави?

1. Потребителите пишат в онлайн чата на уебсайта и бързо получават отговори на въпросите си. Автоматичният поздрав допълнително привлича вниманието на посетителя и предизвиква диалог.
2. Новите посетители на сайта получават автоматични съобщения, които ги приканват да се регистрират, да поръчат демо версия, да се абонират за блог и т.н.
3. Платформата получава съобщения за пропуснати повиквания, запитвания и попълване на формуляр в сайта. Когато е интегрирана с пощата, Intercom получава писма. Може да изберете от формата на известията за събития – изскачащ прозорец в браузъра, имейл, съобщение към служителите в мобилно приложение.
4. Други служители се свързват към диалозите, за да обработват заявките заедно. Да кажем, че клиент задава на мениджъра Иван въпрос, който мениджърът Андрей знае по-добре. Иван не губи време, за да преразказва на Андрей същността на проблема. Той включва колегата си в диалог, в който може да прочете съобщенията от клиента. Андрей описва решението на Иван директно в чата, но потребителят не вижда чужда кореспонденция в диалога.   

За да пише по-бързо имейли, екипът по продажбите използва шаблони на Gorgias. Услугата работи с редактори на имейли в Gmail, Inbox by Gmail и Outlook и др.

Какво прави?

1. Използвайте автоматично попълване с помощта на бързи клавиши. Например, комбинацията UV + TAB ще добави фразата „Regards, manager ….“. Не е необходимо да запомняте бързи клавиши, приложението има функция за търсене на шаблони.
2. Създавайте персонализирани шаблони за стандартни имейли. Няколко шаблона може да се използват за създаване на пълноценен имейл с няколко кликвания.

Отделът по продажби използва Reply.io за създаване на вериги от автоматични имейли за загубени сделки. Напомнянията за продукти понякога водят до продажба сред клиенти, които все пак са „узрели“ за покупка.

Стъпка № 5: Инструменти за проследяване на отварянето на предложенията за продажба

Важно е не да изпратите предложение за продажба, а да проследите реакцията на клиента към него. За тази цел отделът по продажби използва Mixmax и Docsify. Разширенията работят с Google и Google Inbox. 

Какво осигурява?

• Да разберете дали клиентът е отворил търговско предложение. Ако не го е направил – мениджърът знае как да комуникира при следващия разговор. На екранната снимка Docsify показва, че имейлът е бил отворен;

• Създаване на имейли със забавено изпращане. Мениджърите на Ringostat съставят имейли в петък вечер, но не ги изпращат. Имейлът се изпраща автоматично в понеделник сутринта. По този начин има по-голяма вероятност да бъдат отворени;
• С Docsify мениджърите може да видят на кои страници от предложението за продажба се е задържал клиентът и кои е прегледал повърхностно. Това помага да се подготвят за комуникацията с клиента и да поставят правилните акценти по време на следващия разговор.

Какви услуги използва вашият отдел по продажби? Какви инструменти ви липсват за по-продуктивна работа? Пишете в коментарите, а ние ще се опитаме да предложим подходящо решение.