Від ідеї до реалізації: ключові кроки в організації успішного вебінару

Підготовка вебінару складається з десятків дрібних справ. Але варто упустити хоча б щось одне — і івент опиниться під загрозою зриву. Тому важливо завжди мати продуманий план. Олена Тарнавська, маркетологиня, відповідальна за польський напрям у Ringostat, подбала про це за вас 🙂 Використайте її статтю як гайд для підготовки успішного вебінару. Також Олена ділиться шаблонами чеклістів для проведення онлайн-івента і оцінки його ефективності.

В Ringostat я відповідаю за розвиток компанії на ринку Польщі, тому й івенти готую для польської аудиторії. Не турбуйтесь, поради з моєї статті будуть дієвими на будь-яких ринках, адже принципи тут такі самі. Впевнена, що план, яким я поділюся, допоможе заощадити час вам, вашій компанії, спікерам та уникнути хаосу.

Насамперед раджу скопіювати собі шаблон чекліста для проведення вебінару. Достатньо буде вилучити/додати кроки, які потрібні у вашому випадку, проставити потрібні дати та відповідальних.

Підготовка до проведення вебінару

Майте на увазі, що підготовка займе мінімум п’ять тижнів: один на дослідження і чотири — на підготовку.

Визначаємося з темою

Обираємо цільову аудиторію

Перш за все потрібно продумати, для кого наш вебінар. Які інтереси у вашої аудиторії, її больові точки, чого хочуть навчитися чи досягти подібні люди. Наведу спрощений приклад з досвіду Ringostat.

Один з наших найчастіших клієнтів — забудовники. Біль їхніх маркетологів — жорстока конкуренція на ринку та висока ціна залучення клієнта. Таких спеціалістів особливо цікавить, як отримати більше звернень, не збільшуючи витрати.

Знаючи це, ми обрали тему вебінару «Як не спалити маркетингові бюджети і збільшити кількість дзвінків у 10 разів?». 

Визначаємо СТА — заклик до дії

Зрозуміло, що ціль вебінару — поділитися знаннями та підвищити впізнаваність бренду. Але івент має і комерційну мету. Наприклад:

• продати чи презентувати певний продукт чи послугу;
• запросити до співпраці;
• змусити записатися на курс тощо.

Наприклад, одна з частих цілей вебінарів Ringostat — запросити потенційних користувачів на демонстрацію нашого продукту. Коли ми підбираємо тему івента, то одразу продумуємо, який з семи продуктів Ringostat будемо просувати.

Шукаємо потенційно цікаві теми

1. Дослідіть трендові теми. Визначивши свою аудиторію, потрібно дізнатись про найгарячіші теми у відповідній ніші. Для цього можна використовувати пошукові системи, соцмережі, публікації у групах обраних ніш або навіть порадитись з ChatGPT. 
2. Знайдіть прогалини у знаннях вашої ЦА. Поспілкуйтеся з менеджерами з продажів у вашій компанії. Дізнайтеся, які питання найчастіше ставлять ті чи інші клієнти, як формулюють завдання, що хочуть вирішити. 
3. Проаналізуйте конкурентів. Подивіться, які теми вони піднімають у власних соцмережах, які івенти влаштовують. Складіть список таких вебінарів та подивіться, які теми отримали найбільше охоплення. Таким чином ви побачите, що нецікаво аудиторії, а що «заходить» найкраще. Але слід пам’ятати, що все змінюється — тому інколи тема, яка не заходила рік, може бути цікавою зараз, і навпаки. Зрозуміло, що не можна сліпо копіювати теми, які вже розкрили ваші конкуренти. Тому поміркуйте, як виділитися, розкрити питання під іншим кутом чи обрати більш вузькоспеціалізовану тему.

Звуження кола тем та вибір остаточного варіанту

Коли ви обрали теми, оцініть кожну з них з трьох точок зору:

• чи достатньо вона цікава;
• чи достатньо вона актуальна;
• яку цінність вона нестиме для аудиторії.

Коли у вас залишиться три-п’ять тем, порадьтеся з колегами та спікером — яка з них є більш корисною і перспективною. Так ви й отримаєте тему майбутнього вебінару.

Обов’язково подбайте про те, щоб вона була сформульована чітко, достатньо коротко та «чіпляла».

Знаходимо спікера та домовляємося про івент

Де шукати потенційних спікерів

1. Список івентів конкурентів, який використовували для вибору теми. Можна підглянути та зібрати список лідерів думок, які виступали у них.
2. Соціальні мережі. Шукаємо лідерів індустрій, впливових осіб і експертів у соціальних мережах: LinkedIn, Twitter і Instagram. Для цього можна спробувати пошук за хештегами — наприклад #marketingtrends — або групами за інтересами. Вступіть у нішеві спільноти і подивіться, хто найчастіше туди пише, чиї статті постять, кого тегають. Якщо люди активно взаємодіють з контентом якогось експерта — значить, на нього варто звернути увагу. Також є сенс підписатися на соцмережі топ-менеджерів компаній, чия тематика перетинається з вашою. Якщо подібна людина полюбляє створювати контент та ділитися досвідом — це ваш потенційний спікер.
3. Конференції та заходи. Слідкуйте за івентами, які відбуваються у сферах, що вас цікавлять. Спікери, які виступали там, зможуть поділитися корисними знаннями і з вашою ЦА. Крім того, на сайтах конференцій часто можна знайти біографії і контактну інформацію людей, які виступатимуть.
4. Google. Через пошуковик можна шукати контент від експертів або лідерів думок у потрібній галузі. Можна прочитати статті на відомих блогах з суміжними темами, переглянути, хто автор, та спробувати знайти контакти. Це навіть спрощує роботу, бо так ви відразу зрозумієте точку зору потенційного спікера та стиль розмови.
5. Рекомендації. Поспілкуйтеся з колегами та партнерами, щоб ті порадили лідерів думок, яких вони, наприклад, чули на заходах. Або запитайте, кого вони добре знають і хотіли би почути на онлайн-івенті.

Коли в нас є готовий список потенційних спікерів, потрібно про ньому пройтись і переглянути їх досвід. Перегляньте їхні сайти, профілі в соціальних мережах і відео, де вони виступають на минулих заходах — якщо такі є. Це дасть вам уявлення про їхню манеру спілкування, знання предмету та перспективу в залученні аудиторії з їх сторони.

Укладаємо домовленості зі спікером

Коли ви відібрали потенційних спікерів та знайшли їхні контакти, можна починати обговорення майбутнього вебінару.

1. Напишіть лист з поясненням деталей вебінару. Поясніть свою точку зору на івент та запитайте про це майбутнього спікера. Обговоріть тему, формат і цільову аудиторію. Також одразу варто дізнатися про умови участі — щоб згодом не виявилося, що спікер розраховував на винагороду, а ви це не планували.
2. Узгодьте деталі. Серед них дата, час, тривалість виступу, формат вебінара, остаточна тема. Також потрібно узгодити адженду — тобто які саме дії заплановані, хто з вас їх робить і у якому порядку.
3. Укладіть угоду. В її якості може виступати лист з фінальними домовленостями та деталями івенту. В ньому мають бути прописані умови виступу та його затверджений план.

ВАЖЛИВО: якщо майбутній спікер постійно довго вам відповідає та «пропадає» — краще обрати іншого. Навіть якщо ваш кандидат має високу експертизу і велику кількість підписників. Інакше він може підвести вас в останній момент, і івент доведеться переносити або й зовсім скасувати.

Готуємо матеріали

Нижче я опишу види матеріалів, які ми готуємо в Ringostat. Якщо, на вашу думку, той чи інший контент не потрібний для вас — просто пропускайте його. 

Створюємо лендінг

Зручніше всього, коли у вас є стандартна структура сторінки вебінарів. В цьому випадку вам потрібно змінити лише текст, креативи та CTA. З таким підходом ми в Ringostat створюємо посадкову сторінку вебінару лише за шість годин.

Наприклад, наша типова сторінка вебінару будується за узгодженою схемою.

1. Основна інформація. Назва вебінару, дата, час, стислий опис переваг, які отримує відвідувач та кнопка із закликом до дії. 
2. Перелік того, що учасники дізнаються під час вебінару. 
3. Кому буде корисний вебінар, і чому саме. У випадку Ringostat — це частіше за все маркетологи, менеджери, підприємці. Тут ми також вказуємо результати, яких досягли наші клієнти.
4. Інформація про спікерів. Фото, ім’я, посада, біографія тощо.
5. Реєстраційна форма: ім’я, імейл, номер телефону, компанія відвідувача. Не забудьте вказати, що, залишаючи дані, користувач дає згоду на їх обробку.
6. Відомі клієнти вашої компанії. Такий соціальний доказ підвищує довіру до вас і вашого івенту.

Створюємо контент для посадкової сторінки

Щоб написати якісний контент, потрібно чітке розуміння цільової аудиторії, її потреб та болей. Тут вам буде у нагоді інформація, яку ви вже зібрали, обираючи тему. На які теми пишуть та читають статті потенційні відвідувачі, які питання ставлять та яких цілей прагнуть досягти.

Створюючи тексти, уникайте довгих абзаців або зайвої інформації, яка не відноситься до основного СТА і відвертає увагу. Використовуйте булети, щоб користувачам було легше сприймати інформацію. Розмістіть цифри з кейсів та фідбеки клієнтів, щоб показати користувачам цінність продукту, якщо вебінар напряму його стосується.

Наприклад, навіть якщо вебінар вже пройшов, внизу сторінки ми все одно залишаємо посилання на кейс, що містить цифри. Крім того, тут є кнопка для звернення в компанію і дані, якими ми пишаємося. Адже хтось може перейти за старим посиланням, а цей контент допоможе все ж таки зацікавити відвідувача:

Що варто згадати на посадковій сторінці

Тут я більш детально розповім про те, чого вже торкнулася вище, описуючи структуру.

1. Заголовок. Він повинен бути чітким, привертати увагу та передавати цінність вашого вебінару.
2. Вступ. У вступі потрібно коротко та чітко описати аудиторії, про що вебінар, чому він важливий і які проблеми зможуть вирішити учасники, якщо доєднаються до нас.
3. Зміст. У цьому блоці ми повинні окреслити основні теми, що будуть розглянуті під час вебінару. 
4. Кому буде цікаво. Потрібно показати переваги участі для різних груп нашої аудиторії: отримання нових ідей, набуття практичних навичок, нетворкінг тощо.
5. Спікери. Прописати коротку біографію доповідачів, підкресливши їхні знання та досвід у сфері.
6. Переваги. Виділіть унікальні пропозиції: наприклад, знижку на продукт для учасників.
7. СТА. Call-to-action має бути однозначним і заохочувати відвідувачів реєструватися на вебінар. Використовуйте орієнтовані на дії фрази: «зареєструйтеся зараз» або «забронюйте місце».
8. Деталі. Окрім зрозумілих моментів про дату і час, вкажіть також тривалість, процес реєстрації — платний чи безкоштовний івент, можна вказати місце (онлайн).

Створюємо розсилки і повідомлення у соцмережі

Листи

Email — ваш основний канал комунікації з відвідувачами вебінару. Тому до написання листів варто підходити особливо уважно. Раджу притримуватися декількох принципів.

1. Тема листа повинна містити тему вебінара, а кожен лист, що буде відправлений — посилання на посадкову. Лист може потрапити в спам, учасник відкриє його за тиждень до події і вже не буде пам’ятати, куди реєструвався.
2. Листи повинні бути короткими та по суті. Знову ж таки, слід уникати довгих абзаців і надмірної інформації. 
3. Додавання зображень розбавить текст і зробить лист візуально привабливішим.

4. Можна додати матеріали, які будуть суміжними з темою вебінару і розігріють цікавість учасників. 
5. Після вебінару слід не забути зв’язатись з відвідувачами, щоб подякувати їм за участь і надати додаткові ресурси та інформацію.

Для супроводження вебінару знадобиться наступний список листів:

• розсилка за холодною базою — про це докладніше буде нижче;
• підтвердження реєстрації;
• нагадування за тиждень до вебінару;
• нагадування за день до вебінару;
• sms-розсилка за 30 хвилин до вебінару — нерідко запускається через сервіс розсилок, тому я згадую це саме тут;
• лист з подякою за відвідування;
• лист з проханням залишити відгук про івент;
• лист для реєстрації, щоб отримати лінк до запису трансляції.

Надсилання таких листів варто автоматизувати. Умовно кажучи, це «ланцюжок» листів, що запускається, після того, як користувач зареєструвався на івент.

Я не буду детально описувати, як створити авторозсилку, адже ви можете використовувати інший сервіс. У Ringostat ми використовуємо Sendpulse. Ви можете прочитати детальну інструкцію на блозі цієї платформи.

Повідомлення для соцмереж

Щоб заощадити час і «мати все під рукою»: рекомендую заздалегідь підготувати всі потрібні тексти:

• текст для постів для власних соцмереж;
• текст для постів власних соцмереж з останнім закликом реєстрації (last call) за три дні до івенту;
• текст для посту, який публікуватиметься після вебінару;
• пост для соцмереж спікера з запрошенням на івент;
• пост для інфопартнерів — з тією ж метою, що вище;
• повідомлення для запрошення користувачів, зібраних з івентів конкурентів — їх ви будете розсилати у особисті повідомлення;
• пост для запрошення користувачів, який повинно розмістити керівництво та топ менеджери вашої компанії;
• анонс, який ви розповсюдите у тематичних групах у Facebook.

Кілька лайфхаків, як зробити текст візуально привабливим.

Для того, щоб зробити текст жирним у соцмережах потрібно: 

• перейти за посиланням; 
• написати потрібний текст; 
• скопіювати його у пост. 

Я часто використовую це для виділення важливої інформації: дата, час, мова, назва івенту тощо.

Для того, щоб розділити текст на · булети потрібно: 

• перейти за посиланням; 
• скопіювати потрібний символ; 
• зробити все привабливо для наших підписників.

Створюємо презентацію

Як і у випадку з посадковою сторінкою, краще, якщо у вас буде шаблон презентації для вебінарів. Тим пак, що низка елементів все одно буде повторюватися в кожному івенті. Наприклад, слайд з інформацією про компанію, її послуги та продукти, слайд з даними спікерів тощо. 

1. Створення презентації слід почати з визначення ключових меседжів, які ми хочемо донести аудиторії: це допоможе збудувати структуру.
2. Як я казала вище, додайте інформацію про компанію: хто ви та які проблеми допоможете вирішити — виходячи з болей вашої ЦА.
3. Використовуйте приклади з реального життя — наприклад, кейси клієнтів — та дослідження по темі, щоб проілюструвати свої думки. Зображення, графіки та діаграми допоможуть вам краще проілюструвати ваші думки, а аудиторії — краще зрозуміти ваш посил.
4. Завершіть презентацію слайдом з контактами спікера та СТА. Після вебінару учасники отримують повідомлення з матеріалами вебінару. Тож слід переконатися, що в них буде достатньо даних, аби без проблем сконтактувати з вами в разі потреби.

Розробляємо креативи

Нижче я перерахую всі креативи, які нам знадобляться та розміри до стандартних імейджів. Раджу збирати їх в одному місці. Наприклад, ми для цього використовуємо проєкт у сервісі Figma.

1. Креатив для анонсу у статті на корпоративному блозі.
2. Банер для поста Facebook/LinkedIn:
   1. стрічка — 1200 х 630;
   2. сторіс — 1080 х 1920;
   3. Instagram — 1080 х 1080.
3. Банер для поста Facebook/LinkedIn — для поста за три дні до події.
4. Банер для поста Facebook/LinkedIn після вебінару.
5. Банер для реклами у Facebook/LinkedIn.
6. Банер для кампаній Performance Max з кнопкою — про цей вид реклами докладно описано у статті:
   • горизонтальний — 1200 х 628;
   • квадрат — 1200 х 1200.
7. Банер для події в Facebook/LinkedIn:
   • подовжений — 2012 х 503, або будь-який пропорційний;
   • високий — 1280 х 720.
8. Банер для шапки листа з підтвердженням реєстрації на івент — 900 х 325.
9. Банер для шапки листа з нагадуванням за день до вебінару — 900 х 325.
10. Банер для шапки листа, що відправляється після івенту — 900 х 325.
11. Банер для форми зібрання фідбеку — 1600×400.
12. Банер для YouTube — 1920 x 1080.
13. Pop-up — 986 x 242 + прозорий фон по розміру екрану 1920 х 1080. Тут я навожу розміри, що використовуємо ми, але у вас вони можуть бути іншими.
14. Плашка для промокоду, що показується під час вебінару.
15. Бекграунд для стріму, тобто брендований фон за спиною спікера — 1920 х 1080.

Готуємо статті на блог

Цей пункт підійде компаніям, у яких на блозі достатньо відвідувачів.

1. Перша стаття, що публікується за тиждень до івенту, містить його анонс. Тут ми, як і на лендінгу, описуємо зміст майбутнього вебінара, кому він буде корисний, біографію спікера, тощо.
2. Друга стаття буде публікуватися після вебінару і розкаже, про що був івент. Так як презентація буде готова заздалегідь, такий пост контент можна приготувати ще до події. Після вебінару достатньо буде додати СТА і посилання на лендінг. Там читачі зможуть зареєструватися, щоб подивитися запис вебінару.

Шукаємо аудиторію 

1. Реклама. За нашим досвідом, це найбільш ефективний канал залучення учасників. Для цього використовуємо Google Ads, Facebook та LinkedIn, таргетуючись на людей, які, ймовірно, зацікавляться вашим вебінаром.
2. Соціальні мережі. Тут ми розміщуємо вже готові пости з деталями, нагадуваннями та створюємо події під вебінар. Я, зазвичай, також пишу до колег-спікерів з проханням поширити пости для своєї аудиторії. Якщо ж спікер не з вашої компанії, надайте йому тексти для соцмереж його організації.
3. Особисті контакти. Після створення події у LinkedIn я запрошую до неї свої особисті контакти. Те саме можна зробити з акаунтів топ-менеджменту вашої компанії, якщо вони нададуть вам доступ, та попросити спікерів. Це дає результат, так як люди бачать реальне запрошення від знайомої людини.
4. Нетворкінг. Використовуйте групи LinkedIn та Facebook, щоб рекламувати свій вебінар серед відповідної аудиторії. Також можна спробувати зв’язатися з інфопартнерами та експертами у вашій ніші, щоб дізнатись, чи захочуть вони прорекламувати івент серед своїх підписників. Натомість ви можете запропонувати їм зробити промо їхнього бізнесу або контенту серед своєї аудиторії. Наприклад, додавши інформацію про них у дайджест.
5. Івенти конкурентів. Слідкуйте за івентами, що проводять інші компанії. Якщо у LinkedIn заздалегідь доєднатись до вебінару, пізніше можна вигрузити контакти учасників і надіслати їм запрошення на івент.
6. Cайт. Ми використовуємо посадкову сторінку, статті на блозі та pop up форми, що спливають, якщо користувач провів 30 секунд на сторінці.
7. Наявні клієнти. Напишіть листа із запрошенням, який відправить менеджер по продажам. За нашим досвідом, наявні клієнти охоче відвідують івенти.
8. Втрачені ліди, що є вашою цільовою аудиторією. Попросіть колег вивантажити їх базу з контактами. У листі напишіть, що раніше ви вже контактували в справі співпраці, але не склалося. Якщо питання залишилось актуальним для користувача, можна дізнатись більше на нашому івенті.
   

Розсилка за холодною базою

Існує декілька способів її отримати. 

1. Попросіть у колег холодні бази, що раніше використовувались в компанії.
2. LinkedIn Sales Navigator. Платна послуга LinkedIn, яка надає розширені можливості пошуку та рекомендації потенційних клієнтів. Його можна використовувати, щоб знайти лідів на основі їх посади, розміру компанії, галузі та місця розташування.
3. ZoomInfo. Постачальник баз даних B2B-контактів. Тут можна знайти адреси електронної пошти, номери телефонів і посади. Сервіс можна використовувати для пошуку потенційних контактів на основі критеріїв: розмір компанії, галузь і посада.
4. Hunter.io. Інструмент, який дозволяє знаходити адреси електронної пошти для певних доменів або компаній.
5. LeadFuze. B2B платформа для лідогенерації, яка допоможе знайти імейли, номери телефонів і профілі в соціальних мережах. Використовує штучний інтелект для пошуку потенційних контактів на основі заданих критеріїв: посада, галузь, місцезнаходження тощо.
6. Clearbit. Допомагає знайти контактну інформацію ЦА. Можна шукати контакти на основі розміру компанії, галузі та інших критеріїв, а потім використовувати дані для персоналізації свого охоплення.
7. AeroLeads. Дозволяє знаходити контакти з різних джерел: LinkedIn, Crunchbase та AngelList. Містить електронні адреси та номери телефонів.

Деякі з цих платформ є платними або вимагають підписку, тому слід заздалегідь обговорити бюджети та плани на ці дії. Крім того, переконайтеся, що ви орієнтуєтеся на правильну ЦА і її представники знайдуть цінність у ваших матеріалах та відвідають івент.

Розсилка у LinkedIn

Для налаштування LinkedIn розсилки ми використовуємо інструмент Waalaxy.

Встановлюємо та налаштовуємо сервіс

1. Логінимось у власний профіль LinkedIn.
2. Заходимо на сайт тиснемо Go to Chrome store та встановлюємо розширення. 
3. Переходимо в розширення Waalaxy та натискаємо “Open Waalaxy”. 
4. В меню, що відкрилось переходимо в Settings та Account activity і налаштовуємо робочі години для автоматизації. 

Додаємо список контактів

1. Переходимо у розділ Prospects.
2. Натискаємо на Add list та робимо все як на скриншоті нижче.
3. Імпортуємо базу контактів в форматі .csv.

Створюємо та запускаємо кампанії

Переходимо в розділ Campaigns та додаємо нову кампанію, в нашому випадку це буде Invitation:

Даємо назву кампаніїта додаємо раніше імпортовані контакти.

Шукаємо назву групи контактів та додаємо:

Після цього сервіс нас запитає, чи додаємо ми текст при запрошенні. Натискаємо “Yes, add a note”.

ВАЖЛИВО: зверніть увагу, щоб текст при запрошенні не перевищував 300 символів. Це обмеження від самого LinkedIn.

Вписуємо текст та натискаємо “Confirm”. Після цього кампанія готова, і залишилось лише натиснути “Launch my campaign”. 

Зайшовши у Campaign list, бачимо наші активні або призупинені кампанії. Натиснувши на саму кампанію ми можемо побачити аналітику по ній: скільки повідомлень ми надсилаємо, скільки вже надіслано та який відсоток користувачів прийняли наше запрошення:

Запуск промо

На цьому етапі ми «пускаємо у справу» все, що готували раніше. 

1. Коли всі креативи для платного промо готові, обговоріть з PPC-спеціалістом аудиторію для запуску реклами та передайте матеріали.
2. Створіть пости у соціальних мережах.
3. Створіть відеозапрошення. Запишіть короткий ролик для свого вебінару та опублікуйте його у pop up на сайті, у соціальних мережах і YouTube. 
4. Розішліть запрошення за холодною базою контактів. 
5. Поширте інформацію про вебінар у тематичних групах Facebook і LinkedIn.
6. Напишіть тематичним медіаресурсам, чиї читачі можуть зацікавитися вашим вебінаром.
7. Додайте блок про івент в регулярну розсилку серед ваших підписників.
8. Опублікуйте статтю з анонсом на блозі.
9. Додайте pop up на сайт — ми це робимо за допомогою комунікаційної платформи Intercom.
10. Налаштуйте стрімінгову платформу. При пошуку стрімінгової платформи я протестила близько 10 і зупинилась на Melon. Це неймовірно зручний та інтуїтивний сервіс, який допоможе вам без проблем провести ефір з повною кастомізацією кабінету. Згодом я напишу статтю про його використання. Підпишіться на нашу розсилку, щоб не пропустити 🙂

Дії в день вебінару

Ми пройшли довгий шлях і нарешті наш день Х настав. Підготовка могла бути трохи складною, а могла не завдати жодних труднощів. В будь якому випадку завдяки ретельному плануванню й організації, яку ми провели: можна бути певним, що вебінар пройде ідеально. Ну але поки давайте не зазнаватись 🙂 Давайте розберемо останні кроки, які потрібно пройти до івенту.

Перевірте план виконаних робіт та матеріали

Пройдіться по вашому календарю з завданнями, шаблон я надала на початку статті. Та переконайтеся, що кожне завдання виконане.

Востаннє перегляньте підготовану презентацію та матеріали, щоб переконатися, що все впорядковано. Порепетируйте презентацію, щоб переконатися, що вміщаєтесь у час та точно можете відповісти на додаткові запитання стосовно матеріалів — якщо такі виникнуть. Краще запланувати тестовий стрім за кілька годин до вебінару, щоб все «прогнати» та ще раз впевнитись, що все бездоганно підготовлено.

Зв’яжіться зі спікером

Напишіть вашому спікеру — повірте, він нервує не менше за вас. Запитайте, як у нього настрій та чи готовий він до виступу. Ви підготували вже так багато разом, тож слід пам’ятати, що ви одна команда і підтримати одне одного. Порадьте мати біля себе склянку води та подбати про добре освітлене робоче місце.

Перевірте платформу для стрімів

Також варто провести тестовий стрім, щоб перевірити обладнання. Чи все добре з камерою, мікрофоном, підключенням до інтернету та роботою самої платформи.

Заплануйте sms

Учасники отримали вже кілька нагадувань на електронну пошту про захід, але раджу нагадати про івент за півгодини до нього.

Зазвичай для цього нагадування я використовую sms-розсилку Sendpulse. Сповіщення телефону ми перевіряємо частіше, ніж електронну пошту, тож є більша вірогідність, що зареєстрований користувач доєднається. Як відправити таку розсилку написано у інструкції на блозі платформи.

ВАЖЛИВО: Sendpulse бере додаткову оплату за відправлення sms-повідомлення, тож потрібно перевірити баланс — його можна побачити у розділі «Надіслати sms». Порахуйте приблизну вартість, в залежності від кількості зареєстрованих користувачів і зробіть запит у бухгалтерії на цю оплату за кілька днів до івенту.

Зайдіть раніше

Ніколи не буде зайвим ще раз переконатись, що все працює належним чином. Увійдіть на платформу вебінару за 20-30 хвилин до запланованого часу початку, щоб впевнитись у налаштуваннях. Виходити в ефір не варто раніше, ніж за 3 хвилини до початку івенту. Декілька хвилин буде достатньо, щоб привітати учасників, які долучились раніше.

Взаємодійте з учасниками

Під час вебінару слід спілкуватись з учасниками, відповідаючи на запитання, вирішуючи проблеми та надаючи додаткову інформацію. Якщо ви не впевнені в аудиторії, заздалегідь підготуйте список поширених запитань та попросіть колег бути активними у чаті. 

Це дасть відчуття живої аудиторії та заохотить інших користувачів не соромитись ставити запитання. Подбайте про те, щоб ваша аудиторія була зацікавлена протягом усього вебінару.

Запишіть вебінар

Платформа Melon, з якою ми працюємо, починає запис одразу після того, як ми виходимо в прямий ефір. Та все ж я раджу пересвідчитись, що запис пішов. Це можна побачити у верхньому лівому кутку екрану:

Якщо ваші колеги є запрошеними спікерами на чужому вебінарі — краще записувати стрім зі своєї сторони і пізніше передавати його партнеру. 

Дії після івенту

Успішний вебінар — це не лише велике досягнення, але величезна кількість зусиль, які ви доклали. Перед тим, як іти святкувати свій успіх, слід пройти ще кілька кроків. Обіцяю, вони будуть останніми.

Зупиніть промо

1. Вилучіть з сайту pop up для реєстрації на вебінар.
2. Згорніть усі платні промо стосовно вебінару.
3. Зупиніть розсилки-запрошення.

Завантажте відео у Youtube

1. Після проведення вебінару треба завантажити відео з вашої стрімінгової платформи і відредагувати його, вилучивши невдалі моменти та додавши, наприклад, на початку якийсь вступ.
2. Якщо відео одразу нас влаштовує і ми не перезаливаємо відео — лінк залишається той самий, який ми надсилали в запрошеннях.
3. Якщо ми перезаливаємо відео — потрібен буде новий лінк для того, щоб надіслати імейли з подякою за участь.

Надішліть follow up

Follow up учасників відбувається у два кроки.

1. Лист з подякою за участь. Подякуйте учасникам за те, що вони доєднались і надішліть матеріали вебінару для детального ознайомлення. Аналогічно для людей, які з тих чи інших причин не могли доєднатись. Відправте їм лінк на запис трансляції, презентацію та будь-які інші додаткові матеріали, які використовувались у вебінарі.
2. Форма для зібрання фідбеку. Це допоможе у плануванні майбутніх івентів. Ви зможете краще розуміти, що спрацювала добре, які з розкритих тем були найбільш цікавими, а що можна покращити. 

Змініть текст форми на лендінгу

Форма реєстрації у нас вже створена і підв’язана до посадкової сторінки. Тому залишилось лише змінити текст з «Ви успішно зареєструвались. Побачимось у прямому ефірі» на версію «Дякуємо за реєстрацію — ваш лінк до запису на пошті». Далі подбайте про те, щоб люди, які заповнять форму, отримають запис на email. Це легко зробити у налаштуваннях вашого сервісу розсилок. Також не забудьте додати відвідувачів вебінару до загальної бази контактів. Ви зможете використати ці контакти для інших кампаній.

Також слід подумати про залучення нових аудиторій. Посилання на запис вебінару можна поширити у соціальних мережах, на блозі, а також спробувати запустити промо, якщо вважаєте, що це дієво.

Також не забудьте передати лідів з вебінару вашому відділу продажів. Люди, що зацікавилися вашою темою, ймовірно зацікавляться і вашими продуктами. Щоб передати лідів, вивантажте їхні контакти, які ви отримали з форм реєстрації та передайте відповідальним за їх обробку.

Проведіть аналіз вебінару та продумайте покращення

Ми так багато працювали, щоб отримати результат, тож слід проаналізувати ефективність вебінару. Ви маєте зрозуміти, наскільки добре він спрацював і скільки лідів принесла ваша праця. 

За посиланням ви знайдете шаблон з метриками для аналізу вебінару.

Готуючись до івентів, усі ми набиваємо шишки та отримуємо масу цінного досвіду. Раджу записувати цікаві інсайти та спостереження, які приходять під час підготовки. Також тут варто повернутись до нашого аналізу та прописати, що спрацювало найкраще для залучення аудиторії, що варто розвивати, а що виключити.

Пам’ятайте: скільки б ви не готувались — все, що може піти не так – піде не так. Тож не розчаровуйтесь, якщо щось пішло не по плану: точно вдасться краще.

Сподіваюсь, цей чекліст спростить вашу роботу та допоможе покращити якість проведених івентів.