Рецепты мультиварки Ringostat: автоматизируем продажи и экономим время сэйлзов

Olga Feoktistova
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
Loading ... Loading ...
A A A

В прошлом «рецепте» для отдела продаж мы говорили о фишках для клиентов. А сегодня поговорим об удобстве для сэйлзов и их руководителей. Рассмотрим, как экономить время, избавиться от рутинной работы и поставить закрытие сделок на поток. Как обычно, все описано в формате простых пошаговых инструкций.

Как автоматизировать отдел продаж

 

Читайте другие «Рецепты мультиварки Ringostat»:

 

Если вы не любите CRM — вы просто не умеете ее готовить :) А если серьезно: именно интеграция CRM-системы и коллтрекинга или телефонии позволяет автоматизировать продажи.

 

В чем профит интеграции

  1. Больше времени на закрытие сделок. После звонка не нужно вручную создавать сделки, задачи и контакты, записывать номер клиента. Все происходит автоматически.
  2. Четкая работа со сделками. Интеграция напомнит о важных задачах, соединит клиента сразу с нужными менеджером и т. д. Плюс, вся история общения с клиентом собирается в карточке сделки.
  3. Контроль и ценные инсайты для успешных продаж. К каждой сделке подтягиваются аудиозаписи звонков. Руководитель может их послушать, чтобы оценить работу сотрудника или причину проигранной сделки. А менеджер — переслушать разговор, чтобы вспомнить, о чем договорились с клиентом.

Рассмотрим, как получить все эти плюсы и автоматизировать отдел продаж.

Ringostat легко интегрируется с десятками сервисов

  • Мы передаем данные о звонках в самые популярные системы веб-аналитики и рекламные кабинеты.
  • У Ringostat есть «умная» интеграция с различными CRM. После звонка в CRM автоматически создаются сделки, контакты и задачи и т. д.
  • Интеграции с мессенджерами позволят обрабатывать лидов из них в едином виджете — Ringostat Messenger. Отвечайте клиентам мгновенно.
  • Ringostat поможет повысить конверсию сайта. Наш callback будет сразу связывать клиента и менеджера после заполнения онлайн-формы на вашей площадке

 

Как подключить интеграцию с CRM

У Ringostat на данный момент есть готовые интеграции с системами:

Если вашей CRM нет в этом списке — интеграцию можно настроить с помощью технологии API. Просто напишите техподдержке Ringostat, и мы вам поможем.

Процесс подключения каждой CRM описан в базе знаний Ringostat. Поэтому тут мы пассмотрим его только вкратце — на примере amoCRM. 

  1. Сначала в личный кабинет Ringostat нужно добавить всех сотрудников, которые принимают звонки и работают в CRM. Как это сделать, описано тут.
  2. Потом перейдите в раздел Интеграции Готовые интеграции.
  3. В открывшемся списке найдите amoCRM и нажмите «Подключить»: Подключение интеграции
  4. Откроется окно, которое запросит ваш логин и пароль из amoCRM. Также нужно задать кабинет, с которым будет настроена интеграция. 
  5. Промотайте до блока «Сотрудники», находясь в настройках amoCRM в личном кабинете Ringostat. И свяжите профили сотрудников в Ringostat с аккаунтами в CRM: Связка аккаунтов менеджеров в CRM и Ringostat

 

Настраиваем логику интеграции

Как логика интеграции работает по умолчанию

Для всех пользователей по умолчанию настроена базовая «умная» логика интеграции. Рассмотрим, как она работает:

  • при входящем звонке от нового клиента — создается сделка, задача и контакт/лид с номером телефона;
  • если у вас подключен коллтрекинг, в сделку подтянется рекламный источник лида: Источник лида в CRM
  • если звонит клиент, по которому уже есть сделка — вызов направляется сразу на ответственного менеджера, а новый контакт и сделка не создаются, будет создана только задача;
  • после общения с клиентом к задаче прикрепляется аудиозапись разговора; Аудиозапись разговора в CRM
  • при исходящих звонках в CRM также создаются задачи и фиксируются аудиозаписи звонков;
  • если вызов пропущен, будет создана задача «Перезвонить» с дедлайном — его можно менять в общих настройках интеграции:  Настройка дедлайна задачи «Перезвонить» 
  • если вызов принял не ответственный менеджер, а его коллега — на ответственного менеджера будет создана задача с прикрепленной аудиозаписью звонка;
  • если звонок принят с номера или SIP-аккаунта, который не привязан ни к одному сотруднику — интеграция создаст задачу на старшего менеджера* для проверки настроек интеграции.

*Старшим менеджером может быть любой сотрудник. Например, тимлид или руководитель отдела. Вы его выбираете при настройке связи между аккаунтами сотрудников в Ringostat и в кабинете CRM — мы это показывали на гифке выше.

Последний пункт из списка поможет избежать «испорченного телефона» и понять, о чем другой менеджер договорился с клиентом. Это будет особенно полезно, если ответственный сотрудник в отпуске, командировке, на больничном и т. д.

 

Что делать, если базовая логика интеграции не подходит

В настройках интеграции промотайте до раздела «Сценарии интеграции». Там вы увидите таблицу, в которой парой кликов можно изменить логику интеграции. Она выглядит так:

Матрица для настройки логики интеграции

Слева возле каждого условия есть подсказка — чтобы ее прочесть, наведите курсор на знак вопроса. Допустим, вы хотите создавать лид, только если менеджер ответил на звонок. Просто поставьте галочку напротив этого пункта, нажмите «Сохранить», и изменения сразу вступят в силу: 


Как вносить изменения в матрицу

 

Выбираем воронки, в которых будут создаваться сделки, задачи и контакты/лиды

Вам звонят не только потенциальные клиенты, но и те, кто уже сделал покупку? Например, обращаются в сервисный отдел, техподдержку, отдел логистики и т. д. Тогда эти звонки нужно собирать в отдельную воронку. Зачем? Чтобы не смешивать лиды и людей, которые уже заплатили. Аналогично, если у вас помимо основного профиля есть еще курсы, филиал для другой страны и т. д.

На этот случай в Ringostat можно выбрать, в каких воронках будут создаваться сделки, задачи и контакты. Можно даже задать, в каком статусе будет создан контакт. Так менеджерам не нужно вручную переносить лидов из одной воронки в другую. А руководитель легко оценит, сколько в работе именно новых клиентов — а не просто всех, кто обратился в компанию.

Рассмотрим это на примере кейса компании «Хаски», которая занимается подбором и обучением рабочего и складского персонала. В amoCRM у них все сделки делятся по таким воронкам:

  • отдел продаж;
  • отдел продаж Польша;
  • школа;
  • нецелевые — сюда попадают люди, которые выбрали в голосовом меню (оно же IVR) трудоустройство или другие вопросы.

При настройке интеграции «Хаски»: 

  • перешли в раздел «Передача сделок в выбранные воронки»; 
  • нажали «Добавить правила»;
  • выбрали нужную воронку в блоке «Воронка и статус сделки» — все воронки автоматически подтянулись из amoCRM;
  • добавили параметр, на который будет «смотреть» Ringostat, чтобы отправить звонок в нужную воронку;
  • указали значение параметра — по нему платформа определяет, что сделка должна быть создана в заданной воронке

Настройка передачи сделок в выбранные воронки

И расположили правила по приоритету. Сначала Ringostat «смотрит» на верхнее правило. Если звонок ему не соответствует, платформа смотрит на правило ниже и т. д. Получилось так:

Настройка воронок для передачи данных в CRM

 

Как это работает у «Хаски»

  1. Когда звонит клиент, Ringostat в первую очередь обращает внимание на то, куда звонили. 
  2. Если вызов поступил на польский номер, подключенный на проекте — он указан в столбце «Значение» — контакт будет сразу создан в воронке Отдел продаж Польша со статусом Лид.
  3. Аналогично, если клиенту звонит менеджер «Хаски», который работает только с поляками — в столбце «Значение» указан его SIP-аккаунт.

Дальше Ringostat обращает внимание на то, какой номер выбрал клиент в голосовом меню. Когда заказчик звонит, оно проигрывает аудиозапись в духе: «Если вас интересуют наши услуги — нажмите 1, если ищете работу — нажмите 2, хотите записаться в школу карщиков — нажмите 3». 

  1. Когда звонящий набирает добавочный номер 1 в голосовом меню — контакт создается в воронке Отдел продаж со статусом Лид.
  2. Если звонящий нажал 2 — контакт будет создан в воронке Нецелевые со статусом Соискатели.
  3. Если была набрана цифра 3 — контакт создается в воронке Хаски Школа со статусом Первичный контакт

 

Ringostat для руководителя отдела продаж

  • Контролируйте, как работают менеджеры — слушайте аудиозаписи звонков, смотрите отчеты о пропущенных вызовах и по нагрузке на конкретных сотрудников.
  • Будьте в курсе всего — Ringostat мгновенно уведомит о пропущенном вызове или оставленном голосовом сообщении.
  • Уменьшайте количество рутинной работы в отделе — за счет умной интеграции CRM и Ringostat, которая создает сделки, задачи и контакты по факту звонка.
  • Узнайте, каким будет оптимальный график работы отдела — Ringostat покажет, в какие дни и часы чаще звонят.

Передаем дополнительные данные в CRM

Вы можете сами выбрать, какую информацию передавать при звонке и в какое поле CRM. Это можно задать в настройках CRM, в блоке Передача дополнительной информации

Передаем дополнительные данные в CRM

Можно передавать параметры для сделки, контакта и лида или редактировать заданные по умолчанию:

Настройка передачи данных

Список полей из CRM подтягивается автоматически. А из Ringostat можно выбрать более десятка параметров: 

  • куда звонили;
  • был ли вызов первым, сделанным с уникального номера;
  • ID проекта;
  • какой по счету звонок;
  • тип звонка и т. д.

Рассмотрим, зачем это нужно, опять на примере «Хаски». У этой компании в поля CRM передается такая дополнительная информация:

Настраиваем передачу данных в разные воронки CRM

Зачем это нужно:

  • добавочный номер — это позволяет легко отфильтровать звонки по конкретному добавочному номеру и посмотреть, сколько вызовов поступило в тот или иной отдел;
  • куда звонили — если вызов поступает на польский номер, то ответственным за сделку назначается менеджер, который работает именно по Польше.

 

Передаем данные в CRM при заполнении онлайн-форм на сайте

С Ringostat можно связать сайт и CRM за 10 минут без помощи программиста. 

Вы можете легко автоматизировать работу с лидами, которые заполняют любые формы у вас на сайте. Как это работает:

  • пользователь заходит на сайт;
  • заполняет форму — например, онлайн-заявки;
  • на основании этого в CRM создается контакт/лид, задача или сделка;
  • в CRM передается информация о рекламном источнике, канале, кампании и ключевом слове, которые привели лида.

Благодаря этому в CRM зафиксируется контакт с покупателем, даже если он не звонил. Рассмотрим, как настроить эту функцию.

  1. Подключите интеграцию с формами на сайте по инструкции — это также позволит автоматически совершать обратный звонок, когда клиент заполнит форму у вас на сайте.
  2. Потом откройте в личном кабинете Ringostat настройки интеграции с CRM.
  3. Откройте блок Сценарии интеграции — отметьте галочками то, что должно происходить в CRM после заполнения клиентом формы на сайте: Сценарии интеграции
  4. Промотайте до блока Передача данных из полей ваших форм. Выберите, какая информация из форм должна подтягиваться в какое поле в CRM. Это нужно сделать и для контакта, и для сделки:  Передача данных из полей ваших форм

 

Пример

Представим, что на сайте есть стандартная форма, куда клиент вводит номер имя, номер телефона и электронную почту. Все эти данные нужно подтягивать в CRM в карточку контакта. Для этого настраиваем форму так:

Выбор настроек для передачи данных из форм в CRM

При такой настройке: 

  • в поле tags мы будем передавать константу/пометку Ringostat Automation — этот параметр изменять нельзя, он устанавливается по умолчанию;
  • в поле name — то, что клиент введет в поле вашей формы с типом name,first-name;
  • в поле Телефон — то, что клиент ввел в полях типа phone,tel,telephone;
  • в поле email передадим содержимое одноименного поля.

С таким набором функций вы легко автоматизируете отдел продаж. И повысите его продуктивность, прикладывая меньше усилий.

В следующих статьях мы снова вернемся к «рецептам» для маркетологов. Подписывайтесь на нашу рассылку, чтобы их не пропустить.


Подпишитесь на обновления

Раз в неделю мы отправляем дайджест самых интересных новостей о digital 

Если вы нашли ошибку - выделите её и нажмите Ctrl + Enter или .

[sendpulse-form id="1099"] [sendpulse-form id="631"]