Простой способ автоматизировать работу пиарщика, SMM-, event- и email-маркетолога

Если в отделе маркетинга больше одного человека и плотно ведется работа с инфопартнерами, то легко возникает хаос. «Нужно срочно пошерить в Facebook пост о конференции», — просит event-маркетолог. «Не могу. У меня график расписан на месяц вперед», — возражает SMM-щик. «В рассылке уже нет места», — опережает вопрос email-маркетолог. Чтобы такого не случалось, мы разработали докс для систематизации их работы. Делимся шаблоном и рассказываем, как с ним работать.

Описанный докс будет полезен для компаний, у которых есть должности с такими обязанностями:

• PR-менеджер — договаривается об инфопартнерстве и обмене публикациями, рассылками, упоминаниями в соцсетях и тематических СМИ;
• event-маркетолог — организовывает конференции, бизнес-завтраки, вебинары, договаривается об участии спикеров компании в различных мероприятиях;
• SMM-щик — пишет и публикует посты в социальных сетях;
• email-маркетолог — создает рассылки, обменивается статьями и новостями для них с релевантными компаниями.

Возможно, у вас есть сотрудники, которые объединяют в себе несколько должностей. В этом случае данный документ тоже пригодится. Например, у нас в Ringostat обязанности PR-менеджера разделены между event-маркетологом, SMM-щиком и email-маркетологом.

Раньше каждый сотрудник работал в отдельном документе и при этом общался с большим количеством партнеров. У каждого менеджера были собственные договоренности по обмену контентом, о которых знал только он. Например, у нас всегда много желающих попасть в рассылку. Но в ней можно разместить всего два промо-поста от партнеров.

Из-за такой несогласованности возникала путаница. Два маркетолога могли запланировать размещение на одну и ту же дату, и тогда приходилось кому-то отказывать. Сотрудники спрашивали друг друга, есть ли «окошко» для публикации, а устные договоренности довольно быстро забывались.  

Вскоре мы поняли, что этот процесс нужно менять. Поэтому разработали документ, который решал сразу несколько задач.

1. Синхронизация — сотрудники видят, что запланировано у их коллег. Есть ли возможность разместиться в конкретный день, когда выйдет пост или рассылка по договоренности с инфопартнером.
2. Автоматизация — менеджеры получают напоминания о запланированных событиях, Google Таблицы интегрированы с календарем. Как это настраивается с помощью сервиса для интеграций, мы описали в соответствующем разделе.
3. Планирование — сотрудники могут выбирать свободные даты, которые интересуют партнеров. Ничего не нужно дополнительно согласовывать с коллегами.

Ниже мы расскажем, как устроен документ и как строится работа с ним. Как мы убедились на собственном опыте, такая автоматизация может быть очень полезна для отделов маркетинга.

Вкладки

Документ создавался в Google Spreadsheets. Это удобно, потому что к нему можно открыть доступ для нескольких человек и оставлять комментарии. Для вашего удобства мы создали пустой шаблон по аналогии с описанным доксом. Вы можете его посмотреть или скачать и настроить под ваши нужды.  

Скопировать документ

Теперь рассмотрим для примера, из каких вкладок состоит документ и какие в нем есть столбцы. Подобные настройки могут подойти и для других компаний. Если вы захотите изменить выпадающие списки, просто нажмите наверху Данные — Проверка данных и внесите изменения.

1. Календарь выступлений за текущий год

Заполняется event-маркетологом и содержит такие столбцы:

• тип мероприятия: meet up, вебинар, офлайн-ивент, конференция, прочее;
• имя спикера;
• дата;
• название, которое содержит ссылку на презентацию и видео.

2. Конференции за текущий год

Event-маркетолог подбирает подходящие мероприятия, вносит их в эту вкладку и договаривается об участии. Также эту вкладку может использовать PPC-специалист, чтобы таргетировать рекламу на посетителей конкретной конференции. Сверяясь со списком предстоящих конференций, менеджер понимает, где и какому спикеру предложить выступить. Также это полезная информация для сотрудников, которые хотят поучаствовать, и для директора по маркетингу.

Столбцы:

• название конференции и ссылка на нее;
• дата;
• классификация — нишевое мероприятие, конференция, выставка, наш ивент;
• город;
• тематика — застройщики, аналитика, бизнес, интернет-маркетинг, маркетинг, продажи, ecommerce, IT, PPC, ритейл;
• как участвуем:  
• кто из сотрудников участвует;
• есть ли договоренность об инфопартнерстве — обмене материалами об ивентах в рассылке и соцсетях.

3. График гостевых блоков/рассылки  

Этот раздел предназначен для имейл-маркетолога, чтобы он заранее спланировал активности. Сюда вписывается информация, которую он использует при создании рассылки:

• номер дайджеста и блока в нем;
• дата;
• компания/мероприятие;
• связной — кто общается с партнером;
• контент — автоматически подтягивается из докса, этот процесс мы детально опишем ниже;
• комментарий — например, на что мы обменялись с партнером;
• ссылка на готовую рассылку.

4. График гостевых постов в Facebook

• название компании или имя партнера;
• ссылка на его страницу в Facebook;
• изображение — ссылка на него автоматически подтягивается из докса, о котором мы упоминали выше;
• основной текст — аналогично;
• дата;
• промокод на скидку, если его предоставляет партнер.

5. Контакты

Сюда все заносят данные об инфопартнерах, с которыми мы сотрудничаем. Имя, компания, email, Facebook, телефон.

6. Ресурсы ивентов

В этой вкладке размещаются ссылки на сайты, где ивент-маркетолог обычно ищет мероприятия или добавляет в календарь наши.

7. Биографии спикеров

Эта вкладка нужна, чтобы быстро предоставить информацию о спикерах организаторам ивентов и подать заявку. Здесь желательно указать, как давно работает сотрудник, чего достиг в вашей сфере, с какими известными компаниями работал. Можно перечислить сертификаты, если они у него есть.

В данном разделе есть даже видеозаписи выступлений спикеров, иногда организаторы конференций требуют и их. Тут же находятся ссылки на предыдущие заявки. Потому что часто организаторы задают одни и те же вопросы.

8. Шаблон

Содержит заготовки сообщений для трех случаев:

• инфопартнерство;
• доклад;
• доклад + инфопартнерство.

Это памятка для менеджера для составления структуры письма.

Из описанного документа в маркетинговый дашборд потягиваются данные: сколько было инфопартнеров и конференций в конкретном месяце.   

Сбор данных о гостевых постах и блоках рассылки

Раньше сотрудники брали информацию о гостевых постах и блоках рассылки из переписки с партнерами. Часто она была неполной или неточной. Теперь мы просим заполнять нашу Google форму с обязательными вопросами и только после этого согласовываем и планируем гостевой блок в рассылке или пост.

Посмотреть, как устроена форма, можно по ссылке. А если хотите попасть к нам в рассылку, то просто заполните ее, предварительно написав нашему маркетологу [email protected] 🙂

Вы можете создать собственную форму на основе нашей. Для этого добавьте следующие пункты:

• дата и время заполнения;
• название компании или имя партнера;
• с кем из сотрудников договорились о рассылке;
• имейл или аккаунт в Телеграме;
• телефон;
• заголовок поста;
• изображение;
• ссылка для изображения — при надобности ее можно «зашить» в картинку;
• название кнопки, нажав на которую, получатель рассылки может перейти на сайт или ивент партнера;
• ссылка, которая должна быть «зашита» в кнопку;
• основной текст гостевого блока в рассылке или поста в Facebook;
• промокод, если партнер его предоставляет;
• дата — когда должна быть отправлена рассылка;
• комментарий;
• ссылка на страницу в Facebook об ивенте;
• ссылка на изображение;
• основной текст поста в Facebook;
• дата, когда он должен быть опубликован.

После того, как партнер заполняет форму, менеджерам приходит уведомление. После этого ответственный сотрудник заходит в опросник и нажимает значок:

После этого данные передаются в отдельную таблицу с ответами. В ней каждый столбец соответствует пункту в форме, а его содержимое — ответам на каждый вопрос.

Имейл-маркетолог заходит в эту таблицу и копирует ссылку на ячейку с информацией партнера о мероприятии. После этого вставляет ее в столбец Контент во вкладке с рассылками.

В этот же документ вносится ссылка на веб-версию письма — она необходима, чтобы тот, кто договаривался о размещении гостевого блока, мог поделиться письмом с инфопартнером. Формируется такая ссылка либо с помощью специальных расширений для Gmail, либо автоматически сервисом рассылки (мы используем SendPulse) при создании письма.

Информация о постах для соцсетей автоматически передается в Google календарь постов для SMM-щика — как это реализовано, мы расскажем ниже.  

Настройка автоматической передачи данных в календарь публикаций SMM-щика

Мы настроили это с помощью Zapier — сервиса для настройки интеграций. Благодаря ему, в календаре создается событие с информацией об ивенте или другом посте от наших партнеров. SMM-щику остается только скопировать ее в черновик поста для Facebook.

Шаг 1

Создаем аккаунт в Zapier, переходим на главную страницу. В условиях выбираем Google Таблицы и Google Календарь и нажимаем Make a Zap!, после чего называем его.

Шаг 2

Выбираем New or updated spreadsheet row. После чего выбираем аккаунт Google, который привязывается к Zapier.

Шаг 3

Сервис покажет перечень таблиц, которые связаны с данным аккаунтом. Нужно выбрать документ, в котором должно создаваться событие. Далее задаем лист, в который будут подтягиваться данные.

Далее выбираем триггер, для этого нажимаем Select Google Sheets Trigger. В нашем случае триггер — это дата. Если партнер заполняет данную ячейку, то создается новое событие в календаре именно в нужный день.

Плюс Zapier в том, что информация об ивентах может изменяться, а сервис подтягивает обновленные данные о событии на основании измененного столбика. Так, при публикации в Facebook, мы более свободны, чем в случае с рассылкой. При надобности можно изменить дату размещения, и это изменение отразится в календаре.

Шаг 4

Нажимаем Create Detailed Event, чтобы создать детализированное событие. Это нужно, чтобы SMM-щик видел детальную информацию об ивенте прямо в календаре.

Чтобы SMM-щик не путался, лучше создать отдельный календарь Google для графика гостевых постов в соцсетях. Желательно сделать его общедоступным, чтобы другие члены команды могли видеть запланированные активности.

Шаг 5

Прописываем алгоритм с переменными, по которому будут создаваться события в календаре. Например, название — ячейка 1, фото ячейка 2 и т. д.. Это шаблон, по которому будет подтягиваться информация. Вы настраиваете его один раз, и потом он работает автоматически:

После чего тестируем алгоритм и меняем составляющие, если нужно.

В результате SMM-щик и другие сотрудники, имеющие доступ к календарю, видят в нем полную информацию о событии. И получают напоминание, о том, что необходимо разместить такой пост. Вот как выглядят данные о запланированном посте, если нажать на событие в календаре.

Как строится работа

1. Ивент-маркетолог либо другой сотрудник команды договаривается об информационном сотрудничестве и обмене постами или рассылками. Он сразу смотрит докс и сообщает партнеру, какие даты свободны. После чего бронирует нужное число.
2. Инфопартнер заполняет форму, чтобы разместиться в нашей рассылке или соцсетях.
3. Данные из формы передаются в таблицу с ответами.
4. Если речь о рассылке, то имейл-маркетолог находит в этой таблице ячейку с контентом инфопартнера. И копирует ссылку на ячейку в рабочий докс, где под партнера уже забронирован блок.
5. Имейл-маркетолог заранее сверяется с доксом, чтобы знать, какие посты будут в двух гостевых блоках. Она верстает их в первую очередь, а уже потом все остальное. Желательно сразу проверить, не ошибся ли партнер при заполнении формы, нету ли битых ссылок и т. д.  
6. Если речь о гостевом посте в Facebook, то данные о нем автоматически подтягиваются в календарь SMM-щика. В нужный день он получает уведомление о том, что нужно сделать пост. Для этого он копирует данные о мероприятии прямо в Facebook.

Резюме

1. Если в команде маркетинга несколько человек, и все они общаются с инфопартнерами — их работу лучше автоматизировать. Для этого нужно создать общий докс, в котором будет собрана информация о запланированных ивентах, гостевых постах и рассылках.
2. Если информация подтягивается автоматически, сотрудник получает напоминание, что нужно сделать пост. Это сокращает количество ручной работы позволяет не забыть о том, что есть в плане.
3. Подобный документ позволяет отделу синхронизироваться и всегда иметь под рукой данные об инфопартнерстве. Это особенно важно, когда рассылка или посты в соцсетях расписаны на месяцы вперед.
4. В результате работа отдела синхронизируется. Каждый знает, что запланировано на неделю, а для каждого партнера выбирается подходящая дата.