VoIP-телефония ― это система для бизнес-коммуникации, которая позволяет принимать и совершать телефонные звонки по интернету. Такая технология является современной альтернативой устаревшей аналоговой телефонии, использующей физические телефонные линии, а также мобильной связи, функционал которой имеет ограничения и не соответствует потребностям бизнеса. Рассмотрим, как работает VoIP-телефония и кому может быть особенно полезна.
Что такое VoIP-телефония
VoIP (Voice over Internet Protocol) – это технология, которая передает голосовой сигнал через интернет-протокол (IP).
Говоря простыми словами, VoIP-телефония позволяет совершать звонки через интернет без традиционных телефонных линий. Во время VoIP-звонка голос звонящего преобразуется в цифровые пакеты данных. Данные передаются через интернет, и когда доходят до получателя, снова преобразуются в голосовой сигнал. При этом звучание голоса остается чистым и четким, а связь бесперебойной.
Для связи достаточно иметь:
- компьютер, телефон, планшет или любое другое устройство, подключенное к сети;
- программу для звонков;
- гарнитуру с наушниками и микрофоном.
Для чего нужен номер VoIP
VoIP-номер – это номер телефона, который не привязан к физическому месту расположения. Номер можно использовать на любом устройстве с подключением к интернету, что делает его идеальным для удаленной работы или международного бизнеса.
В Ringostat можно подключить VoIP-номера любых стран, городов, мобильных операторов, а также номера 0800. И работать по всему миру, независимо от места нахождения компании.
Читайте также Что такое SIP-телефония и зачем она нужна бизнесу?
Как работает система телефонии
Принцип работы телефонии достаточно прост. Если к вам звонит клиент, звонок сначала поступает на платформу виртуальной телефонии, затем обрабатывается и направляется на один из ваших номеров, согласно предусмотренной вами схеме переадресации. После соединения разговор записывается, а все данные о звонке сохраняются в системе.
Сначала звонящий сначала попадает в голосовое меню, если вы его настроили. Звучит голосовое сообщение, которая предлагает человеку ввести на клавиатуре цифру, соответствующую нужному подразделению или менеджеру компании. Если человек делает выбор, звонок направляется на соответствующий номер.
Важнейшая часть виртуальной телефонии — схема переадресации. Тут можно задать порядок и правила распределения звонков между разными номерами. Бизнес может настроить неограниченное количество таких схем: для разных отделов, для рабочих и выходных дней.
Например, в отделе сервисного обслуживания может быть настроена такая схема:
Предположим, в отделе сервисного обслуживания работают три оператора. Вы можете настроить так, чтобы входящий звонок одновременно поступал каждому оператору. Если через 15 секунд никто не снимет трубку, вызов будет направлен руководителю отдела. Если и он слишком занят, звонящий будет направлен на голосовую почту, где сможет оставить устное сообщение. Команда получит уведомление про оставленное сообщение.
Данные о всех звонках ― исходящих, входящих, пропущенных ― собираются в подробные отчеты телефонии. Вы всегда можете посмотреть:
- дату и время соединения;
- длительность ожидания и разговора;
- номер звонящего;
- запись разговора;
- менежера, который совершил, принял или пропустил звонок.
Преимущество виртуальной телефонии ― много дополнительных возможностей. Если система телефонии интегрирована коллтрекингом, в отчетах также будет доступна информация о рекламном источнике каждого звонка ― аж до ключевого слова. Если телефония дополнена искусственным интеллектом, вам будет доступна мгновенная транскрибация и анализ каждого разговора. Если телефония интегрирована с CRM, данные о звонке будут автоматически передаваться в систему, что избавит менеджеров от ручного заполнения данных.
Преимущества использования VoIP-телефонии
VoIP-телефония имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной связью.
- Снижение расходов: нет потребности в покупке и обслуживания оборудования и сетей. А стоимость связи, в том числе, международной ― ниже.
- Быстрое подключения. Вам не придется ждать установки и монтажа. Подключение и настройка связи занимает всего один рабочий день, так что вы буквально сразу можете работать. Техническая поддержка поставщика связи оказывает всю необходимую помощь и быстро отвечает на запросы.
- Мобильность: бизнес может принимать и выполнять звонки где угодно, при условии подключения к сети, и быть на связи со своими клиентами со всего мира. Например, можно создать удаленный колл центр и нанять операторов независимо от местонахождения.
- Масштабируемость и гибкость: телефонию VoIP легко масштабировать согласно растущим потребностям вашего бизнеса, например, можно добавить или удалить номера, изменить настройки ― за считанные минуты.
- Широкий функционал, значительно превосходящий возможности других решений для связи. Различные схемы переадресации, голосовое меню, очередь звонков, запись разговоров и многие другие функции, которые делают работу с телефонией более продуктивной и простой.
- Возможность интеграции телефонии с другими программами, например, CRM ― для автоматизации процессов.
- Контроль и аналитические отчеты. Возможность отслеживания различных показателей, связанных с работой со звонками ― от количества пропущенных звонков до продуктивности менеджеров. Вы сможете улучшить качество обслуживания и повысить продуктивность работы
- Возможность подключения искусственного интеллекта для автоматического и точного анализа звонков.
Значение VoIP-телефонии в современном бизнесе
Виртуальная АТС будет полезна как для малого бизнеса, так и для крупных корпораций. Но наиболее она нужна в тех нишах, где непосредственное общение с покупателями или заказчиками услуг, партнерами, исполнителями работ, партнерами в основном происходит по телефону. Это медицина, производство, недвижимость, торговля, туризм и другие отрасли. Для ведения и развития такого бизнеса важно высокое качество звучания голоса и бесперебойность связи, поскольку это напрямую влияет на клиентский опыт и доход.
Важность внедрения телефонии в различных отраслях бизнеса подтверждают кейсы улучшения клиентского сервиса, роста производительности труда и увеличения прибыли.
Заключение
VoIP-телефония — это чистая и надежная связь, которую можно подключить всего за день. Такая телефония позволяет бизнесу, независимо от ниши, масштаба и местонахождения, быстро наладить внутреннюю и внешнюю коммуникацию и работать по всему миру. Для подключения связи не нужны затраты на оборудование ― для связи достаточно обыкновенных офисных устройств: телефон, компьютер, гарнитура.
VoIP-телефония предлагает множество функций, которые гибко настраиваются в зависимости от задач конкретного бизнеса. Телефония собирает детальную статистику по звонкам и позволяет руководству контролировать качество обслуживания, нагрузку операторов, продуктивность коллектива. Благодаря интеграциям VoIP-телефонии с другими системами и сервисами, данные про звонки автоматически передаются по сети, исключая неточности и избавляя менеджеров от рутинной ручной работы.
