Przewodnik: jak działa Power Dialer w aplikacji Ringostat do rozmów telefonicznych i pracy z CRM?

Ringostat Power Dialer to opcja automatycznego dzwonienia do klientów, która pozwoli zaoszczędzić czas pracy zespołu oraz pieniądze. Wystarczy wgrać numery, z którymi chcemy się połączyć. Ringostat automatycznie rozpocznie połączenie, pozostawiając specjaliście ds. obsługi klienta czas wyłącznie na rozmowy z klientami. Ten przewodnik krok po kroku opowie, jak rozpocząć pracę z Power Dialer i szczegółowo objaśni, jak korzystać z tej przydatnej funkcji.

Power Dialer to technologia, która automatycznie dzwoni do klienta zaraz po zakończeniu wcześniejszej rozmowy. Jak tylko operator zakończy rozmowę, Power Dialer wybiera kolejny kontakt z listy, dlatego pierwszym krokiem jest stworzenie takiej listy. 

WAŻNE: Power Dialer działa w interfejsie aplikacji Ringostat, dlatego do jego użytkowania należy podłączyć telefonię Ringostat. 

Krok 1: Tworzenie listy kontaktów

Wgranie listy kontaktów możliwe jest przez użytkownika posiadającego uprawnienia „Administrator”. Aby to zrobić, należy wejść do indywidualnego panelu Ringostat, przejść do sekcji Ustawienia — Ustawienia Ringostat Smart Phone — Power Dialer.

Tutaj możliwa do zobaczenia będzie tabela z przykładem. Zawiera ona parametry, które powinny znaleźć się w dokumencie, a który następnie wgrywa się do Ringostat. Nazwy kolumn w twojej tabeli powinny odpowiadać nazwie nagłówka tak, jak pokazano na poniższym przykładzie: 

Poniżej można:

• pobrać szablon CSV z wymaganymi nagłówkami oraz wypełnić je danymi i kontaktami klientów;
• skopiować nagłówki do własnego pliku — wystarczy wkleić je do pierwszego wiersza swojej tabeli. 

Gdy tabela z numerami i danymi zostanie stworzona oraz zostaną nadane poprawne nazwy kolumn, można przejść do następnego kroku. 

Krok 2: Konfiguracja kampanii

Teraz przejdziemy do stworzenia jednej lub kilku kampanii. Na przykład, jedną z numerami tzw. zimnych leadów, a drugą z kontaktami stałych klientów, itp.

Dalej przejdź do sekcji „Lista kampanii” i kliknij „+ Dodaj kampanię”.

Po nadaniu nazwy kampanii należy kliknąć trzy kropki, by otworzyć listę dostępnych działań: 

• edycja nazwy;
• edycja listy numerów w kampanii;
• edycja listy pracowników w kampanii.

Dalej przechodzimy do edycji numerów. Tutaj można wgrać tabelę, która została stworzona w poprzednim kroku. 

Następnie przypisujemy pracowników, którzy będą obsługiwać konkretną kampanię:

• przejdź do sekcji „Pracownicy”; 
• wybierz odpowiednią osobę;
• zaznacz pole wyboru w ustawieniach jej profilu, jak pokazano poniżej: 

Następnie kliknij przycisk „Dodaj pracownika” i wybierz osobę z rozwijanej listy, której nadano odpowiednie uprawnienia. Pracownik nie pojawi się na tej liście do momentu, gdy nie zostaną nadane mu te uprawnienia. 

Krok 3: Przypisanie priorytetu kampanii

Power Dialer nie może pracować jednocześnie dla wszystkich kampanii. Dlatego określ, które z nich należy obsłużyć w pierwszej kolejności. Przeciągnij kampanii, aby przypisać im priorytet. Im wyżej znajdzie się kampania, tym szybciej Power Dialer będzie dzwonił pod numer w niej się znajdujące. 

Krok 4: Uruchomienie Power Dialer i kontakt z klientami

Po wykonaniu poprzednich kroków w aplikacji Ringostat wskazany pracownik otrzyma dostęp do Power Dialer:

1. Gdy obsługujący naciśnie przycisk „Play”, Ringostat rozpocznie wybieranie pierwszego numeru z listy.
2. Po uruchomieniu Power Dialer, pracownik ma dwie opcje: wstrzymać wybieranie lub natychmiast nacisnąć „Start” i rozpocząć połączenie z kolejnym numerem.
3. Jeśli połączenie zostanie odebrane i klient odpowie, po rozmowie zostanie uruchomiony licznik oczekiwania na kolejne połączenie. Połączenie nie zostanie natychmiast rozpoczęte — ma to na celu umożliwienie obsłudze odpoczynku lub zapisanie istotnych informacji. 
4. Jeśli klient nie odbierze lub numer będzie zajęty, od razu rozpoczyna się wybieranie kolejnego numeru. 
5. Jeśli nie uda się skontaktować z klientem, ponowna próba połączenia z tym numerem nie nastąpi. 
6. Automatyczne wybieranie kończy się, gdy Power Dialer rozpocznie połączenie z ostatnim numerem z listy. Następnie funkcja zniknie z interfejsu aplikacji Ringostat. 
7. Jeśli administrator doda numery do kampanii lub przypisze pracownikowi wybieranie kolejnej kampanii, Power Dialer pojawi się ponownie. 

WAŻNE: Przycisk pauzy w Power Dialer to zatrzymanie wybierania numerów, a nie wstrzymanie rozmowy. 

Co się stanie, jeśli ktoś zadzwoni podczas pracy Power Dialer?

Podczas przychodzącego połączenia Power Dialer zostanie zawieszony. Aby ponownie go uruchomić, należy jeszcze raz nacisnąć przycisk „Play”. Przyjmowanie połączeń przychodzących zależy od ustawień samego Power Dialer oraz ogólnych ustawień aplikacji. Jeśli w aplikacji wyłączona została możliwość przyjmowania połączeń przychodzących podczas rozmowy, klient usłyszy sygnał „Zajęte”. 

Integracja z CRM i mini-CRM

Power Dialer może być zintegrowany z systemem CRM. Pozwala to na przekazywanie danych kontaktowych klientów do Power Dialer i uruchamiać automatyczne wybieranie bezpośrednio z bazy danych w CRM. Aby skorzystać z rej funkcji, skontaktuj się z naszym działem pomocy technicznej, który pomoże skonfigurować integrację za pomocą interfejsu API i Webhook. 

Jeśli skonfigurowano już integrację między systemem CRM, a Ringostat, wszystkie dane o klientach automatycznie zostaną przeniesione do mini-CRM. Jedną z zakładek aplikacji jest Książka kontaktowa, która zawiera kartę „Klienci”. To właśnie mini-CRM, w którym można zobaczyć listę swoich klientów, informacje o nich i podejmować dodatkowe działania związane z kontaktami. 

W takim przypadku podczas połączenia można zobaczyć następujące informacje o klientach:

• imię i nazwisko — tak, jak zostało wprowadzone w systemie CRM;
• numer telefonu;
• adres e-mail;
• komunikatory. 

Przy okazji, jeśli skonfigurowano integrację z CRM, podczas aktywnego połączenia informacje o nim zostaną zapisane w karcie kontaktowej w systemie CRM. Dotyczy to zarówno standardowych połączeń za pośrednictwem aplikacji Ringostat, jak i połączeń z wykorzystaniem Power Dialer. 

Co zrobić, jeśli nie zintegrowano bazy danych CRM, ale chce się widzieć informacje o kliencie podczas rozmowy?

1. Wgraj kontakty z systemu CRM do mini-CRM. Można to zrobić ręcznie w odpowiedniej sekcji, jak zostało pokazane na poniższym zrzucie ekranu. 
2. Wgraj listę kontaktów do obdzwonienia, zgodnie z opisem w pierwszym kroku, i przypisz odpowiednich pracowników. 
3. Podczas rozmowy pracownik będzie widział wszystkie informacje o kontakcie, ponieważ zostaną one pobrane z mini-CRM. W szczególności możliwe jest zobaczenie danych dotyczących tego, z jakiej reklamy pochodzi użytkownik, które strony witryny przeglądał najczęściej, na której stronie był przed połączeniem, itd. 

Jak elastycznie skonfigurować Ringostat Power Dialer?

1. Kliknij okrągłą ikonkę w lewym górnym rogu aplikacji i wybierz opcję „Ustawienia”. 
2. Wybierz dolny punkt z listy ―  „Ustawienia Power Dialer”. 
3. Ustaw, ile czasu ma trwać przerwa między połączeniami. 
4. Określ, ile sekund ma trwać ponowne wybieranie, czyli ile sekund ma trwać wybieranie numeru, zanim Power Dialer je zakończy. 
5. Opcjonalnie zaznacz pole wyboru w dolnej części ustawień. Dzięki temu Power Dialer będzie odrzucał wszystkie połączenia przychodzące, gdy jest aktywny. 

Gdzie znaleźć połączenia wykonane za pomocą Ringostat Power Dialer? 

Połączenia, które zostały wykonane przez obsługę za pomocą Power Dialer, mogą być sprawdzone w raportach naszej platformy, podobnie jak wszystkie inne. Połączenie zostanie oznaczone odpowiednim statusem, w zależności od tego, czy udało się wykonać rozmowę z klientem. Ponadto w raportach dostępne będą nagrania rozmowy. 

Poza tym połączenia dokonane za pomocą Power Dialer można zobaczyć w historii połączeń w aplikacji Ringostat, w zakładce „Moje połączenia”. 

---

Jeszcze nie korzystasz z Power Dialer? Zacznij już teraz i oszczędzaj czas na połączeniach z klientami. Podłącz Power Dialer pod tym adresem.