В много бизнис сфери, продажбите все още са свързани със студени обаждания. При това, само за подготовката за тях, мениджър губи средно четвърт от работното си време. Трябва да се събере база, да се набере всеки номер на потенциален клиент – всичко това изяжда работното време, което може да се използва по-ползотворно. Специалистите на Netpeak Software и Ringostat споделят лайфхак, как да намалин излишните действия до миниму и да подобрим продуктивността на отдела по продажби.
За подготовката за студените обаждания мениджърът обикновенно прави следното:
- губи много време за работа с търсачките;
- преминава от един сайт на друг и търси контакти – не всички компании показват телефона си на главна страница;
- прехвърлят името на фирмата и контактните данни в документ в Exel или Google таблици;
- когато базата е събрана, мениджърът ръчно копира телефона на компанията преди всяко обаждане и го набира през друга програма, преминава от един прозорец в друг;
- или набира номера на телефона си, като при този вариант съществува вероятност да се допуснат грешки.
Всяко от тези действие не отнема много време, но това е така само на пръв поглед. Например, да опитаме да намерим телефона на салон за красота и да го вкараме в базата. Написали сме в търсачката, намерили сме сайт, копирали сме в таблицата името на салона и неговия телефон. След това сме въвели номера на телефона си. За всички тези действия сме изгубили около минута – и това е само за един контакт.
Ако си представим, че в базата ще участват поне 50 компании, то ние сме загубили около час. И това е, при условие, че номерът е на видимо място. Защото все още се срещат сайтове, където телефонът е написан с малък шрифт в края на сайта или в раздел Контакти в най-долното меню.
Може да ви се струва, че това са издръжки на работния процес и са “неизбежното зло”. Но това изобщо не е задължително – има начин, максимално да се съкрати и автоматизира този процес. Спестявайки време от този процес, мениджърът може да се свърже с повече компании за работния си ден. В статията ще разгледаме, как да направите това с помощта на програмите Netpeak Checker и Ringostat Smart Phone.
Масов сбор на данни и телефонни номера
Процеса на автоматизирано търсене на телефонни номера ще направим с помощта на платената програма за десктоп Netpeak Checker. Част от функционалите са доступни за потребителите и безплатно след регистрация.
Процеса на обработка отнема буквално няколко минути. Всичко зависи от необходимото количество контакти.
Ако нямате списък със сайтове, от които трябва да съберете данни, за да ги намерим ще използваме един от инструментите на програмата – парсера на търсачки.
- В страничния панел на програмата напишете или качете списък с ключовите търсения.
- В раздела с настройки, може да изберете търсачката и броя резултати – в зависимост от вашите задачи, това може да бъде както топ 10, така и всички резултати.
- Отворете допълнителните настройки и при необходимост изберете език на търсене и параметри на геолокацията, за да може да получавате като резултат сайтове от определен регион.
- Съхранете настройките и натиснете Старт, за да започнете работа.
- За да преминете към масовото събиране на телефонни номера от главните страници на сайта, кликнете върху бутона “Transfer host” – линковете ще се покажат в основата на таблицата в програмата.
Сега, когато имате пълен списък с търсени сайтове, в страничния панел, в раздела с параметри “On page” кликнете върху точката “Телефонни номера” и изберете “Старт за начало на анализа”. Всички намерени телефони от сайтовете и тяхното количество, ще бъдат предоставени в съответните колонки в основната таблица с резултати.
Ако предварително имате събрани необходимите сайто, вие можете просто да ги качите в програмата и точно така да им извадите телефоните.
За по-нататъчна работа съхранете данните във формат CSV: за целта кликнете върху бутона Експортирай.
Бързо прозвъняване на клиентската база
Когато вече имате в ръцете си списъка с контактите във CSV формат, можете да преминете съм обажданията. И тук също имаме начин как съществено да спестим вашето време. Мениджърът може да се обажда само с един клик – за това не е нужно да има телефон в ръцете или да отваря програма за обаждания и да копира в нея номера.
За да упростим процеса за свързване, преминете по линка в магазина с приложения на Google и изтеглете Ringostat Smart Phone – приложение за обаждания и работа в CRM. То позволява да звъните с един клик от всяка страница в браузера, на която е публикуван телефон.
Научете повече за този умен помощник ― «Ringostat Smart Phone вече е приложение: още повече производителност за вашия отдел по продажбите».
В някои компании сътрудниците звънят по списъци с номера, събрани в таблици в Google или Exel. В този метод на обработване има своите минуси.
- Ако с базата едновременно работят няколко мениджъра, то лесно може да се объркат, кой на кого трябва да се обажда. И кой вече е говорил с конкретен клиент.
- Записвайки резултата от обаждането ръчно, мениджърът може лесно да обърка.
- Ръководителя му е сложно да контролира работата на мениджъра. За да чуе обаждане на конкретна сделка или контакт, той трябва да премине към друг продукт и да го търси там.
Затова е най-добре да заредите базата с контакти директно в CRM системата и да звъните с един клик директно от нея.
Това е удобно и по други причини. За обработването на контактите може да назначите отделен мениджър, да следите за натовареността му и да гледате как потенциалните клиенти от базата се движат по фунията на продажбите. Ще разгледаме как може да импортирате данни на примера на Pipedrive, но и в други CRM системи се прави аналогично.
- Добавете във вашата база колона с име “Тематика” и я отбележете. Например, “Доставка на храна”. Това ще ви помогне след това да филтрирате именно тези компании, контактите на които сега ще качите. Можете да изберете и друг параметър (например, град) – най-важното е, подобно поле да има и в CRM системата.
- Потребител, които има администраторски права, трябва да влезе в раздел Контакти, на кликне върху иконката с три точки и в десния горен ъгъл да избере “Импортиране на данни”.
- В отвореното меню кликнете “От файл”, изберете “Качи файл” и укажете пътя към таблицата, която сте изтеглили с помощта на Netpeak Checker от предишната точка.
- Изберете «Organisation Name» или «Person Name» — може да изберете произволно.
- Вие можете да решите, обедините или доблирате контактите в един или да създавате нов за всички отделни записи.
- В края на този екран кликнете върху “Започни импортиране” и изчакайте докато не се качат.
Проверете качените данни в раздела “Сделки”. Тук ще бъде и полето “Тематика”, в което за нашия пример ще бъде “Доставка на храна”. По този филтър вие ще можете лесно да изберете контактите именно от тази база.
- Също така по всеки от контактите ще бъдат автоматично създадени сделки. В тяхното име ще фигурира URL на сайта на организацията, който изначално е бил в нашата база.
Мениджърът трябва само да отвори контакта или сделката, където е указан номера и просто да кликне върху него. Ringostat Smart Phoe автоматично ще направи обаждане.
По същия начин можете да се обаждате на клиентите директно от списъка с контакти. След като сте добавили приложението всички телефони, на които може да звъните с един клик, ще бъдат оцветени в зелено.
Допълнителен плюс на интеграцията с виртуалната телефонна централа със CRM системата е автоматичното съхраняване на аудио записите на разговорите между мениджърите и клиентите. Така ръководителите могат да контролират процеса на комуникацията и да затварят сделки.
Ако мениджърът е пропуснал входящо обаждане, благодарение на интеграцията ще бъде създадена задача да върнете обаждане към клиента.
Ако след това клиента сам ви се обади, то приложението ще покаже информация за обаждащия се директно в момента на обаждането. Още преди да вдигнете, ще са ви достъпни следните данни:
- ако потребителя е в CRM системата и е настроена интеграция, вие веднага ще видите името на клиента от системата, можете да преминете към сделката или контакта директно от приложението;
- от какъв номер се обаждат;
- на коя страница се намира сега клиента;
- източника за преминаване на сайта;
- рекламната кампания и ключовата дума;
- посетените страници;
- страниците, на които е прекарал най-много време.
Ако не сте успяли да се свържете с някой, то в историята на обажданията можете да се опитате отново.
Резюме
Мениджърите губят доста време в подготовката към студени обаждания. Но работните процеси могат да се оптимицират, за това ще свърши работа връзката с парсера и програмата за връзка. Първият инструмент ще събере за вас база с номерата и ще указва, към кой сайт принадлежат. А вторият ще ви позволи да правите обаждания с един клик. Така компанията спестява работното време на сътрудниците и мениджърите ще може да го използват, за да затварят повече сделки.
