Automatyzacja działu sprzedaży w 1 dzień

Nie ma nic złego w przerzucaniu swoich obowiązków na innych. Ale nie spiesz się iść na kawę po tym, jak załadujesz kolegę pracą. Przez „inne” rozumiemy inteligentne serwisy internetowe, które wykonują rutynowe zadania szybciej i sprawniej niż człowiek. Zespół Ringostat dzieli się listą przydatnych narzędzi, które można szybko skonfigurować i już następnego dnia pracować zupełnie inaczej.

Niektóre zespoły sprzedażowe nadal pracują tylko z arkuszami kalkulacyjnymi Excel lub Google Spreadsheets. Sukces przedsiębiorstwa zależy wówczas od uważności i odpowiedzialności menedżerów. Ze względu na czynnik ludzki, procesy biznesowe nie przypominają lejka, a raczej dziurawy w durszlak. Na każdym etapie „odpadają” klienci, którzy z różnych powodów się nie zdecydowali na zakup.

Dlaczego warto zautomatyzować sprzedaż

Optymalizacja procesów pracy

1. Menedżerowie nie tracą czasu na wypełnianie danych klientów, szukając odpowiednich informacji w korespondencji. Albo że tracą na to minimalną ilość czasu. Ponieważ wszystkie informacje są automatycznie zapisywane w jednym serwisie.
2. Pracownicy nie zapominają o zadaniach i szybko reagują na zapytania. Jeśli jest nieodebrane połączenie od klienta, system tworzy zadanie i wysyła przypomnienie, aby skontaktować się z nim ponownie w odpowiednim czasie. Podobnie, gdy klient rejestruje się na usługę, składa wniosek na stronie internetowej, wypełnia formularz opinii itp. Dział sprzedaży, którego zadania znajdują się w podręcznym dashboardzie, pracuje znacznie wydajniej.
3. Menedżerowie używają szablonów do komponowania standardowych listów i ofert handlowych. System automatycznie wysyła e-maile do klientów, gdy transakcja przejdzie do określonego etapu. Menedżerowie mogą zobaczyć, czy klient otworzył ofertę handlową i czy przeczytał cały dokument.

Kompletność danych

1. W systemie zapisywane są informacje o transakcji, kliencie, źródłach reklamy. Wykluczona jest możliwość wystąpienia błędów i „zapominalstwa” menedżerów.
2. Menedżer widzi na poręcznym pulpicie, jak każdy klient przechodzi przez lejek sprzedażowy i na jakim etapie są negocjacje wszystkich umów.
3. Historia komunikacji z klientem jest przechowywana w jednym serwisie. Informacje o zainteresowaniach i poprzednich zakupach klienta są atutem przy powtarzalnej sprzedaży.

Kontrola

1. Nagrania rozmów telefonicznych są dołączane do transakcji. Dla kierownictwa wygodniej jest monitorować postępy w sprzedaży poprzez systematyczne odsłuchiwanie rozmów.
2. Wyniki pracy działu i poszczególnych kierowników są przedstawiane w raportach.
3. Kierownicy otrzymują powiadomienia o nieodebranych połączeniach i monitorują ich przetwarzanie. Przeprowadzają regularną kontrole w celu monitorowania jakości pracy poszczególnych kierowników.

W rezultacie firma ma więcej danych i czasu na zwiększenie zysków.

Poniżej przedstawiamy krótki przegląd narzędzi, które zespół sprzedaży Ringostat przetestował i z których korzysta. Można je wdrożyć w ciągu jednego dnia. Trzeba będzie przydzielić obowiązki związane z konfiguracją odpowiedzialnym członkom zespołu oraz postępować zgodnie z instrukcją opisaną poniżej.

Jak zautomatyzować sprzedaż krok po kroku

Krok 1: Automatyzacja sił sprzedaży za pomocą CRM zintegrowanym z call trackingiem i wirtualną telefonią

Jeśli komunikacja z klientami opiera się na połączeniach, a firma korzysta z CRM, zainstaluj usługę analityki połączeń i zintegruj ją z systemem CRM.

Co z tego wynika?

1. Po każdej rozmowie telefonicznej są automatycznie tworzone w CRM transakcji, zadania i kontakty, które przydzielane menedżerom na podstawie obciążenia pracą. Pracownicy nie muszą ręcznie wypełniać danych. Nie ma ryzyka na błędy i nie traci się informacji o klientach i transakcjach.
2. Logika integracji wyklucza tworzenie zduplikowanych kontaktów i zadań.
3. System przydziela zadania dla nowych transakcji najmniej zajętym menedżerom, a zadania dla istniejących transakcji — pracownikom za nie odpowiedzialnym. Eliminuje to nieporozumienia typu „Czyj to klient?”.
4. Zmniejsza się prawdopodobieństwo wystąpienia nieodebranych i nieprzetworzonych połączeń. Na przykład, jeśli menedżer odpowiedzialny za transakcję przegapi połączenie — zostanie dla niego utworzone zadanie „Oddzwoń” z terminem 30 minut od nieodebranego połączenia.
5. Do systemu przekazywane są dane o źródle reklamowym połączenia, kampanii i słowie kluczowym, które sprowadziło klienta na stronę.

6. Nagranie rozmowy telefonicznej trafia do CRM — w każdej chwili kierownik może odsłuchać je w celu wyjaśnienia ustaleń lub monitorowania pracownika.

Firmom, które wybierają Ringostat, konfiguracja integracji z serwisem zajmuje zwykle nie więcej niż jeden dzień, a łączenie najpopularniejszymi CRM-ami trwa około pół godziny.

Krok 2: Platforma do zarządzania projektami

Oprócz automatyzacji sprzedaży ważna jest koordynacja wspólnej pracy zespołów i działów. Przydają się do tego specjalne platformy, takie jak Trello, Redmine, Hygger, ActiveCollab.

Z pomocą takich platform można ustalić skoordynowaną pracę między zespołami. Na przykład dział sprzedaży może komunikować się z działem wsparcia technicznego lub działem Customer Sucsess. Menedżerowie sprzedaży mogą wyznaczać zadania związane z podłączeniem i konfiguracją nowych projektów, a następnie monitorować ich wykonanie.

W rezultacie dział pomocy technicznej pracuje wydajnie i jest dobrze oceniany przez klientów. 

Co z tego wynika?

1. Procesy biznesowe są skonfigurowane i monitorowane w systemie. Przy zmianie statusu zadania, standardowe działania są wykonywane bez interwencji człowieka. Na przykład dla sklepu internetowego możesz ustawić powiadomienia, które będą wysyłane po nadaniu zamówienia. Następnie zadanie automatycznie przechodzi do etapu „Wysyłka”, a klient otrzymuje szablonową wiadomość e-mail o najszybszym otrzymaniu zamówienia, numerze śledzenia i innych ważnych danych.

2. Projekty i zadania są na wyciągnięcie ręki. Menedżer widzi ilość pracy, ma świadomość terminów i więc może prawidłowo rozplanować czas. Kierownik wie, nad czym pracują konkretni pracownicy, a jeśli pojawiają się problemy, widzi je natychmiast. Na przykład nagromadzenie zaległych zadań.
3. Platforma ułatwia współpracę. Do zadania można przypisać nowych wykonawców, a do monitorowania postępów — audytorów. Komunikacja w sprawach dotyczących pracy odbywa się w komentarzach w zadaniu. Jest to szczególnie przydatne, gdy projekt jest przekazywany nowemu pracownikowi, który nie wie o wcześniejszych pracach nad nim.

Krok 3: Serwisy do komunikacji z klientami

Zespół sprzedaży Ringostat wykorzystuje kilka serwisów do komunikacji z użytkownikami.

Platforma Intercom zawiera:

• online konsultanta;
• narzędzia do analizy interakcji klientów ze stroną internetową;
• spersonalizowane newslettery.

Członkowie zespołu widzą na platformie korespondencję kolegów z klientami:

Co z tego wynika?

1. Użytkownicy piszą do czatu na stronie internetowej i szybko otrzymują odpowiedzi na swoje pytania. Automatyczne powitanie dodatkowo przyciąga uwagę użytkowników oraz inicjuje dialog.
2. Nowi odwiedzający otrzymują automatyczne wiadomości zapraszające do rejestracji, zamówienia demo, zapisania się na bloga itp.
3. Na platformę trafiają wiadomości o nieodebranych połączeniach, zgłoszeniach, wypełnieniu formularza na stronie internetowej. Po zintegrowaniu platformy z pocztą elektroniczną w Intercom przychodzą wiadomości e-mail. Wybierz format powiadomień o zdarzeniach — okienko pop-up w przeglądarce, e-mail, wiadomość w aplikacji na telefonach pracowników.
4. Inni pracownicy mogą dołączyć do dialogów, aby wspólnie przetwarzać wnioski. Powiedzmy, że klient zadaje menedżerowi Bartoszowi pytanie, odpowiedź na które menedżer Andrzej zna lepiej. Wiec Bartosz nie poświęca czasu, by powiedzieć Andrzejowi w czym tkwi problem. Zamiast tego on podłącza swojego kolegę do dialogu, gdzie ten odczytuje wiadomości od klienta. Andriej opisuje rozwiązanie Bartoszowi bezpośrednio na czacie, ale klient nie widzi w dialogu obcej korespondencji.

Aby szybciej pisać listy, zespół sprzedaży korzysta z szablonów Gorgias Templates. Usługa współpracuje z redaktorami poczty elektronicznej Gmail, Inbox by Gmail, Outlook oraz innymi.

Co z tego wynika?

1. Korzystaj z funkcji autouzupełniania za pomocą skrótów klawiszowych. Na przykład skrót h + TAB doda frazę „Hello + imię”. Nie jest konieczne zapamiętywanie tych skrótów, aplikacja posiada funkcję wyszukiwania szablonów. 
2. Tworzenie spersonalizowanych szablonów dla standardowych listów. Za pomocą kilku szablonów można stworzyć kompletny list za pomocą kilku kliknięć.

Spośród serwisów poczty elektronicznej polecamy SendPulse. Jest to poręczna platforma do tworzenia newsletterów z segmentacją subskrybentów, szablonami i konstruktorem do tworzenia niestandardowych e-maili. Skonfiguruj wyzwalane newslettery z różnymi warunkami. Na przykład, gdy użytkownik otwiera e-mail, do odbiorcy wysyłana jest jedna treść, jeśli go nie otworzy to inna. Jeśli mail nie zostanie otwarty trzykrotnie, wysyłany jest list reaktywujący mailing.

Dział sprzedaży wykorzystuje Reply.io do tworzenia automatycznych łańcuchów mailowych dla utraconych transakcji. Przypomnienia o produktach prowadzą czasem do sprzedaży wśród klientów, którzy jednak „dojrzeli” do zakupu.

Krok 4: Narzędzia do śledzenia otwarć ofert handlowych

Ważne jest nie tylko wysłanie wyceny, ale także śledzenie reakcji klienta na nią. Dział sprzedaży wykorzystuje do tego Mixmax i Docsity. Ustawienia działają z Google i Google Inbox.

Co z tego wynika?

1. Dowiedz się, czy klient otworzył ofertę. Jeśli nie, menedżer będzie wiedział, jak się porozumieć przy następnej rozmowie.

2. Zaplanuj wysyłkę maili. Kierownicy Ringostatu komponują maile w piątek wieczorem, ale ich nie wysyłają. List jest automatycznie wysyłany w poniedziałek rano. W ten sposób istnieje większe prawdopodobieństwo otwarcia.
3. Dzięki Docsify menedżerowie mogą zobaczyć, na których stronach oferty klient zatrzymuje się, a na które patrzy powierzchownie. Pomaga to przygotować się do rozmowy z klientem i ustawić odpowiednie akcenty podczas kolejnej rozmowy.

Wnioski

1. Główną zaletą automatyzacji biznesu jest to, że zwykłe, na rutynowe zadania już nie ma wpływu „czynnik ludzki”. Zapomnienie, zmęczenie i nieuwaga nie powodują błędów, nie spowalniają procesów biznesowych oraz nie tworzą blokad w pracy zespołu.
2. Dzięki wykorzystaniu serwisów do automatyzacji wszystkie dane są przechowywane w bezpiecznym miejscu, a każdy pracownik ma do nich dostęp. Kierownik może kontrolować wszystkie procesy.
3. Integracja CRM z call trackingiem i wirtualną telefoniąpomaga uporządkować obsługę połączeń. Menedżerowie nie muszą ręcznie tworzyć ofert i ustawiać zadań dla każdego połączenia. Zespół ma dostęp do dodatkowych danych — źródeł reklamy, nagrań rozmów telefonicznych.
4. Platformy do zarządzania projektami mogą ułatwić komunikację między zespołami w firmie. A usługi komunikacyjne pomagają przechowywać całą historię komunikacji z klientami oraz automatyzują wysyłanie maili i wiadomości. 

Z jakich usług korzysta Twój zespół sprzedaży? A jakich narzędzi brakuje do bardziej produktywnej pracy? Daj nam znać w komentarzach, a my postaramy się zaproponować odpowiednie rozwiązanie.