Мы постоянно совершенствуем продукты Ringostat, чтобы клиенты могли получать все более точные данные и достигать лучших результатов. В этой статье расскажем, как получить максимум пользы от Ringostat.
В личном кабинете Ringostat есть трекер эффективности использования платформы. Вы наверняка его видели:
В нем перечислены базовые настройки, которые стоит установить каждому пользователю. Если вы еще этого не сделали — очень рекомендуем это сделать. Мы же рассмотрим подробнее, как получить максимум пользы от коллтрекинга.
Настройка проекта
Оповещения о звонках
Ringostat может присылать вам письма или SMS о новых звонках. Мы не предлагаем получать уведомления о каждом входящем — это было бы утомительно. Но руководителю отдела продаж будет полезно получать оповещения о пропущенных или неудавшихся звонках, чтобы оперативно принимать меры.
Зайдите в личном кабинете в раздел Общие настройки — Оповещения и выберите пункт «Добавить получателя».
В открывшемся окне выберите тип оповещений: по почте или в SMS. Введите номер или адрес и отметьте, какую информацию вы хотите получать:
Нажмите «Сохранить» и настройка завершена — теперь вы будете получать уведомления и сможете оперативно «тушить пожары», если они будут появляться.
Регулярное использование
Этот пункт в личном кабинете считается выполненным, если хотя бы один пользователь с доступом к проекту заходил в личный кабинет в течение семи дней. Смотрите статистику по звонкам сразу после запуска кампаний, чтобы вовремя заметить, если что-то пойдет не так. К тому же неделя — достаточный срок для промежуточной оценки эффективности работы менеджеров по продажам. Заходите в личный кабинет регулярно, чтобы быстро реагировать на любые изменения.
Доступ к проекту и совместная работа
Это одна из базовых настроек — предоставить доступ коллеге или партнеру. Нет нужды каждый раз выгружать отчеты для коллеги или босса вручную — вы легко можете открыть им доступ в личном кабинете.
Если вы единственный специалист в компании, который пользуется Ringostat, откройте доступы тому, кто заменяет вас на время отпуска. Сделайте это заранее, чтобы у него была возможность познакомиться с интерфейсом под вашим присмотром.
Зайдите в личном кабинете в раздел Общие настройки — Настройка прав доступа. Затем нажмите кнопку «Добавить пользователя».
Введите в открывшемся поле адрес пользователя и выберите уровень доступа:
- администратор — имеет все права, может менять настройки, удалять записи разговоров, проводить оплаты;
- аналитик — может смотреть отчеты и слушать записи разговоров, но не более.
Затем нажмите на кнопку со значком дискеты — это сохранит настройки.
На email, который вы указали, придет письмо с подтверждением доступа. Пользователю нужно будет придумать пароль, и он сможет зайти на проект.
Если же три пользователя из вашей компании в течение месяца заходили на проект, будет выполнен последний пункт в блоке — «Поддерживать командную работу».
Статистика
Слушать записи разговоров
Записи звонков — ценный источник инсайтов о клиентах, рекламе и работе отдела продаж.
Одна из наших клиентов, маркетолог клиники, поделилась наблюдением. Изучая аналитику звонков, она заметила, что на вопросы клиентов менеджеры отвечали односложно. «Да», «Нет», «Нужно проверить» — не лучшие ответы для компании, которая хочет продать свои услуги. И уж точно это не ответы для медицины, где пациенты нервничают перед процедурам, нуждаются в поддержке и информации. Проблему выявили благодаря аудиозаписям и оперативно устранили.
Записи можно прослушать в личном кабинете Ringostat, в разделе Центр обращений — Журнал звонков. Также они передаются в карточки лида в CRM, если система интегрирована с Ringostat.
Нет стоит прослушивать все разговоры подряд — это лишь отнимет время. Вот несколько рекомендаций по системной работе с записями.
- Сфокусируйтесь на целевых звонках — обращениях определенной длительности от клиента. Такие звонки обычно приводят к продажам и, соответственно, приносят деньги компании.
- Используйте сегментирование, чтобы отделить звонки новых лидов от сервисных обращений и спама. Анализируйте эти категории по отдельности.
- Прослушайте звонки с нецелевыми запросами, чтобы понять их причину.
Ищите в аудиозаписях звонков любую новую информацию. Если звонят клиенты, которые отличаются от целевой аудитории — расширьте таргетинг на такой сегмент, чтобы получить больше лидов. Обратите внимание на слова, которыми люди описывают продукт, и расширьте за их счет семантическое ядро. И особое внимание обратите на работу менеджеров по продажам.
Создать отчет в разделе «Статистика» и выгрузить его
У Ringostat есть ряд предустановленных отчетов, которые помогут быстро проанализировать статистику звонков. Но также мы даем возможность создавать собственные отчеты, подходящие под ваш бизнес и способы продвижения.
Подробнее о других отчетах, которые используют наши клиенты, читайте в статьях:
- «6 must-have отчетов Ringostat, которые будут полезны во время карантина»;
- «Какие отчеты коллтрекинга агентству стоит настроить для клиента»;
- «Экспекто патронум: магия 7 новых отчетов от Ringostat».
Чтобы создать собственный кастомный отчет, зайдите в Центр обращений — Журнал звонков. Затем нажмите кнопку «Создать отчет» в правом верхнем углу экрана.
В открывшемся окне введите название отчета. Затем выберите поля, которые будут отображаться и задайте условия отбора данных. Нажмите «Создать» и кастомный отчет готов.
Чтобы изучить данные в таблицах, экспортируйте отчеты на свой компьютер. Для этого в Журнале звонков выберите интересующую выборку и даты. А затем нажмите «Экспорт» в правом верхнем углу и выберите удобный для вас формат выгрузки.
После этого начнется загрузка соответствующего файла, и вы сможете «покрутить» данные в любой удобной вам программе.
Настроить email-отчеты по звонкам
Чтобы держать руку на пульсе звонков, используйте регулярные отчеты по звонкам. Это поможет отслеживать эффективность рекламы и качество работы отдела продаж. Чтобы не забывать проверить данные, установите отправку отчетов на почту — так вы сможете начинать рабочий день с анализа предыдущего.
Чтобы получать данные на почту, откройте нужный отчет в журнале звонков и выберите в правой части экрана Действие — Настроить email оповещения
В открывшемся окне введите адрес, на который будете получать письма. А затем задайте частоту оповещений и время, в которое мы будем отправлять письмо. Сохраните настройки.
Коллтрекинг и телефония
Настроить динамическую подмену
Проверьте настройки скрипта подмены, чтобы оптимально использовать номера на своем проекте. Вот несколько примеров применения этой технологии.
Если вы продвигаетесь по многим каналам и хотите получить самую точную статистику по эффективности каждого, создайте отдельные пулы номеров для каналов продвижения. Если на вашем проекте будет всплеск звонков из одного источника, статистика по другим не пострадает.
Если вы работаете в нескольких регионах, создайте отдельные пулы, чтобы пользователи сразу видели на сайте номер ближайшего филиала со знакомым кодом региона.
Подробнее о том, как настроить динамическую подмену, читайте в базе знаний.
Добавить IP-адрес в список блокировки
Добавьте IP-адрес офиса и удаленных сотрудников в список блокировки. Когда ваши коллеги будут что-то смотреть на сайте, на них не будут тратиться подменные номера. Это особенно полезно в часы пиковой нагрузки, когда на сайт заходит наибольшее число потенциальных клиентов.
Чтобы активировать эту функцию, зайдите в раздел Коллтрекинг — Блокировка по IP и нажмите «Добавить IP адрес». Появится новое поле, в котором и следует ввести адрес. Нажмите «Сохранить», чтобы завершить настройку.
Настроить webhook
Webhook — это механизм оповещения системы о событиях. Он необходим для интеграции Ringostat с другими сервисами.
Например, если вы настраиваете интеграцию Ringostat с CRM, благодаря webhook в CRM будет автоматически передаваться информация, что произошел звонок. Также в систему попадет информация о том, из какого источника пришел клиент, сколько длился разговор и его аудиозапись.
Узнайте больше о связи CRM и Ringostat в статье «Обновленные интеграции с CRM: максимум продуктивности, минимум ручной работы».
Выводы
- Ringostat постоянно совершенствует продукты, чтобы те приносили клиентам наибольшую пользу. Настройте проект по этой инструкции и вы сможете
- Настройте оповещения о звонках, чтобы «держать руку на пульсе». С этими уведомлениями вы сразу узнаете о проблемах в отделе продаж или о неполадках с оборудованием.
- Откройте доступ к проекту другим сотрудникам — хотя бы тому, кто заменяет вас на время отпуска. Регулярно проверяйте отчеты коллтрекинга и приобщайте к этому коллег.
- Прослушивайте записи разговоров, которые хранятся в отчетах коллтрекинга. Используйте сегментирование, чтобы легко сортировать звонки. Внимательно слушайте нецелевые обращения, чтобы понять, почему они поступают. Также обращайте внимание на то, как общаются с клиентами менеджеры по продажам.
- Создайте собственные отчеты, чтобы получать данные, которые важны именно для вашего бизнеса. Не нужно всякий раз вручную перебирать массивы данных — задайте параметры, и Ringostat будет готовить кастомные отчеты специально для вас.
- Настройте отправку отчетов по email, чтобы автоматически получать актуальную информацию о звонках.
- Кастомизируйте динамическую подмену под свои потребности. Создайте пулы «городских» номеров, если работаете в нескольких регионах. Также настройте пулы для разных каналов продвижения, чтобы свести к минимуму погрешности при пиковой посещаемости.
- Добавьте IP-адрес офиса в список блокировки. Так вы не будете расходовать подменные номера на сотрудников.
- Включите интеграцию с CRM с помощью webhook, чтобы автоматизировать работу менеджеров по продажам. Им не придется вручную вносить данные клиента в CRM — информация о звонках будет автоматически передаваться из АТС.
