Как настроить бота для регулярной отправки скринов из Google Таблиц в чаты Telegram

Olga Feoktistova
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
Loading ... Loading ...
A A A

Будущее наступило: в рабочем чате отдела маркетинга одновременно находятся люди и боты :) У каждого ― собственные задачи. Например, бот Wall-e помогает маркетологам Ringostat следить за важными показателями ― каждый день по расписанию присылает в чат скриншот дашборда с данными из Google Analytics и CRM. Рассказываем, как создать и настроить бота-помощника, который возьмет на себя часть рабочей рутины.

бот-отправлятор, настройка бота, google таблицы, отправка файлов в Telegram

 

 

Зачем нужен бот-отправлятор

Многие отделы маркетинга и продаж ежедневно отслеживают ключевые показатели работы: количество посещений сайта, лидов, звонков, сделок. Например, маркетологи Ringostat создали дашборд, куда в режиме реального времени подтягиваются сведения из Google Analytics и CRM. Так нам не приходится собирать данные из разных систем вручную ― это происходит автоматически.

О том, как настроить дашборд мы написали в статье «Дашборд для отдела маркетинга: описание настройки и шаблон».

Но оставался еще один вопрос ― как настроить регулярную рассылку дашборда, чтобы всегда держать важные показатели под рукой? Раньше руководителю приходилось каждый день заходить в документ, делать скрин экрана и пересылать в группу.

Но теперь эта задача поручена боту. Каждое утро сотрудники отдела маркетинга Ringostat получают о него скриншот дашборда со свежими показателями сайта и блога.

бот-отправлятор, настройка бота, google таблицы, отправка файлов в Telegram

Как работает бот: 

    • берет заданный диапазон из Google Таблицы;
    • превращает в картинку формата JPG или PDF-документ;
    • в определенные дни недели и часы отправляет изображение в Telegram ― лично пользователю или в групповой чат.

Боту можно поручить сбор и отправку данных из самых разных документов в Google Таблицах, например:

    • для отделов маркетинга и продаж ― отчетов по трафику, лидам, звонкам, сделкам;
    • для руководителя ― ежедневного плана задач от каждого менеджера и отчетов о выполненной работе;
    • для менеджера ― выполнение метрик, ежемесячной «выписки» о зарплате.

Чтобы запустить такого бота, не обязательно быть программистом. Можно воспользоваться готовым скриптом, который разработан админами группы «Google Таблицы». Подробную инструкцию по настройке и запуску бота можно найти в посте или прочитать ниже.

Ringostat для руководителя и собственника бизнеса

  • Получите больше заказов при том же затратах — отчеты покажут, какая реклама работает, а какая нет, это позволит перераспределить бюджет.
  • Узнайте, как окупаются вложения в продвижение — Ringostat автоматически рассчитает это по каждой запущенной активности.
  • Поймите, где теряются деньги: в маркетинге или отделе продаж — вы узнаете, если реклама не приводит лидов или продажники упускают покупателей.
  • Оценивайте работу подрядчика по продвижению или штатного маркетолога — с точки зрения звонков и прибыльности рекламы.

Создание бота

Самый первый этап ― создание собственного бота.

  1. Заходим в Telegram и находим пользователя @BotFather ― главного бота, который служит для создания, изменения и управления остальными. бот-отправлятор, настройка бота, google таблицы, отправка файлов в Telegram
  1. Запускаем главного бота командой /start.
  2. BotFather покажет список всех доступных команд. Выберите команду /newbot.
  3. Придумайте имя и username для бота. Username должен заканчиваться на _bot. Если имя или название уже занято ― BotFather попросит придумать другое. бот-отправлятор, настройка бота, google таблицы, отправка файлов в Telegram
  4. Затем BotFather пришлет вам токен бота ― цепочку из букв и цифр. Сохраните его ― он нужен вам для дальнейших настроек. бот-отправлятор, настройка бота, google таблицы, отправка файлов в Telegram

 

Получение chat_id

Бот может отправлять изображения из таблиц:

    • лично пользователю;
    • в групповой чат. 

Но для этого он должен «знать» chat_id ― цифровой аналог персонального ника или названия группы. Получить эти данные поможет другой бот ― @myidbot. Найдите и запустите его командой /start.

  1. Если вам нужен собственный chat_id, напишите боту @myidbot команду /[email protected]
  2. Если вам нужен chat_id другого пользователя, перешлите боту @myidbot любое сообщение от этого пользователябот-отправлятор, настройка бота, google таблицы, отправка файлов в Telegram
  3. Если вам нужен chat_id группы, в которую ваш бот будет слать данные из таблиц, порядок действий такой: 
  • добавьте бота @myidbot в состав группы;
  • в группе задайте команду /[email protected];
  • в ответ получите chat_id группы;
  • можете удалить бота из группы. image8

ВАЖНО. Иногда chat_id содержит знак «-» вначале. Этот минус нужно копировать вместе с цифрами.

 

Настройка направления и расписания отправки

Готовый скрипт для запуска бота-отправлятора содержится в таблице. Скопируйте ее через «Файл» ― «Создать копию» и уже в собственном документе можете приступать к настройкам бота.

бот-отправлятор, настройка бота, google таблицы, отправка файлов в Telegram

  1. Столбец А: укажите адрес Google Таблицы, из которой ваш бот будет брать данные для пересылки в Telegram.
  2. Столбец B: задайте лист и диапазон, который бот должен захватить в скриншот. Например: Лист1 | A1:A10.
  3. Столбец С: перечислите через запятую все chat_id, на которые бот должен отправлять указанные вами выше данные из Google Таблицы.
  4. Столбец D: напишите сопроводительный текст, которым бот будет дополнять каждое сообщение. Например: «Маркетологи, это наши результаты на сегодня» или «Григорий, это ваша зарплата».
  5. Столбцы Е и F: задайте дни недели и часы, в которые бот должен слать пользователям данные из Google Таблицы. Например, если получать сообщение нужно дважды в день в рабочие дни, в столбце Е укажите дни 1;2;3;4;5, а в столбце ― часы 9;18.
  6. Столбец G: укажите желаемый формат изображений ― JPG или PDF. Картинку в формате JPG намного удобнее открывать прямо в чате Telegram, но изображение сжимается и становится «мыльным». Если исходный документ содержит много цифр или текста мелким шрифтом ― прочесть его сложно. Картинку PDF придется скачивать и открывать через стороннее приложение, зато изображение останется четким.
  7. Столбцы H и I: заполняются автоматически. Первый столбец содержит дату и время последней отправки, второй ― показывает отчет о возникших проблемах.
  8. Столбец K: внесите токен вашего бота, который получили от BotFathe.

бот-отправлятор, настройка бота, google таблицы, отправка файлов в Telegram

ВАЖНО: если ячейка содержит несколько разных данных, например, несколько chat_id, дней недели, часов ― удалите между ними пробелы. Данные должны быть разделены между собой только знаками ― запятой или точкой с запятой. В противном случае бот не сработает.

 

Создание триггера

  1. В документе со скриптом заходите в «Инструменты» ― «Редактор скриптов». бот-отправлятор, скрипт, настройка бота, google таблицы, отправка файлов в Telegram
  2. На левой боковой панели нажмите значок таймера ― «Настройки триггера». 
  3. Перед нами откроется окно с настройками: 
  • название функции: main;
  • развертывание: основное развертывание;
  • источник мероприятия: триггер по времени;
  • тип триггера: по часам;
  • промежуток времени: раз в час; 
  • уведомления про ошибки: каждый день. бот-отправлятор, настройка бота, google таблицы, отправка файлов в Telegram

Этот триггер подходит для регулярной отправки данных ― согласно указанных вами дней недели и часов. Скрипт будет запускаться только тогда, когда будет срабатывать триггер. А точные дни и часы для отправки он будет искать в столбцах Е и F.

Для сравнения: раньше мы писали про другого бота, который отправляет в Telegram-чат новости о новых продажах. Для него назначен триггер «Из таблицы» и «При изменении» ― он срабатывает после передачи в таблицу из CRM данных о новой продаже.

Можете прочесть этот материал ― «Создаем чат-бот в Telegram для отдела продаж»

 

Запуск бота

Бот вежливый ― первым писать не станет :)

  1. Если бот должен передавать данные лично пользователю, нужно сначала найти и запустить бота ― нажать команду /start.
  2. Если бот должен слать данные в группу, нужно добавить его в число участников. Дополнительные команды не нужны.

 

Тестирование

Осталось проверить, как работает наш бот. Обратите внимание на пункт «Меню скриптов» в вашем документе. 

бот-отправлятор, настройка бота, google таблицы, отправка файлов в Telegram

Тут есть три задачи: 

    • запустить отправлятор один раз ― для проверки;
    • настроить триггер для постоянной отправки ― мы уже это сделали;
    • удалить триггер.

Сразу после тестового запуска вы увидите, что столбцы H и I автоматически заполняются данными о последней отправке. Содержимое ячеек будет обновляться после каждого последующего запуска скрипта. 

бот-отправлятор, настройка бота, google таблицы, отправка файлов в Telegram

Возможные ошибки и проблемы

Если бот ничего не прислал, вот список возможных ошибок.

  1. Бот не запущен пользователем или не добавлен в число участников группы.
  2. Несовпадение часовых поясов в настройках скрипта и ваших документах. Проверить часовой пояс в Google Таблицах можно через «Файл» ― «Настройки таблицы», а в скрипте ― «Редактор скриптов» ― «Файл» ― «Свойства проекта». Они должны совпадать.
  3. Пробелы в столбцах С, Е, F. Данные могут быть разделены между собой только знаками.

Если у вас возникнут другие вопросы или сложности, можете задать их в Telegram-чате группы «Google Таблицы»

 

Выводы

  1. Бот-отправлятор поможет вам автоматизировать рутинные процессы, связанные с пересылкой скриншотов из Google Таблиц в чаты Telegram.
  2. Создайте бота при помощи @BotFather. Дайте ему имя и название, которое заканчивается на _bot. Скопируйте токен.
  3. При помощи @myidbot получите персональные или групповые chat_id, куда бот будет слать данные.
  4. Скопируйте таблицу со скриптом. Укажите адрес таблицы, из которой бот будет брать данные, адресатов, дни и часы доставки, сопроводительный текст, а также токен бота.
  5. Назначьте триггер ― правило, по которому будет срабатывать скрипт.
  6. Запустите бота командой /start или добавьте в группу.
  7. Протестируйте работу бота.
  8. Пользоваться скриптом можно бесплатно. Если бот пригодится вам в коммерческих целях ― поддержите разработчиков.

 

 

Если вы нашли ошибку - выделите её и нажмите Ctrl + Enter или .

[sendpulse-form id="1099"] [sendpulse-form id="631"]