Как настроить бота для регулярной отправки скринов из Google Таблиц в чаты Telegram

Будущее наступило: в рабочем чате отдела маркетинга одновременно находятся люди и боты 🙂 У каждого ― собственные задачи. Например, бот Wall-e помогает маркетологам Ringostat следить за важными показателями ― каждый день по расписанию присылает в чат скриншот дашборда с данными из Google Analytics и CRM. Рассказываем, как создать и настроить бота-помощника, который возьмет на себя часть рабочей рутины.

Зачем нужен бот-отправлятор

Многие отделы маркетинга и продаж ежедневно отслеживают ключевые показатели работы: количество посещений сайта, лидов, звонков, сделок. Например, маркетологи Ringostat создали дашборд, куда в режиме реального времени подтягиваются сведения из Google Analytics и CRM. Так нам не приходится собирать данные из разных систем вручную ― это происходит автоматически.

О том, как настроить дашборд мы написали в статье «Дашборд для отдела маркетинга: описание настройки и шаблон».

Но оставался еще один вопрос ― как настроить регулярную рассылку дашборда, чтобы всегда держать важные показатели под рукой? Раньше руководителю приходилось каждый день заходить в документ, делать скрин экрана и пересылать в группу.

Но теперь эта задача поручена боту. Каждое утро сотрудники отдела маркетинга Ringostat получают о него скриншот дашборда со свежими показателями сайта и блога.

Как работает бот: 

• берет заданный диапазон из Google Таблицы;
• превращает в картинку формата JPG или PDF-документ;
• в определенные дни недели и часы отправляет изображение в Telegram ― лично пользователю или в групповой чат.

Боту можно поручить сбор и отправку данных из самых разных документов в Google Таблицах, например:

• для отделов маркетинга и продаж ― отчетов по трафику, лидам, звонкам, сделкам;
• для руководителя ― ежедневного плана задач от каждого менеджера и отчетов о выполненной работе;
• для менеджера ― выполнение метрик, ежемесячной «выписки» о зарплате.

Чтобы запустить такого бота, не обязательно быть программистом. Можно воспользоваться готовым скриптом, который разработан админами группы «Google Таблицы». Подробную инструкцию по настройке и запуску бота можно найти в посте или прочитать ниже.

Создание бота

Самый первый этап ― создание собственного бота.

1. Заходим в Telegram и находим пользователя @BotFather ― главного бота, который служит для создания, изменения и управления остальными. 

1. Запускаем главного бота командой /start.
2. BotFather покажет список всех доступных команд. Выберите команду /newbot.
3. Придумайте имя и username для бота. Username должен заканчиваться на _bot. Если имя или название уже занято ― BotFather попросит придумать другое. 
4. Затем BotFather пришлет вам токен бота ― цепочку из букв и цифр. Сохраните его ― он нужен вам для дальнейших настроек. 

Получение chat_id

Бот может отправлять изображения из таблиц:

• лично пользователю;
• в групповой чат. 

Но для этого он должен «знать» chat_id ― цифровой аналог персонального ника или названия группы. Получить эти данные поможет другой бот ― @myidbot. Найдите и запустите его командой /start.

1. Если вам нужен собственный chat_id, напишите боту @myidbot команду /getid@myidbot. 
2. Если вам нужен chat_id другого пользователя, перешлите боту @myidbot любое сообщение от этого пользователя. 
3. Если вам нужен chat_id группы, в которую ваш бот будет слать данные из таблиц, порядок действий такой: 

• добавьте бота @myidbot в состав группы;
• в группе задайте команду /getgroupid@myidbot;
• в ответ получите chat_id группы;
• можете удалить бота из группы. 

ВАЖНО. Иногда chat_id содержит знак «-» вначале. Этот минус нужно копировать вместе с цифрами.

Настройка направления и расписания отправки

Готовый скрипт для запуска бота-отправлятора содержится в таблице. Скопируйте ее через «Файл» ― «Создать копию» и уже в собственном документе можете приступать к настройкам бота.

1. Столбец А: укажите адрес Google Таблицы, из которой ваш бот будет брать данные для пересылки в Telegram.
2. Столбец B: задайте лист и диапазон, который бот должен захватить в скриншот. Например: Лист1 | A1:A10.
3. Столбец С: перечислите через запятую все chat_id, на которые бот должен отправлять указанные вами выше данные из Google Таблицы.
4. Столбец D: напишите сопроводительный текст, которым бот будет дополнять каждое сообщение. Например: «Маркетологи, это наши результаты на сегодня» или «Григорий, это ваша зарплата».
5. Столбцы Е и F: задайте дни недели и часы, в которые бот должен слать пользователям данные из Google Таблицы. Например, если получать сообщение нужно дважды в день в рабочие дни, в столбце Е укажите дни 1;2;3;4;5, а в столбце ― часы 9;18.
6. Столбец G: укажите желаемый формат изображений ― JPG или PDF. Картинку в формате JPG намного удобнее открывать прямо в чате Telegram, но изображение сжимается и становится «мыльным». Если исходный документ содержит много цифр или текста мелким шрифтом ― прочесть его сложно. Картинку PDF придется скачивать и открывать через стороннее приложение, зато изображение останется четким.
7. Столбцы H и I: заполняются автоматически. Первый столбец содержит дату и время последней отправки, второй ― показывает отчет о возникших проблемах.
8. Столбец K: внесите токен вашего бота, который получили от BotFathe.

ВАЖНО: если ячейка содержит несколько разных данных, например, несколько chat_id, дней недели, часов ― удалите между ними пробелы. Данные должны быть разделены между собой только знаками ― запятой или точкой с запятой. В противном случае бот не сработает.

Создание триггера

1. В документе со скриптом заходите в «Инструменты» ― «Редактор скриптов». 
2. На левой боковой панели нажмите значок таймера ― «Настройки триггера». 
3. Перед нами откроется окно с настройками: 

• название функции: main;
• развертывание: основное развертывание;
• источник мероприятия: триггер по времени;
• тип триггера: по часам;
• промежуток времени: раз в час; 
• уведомления про ошибки: каждый день. 

Этот триггер подходит для регулярной отправки данных ― согласно указанных вами дней недели и часов. Скрипт будет запускаться только тогда, когда будет срабатывать триггер. А точные дни и часы для отправки он будет искать в столбцах Е и F.

Для сравнения: раньше мы писали про другого бота, который отправляет в Telegram-чат новости о новых продажах. Для него назначен триггер «Из таблицы» и «При изменении» ― он срабатывает после передачи в таблицу из CRM данных о новой продаже.

Можете прочесть этот материал ― «Создаем чат-бот в Telegram для отдела продаж». 

Запуск бота

Бот вежливый ― первым писать не станет 🙂

1. Если бот должен передавать данные лично пользователю, нужно сначала найти и запустить бота ― нажать команду /start.
2. Если бот должен слать данные в группу, нужно добавить его в число участников. Дополнительные команды не нужны.

Тестирование

Осталось проверить, как работает наш бот. Обратите внимание на пункт «Меню скриптов» в вашем документе. 

Тут есть три задачи: 

• запустить отправлятор один раз ― для проверки;
• настроить триггер для постоянной отправки ― мы уже это сделали;
• удалить триггер.

Сразу после тестового запуска вы увидите, что столбцы H и I автоматически заполняются данными о последней отправке. Содержимое ячеек будет обновляться после каждого последующего запуска скрипта. 

Возможные ошибки и проблемы

Если бот ничего не прислал, вот список возможных ошибок.

1. Бот не запущен пользователем или не добавлен в число участников группы.
2. Несовпадение часовых поясов в настройках скрипта и ваших документах. Проверить часовой пояс в Google Таблицах можно через «Файл» ― «Настройки таблицы», а в скрипте ― «Редактор скриптов» ― «Файл» ― «Свойства проекта». Они должны совпадать.
3. Пробелы в столбцах С, Е, F. Данные могут быть разделены между собой только знаками.

Если у вас возникнут другие вопросы или сложности, можете задать их в Telegram-чате группы «Google Таблицы». 

Выводы

1. Бот-отправлятор поможет вам автоматизировать рутинные процессы, связанные с пересылкой скриншотов из Google Таблиц в чаты Telegram.
2. Создайте бота при помощи @BotFather. Дайте ему имя и название, которое заканчивается на _bot. Скопируйте токен.
3. При помощи @myidbot получите персональные или групповые chat_id, куда бот будет слать данные.
4. Скопируйте таблицу со скриптом. Укажите адрес таблицы, из которой бот будет брать данные, адресатов, дни и часы доставки, сопроводительный текст, а также токен бота.
5. Назначьте триггер ― правило, по которому будет срабатывать скрипт.
6. Запустите бота командой /start или добавьте в группу.
7. Протестируйте работу бота.
8. Пользоваться скриптом можно бесплатно. Если бот пригодится вам в коммерческих целях ― поддержите разработчиков.