Как компании подготовиться к ивенту

Polina Mordynska
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (2 votes, average: 5,00 out of 5)
Loading ... Loading ...
A A A

В любой сфере бизнеса регулярно проходят профессиональные ивенты: конференции, выставки, конгрессы, митапы, семинары и многие другие. Кажется, ивент-маркетинг — это слишком сложно, но сегодня мы докажем обратное. Бизнесу все-таки стоит участвовать в мероприятиях, чтобы рассказать о себе широкой аудитории. Читайте, как к этому подготовиться и превратить тематические ивенты в почву для продвижения.

бизнес-ивенты, конференция 8P

Советами и лайфхаками делится наш эксперт, которая готовит Ringostat к участию в ивентах. За последний год она курировала 15 выступлений на внешних мероприятиях, а также организовывала стендовые презентации.

эксперт-маркетолог

Маркетолог Ringostat Валерия Шагака

Выбор мероприятия

Для начала изучите рынок ивентов в своем регионе: какие профильные мероприятия будут проходить, кто их организует и какие условия участия подойдут вашей компании. Оцените свои цели на том или ином ивенте: хотите ли выступить в качестве спикера, установить рекламный стенд или просто отправить пару сотрудников с целью нетворкинга.

календарь бизнес-ивентов, маркетинг

Так Ringostat ведет мониторинг и учет ивентов. Вы также можете заранее записывать интересующие мероприятия

Другой важный фактор в выборе события — аудитория. Просмотрите опубликованные списки участников и спонсоров, а также тех, кто отметил «пойду» в соцсетях. Важно понять, встретитесь ли вы со своей целевой аудиторией, потенциальными партнерами и клиентами. Можете даже попросить список участников у организаторов, так вы еще точнее оцените потенциальную публику.

«Конференции можно использовать как повод встретиться с нужными людьми. Знайте заранее, с кем хотите пообщаться, и договоритесь о встрече на конференции. Не всегда можно встретиться с представителем компании просто так — не придешь же без приглашения в офис. На ивенте человек, как правило, заинтересован в нетворкинге, у него есть время на разговоры»,

— Валерия Шагака,

маркетолог Ringostat

Обязательно почитайте отзывы о прошлых ивентах организатора, расспросите о нем коллег, поищите в соцсетях впечатления участников прошлых годов. Даже в среде профессионалов можно встретить мошенников, так что не забывайте о безопасности.

 

Попробуйте себя в роли спикера

Участие в роли спикера улучшает имидж и дает представителю компании статус эксперта среди слушателей. Это не только повысит шансы на удачный нетворкинг, но и в целом увеличит лояльность к компании. Большинство подобных выступлений в странах СНГ проходят по бартеру: интересный контент за бесплатное участие.

как подготовится к выступлению на конференции

Человек с микрофоном по умолчанию вызывает уважение и интерес публики

 

Тема доклада

Организаторы заинтересованы в полезном контенте для посетителей, поэтому уникальная и оригинальная тема станет отличным аргументом в вашу пользу. Рассмотрим несколько источников тем.

  1. Тренды. Расскажите о новинках, которые вот-вот придут в нишу, или в развлекательной форме сделайте отсылку к популярному сериалу.
  2. Аудитория. Если у вас вовлеченная аудитория в соцсетях или блоге, проведите опрос среди читателей. Вряд ли кто-то сформулирует тему идеально, но так вы поймете, что от вас хотят услышать.
  3. Собственные исследования и кейсы. Свой информативный контент — очень благодатная почва для доклада. Например, Ringostat презентовал свое исследование о том, из какой рекламы звонят застройщикам, в ивенте для экспертов в сфере недвижимости по приглашению Red Community.
  4. Организаторы. Не стесняйтесь попросить помощи у организаторов, поясните, чем вы занимаетесь и уточните, чем можете быть полезны слушателям. Никто не знает аудиторию ивентов и их потребности лучше организаторов.

 

Лайфхаки по презентации

Презентации уже давно стали стандартом публичных выступлений, никого уже не удивишь слайдами. Поэтому она должна быть яркой, запоминающейся, с юмором и полезными данными. Вот несколько моментов, о которых впопыхах забывают начинающие ораторы.

  1. Займитесь профилактикой технических проблем. В презентации формата .pptx часто слетают шрифты, если они не из стандартного набора Office. Видео с YouTube регулярно «висят» из-за плохого интернета на локации. И даже гифки могут создать проблемы, если перестанут отображаться. Опыт показывает, что .pdf — самый надежный формат для публичных выступлений. Если для вас важны недоступные в .pdf  мультимедийные элементы, загрузите все составляющие презентации на «аварийную» флешку.
  2. Убирайте объемный текст. Если поместить на слайд простыню текста, зрители либо примутся его читать, отвлекаясь от вашей речи, либо сконцентрируются на выступлении и проигнорируют слайд. В обоих случаях текстовый слайд не приносит пользы, так что смело его убирайте. Картинки, таблички, инфографика, цифры, гифки, мотивирующие фразы — вот основной контент слайдов. Читайте, как их подготовить, в статье «Как легко создавать иллюстрации».
  3. Следите за качеством изображений. Презентации, которые неплохо смотрятся на экране ноутбука, могут распасться на пиксели на большом экране конференции. Используйте графику в формате .png и выбирайте фото в высоком разрешении. То же касается и видеофайлов, поищите контент в формате HD.
  4. Соблюдайте авторские права. Да, скорее всего никто и не заметит использование пиратского контента. Но если заметят, это здорово подпортит репутацию, особенно если речь идет об иностранных ивентах. Используйте собственные наработки и контент из открытых источников.
  5. Играйте на эмоциях. Люди хорошо запоминают то, что вызвало у них сильные чувства. Даже если вы говорите о серьезной теме с множеством таблиц и данных, разрядите обстановку простой шуткой и зрители будут благодарны.
  6. Соберите лидов. Сделайте одностраничник, который будет спрашивать почту и отправлять на нее файл с вашей презентацией. В конце доклада предложите зрителям скачать презентацию по QR-коду, ведущему на этот сайт. Таким образом аудитория получит заинтересовавшую их информацию, а вы получите адреса лояльных слушателей.

как подготовится к презентации, докладу, выступлению

Хороший пример презентации: слайд дополняет речь, но не отвлекает зрителей от доклада

Используйте формат, который позволяет наглядно показать данные — инфографику. Читайте статью по теме — «Как создать инфографику без дизайнера и бесплатно».

 

Организационные моменты

Списки выступающих готовят задолго до самого мероприятия, не стесняйтесь предлагать свою кандидатуру даже за полгода до ивента.

«Первый доклад — не лучший выбор, потому что люди то приходят, то уходят, все собираются, аудитория еще раскачивается. А вот начиная со второго доклада и до обеда — это самые «жирные» места. После обеда люди уже уставшие и им не очень интересно слушать»,

— поясняет Валерия Шагака

Закончив доклад, спикер обычно отвечает на вопросы слушателей, и занимается нетворкингом, выстраивает связи с потенциальными партнерами и клиентами. Например, неплохо встретиться с теми участниками, которые заинтересовали компанию еще на этапе выбора ивента.

нетворкинг на ивентах

После конференций можно пообщаться с потенциальными партнерами в неформальной обстановке

Презентация со стендом

Это еще один полезный способ продвижения на ивентах. С помощью стенда вы познакомите посетителей выставки со своей работой. Выставочный стенд — это визитная карточка компании в условиях жесткой конкуренции за внимание посетителей. Здесь многое зависит от бюджета, так что смета — ключевой инструмент для ответственного за стенд.

«Пропишите здесь абсолютно все, до мельчайших деталей. Обязательно впишите цену каждого элемента, добавьте визуализацию, укажите ответственного и не забудьте о поле для пометок «готово». С такой сметой вы ничего не забудете, к тому же ее удобно использовать как чек-лист»,

— Валерия Шагака

Имея навыки работы с таблицами, можно настроить подсчет прогресса в автоматическом режиме и наглядно распределить обязанности между сотрудниками.

Как рассчитать стоимость стенда, чек-лист на конференцию

Так выглядят сметы на стенд в Ringostat

 

Место

Выбирая место для стенда, важно ориентироваться не столько на поток людей, сколько на «целевой» поток. Скорее всего у фуд-корта будет много людей, но сможете ли вы отвлечь их от мыслей о еде? Если пространство выставки поделено на зоны, выберите подходящую и присматривайте место уже в ее границах. Ведь именно сюда будет приходить ваша целевая аудитория.

Например, Netpeak Cluster для презентации на iForum 2019 года разместился у самого входа в поток «Реклама и продвижение». Благодаря этому, стенд посетило большее количество целевой аудитории.

Источник: psm7.com

«Желательно побывать на месте конференции до того, как готовить стенд. В моей практике был случай, когда размеры по факту оказались другими: на стене рядом висел электрощиток, который помешал повесить баннер. Всегда старайтесь узнать максимум о вашем месте, попросить фотографии а лучший вариант — выехать на локацию и посмотреть, как оно будет выглядеть»,

— напоминает Валерия Шагака

 

Концепция

Презентабельность стенда во многом зависит от ресурсов, которые вы готовы в него вложить. Но без продуманного взаимодействия с посетителями и единой концепции, дорогой фирменный стенд может стать сливом бюджета. 

Распишите краткий сценарий презентации и придумайте «фишки», которые будут выделять вас на фоне соседей. Лучше всего для этого подходят интерактивные элементы — с ними вы станете своеобразным аттракционом для посетителей. Это увеличит число зрителей и время посещения стенда, что положительно скажется на узнаваемости в будущем.

«На iForum одна финансовая компания поставила на стенде баскетбольную корзину, чтобы посетители забрасывали в нее брендированные мячи. Тот, кто наберет больше очков, получал приз. И к этому добавили слоган «Инвестируй метко». Так крутая идея и интерактив создает вау-эффект, народу нравится»,

— Валерия Шагака

креативная фотозона

Фотозона Ringostat предлагает «Нырять в аналитику»

На технологической конференции дайте зрителям протестировать свои разработки. На выставке-ярмарке кастомизируйте изделия для покупателей.

«Нужно удовлетворить потребность людей в генерации контента для своих соцсетей, помочь посетителям в этом»,

— напоминает Валерия

Ringostat делает для выставок тематические стенды, например, на прошлой конференции 8P главной темой стало море. Мы предложили пользователям «нырять в аналитику», сделали фотозону с доской для серфинга и в шутку подражали продавцам с одесских пляжей.

 

«Раздатка»

Принято считать, что раздаточные материалы помогают посетителю вспомнить участников ивента. Плохая новость в том, что брендированный мерч раздают буквально все вокруг. И к концу конференции людям откровенно лень разбирать кипу флаеров, крошечных блокнотов и визиток.

Если вы не хотите нарушать традиции и собираетесь раздавать что-то бесплатно, придется включать креативность. Ваш мерч должен быть забавным и не проситься сходу в мусорную корзину. Павербенки, антистрессовые мячики, стикеры, леденцы, брендированное мороженое, чехлы для телефона, сумки на пояс, вязаные игрушки, браслеты — неполный список того, что выдают на конференциях организаторы или участники.

«Блокноты, ручки и все подобное выдают организаторы, поэтому нет смысла их делать. Можно сделать, например, свои наклейки и поместить туда QR-код, чтобы человек мог эти наклейки скачать как стикеры в Telegram»,

— рассказала Валерия Шагака

 

Тем временем в соцсетях

Обязательно делитесь впечатлениями об ивенте в соцсетях. Вот небольшой контент-план сториз, которые стоит выложить за время ивента.

  1. Утренний анонс «Мы пришли на мероприятие и с нетерпением ждем начала». Кратко укажите, где находится ваш стенд и что интересного приготовили посетителям.
  2. «У нас весело». Посетители взаимодействуют с вашей крутой штукой.
  3. «Готовлюсь к презентации». За полчаса до выступления напомните подписчикам, на какой именно локации вы будете выступать и о чем рассказывать.Если обстановка располагает, ведите стрим своего выступления. Это лишний повод напомнить о себе подписчикам и поддержать свой имидж эксперта.
  4. «Классные соседи». Пройдитесь по выставочному залу и сделайте пару постов и о тех, кто действительно вас впечатлил. Только перед публикацией уточните, не конкуренты ли вы.
  5. «Конец отличного дня». Поделитесь впечатлениями об ивенте, лучше — позитивными.

Посты или сториз с координатами стенда и анонсом доклада стоит рекламировать гостям мероприятия, чтобы они знали, куда подходить. Для этого настройте рекламу по геолокации — на расстоянии 5 км. Также можно установить фильтр по интересам аудитории, если мероприятие не рассчитано на широкую публику. Обязательно чекинтесь на мероприятии и принимающей площадке. Тегайте организаторов и страничку мероприятия, напишите пару комментариев к их постам — это привлечет внимание людей, которые также пошли на ивент.

выставочный стенд, контент-план, SMM на конференции

Дайте свои точные координаты, чтобы подписчикам было проще вас найти

После ивента

Участие в конференциях может выматывать, но работа над ивентом не заканчивается с финальной речью организаторов. Чтобы труды не прошли даром, нужно провести учет результатов и закрепить успех.

  1. Выполните все обязательства, которые взяли на себя в ходе нетворкинга: что-то отправить, с кем-то познакомить, одолжить книгу, которую упомянули, и тому подобное.
  2. Обобщите впечатления в корпоративном блоге, даже если писали что-то вкратце по ходу ивента.
  3. Внесите в соответствующие системы собранные контакты и лидов, продолжайте работу с ними.
  4. Получите фидбек от сотрудников, узнайте, что им понравилось и не понравилось, какие были успехи и факапы. Это позволит не наступать на одни и те же грабли из года в год. Если в ивенте участвовали более пяти человек, удобно будет создать онлайн-опрос для такого общения.

Как правило, повышение продаж — не первостепенная цель ивентов. Будьте готовы, что собранные на мероприятии лиды даже не «отобьют» затрат на участие. Тем не менее, такая активность положительно скажется на имидже компании, что хорошо в долгосрочной перспективе.

 

Резюме

  1. Компании участвуют в профильных ивентах ради узнаваемости и улучшения репутации. Нишевые мероприятия будут особенно полезны для налаживания отношений в сфере B2B.
  2. Мониторьте рынок ивентов, сравнивайте доступные мероприятия и возможные эффекты от участия в них.
  3. При выборе в первую очередь ориентируйтесь на аудиторию ивента. Важно понять, пересекается ли она с вашей целевой аудиторией.
  4. Основные способы участия в ивентах: выступление спикера, стендовая презентация и нетворкинг отдельных сотрудников.
  5. Спикер получает от аудитории кредит доверия. Важно подкрепить свой статус эксперта информативным докладом и грамотно продуманной презентацией.
  6. Основа работы над стендом — смета, делайте ее максимально подробной и используйте как чек-лист.
  7. Единая концепция поможет выделиться компании на фоне соседей. Внимание посетителей отлично привлекают интерактивные элементы выставки.
  8. Будьте на связи с подписчиками и рекламируйте свое участие в выставке с помощью геотаргетинга.
  9. После ивента продолжайте нетворкинг и узнайте впечатления сотрудников.

Задайте нам вопрос

Категория

Если вы нашли ошибку - выделите её и нажмите Ctrl + Enter или .