Świat staje się coraz bardziej mobilny, zmienia się także nasza praca. Wiele firm przechodzi na hybrydowy system pracy. Niektórzy menedżerowie pracują w biurze, podczas gdy inni pracują zdalnie lub często podróżują do klientów, zakładów produkcyjnych itp. Jak pomóc swojemu zespołowi skutecznie obsługiwać żądania klientów niezależnie od tego, gdzie pracują? I jak kierownictwo może śledzić wszystkie procesy? Przyjrzyjmy się, jak znaleźć najlepsze rozwiązanie tych kwestii.
Jakie problemy mogą się pojawić, gdy część zespołu pracuje poza biurem?
Wyobraźmy sobie sytuację: menedżer w biurze odbiera telefon od klienta, ale w trakcie rozmowy zdaje sobie sprawę, że potrzebuje szczegółowej porady od innego specjalisty, który jest w tej chwili w podróży. Co dzieje się później? Kierownik musi zapisać wszystkie informacje i przekazać je swojemu koledze. A on prawdopodobnie zajmuje się innymi sprawami i nie może natychmiast zareagować. Rezultatem jest strata czasu i niezadowolony klient.
Ponadto kierownictwu trudno jest ocenić, ile czasu pracownicy poza biurem spędzają z klientami, jak szybko odbierają połączenia i czy rozwiązują żądania na czas. W końcu połączenia biznesowe wykonywane lub odbierane za pomocą telefonów komórkowych nie są rejestrowane w raportach telefonii w chmurze i nie można ich odsłuchać ani przeanalizować.
Jak znaleźć najlepsze rozwiązanie
Ważne jest, aby wszyscy pracownicy mogli łatwo komunikować się z klientami i świadczyć wysokiej jakości usługi, niezależnie od tego, gdzie pracują. W takich przypadkach przydatna będzie aplikacja, która pozwala w pełni przetwarzać zapytania od potencjalnych klientów zarówno w biurze, jak i poza nim. Podobne rozwiązanie posiada na przykład nasza platforma.
Ringostat Smart Phone to wieloplatformowa aplikacja do rozmów, czatów, pracy w CRM i analiz w czasie rzeczywistym. Działa na laptopach i komputerach z systemem macOS lub Windows, a także na gadżetach z systemem Android lub iOS.
Dzięki Ringostat Smart Phone pracownicy uzyskują dostęp do pełnoprawnej telefonii biznesowej, gdziekolwiek się znajdują — w biurze lub poza nim. W ten sposób zespół korzysta z jednej sieci telefonicznej, a kierownictwo może łatwo monitorować jego pracę.
Jakie możliwości daje zespołowi rozwiązanie wieloplatformowe?
- Wersja mobilna zawiera prawie wszystkie funkcje wersji desktopowej. Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie internetowej.
- Możesz zobaczyć, którzy współpracownicy i działy są online. Pozwala to uniknąć niepotrzebnych połączeń z tymi, którzy są offline i lepiej zaplanować komunikację.
- Jeśli klient potrzebuje innego specjalisty lub działu, można łatwo przekierować połączenie za pomocą kilku kliknięć. Nie trzeba zapamiętywać numerów wewnętrznych współpracowników ani nosić ze sobą notatnika.
- Każde nieodebrane połączenie całego zespołu jest rejestrowane w historii połączeń aplikacji. Wolny menedżer może zawsze oddzwonić do klienta, jeśli jego koledzy są zajęci. W ten sposób żadne połączenie nie zostanie utracone.
- Możesz pracować w pełni nawet podczas przerwy w dostawie prądu — aplikacja działa doskonale w mobilnym Internecie. Wystarczy smartfon, dostęp do sieci i login do aplikacji.
- Ringostat Smart Phone oszczędza energię baterii telefonu. Aplikacja nie zużywa więcej energii niż zwykłe aplikacje, więc zespół będzie w kontakcie. Pozwala również na pracę w miejscach, w których nie ma możliwości naładowania smartfona.
- Menedżer może nie tylko obsługiwać połączenia, ale także korespondować z klientami w komunikatorach lub czatach na stronie internetowej. Cała historia komunikacji jest przechowywana w aplikacji i raportach Ringostat.
Natychmiastowy dostęp do bazy klientów
Aplikacja dobrze integruje się z popularnymi systemami CRM. Za pomocą kilku przycisków na ekranie połączenia można łatwo przełączyć się na CRM bezpośrednio podczas rozmowy. I wyświetlić wszystkie informacje o kliencie, jeśli kontakt został wcześniej dodany. Ponadto, jeśli masz integrację z CRM, kontakty z niego będą automatycznie pobierane do mini-CRM. Aby zacząć z niej korzystać, wystarczy przejść do książki kontaktów w Ringostat Smart Phone, która zawiera zakładkę Klienci.
Jeśli nie masz integracji z CRM lub chcesz mieć dane klientów na wyciągnięcie ręki w aplikacji, mini-CRM również będzie świetnym rozwiązaniem. Pozwala ona na wykonywanie połączeń, wysyłanie SMS-ów czy przeglądanie informacji o potencjalnym kliencie. A wszystko to w jednym interfejsie, bez konieczności przełączania się między zakładkami.
Przeczytaj więcej o zaletach tej funkcji w aplikacji Ringostat w artykule – «Ringostat mini-CRM: wygodne narzędzie, które jest zawsze pod ręką».
Jak aplikacja pomaga w pełni kontrolować cały zespół
Dla kierownictwa ważne jest, aby mieć pełne zrozumienie tego, jak pracuje cały zespół ― pracownicy w biurze i ci, którzy obsługują żądania klientów z telefonów komórkowych. Ringostat Smart Phone umożliwia śledzenie połączeń roboczych wszystkich pracowników oraz korespondencji w komunikatorach i czatach. Statystyki dotyczące zamkniętych dialogów z klientami są również wyświetlane w osobnym raporcie Ringostat ― Dziennik wiadomości. Po kliknięciu na datę i godzinę rozmowy można przeczytać każdy dialog.
Kierownictwo może zobaczyć:
- liczbę odebranych i nieodebranych połączeń ― kto i ile razy odpowiadał klientom;
- czas reakcji na zgłoszenia: jak szybko pracownicy odpowiadają na połączenia lub wiadomości;
- czas trwania każdego połączenia i analizę czasu przetwarzania zgłoszeń;
- analizować produktywność menedżerów w osobnym raporcie itp.
Każdą rozmowę można odsłuchać lub odczytać w czasie rzeczywistym czy po zakończeniu. Dzięki takim danym menedżer może łatwo kontrolować pracę zespołu, identyfikować i rozwiązywać problemy w odpowiednim czasie. A to z kolei poprawia poziom obsługi klienta.
Wnioski: dlaczego ważne jest łączenie pracowników zdalnych i biurowych i jak to robić?
- Nieefektywna komunikacja między menedżerami w biurze i poza nim oraz brak kontroli nad ich pracą oznacza zmarnowany czas biznesowy i niezadowolonych klientów.
- Można jednak stworzyć jedną sieć korporacyjną dla wszystkich połączeń i wiadomości. Dzięki temu zespół pracuje w sposób skoordynowany, niezależnie od lokalizacji poszczególnych pracowników.
- W takich sytuacjach może pomóc Ringostat Smart Phone. Jest to wieloplatformowa aplikacja do połączeń, czatów, pracy z CRM i dostępu do analiz w czasie rzeczywistym.
- Aplikacja działa nawet podczas długich przerw w dostawie prądu. Ponadto oszczędza energię baterii smartfona, dzięki czemu zespół zawsze będzie w kontakcie.
- Menedżer uzyskuje dostęp do wszystkich narzędzi do przetwarzania wniosków — bez konieczności przebywania w biurze. Może szybko odbierać połączenia, wygodnie komunikować się ze współpracownikami i szybko rozwiązywać prośby klientów.
- Dzięki Ringostat kierownictwo może przeglądać raporty dotyczące pracy całego zespołu. Dzięki temu menedżer będzie miał szczegółowy wgląd w pracę pracowników poza biurem. Nawet jeśli pracownik może być daleko, nikt nie usłyszy jego rozmów.
