W wielu firmach sprzedaż nadal polega na zimnych telefonach. Przeciętnie menadżer spędza co najmniej jedną czwartą swoich godzin pracy na samym przygotowaniu się do wykonania połączeń. Zbieranie bazy, dzwonienie do każdego potencjalnego klienta, to wszystko „zjada” czas, który można wykorzystać bardziej użytecznie. Eksperci z Netpeak Software i Ringostat dzielą się swoimi wskazówkami. Ten lifehack dla menadżera pomoze Ci zminimalizować zbędne czynności i zwiększyć produktywność zespołu sprzedażowego.
Aby przygotować się do zimnych telefonów, menadżer zwykle robi następujące rzeczy:
- spędza dużo czasu pracując z wyszukiwarkami;
- wchodzi na stronę internetową i szuka kontaktów — nie wszystkie firmy podają numer telefonu na pierwszym ekranie;
- przenosi nazwę firmy i numer kontaktowy do dokumentu Excel lub Google Spreadsheet;
- gdy baza danych jest skompletowana, kierownik przed każdym połączeniem ręcznie kopiuje numer telefonu i wkleja go do innego narzędzia, przełączając się między oknami;
- lub wprowadza numery ręcznie, co zwiększa możliwość wystąpienia błędu.
Na pierwszy rzut oka każda z tych czynności nie wydaje się zajmować dużo czasu. Ale tylko na pierwszy. Jako przykład spróbujmy znaleźć numer telefonu do salonu kosmetycznego i wprowadzić go do „bazy danych”. Wpisujemy zapytanie do wyszukiwarki, wchodzimy na stronę internetową, kopiujemy nazwę salonu z górnych wyników oraz numer telefonu do tabeli. Następnie wprowadzamy numer do smartfonu. Wszystko to trwało około minuty — i to tylko w przypadku jednego kontaktu.
Jeśli wyobrazimy sobie, że w bazie znajduje się co najmniej 50 firm, to spędzilibyśmy około godziny. I to przy założeniu, że numer jest w widocznym miejscu. Bo wciąż są strony, gdzie jest on napisany małym drukiem w dolnej części strony albo w sekcji „Kontakty” na samym dole menu.
Może się wydawać, że to jest częścią pracy, której nie da się uniknąć. Ale w rzeczywistości tak nie jest — da się ten proces skrócić i zautomatyzować. Oszczędzając czas na tych czynnościach, menadżer może skontaktować się z większą ilością firm w ciągu dnia roboczego. W tym artykule przyjrzymy się, jak to zrobić za pomocą Netpeak Checker i rozszerzenia komunikacyjnego Ringostat Smart Phone.
Masowe zbieranie bazy danych i numerów telefonów
Proces automatycznego wyszukiwania numerów telefonów będziemy realizować za pomocą płatnego, desktopowego oprogramowania Netpeak Checker. Część funkcjonalności jest dostępna dla użytkownika bezpłatnie po rejestracji.
Proces zbierania zajmie dosłownie kilka minut — wszystko zależy od ilości potrzebnych kontaktów.
Jeśli nie masz listy stron internetowych, z których chcesz zebrać dane, użyj wbudowanego narzędzia “SE Scraper”, aby je znaleźć.
- Na pasku bocznym programu wpisz lub pobierz listę zapytań.
- W zakładce “Setting” (“Ustawienia”) można wybrać wyszukiwarkę oraz liczbę wyników — w zależności od wyznaczonych celów mogą to być 10 najlepszych lub wszystkie wyniki wyszukiwania.
- Otwórz ustawienia zaawansowane i w razie potrzeby określ język wyświetlania oraz ustawienia geolokalizacji, aby w wynikach znalazły się witryny z określonego regionu.
- Zapisz ustawienia i naciśnij „Start”, aby rozpocząć analizę.
- Aby przejść do masowego zbierania numerów telefonów ze stron głównych znalezionych witryn, kliknij przycisk “Transfer Hosts” („Przenieść Hosty”) — linki pojawią się w głównej tabeli programu.
Teraz, gdy masz już pełną listę poszukiwanych stron, na pasku bocznym w opcjach „On-Page” zaznacz pole “Phone number” („Numery telefonów”) i kliknij „Start”, aby rozpocząć analizę. Wszystkie numery telefonów znalezione z witryn, a także ich ilość, zostaną ujęte w odpowiednich kolumnach głównej tabeli wyników.
Nawiasem mówiąc, jeśli już wcześniej zgromadziłeś listę potrzebnych adresów, możesz po prostu wgrać ją do programu i zebrać telefony w dokładnie taki sam sposób.
Zapisz dane w formacie CSV do dalszej pracy: aby to zrobić, naciśnij przycisk „Export”.
Szybkie obdzwonienie bazy klientów
Gdy masz już listę kontaktów w formacie CSV, możesz przejść do wykonywania połączeń. Tutaj również istnieje sposób, który pozwoli Ci zaoszczędzić sporo czasu. Kierownik może wykonać połączenie jednym kliknięciem — nie trzeba podnosić telefonu ani otwierać programu do komunikacji i kopiować do niego numeru.
Aby ułatwić komunikację, przejdź do sklepu z aplikacjami Google i pobierz Ringostat Smart Phone, stanowiący rozszerzenie do przeglądarki Chrome. Pozwala ono na wykonywanie połączeń jednym kliknięciem z dowolnej strony w przeglądarce, na której znajduje się numer telefonu.
Dowiedz się więcej o tym inteligentnym narzędziu ― «6 „supermocy” menadżera sprzedaży z Ringostat Smart Phone».
W niektórych firmach pracownicy dzwonią z listy numerów zgromadzonych w arkuszu kalkulacyjnym Google lub Excel. Ta metoda obsługi połączeń ma jednak swoje wady.
- Jeśli kilku menadżerów jednocześnie pracują z bazą danych, łatwo jest się pomylić, kto do kogo powinien zadzwonić. I kto już rozmawiał z danym klientem.
- Zapisując ręcznie wynik rozmowy, kierownik może łatwo popełnić błąd.
- Kierownikowi jest niewygodnie kontrolować pracę menadżera. Aby odsłuchać rozmowę dotyczącą konkretnej transakcji lub kontaktu, musi przejść do innego serwisu i tam jej poszukać.
Dlatego lepiej wgrać bazę kontaktów bezpośrednio do CRM i stamtąd wykonywać połączenia jednym kliknięciem.
Jest to wygodniejsze także z innych powodów. Możesz przypisać odpowiedzialnego menadżera do obsługi kontaktów, monitorować jego obciążenie pracą i zobaczyć, jak wszyscy potencjalni klienci z bazy danych przechodzą przez lejek sprzedażowy.
Przyjrzyjmy się jak zrobić import danych na przykładzie Pipedrive, ale inne CRM-y działają podobnie.
- Dodaj do swojej bazy kolumnę o nazwie „Temat” i wpisz go. Na przykład „Dostawa jedzenia”. W przyszłości pomoże to odfiltrować dokładnie te firmy, których kontakty zamierzasz pobrać. Można wybrać inny parametr (np. miasto), o ile to pole jest wstępnie ustawione lub utworzone w CRM.
- Użytkownik z prawami administratora musi przejść do Kontaktów, kliknąć ikonę trzech kropek w prawym górnym rogu i wybrać „Data Import” („Import Danych”).
- W menu, które się otworzy, kliknij „Z pliku”, wybierz “Upload File” („Prześlij plik”) i określ ścieżkę do tabeli, którą przesłałeś za pomocą Netpeak Checker w poprzednim kroku.
- Wybierz “Organisation Name” („Nazwa organizacji”) lub „Person Name” („Nazwa osoby”) — można to ustawić dowolnie.
- Możesz zdecydować, czy połączyć zduplikowane kontakty w jeden, czy utworzyć osobne wpisy dla każdego z nich.
- Na dole tego samego ekranu naciśnij „Rozpocznij import” i poczekaj na zakończenie pobierania.
Sprawdź przesłane dane w sekcji „Deals” („Umowy”). Pojawi się również pole „Temat”, które dla naszego przykładu będzie brzmiało „Dostawa jedzenia”. Dzięki temu filtrowi możesz łatwo odsiać kontakty z tej bazy.
Również dla każdego z tych kontaktów automatycznie zostaną utworzone transakcje. Ich nazwa będzie zawierała adres URL strony internetowej organizacji, która pierwotnie znalazła się w naszej bazie danych.
Wszystko, co musi zrobić menadżer, to otworzyć w CRM kartę kontaktu lub transakcji z numerem telefonu i po prostu kliknąć na nią. Ringostat Smart Phone automatycznie wykona połączenie.
W ten sam sposób można dzwonić do klientów bezpośrednio z listy kontaktów. Po zainstalowaniu rozszerzenia wszystkie telefony, na które można zadzwonić jednym kliknięciem, będą pokolorowane na zielono.
Dodatkową korzyścią wynikającą z integracji telefonii wirtualnej z CRM jest automatyczne zapisywanie nagrania audio rozmowy między menadżerem a klientem. W ten sposób kierownicy mogą kontrolować proces komunikacji i zamykania transakcji.
Jeśli kierownik przegapi połączenie przychodzące, integracja stworzy zadanie, aby oddzwonić do klienta.
Jeśli klient samodzielnie skontaktuje się z Tobą, rozszerzenie pokaże informacje o dzwoniącym użytkowniku właśnie w momencie połączenia. Jeszcze zanim podniesiesz słuchawkę, dane będą dostępne:
- imię i nazwisko, jeśli użytkownik jest już wprowadzony do systemu CRM;
- z jakiego numeru dzwoni;
- na jakiej stronie aktualnie znajduje się klient;
- źródło przekierowania na stronę;
- kampania reklamowa i słowo kluczowe;
- przeglądane strony;
- strony, na których klient spędził najwięcej czasu.
Od razu można przejść do karty transakcji lub kontaktu w CRM bezpośrednio z aplikacji, aby zobaczyć historię klienta.
Jeśli nie uda Ci się z kimś skontaktować, możesz przejść do historii połączeń i zadzwonić ponownie.
Wnioski
Menadżerowie poświęcają dużo czasu na przygotowanie się do zimnych telefonów. Ale czynności te można zoptymalizować — połączenie parsera i programu komunikacyjnego załatwi sprawę. Pierwsze narzędzie zbierze dla Ciebie bazę numerów z zaznaczeniem, do której strony należą. Drugie pozwoli na wykonywanie połączeń za pomocą jednego kliknięcia. W ten sposób firma zaoszczędzi czas pracowników, a menadżerowie będą mogli go wykorzystać do zamknięcia większej liczby transakcji.
