Centrala VoIP: co to jest i jak wybrać najlepszą centralę telefoniczną?

Centrala VoIP to nowoczesny system komunikacji, który umożliwia odbieranie i wykonywanie połączeń telefonicznych przez Internet. Ze względu na swoje funkcje ten typ komunikacji jest idealny dla biznesu, ponieważ zapewnia niedrogą komunikację, czysty dźwięk, wiele przydatnych funkcjonalności, od elastycznego przekierowywania połączeń po analizę produktywności menedżerów. Telefonia VoIP jest najbardziej przydatna dla firm, w których znaczna część komunikacji z klientami lub kolegami odbywa się przez telefon: medycyna, nieruchomości, sprzedaż, call center.

Czym jest VoIP?

Telefonia Voice over Internet Protocol (VoIP) to technologia, pozwalająca na przesyłanie danych głosowych przez Internet, zamiast przez tradycyjne linie telefoniczne. 

W przeszłości termin „centrala telefoniczna” oznaczał montaż i podłączenie drogiego sprzętu, wykonanie okablowania i utrzymanie systemu. 

Teraz takie przestarzałe, nieporęczne systemy telefoniczne to już przeszłość. Aby korzystać z centrali VoIP, wystarczy mieć:

• komputer lub telefon — dowolne urządzenie podłączone do sieci;
• program do połączeń telefonicznych;
• zestaw ze słuchawkami i mikrofonem.

Dlatego technologia VoIP jest nowoczesną i funkcjonalną alternatywą wobec tradycyjnych i uciążliwych metod komunikacji:

• telefonii analogowej z wykorzystaniem bramek lub fizycznych linii telefonicznych;
• telefonii komórkowej, której funkcjonalność jest ograniczona i niewystarczająca dla potrzeb biznesowych.

Główne funkcje i możliwości VoIP

Główne cechy i możliwości centrali VoIP obejmują:

1. Połączenia głosowe przez Internet. Główną funkcją VoIP jest możliwość odbierania i wykonywania połączeń głosowych przez Internet, co może znacznie obniżyć koszty komunikacji, zwłaszcza w przypadku połączeń międzynarodowych.
2. Mobilność. Centrala VoIP polega na wykorzystaniu wirtualnych numerów telefonicznych, których działanie jest niezależne od fizycznej lokalizacji. Możesz założyć zdalne centrum telefoniczne w dowolnym miejscu na świecie. Twoi pracownicy mogą odbierać i wykonywać połączenia z dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu, czy to komputera, czy smartfona.
3. Integracja z innymi systemami. Centrala VoIP może być zintegrowana z systemami CRM, pocztą, komunikatorami i innymi programami w celu automatycznego przesyłania danych o połączeniach i uproszczenia zarządzania kontaktami i komunikacją.
4. Funkcje menu głosowego (IVR). Systemy VoIP często zawierają interaktywne menu głosowe i automatyczną sekretarkę, aby poprawić obsługę klienta i zautomatyzować procesy. Na przykład klient może wybrać dział, z którym chce się skontaktować, naciskając numer na klawiaturze, o którym informuje go menu głosowe.
5. Przekazywanie i wstrzymywanie połączeń w kolejce. Centrala VoIP umożliwia elastyczne i łatwe przekierowywanie połączeń na inne numery lub urządzenia zgodnie z wybraną logiką, a także wstrzymywanie połączeń w kolejce z odtwarzaniem muzyki lub wiadomości do czasu, aż jeden z operatorów będzie wolny.
6. Zarządzanie połączeniami. Centrala VoIP zapewnia różne funkcje zarządzania połączeniami, takie jak nagrywanie rozmów, statystyki połączeń, czarne listy, filtrowanie połączeń i inne.
7. Sztuczna inteligencja do analizy komunikacji. Niektóre nowoczesne centrale VoIP, takie jak Ringostat, oferują dodatkowe wbudowane funkcje, na przykład natychmiastową analizę połączeń telefonicznych za pomocą AI, z rozpoznawaniem mowy i nastroju, podsumowaniami rozmów i wskazówkami dla operatora. 

Cechy te sprawiają, że technologia VoIP jest popularna zwłaszcza w środowisku biznesowym ze względu na szeroki zakres możliwości do organizacji komunikacji i łączności.

Zalety korzystania z VoIP

Niższe koszty komunikacji

Podłączenie centrali VoIP nie wymaga inwestycji w zakup, montaż i utrzymanie sprzętu i linii. Do komunikacji wystarczy standardowy komputer biurowy i dostęp do Internetu. Wsparcie techniczne dostawcy wykona wszystkie ustawienia komunikacji zgodnie z życzeniem klienta i bezpłatnie będzie doradzać w procesie korzystania z telefonii.

Korzystanie z centrali VoIP jest często tańsze niż korzystanie z komórkowej lub tradycyjnej telefonii, zwłaszcza w przypadku połączeń międzynarodowych. 

Dlatego wdrożenie telefonii VoIP przyniesie firmie znaczące oszczędności, a nawet korzyści.

Lepsza jakość połączeń

Wielu użytkowników usług telefonii VoIP zauważa, że jakość połączeń pozostaje na wysokim poziomie. 

Jakość dźwięku VoIP jest lepsza niż w przypadku tradycyjnej centrali dzięki cyfrowej transmisji danych, zarządzaniu parametrami sieci i automatycznemu dostosowywaniu się do warunków sieciowych, dzięki czemu zachowana jest najlepsza możliwa jakość dźwięku nawet w przypadku awarii połączenia internetowego. Łączność internetowa pozwala uniknąć zakłóceń związanych z tradycyjnymi sieciami telefonicznymi ― zniekształceń dźwięku, szumów i echa. I zapewnia czysty i naturalny dźwięk, zwłaszcza przy dobrym połączeniu internetowym.

Będzie to miało pozytywny wpływ na przebieg wszystkich rozmów z klientami, a w rezultacie zwiększy zadowolenie klientów z jakości obsługi w Twojej firmie.

Skalowalność i elastyczność

Główną zaletą telefonii VoIP jest jej elastyczność. Przykładowo, w Ringostacie każda z ponad stu funkcji telefonii, od przekazywania połączeń w określonej kolejności do określonych numerów po menu głosowe, może być indywidualnie skonfigurowana do potrzeb Twojej firmy.

Centrala VoIP może być również łatwo rozbudowana, aby spełnić potrzeby Twojej firmy. Na przykład w przypadku szybkiego rozwoju firmy dodawanie nowych użytkowników lub podłączanie dodatkowych numerów wirtualnych jest proste i opłacalne.

Integracja z innymi systemami

Telefonia VoIP może być z łatwością zintegrowana z innymi narzędziami, takimi jak CRM, systemy analityki, messengery, konta reklamowe i wiele więcej. Integracja pozwala firmom na zwiększenie efektywności pracy, oszczędność czasu i zasobów.

Na przykład integracja VoIP i CRM jest najbardziej popularna wśród klientów Ringostat. Dzięki tej integracji dane połączeń, w tym nagrania rozmów, są automatycznie przesyłane do systemu, co upraszcza pracę menedżerów, którzy nie muszą ręcznie wprowadzać danych. Dane te są przechowywane w historii komunikacji z klientem i mogą być wykorzystane przez menedżera podczas następnej komunikacji w celu zindywidualizowania obsługi.

Dzięki integracji zadania, kontakty i transakcje są automatycznie tworzone w systemie CRM po fakcie połączenia. Pomaga to uniknąć utraty ważnych danych oraz oszczędza czas zespołu.

Jak wybrać najlepszą centralę VoIP?

Kryteria wyboru centrali VoIP

Wybierając centralę VoIP, należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych czynników. 

• Zwróć uwagę na funkcjonalność: obsługę i analizę połączeń, nagrywanie rozmów, elastyczność w konfigurowaniu przekierowań połączeń i menu głosowych.
• Dużym plusem dostawcy telefonii będzie też dostępność gotowej aplikacji do obsługi połączeń, którą instaluje się na komputerze lub smartfonie.

• Oceń skalowalność centrali ― możliwość łatwego dodawania nowych użytkowników i linii. 
• Sprawdź, jak bezpieczny jest system telefoniczny, w tym poziom szyfrowania danych i ochrony danych przed hakerami. 
• Ważne jest również, aby wziąć pod uwagę łatwość zarządzania i konfiguracji centrali oraz kompatybilność z już używanymi programami i platformami, dostępność gotowych integracji z CRM, komunikatorami, stroną internetową, systemem analitycznym. 
• Wreszcie, nie zapomnij o wsparciu technicznym ― oceń, jak szybko menedżerowie reagują na Twoje prośby i jak głęboko zagłębiają się w Twoje procesy.

Porównanie różnych dostawców

Na polskim rynku działa wielu dostawców central VoIP, a każdy z nich oferuje swoje unikalne zalety. Niektóre firmy kładą nacisk na rozbudowaną funkcjonalność i integrację z różnymi aplikacjami biznesowymi, podczas gdy inne skupiają się na łatwości obsługi i przystępnej cenie. 

Ważne jest, aby dokonać analizy porównawczej, biorąc pod uwagę np. jakość dźwięku, poziom wsparcia technicznego, elastyczność taryf i usług dodatkowych, takich jak numery wirtualne czy aplikacje mobilne i desktopowi.

Przykłady najlepszych rozwiązań na rynku

Niektóre rozwiązania central VoIP wyróżniają się w szczególności jakością usług, elastycznością konfiguracji i wsparciem klienta. Jednym z liderów w tej dziedzinie jest Ringostat. Centrala VoIP zapewnia szerokie możliwości dla biznesu różnej wielkości, od małych firm po duże organizacje rozgałęzione, oraz w różnych niszach, od agencji nieruchomości po prywatne kliniki i wiele więcej.

Niektóre z kluczowych zalet Ringostat obejmują:

• Analiza połączeń. System zapewnia szczegółową analizę każdego połączenia, co pomaga poprawić jakość obsługi i zoptymalizować procesy biznesowe. A jeśli telefonia jest zintegrowana ze śledzeniem połączeń, dane te są również uzupełniane o źródło reklamy połączenia ― aż do słowa kluczowego. Informacje te pomagają zoptymalizować strategie reklamowe.

• Elastyczne i proste ustawienia. Użytkownicy Ringostat mają bezpośredni dostęp do większości ustawień telefonii i mogą samodzielnie konfigurować komunikację. Nie trzeba za każdym razem prosić o pomoc specjalisty ds. wsparcia technicznego. Można na przykład skonfigurować przekierowanie, aby połączenia zawsze trafiały do właściwego pracownika, nawet jeśli jest on poza biurem.
• Wysoka jakość dźwięku i niezawodna komunikacja. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii Ringostat zapewnia stabilne połączenie i czysty dźwięk podczas rozmów. 
• Rozwój i aktualizacja produktów. Platforma Ringostat stale się rozwija i tworzy nowe produkty. Na przykład, nie tak dawno temu uruchomiono wbudowaną analitykę połączeń przy użyciu sztucznej inteligencji, która ułatwia monitorowanie i ulepszanie usług. Nie tak dawno opracowano pełnoprawną aplikację do obsługi połączeń w wersji desktopowej i mobilnej, która integruje się nie tylko z telefonią VoIP, ale także z messengerami i czatami, umożliwiając obsługę połączeń i wiadomości w jednym oknie. 

• Wsparcie techniczne. Menedżerowie wsparcia technicznego Ringostat odpowiadają na żądania klientów w ciągu 2 minut, a 98% klientów ocenia jakość usług jako „dobrą” i „doskonałą”.

Podsumowanie

Centrale VoIP to nowoczesne i elastyczne rozwiązania, które mogą znacznie obniżyć koszty i usprawnić zarządzanie połączeniami w firmie. Kluczowe funkcje, takie jak integracja CRM, analityka połączeń i skalowalność systemu sprawiają, że są one idealne zarówno dla małych, jak i dużych firm. Ringostat jest jednym z przykładów, który oferuje szeroki zakres funkcji i elastyczność, co czyni go solidnym wyborem na rynku.

Rekomendacje dotyczące wyboru centrali VoIP

1. Określ potrzeby swojej firmy. Zanim zdecydujesz się na konkretną centralę VoIP, zastanów się, jakie funkcje są dla Ciebie najważniejsze. Czy potrzebujesz zaawansowanej analityki połączeń? Czy ważna jest integracja z istniejącym systemem CRM? Jakie są Twoje oczekiwania w zakresie jakości połączeń i wsparcia technicznego?
2. Wybierz elastyczne i skalowalne rozwiązanie. Upewnij się, że wybrana centrala VoIP może rozwijać się wraz z Twoją firmą. Rozwiązania takie jak Ringostat są skalowalne i posiadają wiele funkcji, co czyni je doskonałym wyborem dla firm o każdej skali działalności.
3. Zwróć uwagę na jakość wsparcia technicznego. Niezależnie od tego, jak nowoczesna jest twoja centrala VoIP, wsparcie techniczne jest kluczowe. Wybierz dostawcę, który oferuje szybkie wsparcie, aby minimalizować ryzyko przestojów i problemów technicznych.
4. Przetestuj przed zakupem. Zawsze dobrym pomysłem jest przetestowanie systemu przed podjęciem ostatecznej decyzji. Większość dostawców, w tym Ringostat, oferuje możliwość skorzystania z okresu próbnego, który pozwala na zapoznanie się z funkcjami i sprawdzenie, czy spełniają one Twoje oczekiwania.