Sukces firm z sprzedażą outbound zależy od dużej ilości zimnych połączeń. Do tego potrzebna jest niezawodna telefonia bez awarii technicznych oraz stała kontrola komunikacji z klientami. Polska agencja SEO Traffic Peaks zrozumiała, że do skalowania strategii potrzebne jest kompleksowe rozwiązanie: przemyślana integracja CRM z telefonią oraz analityka AI do automatycznej kontroli jakości rozmów. Przeczytaj, jak rozwiązanie Ringostat i LiveSpace pomogło transformować pracę działu sprzedaży, dwukrotnie skrócić czas kontroli zespołu oraz wykryć ukryte problemy w procesach komunikacji z klientami.
O firmie i specyfice biznesu
Traffic Peaks to polska agencja content marketingu, która świadczy usługi SEO, a także posiada bazę ponad 2000 portali treściowych praktycznie ze wszystkich branż. Firma działa w dwóch kierunkach:
- promuje strony klientów realizując strategie w obszarach SEO i SEM;
- publikuje artykuły sponsorowane z linkami SEO na własnych portalach, dostarczając przestrzenie reklamowe dla marketerów i specjalistów SEO w calej Polsce.
Główną cechą Traffic Peaks jest aktywna strategia outbound. Zespół pięciu menedżerów pracuje głównie z wychodzącymi „zimnymi” połączeniami.
Specyfika usług SEO wymaga szczegółowego omówienia z klientami technicznych szczegółów współpracy. Złożone tematy publikacji, strategia promocji, dobór odpowiednich portali pod konkretną tematykę biznesu, uzgadnianie budżetów i terminów kampanii — wszystko to można znacznie szybciej omówić telefonicznie niż rozwijać korespondencję. Wymiana e-maili może trwać kilka dni, a 10-minutowa rozmowa pozwala rozwiązać kwestie od razu.
Ponieważ połączenia stanowią podstawę pracy działu sprzedaży Traffic Peaks, krytycznie ważne jest posiadanie pełnego obrazu efektywności zespołu. Do zarządzania strategią outbound potrzebne są szczegółowe dane o ilości, jakości i skuteczności każdego połączenia.
Dlaczego zdecydowali się wybrać LiveSpace i Ringostat
Do 2024 roku Traffic Peaks korzystało z przestarzałego systemu CRM oraz telefonii przez aplikację do połączeń Zoiper. To podejście tworzyło szereg problemów: jakość dźwięku była niska, często występowały awarie techniczne oprogramowania, które dodatkowo było niewygodne w użyciu, analityka ograniczała się do podstawowych danych o ilości i statusach połączeń.
Pod koniec 2024 roku firma zdecydowała się jednocześnie zmienić CRM i telefonię. Współpraca Traffic Peaks z LiveSpace rozpoczęła się w marcu 2025 roku, kiedy Dawid Woźniak, kierownik działu sprzedaży, zamówił demonstrację systemu CRM.
Traffic Peaks zwróciło się do LiveSpace z problemami poprzedniego CRM, których rozwiązania oczekiwało od nowego systemu:
- Raportowanie. Potrzebna była możliwość ręcznego ustawiania daty zamknięcia dealu dla dokładnych raportów.
- Uporządkowanie procesów sprzedaży poprzez stworzenie trzech oddzielnych lejków: dla sprzedaży outbound, retencji klientów oraz usług SEO/SEM.
- Wdrożenie automatyzacji w celu zmniejszenia ręcznych komunikacji follow-up.
- Możliwość mierzenia efektywności menedżerów i przenoszenia szans sprzedaży między lejkami.
- Zarządzanie leadami, które wymagają regularnych połączeń. Klient od razu zapytał o możliwość integracji z telefonią, ponieważ miał poważne problemy z poprzednim rozwiązaniem VoIP Zoiper.
Kiedy zespół przeszedł na LiveSpace, potrzebna była telefonia z gotową integracją z CRM i zaawansowaną analityką. Dla Traffic Peaks krytycznie ważne było posiadanie jednego ekosystemu danych.
Spośród dostawców telefonii rozważano dwa warianty. Na ostateczną decyzję na rzecz Ringostat wpłynęła analityka AI rozmów:
LiveSpace aktywnie rekomendował właśnie Ringostat, ponieważ to jedyne rozwiązanie telefoniczne z gotową, prostą integracją i funkcjami, których brakowało Traffic Peaks: nagrywanie rozmów, automatyczne przypisywanie zapisów do kontaktów, analiza efektywności menedżerów.
Integracja z LiveSpace jest prosta i nie wymaga skomplikowanych prac technicznych — wystarczy kilka kliknięć do uruchomienia wymiany danych między systemami.
Jak skonfigurowana jest łączność i procesy
Inteligentny podział połączeń
Traffic Peaks skonfigurowało łączność z jednym numerem firmowym. Jest to szczególnie ważne dla agencji, która ma 2000 portali informacyjnych — wszędzie można zostawić jeden numer kontaktowy, na który połączenia będą rozdzielane według przemyślanego schematu.
W zespole sprzedaży Traffic Peaks pracuje 5 menedżerów, którzy codziennie wykonują dziesiątki połączeń wychodzących. Co do połączeń przychodzących, schemat podziału połączeń skonfigurowany jest z wykorzystaniem technologii webhook. Najpierw system automatycznie określa odpowiedzialnego menedżera na podstawie danych z CRM — połączenie trwa 40 sekund. Jeśli nie można określić odpowiedzialnego menedżera lub nie odbiera, połączenie kolejno przekazywane jest trzem innym menedżerom — po 20 sekund każdemu. A na końcu — na pocztę głosową.
Taki podział zapewnia, że najprawdopodobniej z klientem będzie rozmawiać menedżer, który już zna kontekst poprzedniej współpracy. Ale jeśli nie uda się skontaktować właśnie z nim, żaden klient i tak nie zostanie bez odpowiedzi.
Integracja z LiveSpace CRM: automatyzacja procesów
LiveSpace to chmurowy system CRM z potężnymi możliwościami automatyzacji sprzedaży, wbudowanymi procesami komunikacji i szczegółową analityką efektywności zespołu. System jest już używany przez ponad 1200 firm, wśród których są altkom, InPost, escola, BoConcept i inne. CRM pomaga wygrać w przybliżeniu o 15% więcej dealów, skrócić cykl sprzedaży średnio o 30 dni i przyspieszyć wdrażanie nowych menedżerów średnio o 45 dni.
Dla Traffic Peaks był to idealny wybór: polska firma wybrała polski system CRM ze wsparciem w ojczystym języku i zrozumieniem specyfiki lokalnego rynku.
Cały proces integracji między LiveSpace a Ringostat zajął tylko dwa dni robocze. Traffic Peaks przekazało wymagania dotyczące początkowej konfiguracji i zapewniło niezbędne dostępy. Na tej podstawie Ringostat przygotował środowisko integracyjne i podłączył je do konta LiveSpace.
Integracja LiveSpace z Ringostat realizowana jest przez API, dzięki czemu informacje automatycznie przekazywane są między systemami.
Integracja skonfigurowana jest na wszystkie kluczowe momenty połączenia. Przed połączeniem i w momencie podniesienia słuchawki:
- system automatycznie określa, czy ten numer jest w CRM;
- jeśli klient istniejący, menedżer widzi jego imię jeszcze przed odpowiedzią;
- połączenie automatycznie kierowane jest do odpowiedzialnego menedżera.
W momencie przekierowania połączenia:
- jeśli odpowiedzialny menedżer nie odbiera, system automatycznie przekazuje połączenie następnemu w kolejce — zgodnie ze schematem pokazanym powyżej;
- wszystkie informacje o kliencie przekazywane są razem z połączeniem.
Po zakończeniu rozmowy:
- w CRM automatycznie tworzy się zapis o połączeniu z załączeniem nagrania rozmowy;
- jeśli klient nowy, tworzone są kontakt i deal;
- wszystkie połączenia i stworzone na ich podstawie zapisy automatycznie przypisywane są menedżerowi, który odebrał połączenie;
- dla nieodebranych połączeń automatycznie tworzone jest zadanie „Oddzwonić” z terminem 4 godziny;
- cała historia komunikacji z klientem przechowywana jest w systemie.
To zapewnia pełną synchronizację wszystkich danych o komunikacji między oboma systemami.
Ale najważniejszą zaletą integracji Ringostat i Livespace dla Traffic Peaks stały się automatyczne notatki AI. Sztuczna inteligencja Ringostat automatycznie analizuje każde połączenie telefoniczne i tworzy strukturalne notatki z kluczowymi informacjami o rozmowie. W szczególności, krótkie podsumowanie rozmowy, nastrój klienta i współpracownika, zalecane działania po połączeniu. Dane dostępne są nie tylko w systemie Ringostat — dzięki integracji są także natychmiast przekazywane do CRM.
Jeśli wcześniej każdy menedżer ręcznie pisał raporty o przeprowadzonych rozmowach telefonicznych, często pomijając ważne szczegóły, to teraz kierownik działu sprzedaży ma uporządkowane i pełne dane.
Ringostat Smart Phone: wygodna praca z połączeniami
Traffic Peaks, jak większość współczesnych firm, nie używa tradycyjnych telefonów stacjonarnych czy mobilnych. Od samego początku pracy firma korzystała z telefonii wirtualnej działającej przez aplikację do połączeń.
Jednak dla efektywnej pracy telefonii wirtualnej krytycznie ważna jest jakość oprogramowania. Właśnie z tym Traffic Peaks miało problemy przed przejściem na Ringostat.
Odkąd jesteśmy z Ringostat, żaden menedżer dotąd nie zgłaszał problemów technicznych. Najważniejsze, że aplikacja jest stabilna.
Ringostat Smart Phone to wygodna wieloplatformowa aplikacja, która łączy całą komunikację z klientami w jednym interfejsie, a także umożliwia wygodną pracę w CRM. Program dostępny jest na różnych platformach — Windows, macOS, iOS i Android — menedżerowie mogą pracować ze smartfonów i komputerów.
Zespół Traffic Peaks używa głównie wersji desktopowej do codziennej pracy, ale także wersję mobilną zostawili na przypadki, gdy potrzeba kontaktować się z klientami podczas wyjazdów na konferencje czy targi.
Ważna dla Traffic Peaks stała się także możliwość wysyłania SMS bezpośrednio z aplikacji. Także w aplikacji można odbierać i wysyłać wiadomości w popularnych komunikatorach — Viber, Telegram, Messenger — wszystko na jednej zakładce. Wygodnie, że do korespondencji z użytkownikami różnych programów nie trzeba stale przełączać się między interfejsami.
Kontrola jakości i optymalizacja procesów sprzedaży
Kontrola komunikacji jest krytycznie ważna dla zespołu outbound, który codziennie wykonuje dziesiątki zimnych połączeń. Dzięki możliwościom telefonii Ringostat, kierownik działu sprzedaży Traffic Peaks może odsłuchiwać połączenia i śledzić kluczowe parametry efektywności zespołu.
Metryki efektywności dla zimnej sprzedaży
Firma śledzi specyficzne wskaźniki, które najlepiej odzwierciedlają skuteczność strategii sprzedaży. Podstawowe parametry to, oczywiście, ilość wykonanych połączeń, a także czas trwania rozmów. Menedżer, który ma więcej długich rozmów, ma lepsze umiejętności zatrzymania uwagi, zainteresowania potencjalnego klienta przy telefonie, a więc — przekształcenia „zimnego” potencjalnego klienta w „ciepłego”.
Obecnie Traffic Peaks organizacyjnie zmienia KPI dla zespołu sprzedaży, i właśnie dane o połączeniach staną się jednym z kluczowych wskaźników oceny pracy.
Oszczędność czasu kierownika dzięki AI
Analityka AI radykalnie zmieniła podejście do kontroli zespołu. Wcześniej kierownik spędzał około 8 godzin miesięcznie na odsłuchiwaniu rozmów, teraz ten czas skrócił się o 50% — do 4 godzin. Dzięki analizie AI można bezpośrednio w CRM przeglądać treść rozmów i czytać podsumowania sztucznej inteligencji — bez konieczności odsłuchiwania każdej rozmowy osobno.
Optymalizacja procesów w dziale sprzedaży dzięki analizie AI
Analityka AI pomogła zidentyfikować konkretne obszary do ulepszenia w procesach sprzedażowych. System wykazał, że w rozmowach czasami pomijane były kluczowe pytania o parametry dealu, takie jak budżet klienta na promocję czy publikację materiałów sponsorowanych.
Na przykład, menedżerowie często wysyłali potencjalnym zleceniodawcom ogólne propozycje z wykazem wszystkich 2000 dostępnych portali, co utrudniało klientom analizę oferty i podejmowanie decyzji.
Dzięki tym spostrzeżeniom Traffic Peaks zdołało udoskonalić proces kwalifikacji leadów. Teraz menedżerowie systematycznie zadają każdemu klientowi konkretne pytania o budżet i potrzeby, a następnie przygotowują spersonalizowane zestawienia z 20-30 odpowiednich portali. Takie podejście znacznie poprawiło jakość propozycji i zwiększyło zainteresowanie potencjalnych zleceniodawców.
Analityka w czasie rzeczywistym i planowanie
Ringostat zapewnia kierownikowi różnorodne narzędzia do kontroli zespołu. Raport w czasie rzeczywistym pokazuje, kto teraz dzwoni i ile czasu spędza na rozmowach. To pozwala operatywnie reagować na sytuacje i pomagać menedżerom w trudnych przypadkach.
Szczególnie cennym dla kierownika sprzedaży okazał się raport o podziale połączeń w ciągu tygodnia i dnia. Analityka pokazała standardowy obraz: rano wszyscy się „rozgrzewają”, szczyt produktywności przypada na godziny południowe, a do końca dnia ilość połączeń znów spada. Zrozumienie takich prawidłowości pomaga kierownikowi planować pracę zespołu. Można lepiej organizować proces pracy, uwzględniając naturalne rytmy produktywności zespołu i rozdzielając różne typy zadań zgodnie z porą dnia.
Wsparcie techniczne
Konfigurację łączności i integracji pomagało skonfigurować wsparcie techniczne Livespace i Ringostat.
Jakość wsparcia technicznego stała się jedną z kluczowych zalet wyboru Ringostat — w przeciwieństwie do supportu poprzedniego dostawcy, gdzie na większość zapytań menedżerowie odpowiadali tak: to niemożliwe do zrobienia.
Wnioski
Case Traffic Peaks demonstruje, jak niezawodna telefonia z AI zintegrowana z potężnym CRM może stać się przewagą konkurencyjną w optymalizacji procesów sprzedaży i kontroli jakości komunikacji z klientami. Analityka AI stała się nie tylko dodatkową funkcją, ale kluczowym narzędziem zarządzania jakością sprzedaży.
Plan na 2025 rok mamy ambitny. Mam nadzieję, że uda nam się osiągnąć postawione cele, a narzędzia, w które zainwestowaliśmy, nam w tym pomogą.ażniejsze, że aplikacja jest stabilna.
Główne rezultaty Traffic Peaks:
- Rewolucja w kontroli zespołu. Kierownik przeszedł od wielogodzinnego odsłuchiwania połączeń do efektywnego zarządzania przez notatki AI. Sztuczna inteligencja automatycznie analizuje każdą rozmowę, wykrywa nastrój klienta i współpracownika, tworzy podsumowania i proponuje następne działania. To pozwoliło dwukrotnie skrócić czas odsłuchiwania rozmów — z 8 do 4 godzin miesięcznie. Zaoszczędzony czas można teraz poświęcić zadaniom strategicznym — na przykład, pozyskiwaniu nowych klientów.
- Wykrywanie ukrytych problemów. AI ujawnił systemowy problem — menedżerowie nie pytali o budżet i potrzeby klientów. Bez analityki ten problem mógł pozostawać niezauważony miesiącami, obniżając efektywność całego zespołu i ogólne wyniki.
- Personalizacja zamiast masowych rozsyłek oferty. Zamiast wysyłania katalogów z 2000 portali każdy klient otrzymuje dokładne zestawienia z 20-30 odpowiednich stron pod tematykę i budżet. To poprawiło jakość propozycji i zwiększyło prawdopodobieństwo zamknięcia dealów.
- Niezawodność techniczna jako przewaga konkurencyjna. Przejście od niestabilnej aplikacji do połączeń Zoiper, która stale się „wyłączała” i przeszkadzała w pracy, do stabilnego Ringostat Smart Phone. Dla zespołu outbound, który codziennie wykonuje dziesiątki połączeń, każda minuta przestoju kosztuje utracone możliwości.
- Kompleksowa automatyzacja. Click-to-call z CRM, automatyczne tworzenie zapisów o połączeniach, SMS bezpośrednio z aplikacji, inteligentne przekierowanie do odpowiedzialnego menedżera — wszystko to sprawiło, że praca zespołu stała się szybsza i bardziej efektywna.
Praktyczne wskazówki: jak osiągnąć podobne rezultaty
Aby pomóc innym firmom wdrożyć podobne rozwiązania, Ringostat wspólnie z LiveSpace przeprowadził webinar „Rozmowa, która sprzedaje. Jak weryfikować rozmowy i podnosić skuteczność”. Eksperci podzielili się praktycznymi poradami dotyczącymi budowania systemu kontroli jakości rozmów i integracji telefonii z CRM.
Spikeramii byli:
- Yauheniya Haurylava, Partnership Development Manager w Ringostat — specjalistka ds. skalowania sprzedaży B2B i budowania międzynarodowych partnerstw
- Bartosz Michałowski, Head of Sales w LiveSpace z 25-letnim doświadczeniem w zarządzaniu sprzedażą, który współpracował z ponad 50 globalnymi markami
Na webinarze omówiono kluczowe tematy:
- Dlaczego rozmowa, która sprzedaje, to nie przypadkowość, ale świadome, systemowe podejście. I jak zbudować w swojej firmie właśnie takie podejście.
- Jak przekształcić CRM w prawdziwego pomocnika w sprzedaży, a nie tylko bazę kontaktów — jak właściwie zapisywać i strukturyzować dane w CRM.
- Jak zwiększać średnią wartość zamówienia i konwersję połączeń w sprzedaż dzięki systemowej kontroli i analizie komunikacji menedżerów przy minimalnym zaangażowaniu czasu kierownika.
- Jak uzyskać obiektywny obraz procesu sprzedaży w konkretnym biznesie i poprawić słabe punkty.
Pełny zapis webinaru z praktycznymi wskazówkami można obejrzeć pod adresem: https://www.youtube.com/watch?v=PcNcOFMu91U
