6 funkcji zwiększających produktywność menedżerów sprzedaży

Produktywność menedżera sprzedaży to stosunek między wynikami sprzedaży a zasobami wykorzystanymi do ich osiągnięcia. Im mniej czasu i wysiłku potrzebuje pracownik, aby osiągnąć cel, tym wyższa jest jego produktywność. Oznacza to lepszą sprzedaż i wyższe przychody dla firmy. Produktywność można zwiększyć za pomocą nowoczesnych narzędzi, które oszczędzają czas, automatyzują niektóre procesy robocze i minimalizują pracę ręczną.

Integracja telefonii z CRM

Jak już wielokrotnie wspominaliśmy, duża część obowiązków menedżera sprzedaży jest rutynowa. Według badań Dooly, aż 41% czasu pracy menedżerów sprzedaży poświęcane jest na pracę, która nie jest nawet bezpośrednio związana ze sprzedażą. Wśród tych czynności znajduje się w szczególności praca z CRM. 85% menedżerów sprzedaży uważa również, że mogliby generować większe przychody dla firmy, gdyby poświęcali mniej czasu na takie niepotrzebne zadania. 

Główne powody marnowania czasu w sprzedaży: 55% ― wewnętrzne rozmowy lub spotkania, 54% ― planowanie rozmów lub spotkań, 48% ― odpowiadanie na wewnętrzne prośby za pośrednictwem poczty elektronicznej/komunikatorów itp.

Na przykład, gdy dzwoni nowy klient, menedżer musi nie tylko komunikować się, ale także wykonać szereg rutynowych zadań: utworzyć kontakt i transakcję w CRM itp. Jeśli klient dzwoni już nie po raz pierwszy, trzeba znaleźć transakcję, zarejestrować połączenie i zapisać temat rozmowy. Oczywiście wszystko to nie zajmuje dużo czasu, jeśli mówimy o kilku połączeniach dziennie. Ale jeśli mówimy o dziesiątkach rozmów, marnujemy mnóstwo czasu. 

Jak można temu zapobiec? Zautomatyzować niektóre zadania, które menedżer wykonywał ręcznie. W ten sposób uwalniając czas pracy na główne obowiązki związane z komunikacją i sprzedażą.

Integracja wirtualnej telefonii z CRM może pomóc zwiększyć produktywność. Zobaczmy, jak to działa.

1. Po telefonie od nowego potencjalnego klienta system CRM automatycznie tworzy kontakt, transakcję i zadanie. Menedżer nie musi pamiętać i ręcznie wykonywać tych rutynowych zadań.
2. Jeśli klient zadzwoni nie po raz pierwszy, menedżer zobaczy jego imię i nazwisko podczas połączenia przychodzącego i może natychmiast zwrócić się do niego po imieniu. Jednym kliknięciem można również przełączyć się do CRM, aby natychmiast wyświetlić historię poprzedniej komunikacji, co pomoże w przeprowadzeniu sensownej rozmowy.
3. Połączenie powtarzające się zostanie automatycznie przekierowane do odpowiedzialnego menedżera. To nie tylko sprawi, że komunikacja będzie bardziej produktywna, ale także wywrze dobre wrażenie na kliencie, który usłyszy znajomy głos.
4. Jeśli połączenie pozostanie bez odpowiedzi, dla odpowiedzialnego menedżera utworzone będzie zadanie oddzwonienia. W ten sposób żądanie nie zostanie utracone, jeśli z jakiegoś powodu pracownik nie mógł odebrać połączenia.

Dane dotyczące każdego połączenia są automatycznie przesyłane do systemu, łącznie z nagraniem rozmowy. W każdej chwili można przejrzeć historię komunikacji i odsłuchać wszystkie nagrania.

Powyżej przedstawiono tylko najbardziej typowe ustawienia. Jednak każda firma może przemyśleć i stworzyć własne scenariusze integracji telefonii i CRM, aby praca menedżerów była łatwa i produktywna. Poniższa ilustracja pokazuje, jak to zrobić za pomocą macierzy:

Uwzględniliśmy tylko jeden rodzaj integracji, najbardziej pożądany i popularny w biznesie — integrację telefonii Ringostat z CRM. Nawet sama ta integracja może zwiększyć produktywność pracy menedżerów sprzedaży, unikając rutynowych, powtarzalnych zadań, błędów i marnowania czasu. Ale platforma Ringostat ma ponad 30 różnych integracji z innymi aplikacjami:

• komunikatorami;
• kontami reklamowymi;
• systemami analitycznymi;
• innymi aplikacjami.

Wszystkie z nich zapewniają automatyczny transfer danych połączeń, dzięki czemu praca zespołu jest łatwiejsza i bardziej produktywna.

Wieloplatformowa aplikacja do dzwonienia

Korzystanie z telefonii wirtualnej sprawiło, że komunikacja między menedżerami a klientami stała się wygodniejsza i bardziej wydajna. Przykładowo, wystarczy komputer z aplikacją do dzwonienia i dostęp do Internetu, by obsługiwać połączenia.

Jednak mobilność jest również ważna dla nowoczesnego biznesu. Menedżerowie sprzedaży często komunikują się z klientami nie tylko za biurkiem w gabinecie. Często komunikują się w drodze, w zakładzie produkcyjnym, magazynie lub na placu budowy, podczas podróży służbowych i spotkań itp. Jeśli używasz osobistego smartfona i zwykłego połączenia mobilnego do takiej komunikacji, dane połączeń nie zostaną zapisane, co zaszkodzi ogólnej produktywności zespołu.

Wygodnym rozwiązaniem jest wieloplatformowa aplikacja Ringostat, która działa nie tylko na komputerach, ale także na smartfonach. Pozwala ona komunikować się z klientami niezależnie od ich lokalizacji, zachowując przy tym wszystkie dane połączeń.

Co ważne, menedżer może być zalogowany na kilku urządzeniach jednocześnie, co ułatwia płynną pracę nawet w nieprzewidzianych okolicznościach. Ponadto mobilna wersja aplikacji posiada pełną funkcjonalność wersji desktopowej:

• wybieranie numerów, odbieranie i wykonywanie połączeń;
• przeglądanie historii komunikacji — pozwala to w szczególności w porę zauważyć nieodebrane połączenie i oddzwonić;
• korespondencja z użytkownikami różnych komunikatorów i czatów na stronie internetowej — eliminuje to konieczność monitorowania kilku różnych aplikacji osobno;
• przekazywanie połączeń do współpracowników, jeśli prośba rozmówcy może być lepiej obsłużona przez innego pracownika;
• przejście do CRM jednym kliknięciem, gdy trzeba szybko wyjaśnić szczegóły wcześniejszej komunikacji;
• dostęp do cennych informacji o rozmówcy, na przykład liczby przeglądanych stron i poprzednich połączeń, źródła reklamy przejścia do witryny — zapewni to menedżerowi przydatne wskazówki dotyczące doprowadzenia rozmówcy do zakupu;
• przeglądanie odwiedzających witrynę w czasie rzeczywistym, jeśli ci użytkownicy wcześniej dzwonili do firmy — można szybko skontaktować się z potencjalnymi nabywcami w momencie największego zainteresowania i zaangażowania.

Interfejs aplikacji jest prosty i nieskomplikowany, a korzystanie z niej nie jest trudniejsze niż w przypadku smartfona. Jednocześnie nie wyczerpuje baterii telefonu. Nawet w przypadku awarii prądu można nadal odbierać i wykonywać połączenia za pomocą smartfona i aplikacji, korzystając z mobilnego Internetu. I nie stracić kontaktu z klientami.

Nagrywanie i transkrypcja rozmów telefonicznych

Istnieje wiele przypadków, w których menedżer może potrzebować, by wyjaśnić treść rozmowy, która miała miejsce wcześniej. Na przykład musi przypomnieć sobie szczegóły umowy z drugą stroną. Albo, podczas urlopu lub choroby odpowiedzialnego menedżera, kolega rozmawiał z klientem, a teraz trzeba nadrobić zaległości. Ważne jest również, aby kierownictwo wiedziało, w jaki sposób pracownicy komunikują się z klientami: czy dobrze znają produkt, odpowiadają na wszystkie pytania i postępują zgodnie ze skryptami rozmowy.

Telefonia Ringostat automatycznie rejestruje każdą rozmowę telefoniczną. A dzięki integracji telefonii z CRM przekazuje to nagranie do systemu i dołącza je do transakcji. 

Nagrywanie rozmów to naprawdę przydatne narzędzie. Jeśli jednak firma wykonuje dziesiątki połączeń dziennie, odsłuchanie i przeanalizowanie całej komunikacji może być dużym wyzwaniem. Każda rozmowa trwa od kilku do kilkudziesięciu minut, a jej obróbka zajmuje jeszcze więcej czasu. Trzeba przecież nie tylko słuchać, ale też wyciągać wnioski na temat przebiegu komunikacji, umiejętności managera, znajomości produktu, zgodności ze skryptem itp. Na przykład znalezienie określonej frazy kluczowej w rozmowie, nawet przy częściowym lub szybkim odtwarzaniu dźwięku, może stanowić problem. Oczywiście wpływa to negatywnie na produktywność zespołu. 

Na ratunek przychodzi sztuczna inteligencja Ringostat, która niemal natychmiast transkrybuje rozmowy i konwertuje je na tekst. To znacznie upraszcza pracę menedżerów, których obowiązki obejmują analizę komunikacji. W końcu przeglądanie transkrypcji tekstowej i raportu podsumowującego jest znacznie szybsze niż słuchanie całego nagrania.

Według naszych szacunków, jeśli zespół sprzedaży składa się z co najmniej pięciu pracowników, którzy komunikują się z klientami dwa razy dziennie, sztuczna inteligencja może zaoszczędzić menedżerowi ponad 13 godzin tygodniowo. Jest to możliwe dzięki automatycznej transkrypcji i analizie rozmów. 

Sztuczna inteligencja pomaga przetwarzać całą komunikację zespołu:

• bez ryzyka przeoczenia czegoś ważnego z powodu wybiórczej analizy;
• bez marnowania zbyt dużej ilości czasu.

Rozwiązanie Ringostatu będzie również prawdziwym pomocnikiem dla firm działających na rynkach zagranicznych. Załóżmy, że menedżerowie komunikują się z klientami w różnych językach. Kierownik musiałby znać wiele języków, aby przeanalizować całą komunikację zespołu, ale z Ringostat AI nie jest to konieczne — sztuczna inteligencja zna ponad 50 języków. Może transkrybować rozmowy w oryginalnym języku lub automatycznie tłumaczyć je na język angielski. Zapewnia to produktywną pracę nawet w międzynarodowej firmie.

Podsumowywanie rozmów za pomocą sztucznej inteligencji

Transkrypcja konwersacji to tylko jedna z dziesiątek, jeśli nie setek, funkcji AI, które pomagają menedżerom sprzedaży być bardziej produktywnymi. Wspomnijmy o innych.

W szczególności analiza połączeń, która jest wykonywana przez AI niemal natychmiast po zakończeniu rozmowy. Sztuczna inteligencja automatycznie generuje szczegółowy raport na temat wyników rozmowy w oparciu o uwagi rozmówców. Menedżer nie musi więc robić tego samodzielnie, co oznacza, że może zaoszczędzić co najmniej 7 minut na każdej rozmowie.

Ale nie chodzi tylko o przyspieszenie pracy. Chodzi również o znaczne wzmocnienie zespołu o niestrudzonego „kolegę” o wyjątkowych umiejętnościach. Podsumowanie rozmowy przez AI zapewnia cenny wgląd w klienta i komunikację:

• kluczowe punkty rozmowy;
• główne żądanie;
• nastrój rozmówców, a także ogólny nastrój rozmowy;
• zalecenia dotyczące dalszych kroków.

Te dane i porady AI mogą dodatkowo pomóc w osiągnięciu ostatecznego celu komunikacji — sprzedaży.

Ale to nie wszystko. Ringostat może przygotować AI do pracy dla Twojej firmy. W tym celu szkolimy sztuczną inteligencję w oparciu o wewnętrzne dokumenty firmowe: regulaminy, zasady, skrypty i opisy procesów. Dzięki temu AI jest w stanie analizować komunikację tak, jak robiłby to doświadczony, dedykowany przełożony. Przykładowo, AI może stworzyć profil klienta na podstawie rozmowy telefonicznej. I nie tylko.

Sztuczna inteligencja nie tylko uczy się sama. Pomaga również w nauce pracownikom firmy, w szczególności sprzedawcom. Robi to poprzez analizę rozmów na temat:

• przestrzegania skryptów;
• zgodności z wewnętrznymi zasadami, takimi jak unikanie pewnych sformułowań lub odwrotnie, obowiązek ujawnienia niektórych ważnych szczegółów oferty;
• błędów;
• udanych kroków;
• radzenie sobie z zastrzeżeniami;
• wyniki rozmowy.

Wnioski i porady AI dotyczące każdej rozmowy pomagają menedżerom sprzedaży rozwijać i doskonalić swoje umiejętności.

Power Dialer ― automatyczne wybieranie numeru

Praca działu sprzedaży często wiąże się z wykonywaniem zimnych telefonów. Czasami menedżerowie muszą wykonywać dziesiątki połączeń dziennie. A każde nowe połączenie wymaga pewnych automatycznych działań: skopiowania numeru z bazy danych, wklejenia go w pole aplikacji do połączeń i naciśnięcia przycisku połączenia. Może się to wydawać drobnostką, ale wykonanie takich niezauważalnych czynności może zająć nawet 15 minut w ciągu dnia i godzinę w ciągu tygodnia. Oczywiście ten czas lepiej przeznaczyć na rozmowy.

Power Dialer to proste rozwiązanie zaimplementowane jako część aplikacji Ringostat. Automatycznie wybiera numery ze wstępnie utworzonej i załadowanej bazy danych. Menedżer nie musi nawet klikać na numery, nie mówiąc już o wpisywaniu ich na klawiaturze. Power Dialer automatycznie wstrzymuje również połączenia na określony czas, dzięki czemu pracownik ma czas na zrobienie notatek i przygotowanie się do kolejnej rozmowy. 

Nie trzeba dodawać, że Power Dialer przyczynia się do zwiększenia produktywności menedżerów. Rozwiązanie oszczędza czas i pozwala skupić się wyłącznie na komunikacji. Pomaga również uniknąć błędów lub przypadkowego pominięcia niektórych numerów baz danych, co może się zdarzyć podczas ręcznego wybierania numerów. 

Dowiedz się więcej o tym rozwiązaniu ― «Automatycznie docieraj do klientów za pomocą Power Dialer, oszczędzając do 7 sekund na każdym połączeniu».

Wygodna komunikacja wewnętrzna

Wydajność zespołu sprzedażowego zależy nie tylko od każdego pracownika z osobna, ale także od tego, jak skonfigurowana jest wewnętrzna komunikacja zespołu. Często pracownicy muszą korzystać ze zwykłych telefonów komórkowych lub komunikatorów. Jest to niewygodne, ponieważ muszą poświęcać czas na wyszukiwanie numeru w książce adresowej lub wpisywanie wiadomości tekstowej. 

Jednym z wygodnych rozwiązań są krótkie numery wewnętrzne, które są przypisane do każdego pracownika w systemie telefonicznym firmy. Nawet jeśli koledzy pracują w biurach oddalonych od siebie o tysiące kilometrów, menedżerowie mogą używać tych krótkich numerów do natychmiastowej komunikacji między sobą.

Jednak ręczne wybieranie numerów wewnętrznych jest niewygodne. Ringostat oferuje lepsze rozwiązanie — błyskawiczne połączenie ze współpracownikiem za pomocą aplikacji Ringostat. W panelu Kontakty zobaczysz listę klientów, a także współpracowników i działów w Twojej firmie. Jednym kliknięciem możesz skontaktować się z odpowiednim pracownikiem.

Oprócz tego aplikacja Ringostat pozwala współpracownikom na przekazywanie połączeń do siebie nawzajem. Przykładowo, klient dzwoni do działu sprzedaży, ale w trakcie rozmowy okazuje się, że jego pytanie może zostać rozwiązane przez dział prawny lub techniczny. W takim przypadku nie ma potrzeby dyktowania klientowi innego numeru. Aplikacja Ringostat umożliwia łatwe przekierowanie połączenia do innego działu lub nawet do konkretnego pracownika przy użyciu numeru wewnętrznego. Możesz nawet wcześniej porozmawiać z kolegą, aby wyjaśnić szczegóły sprawy, gdy klient czeka na linii. W ten sposób klient nie musi dwukrotnie powtarzać swoich pytań personelowi.

Dowiedz się więcej o funkcjonalności aplikacji Ringostat i transferze połączeń w artykule «Ringostat Smart Phone: pełny przegląd wersji desktopowej i mobilnej aplikacji do efektywnego przetwarzania leadów».

Podsumowanie

1. Menedżerowie sprzedaży są bardziej produktywni, gdy mogą osiągnąć cel w krótszym czasie i przy mniejszym wysiłku. Istnieje wiele nowoczesnych narzędzi, które pomagają pracować bardziej produktywnie, co oznacza, że można sprzedawać szybciej i więcej.
2. Na przykład, integrując wirtualną telefonię Ringostat z CRM, można pozbyć się czasochłonnych czynności, które odciągają specjalistów od ich podstawowych obowiązków. Kontakty i zadania będą tworzone po połączeniu, połączenia będą kierowane do odpowiedzialnego menedżera, a nagrania rozmów będą dodawane do umowy. Ta automatyzacja znacznie zwiększy produktywność.
3. Dzięki wieloplatformowej aplikacji Ringostat, która działa teraz nie tylko na komputerach, ale także na smartfonach, menedżerowie mogą komunikować się z klientami w dowolnym miejscu. Dzięki temu pracownicy są mobilni i elastyczni. Jednocześnie nie ma ryzyka utraty danych połączeń — są one jak zwykle przechowywane w raportach telefonii biznesowej.
4. Wykorzystaj siłę sztucznej inteligencji, aby wzmocnić swój zespół i przyspieszyć pracę. Sztuczna inteligencja Ringostat jest w stanie błyskawicznie transkrybować rozmowy, zamieniając nagrania w tekst. Oszczędza to czas, ponieważ zamiast słuchać rozmów, wystarczy szybko przejrzeć transkrypcję tekstową. Sztuczna inteligencja pomaga również poprawić umiejętności sprzedażowe, analizując przebieg rozmów i doradzając, jak przybliżyć klientów do sprzedaży.
5. Jeśli zespół musi szybko i sprawnie połączyć się z bazą numerów, warto skorzystać z Power Dialera. Narzędzie to automatycznie i naprzemiennie wybiera numery, eliminując potrzebę ręcznego wybierania numerów na klawiaturze przez menedżera. Rozwiązanie to oszczędza czas i pomaga skupić się na komunikacji bez rozpraszania uwagi.
6. Dodatkową zaletą aplikacji Ringostat call jest możliwość wygodnej i szybkiej komunikacji ze współpracownikami. Aplikacja pozwala również na łatwe i szybkie przekazanie połączenia do współpracownika, jeśli pracownik jest lepszy i bardziej kompetentny do odebrania połączenia.