Продуктивность менеджера продаж — это соотношение между показателями продаж и ресурсами, которые использованы им, чтобы достичь этих показателей. Чем меньше времени и усилий нужно работнику для достижения поставленной цели, тем выше его производительность. А значит лучшие продажи и высокий доход компании. Повысить продуктивность можно с помощью современных инструментов, которые экономят время, автоматизируют часть рабочих процессов, минимизируют ручной труд.
Интеграция телефонии с CRM
Как мы уже не раз рассказывали, значительная часть обязанностей менеджера продаж состоит из рутины. Так, по данным исследования Dooly, аж 41% рабочего времени менеджеры продаж тратят на работу, которая даже не связана непосредственно с продажами. Среди таких занятий, в частности, работа с CRM. 85% менеджеров продаж также уверены, что могли бы приносить компании больше дохода, если бы тратили меньше времени на такие лишние задачи.
Например, когда звонит новый клиент, менеджер должен не только пообщаться, но и выполнить ряд рутинных задач: создать в CRM контакт и сделку и т.д. Если звонок от клиента состоялся уже не впервые, нужно найти сделку, зафиксировать звонок, а также записать предмет разговора. Конечно, все это недолго, если мы говорим о нескольких разговорах в день. Но если речь о десятках вызовов, впустую тратится немало времени.
Как можно этому помочь? Автоматизировать часть задач, которые до этого времени менеджер выполнял вручную. Тем самым освободить рабочее время для основных обязанностей — общения и, собственно, продаж.
Поможет увеличить продуктивность, в частности, интеграция виртуальной телефонии с CRM. Давайте посмотрим, как это работает.
- После звонка от нового потенциального покупателя в системе CRM автоматически создается контакт, сделка, задача. Менеджер не должен «держать в голове» и вручную выполнять эти рутинные дела.
- Если клиент звонит уже не впервые, при входящем вызове менеджер увидит его имя и фамилию, и сможет сразу обратиться к клиенту по имени. Также можно одним кликом перейти в CRM, чтобы сразу просмотреть историю предыдущей коммуникации — это поможет предметно повести текущий разговор.
- Вызов от повторно звонящего клиента будет автоматически направлен ответственному менеджеру. Это не только сделает общение более продуктивным, но произведет хорошее впечатление на клиента, который услышит уже знакомый голос.
- По оставшемуся без ответа вызову для ответственного менеджера будет создана задача «Перезвонить». Так обращение не будет потеряно, если по какой-то причине сотрудник не смог ответить на звонок.
- Данные о каждом звонке автоматически передаются в систему, включая запись разговора. Можно ежесекундно просмотреть историю коммуникации и прослушать все записи.
Выше перечислены лишь наиболее распространенные настройки. Но каждая компания может продумать и сформировать собственные сценарии интеграции телефонии и CRM, чтобы работа менеджеров была легкой и продуктивной. На иллюстрации ниже показано, как это сделать с помощью матрицы:
Мы рассмотрели лишь один вид интеграции, наиболее востребованный и популярный в бизнесе — интеграцию телефонии Ringostat с CRM. Даже одна лишь она может сделать работу менеджеров продаж более продуктивной за счет избежания рутинных, повторяющихся задач, ошибок и лишних затрат времени. Но платформа Ringostat имеет более 30 различных интеграций с другими программами:
- мессенджерами;
- рекламными кабинетами;
- аналитическими системами
- другими программами.
Все они предусматривают автоматическую передачу данных о звонках, благодаря чему работа команды становится проще и продуктивнее.
Кросплатформное приложение для звонков
Благодаря использованию виртуальной телефонии общение между менеджерами и клиентами стало удобным и эффективным. Например, можно обрабатывать звонки, имея лишь компьютер с установленным приложением для звонков и доступ к интернету.
Однако для современного бизнеса важна также и мобильность. Менеджеры продаж часто общаются с клиентами не только за рабочим столом в офисе. Часто общение происходит в дороге, на производстве, складе или строительной площадке, во время командировок и совещаний и тому подобное. Если использовать для такой коммуникации личный смартфон и обычную мобильную связь, данные о звонках не сохранятся, что повредит общей производительности команды.
Удобным решением может быть кроссплатформенное приложение для звонков Ringostat, которое работает не только на компьютерах, но и на смартфонах. Это позволяет коммуницировать с клиентами независимо от места пребывания, при этом сохраняя все данные о звонках.
Важно, что менеджер может быть авторизован одновременно на нескольких устройствах — это способствует непрерывной, текущей работе даже в непредвиденных обстоятельствах. К тому же мобильная версия приложения имеет полный функционал десктопной версии:
- набор номеров, прием и осуществление вызовов;
- просмотр истории коммуникации — это, в частности, позволяет вовремя заметить пропущенный вызов и перезвонить;
- переписка с пользователями различных мессенджеров и чатов на сайте — это избавляет от необходимости отслеживать несколько различных приложений отдельно;
- перевод звонков коллегам, если на запрос собеседника может лучше ответить другой сотрудник;
- переход в CRM одним кликом, когда нужно быстро уточнить детали предыдущей коммуникации;
- доступ к ценной информации о собеседнике, например, количество просмотренных страниц и предыдущих звонков, рекламный источник перехода на сайт — это даст менеджеру полезные подсказки для подведения собеседника к покупке;
- просмотр посетителей сайта в режиме реального времени, если эти пользователи ранее звонили в компанию — можно быстро связаться с потенциальными покупателями в момент наибольшего интереса и вовлеченности.
Интерфейс приложения для звонков простой и понятный, а пользование им не сложнее, чем пользование смартфоном. При этом оно не сажает батареи телефона. Даже если исчезнет электроэнергия, вы все равно сможете принимать и совершать звонки с помощью смартфона и приложения, используя мобильный интернет. И не потеряете связь с вашими клиентами.
Запись и транскрибация телефонных разговоров
Существует множество случаев, когда менеджеру может понадобиться уточнить суть произошедшего ранее разговора. Например, надо припомнить себе или собеседнику детали договоренностей. Или во время отпуска или болезни ответственного менеджера с клиентом общался коллега, и теперь нужно войти в курс дел. Руководителям тоже важно знать, как работники общаются с клиентами: хорошо ли знают продукт, отвечают ли на все вопросы, придерживаются ли скриптов разговора.
Телефония Ringostat автоматически записывает каждый телефонный разговор. А благодаря интеграции телефонии с CRM — передает эту запись в систему и приобщает к соглашению.
Записи разговоров — действительно полезный инструмент. Но если компания ежедневно совершает десятки звонков, прослушивание и анализ всей коммуникации может быть проблемой. Каждый разговор может длиться от нескольких до нескольких десятков минут, а обработка — еще больше. Ведь нужно не только прослушать, а сделать выводы о ходе общения, скиллах менеджера, знании продуктов, соблюдении скриптов и тому подобное. Например, поиск определенной ключевой фразы в разговоре, даже в случае частичного или ускоренного воспроизведения аудио, может стать настоящим испытанием. Конечно, это вредит производительности команды.
На помощь приходит искусственный интеллект от Ringostat, который способен почти мгновенно транскрибировать разговоры и превращать в текст. Это значительно упрощает работу менеджеров и руководителей, в обязанности которых входит анализ коммуникации. Ведь просмотреть текстовую расшифровку и краткий отчет — значительно быстрее, чем прослушивание целой записи.
По нашим подсчетам, если отдел продаж состоит как минимум из пяти сотрудников, которые общаются с клиентами дважды в день, ИИ может сэкономить руководителю более 13 часов в неделю. Это возможно благодаря автоматической транскрибации и анализу разговоров.
Таким образом ИИ помогает проработать всю коммуникацию команды:
- не рискуя пропустить что-то важное из-за выборочного анализа;
- не тратя лишнего времени.
Решение от Ringostat также станет настоящей находкой для компаний, работающих на зарубежных рынках. Допустим, менеджеры общаются с клиентами на разных языках. Руководитель должен был бы знать множество языков, чтобы анализировать всю коммуникацию команды, но благодаря Ringosta AI это не нужно — искусственный интеллект знает более 50 языков. ИИ может транскрибировать разговоры на языке оригинала или автоматически переводить на английский. Это обеспечивает продуктивную работу даже для международной компании.
Подытоживание разговоров искусственным интеллектом
Транскрибация разговоров — лишь одна из десятков, если не сотен возможностей искусственного интеллекта, которые помогают менеджерам продаж работать значительно продуктивнее. Вспомним и другие.
В частности, анализ разговора, который выполняет ИИ почти мгновенно после завершения звонка. Искусственный интеллект автоматически формирует подробный отчет по итогам общения на основе реплик собеседников. Поэтому менеджеру не придется делать это самостоятельно, так что он может сэкономить по крайней мере 7 минут на каждом разговоре.
Но здесь речь идет не только об ускорении работы. Но и о значительном усилении команды неутомимым «коллегой» с исключительными скиллами. Подытоживание разговоров, которое выполняет искусственный интеллект, содержит ценную информацию о клиенте и коммуникации:
- ключевые пункты разговора;
- основной запрос;
- настроение собеседников, а также общее настроение разговора;
- рекомендации относительно дальнейших шагов.
Эти данные и советы ИИ могут в дальнейшем существенно помочь в достижении конечной цели общения — продажи.
Но это еще не все. Ringostat может подготовить ИИ для работы именно для вашего бизнеса. Для этого мы обучаем искусственный интеллект на основе внутренних документов компании: регламентов, правил, скриптов, описаний процессов. Благодаря этому ИИ способен анализировать коммуникацию так, как это делал бы опытный, преданный супервайзер. Кстати, услуга так и называется — Ringostat AI Супервайзер.
Например, такой искусственный интеллект способен создать портрет клиента на основе телефонного разговора. И не только.
Искусственный интеллект не только учится сам. Он также помогает учиться сотрудникам компании, в частности, сейлзам. Это происходит благодаря анализу разговоров на предмет:
- соблюдения скриптов;
- выполнения внутренних правил, например, избегания определенных формулировок или, наоборот, обязанности сообщить какие-то важные детали оферты;
- ошибок;
- удачных шагов;
- работы с возражениями;
- достигнутых результатов разговора.
Выводы и советы ИИ по каждому разговору помогают менеджерам продаж расти и совершенствовать собственные навыки.
Power Dialer ― автонабор номеров
Работа отдела продаж часто связана с выполнением холодных звонков. Иногда менеджерам приходится звонить десятки раз в день. И каждый новый вызов требует определенных автоматических действий: копирование номера из базы, вставка в поле приложения для звонков, нажатие кнопки вызова. Это кажется мелочью, однако за день на выполнение таких незаметных действий может уйти даже 15 минут, а за неделю — уже час. Конечно, это время лучше посвятить разговорам.
Power Dialer — простое решение, реализованное в рамках приложения для звонков Ringostat. Оно автоматически набирает номера из заранее созданной и загруженной базы. Менеджеру не приходится даже кликать на номера, а тем более набирать цифры на клавиатуре. Также Power Dialer автоматически делает определенной продолжительности паузы между звонками, чтобы сотрудник успел сделать заметки и подготовиться к следующему разговору.
Излишне говорить, что Power Dialer способствует продуктивности менеджеров. Решение экономит время и позволяет сосредоточиться только на общении. Также оно помогает избегать ошибок или случайного пропуска определенных номеров базы, что случается при ручном наборе.
Узнайте больше об этом решении ― «Автоматически дозванивайтесь клиентам с Power Dialer, экономя до 7 секунд при каждом вызове».
Удобная внутренняя коммуникация
Продуктивность отдела продаж зависит не только от каждого сотрудника в отдельности, но также от того, как налажена внутренняя коммуникация команды. Часто сотрудникам приходится пользоваться обычной мобильной связью или мессенджерами. А это не удобно, ведь нужно тратить время на поиск номера в адресной книге или набор текстового сообщения.
Одним из удобных решений являются короткие внутренние номера, которые назначаются каждому сотруднику внутри телефонной системы компании. Даже если коллеги работают не в соседних кабинетах, а за тысячи километров друг от друга, по таким коротким номерам менеджеры могут мгновенно связываться друг с другом.
Однако вручную набирать внутренние номера неудобно. Ringostat предлагает лучшее решение — мгновенный звонок коллеге с помощью приложения Ringostat. На вкладке «Книга контактов» вы увидите список клиентов, а также коллег и отделов вашей компании. И сможете одним кликом связаться с нужным сотрудником.
Также с помощью приложения Ringostat коллеги могут переводить звонки друг другу. Например, клиент дозвонился в отдел продаж, но в процессе общения стало понятно, что его вопрос может решить юридический или технический отдел. В таком случае не нужно диктовать клиенту другой номер. Приложение Ringostat позволяет легко перевести звонок в другой отдел или даже определенному сотруднику — по внутреннему номеру. Можно даже предварительно пообщаться с коллегой, чтобы рассказать детали дела, пока клиент будет ждать на линии. Так ему не придется дважды пересказывать сотрудникам свои вопросы.
Подробнее о функционале приложения Ringostat и переводе звонков вы узнаете в статье «Ringostat Smart Phone: полный обзор десктопной и мобильной версий приложения для эффективной обработки лидов».
Выводы
- Продуктивность менеджеров продаж растет, если удается достичь определенной цели за более короткое время и меньшими усилиями. Существует множество современных инструментов, которые помогают работать продуктивнее, а значит быстрее и больше продавать.
- Например, благодаря интеграции виртуальной телефонии Ringostat с CRM, можно избавиться от рутины, которая занимает много времени и отвлекает специалистов от основных обязанностей. По факту звонка будут создаваться контакты и задачи, вызовы будут направляться ответственному менеджеру, а записи разговоров будут добавляться в карту сделок. Такая автоматизация будет существенно способствовать росту производительности.
- Благодаря кроссплатформенному приложению для звонков Ringostat, которое теперь работает не только на компьютерах, но и на смартфонах, менеджеры могут общаться с клиентами где угодно. Это делает сотрудников мобильными и гибкими. При этом нет никакого риска потерять данные о звонке — они сохраняются в отчетах бизнес-телефонии, как всегда.
- Используйте возможности искусственного интеллекта, чтобы усилить команду и ускорить работу. ИИ от Ringostat способен мгновенно транскрибировать разговоры, превращая записи в текст. Это экономит время, ведь вместо прослушивания разговоров достаточно быстро просмотреть текстовую расшифровку. Также искусственный интеллект помогает совершенствовать навыки продаж, поскольку анализирует ход разговоров и дает советы, как приблизить клиента к продаже.
- Если команде нужно быстро и эффективно прозвонить базу номеров, целесообразно использовать Power Dialer. Этот инструмент автоматически и поочередно набирает номера, избавляя менеджера делать это вручную на клавиатуре. Решение экономит время, а также помогает сосредоточиться на общении, ни на что не отвлекаясь.
- Дополнительное преимущество приложения для звонков Ringostat — возможность удобной и быстрой внутренней коммуникации с коллегами. Приложение также дает возможность легко и быстро перевести звонок на коллегу, если сотрудник лучше и компетентнее может ответить на обращение.
