Od pomysłu do realizacji: kluczowe kroki w organizacji udanego webinaru

Przygotowanie webinaru składa się z dziesiątek drobnych zadań. Jeśli pominiesz choć jedną rzecz, wydarzenie będzie narażone na niepowodzenie. Dlatego ważne jest, aby zawsze mieć dobrze przemyślany plan. Olena Tarnavska, specjalistka ds. marketingu eventowego w Ringostat, zadbała o to dla Ciebie 🙂 Skorzystaj z jej artykułu jako przewodnika w przygotowaniu udanego webinaru. Olena dzieli się również szablonami list kontrolnych dotyczących prowadzenia wydarzenia online i oceny jego skuteczności.

W Ringostacie odpowiadam za rozwój firmy na polskim rynku, dlatego przygotowuję wydarzenia dla polskiej publiczności. Ale nie martw się, wskazówki z mojego artykułu będą skuteczne na każdym rynku, ponieważ zasady są takie same. Jestem przekonana, że plan, którym się podzielę, pomoże Tobie, Twojej firmie i Twoim mówcą zaoszczędzić czas i uniknąć chaosu.

Przede wszystkim radzę skopiować szablon listy kontrolnej do przeprowadzenia webinaru. Wystarczy usunąć/dodać kroki, które są niezbędne w Twoim przypadku, umieścić wybrane daty i osoby odpowiedzialne.

Przygotowania do webinaru

Należy pamiętać, że przygotowanie zajmie co najmniej pięć tygodni: jeden na badania i cztery na przygotowanie.

Wybieramy temat

Identyfikujemy grupę docelową

Przede wszystkim musisz zastanowić się, dla kogo jest Twój webinar. Jakie są zainteresowania Twoich odbiorców, ich problemy, czego chcą się nauczyć lub co chcą osiągnąć? 

Oto uproszczony przykład z doświadczenia Ringostat. Jednymi z naszych najczęstszych klientów są deweloperzy. Ich marketerzy zmagają się z ostrą konkurencją na rynku i wysokimi kosztami pozyskiwania klientów. Są oni szczególnie zainteresowani metodami pozyskiwania większej liczby leadów bez zwiększania kosztów.

Właśnie dlatego wybraliśmy temat webinaru “Jak nie przepalać budżetów marketingowych i zwiększyć liczbę połączeń w 10 razy?”.

Określamy CTA (call to action) — wezwanie do działania

Oczywiste jest, że celem webinaru jest dzielenie się wiedzą i zwiększanie rozpoznawalności marki. Ale wydarzenie to ma również cel komercyjny. Na przykład:

• sprzedaż lub prezentacja produktu lub usługi;
• zaproszenie do współpracy;
• zachęcenie do zapisania się na kurs itp.

Przykładowo, jednym z celów webinarów Ringostat jest zaproszenie potencjalnych użytkowników na demonstrację naszego produktu. Kiedy wybieramy temat wydarzenia, od razu zastanawiamy się, który z produktów Ringostat będziemy promować w tym przypadku.

Szukamy potencjalnie ciekawych tematów

1. Zbadaj popularne tematy. Po zidentyfikowaniu swoich odbiorców, musisz dowiedzieć się o najgorętszych tematach w swojej niszy. Aby to zrobić, możesz skorzystać z wyszukiwarek, sieci społecznościowych, postów w grupach wybranych nisz, a nawet skonsultować się z Chatem GPT.
2. Znajdź luki w zakresie wiedzy grupy docelowej. Porozmawiaj z menedżerami sprzedaży w swojej firmie. Dowiedz się, jakie pytania najczęściej zadają niektórzy klienci oraz jak formułują pytania, które chcą rozwiązać.
3. Przeanalizuj konkurentów. Zobacz, jakie tematy poruszają w swoich mediach społecznościowych i jakie wydarzenia organizują. Sporządź listę takich webinarów i zobacz, które tematy uzyskały największy zasięg. W ten sposób dowiesz się o zainteresowaniach odbiorców. Należy jednak pamiętać, że wszystko się zmienia, więc czasami temat, który nie był popularny przez rok, może być interesujący teraz i odwrotnie. Oczywiste jest, że nie można ślepo kopiować tematów, które zostały już omówione przez konkurencję. Dlatego zastanów się, jak się wyróżnić, podejść do tematu z innej perspektywy lub wybrać bardziej specjalistyczny temat.

Zawężamy zakres tematów i wybieramy ostateczną opcję

Po wybraniu tematów, oceń każdy z nich z trzech perspektyw:

• czy jest on wystarczająco interesujący;
• czy jest on wystarczająco aktualny;
• jaką wartość przyniesie to odbiorcom.

Gdy zostanie od trzech do pięciu tematów, skonsultuj się z kolegami i spikerem, aby zdecydować, który z nich jest bardziej przydatny i przyszłościowy. W ten sposób uzyskasz temat swojego nadchodzącego webinaru.

Upewnij się, że jest on sformułowany jasno, wystarczająco zwięźle i „wpada w ucho”.

Znajdź spikera i zorganizuj wydarzenie

Gdzie szukać potencjalnych spikerów?

1. Lista wydarzeń konkurencji, której użyłeś do wybrania tematu. Możesz zobaczyć i zebrać listę liderów opinii, którzy na nich występowali.
2. Media społecznościowe. Poszukujemy liderów branży, influencerów i ekspertów w mediach społecznościowych: LinkedIn, Twitter i Instagram. Aby to zrobić, możesz spróbować wyszukiwać według hashtagów, takich jak #marketingtrends, lub grup zainteresowań. Dołącz do niszowych społeczności i zobacz, kto publikuje tam treści najczęściej, czyje artykuły są udostępniane i kogo oznaczają. Jeśli ludzie aktywnie wchodzą w interakcje z treściami danego eksperta, oznacza to, że warto zwrócić na niego uwagę. Należy również subskrybować w mediach społecznościowych profile top managerów firm, tematyka których pokrywa się z Twoją. Jeśli taka osoba lubi tworzyć treści i dzielić się swoim doświadczeniem, jest to potencjalny spiker.
3. Konferencje i wydarzenia. Śledź eventy, które odbywają się w interesujących Cię obszarach. Występujący tam mówcy będą mogli podzielić się przydatną wiedzą również z Twoimi docelowymi odbiorcami. Ponadto na stronach internetowych konferencji często można znaleźć biografie i dane kontaktowe osób, które będą występować.
4. Google. W wyszukiwarce można znaleźć treści od ekspertów lub liderów opinii w danej dziedzinie. Możesz przeczytać artykuły na znanych blogach o pokrewnej tematyce, sprawdzić kim jest autor i spróbować znaleźć kontakty. Ułatwia to nawet pracę, ponieważ można od razu zrozumieć punkt widzenia i styl mówienia potencjalnego spikera.
5. Rekomendacje. Porozmawiaj z kolegami i partnerami i poproś ich o polecenie liderów opinii, których słyszeli na przykład na eventach. Lub zapytaj ich, kogo dobrze znają i chcieliby usłyszeć na wydarzeniu online.

Gdy mamy już listę potencjalnych spikerów, musimy ją przejrzeć i zapoznać się z ich doświadczeniem. Sprawdź ich strony internetowe, profile w mediach społecznościowych i nagrania wideo z ich wystąpień na poprzednich wydarzeniach ― jeśli są dostępne. Da Ci to wyobrażenie o ich stylu komunikacji, znajomości tematu oraz perspektywę zaangażowania odbiorców z ich strony.

Dokonywanie ustaleń z spikerem

Po wybraniu potencjalnych spikerów i znalezieniu ich kontaktów, możesz rozpocząć dyskusję na temat nadchodzącego webinaru.

1. Napisz wiadomość wyjaśniającą szczegóły webinaru. Przedstaw swoje wydarzenie i zapytaj o zdanie przyszłego spikera. Omów temat, format i grupę docelową. Warto też od razu dowiedzieć się o warunkach uczestnictwa. Dzięki temu nie okaże się później, że mówca oczekiwał zapłaty, a Ty tego nie planowałeś. 
2. Uzgodnij szczegóły: datę, godzinę, czas trwania, format webinaru, ostateczny temat. Należy również uzgodnić agendę, tj. jakie działania są planowane, kto je wykona i w jakiej kolejności.
3. Zawarcie umowy. Może to być list z ostatecznymi ustaleniami i szczegółami wydarzenia. Powinien on zawierać warunki występu i jego zatwierdzony plan.

WAŻNE: jeśli potencjalny mówca nie spieszy się z odpowiedzią i ciągle znika, lepiej wybrać innego kandydata. Nawet jeśli obecny ma wysokie kompetencje i dużą liczbę obserwujących. W przeciwnym razie może on zawieść w ostatniej chwili, a wydarzenie będzie musiało zostać przełożone lub całkowicie odwołane.

Przygotowanie materiałów

Poniżej opiszę rodzaje materiałów, które przygotowujemy w Ringostat. Jeśli uważasz, że ta lub inna treść nie jest dla Ciebie istotna, po prostu ją pomiń.

Tworzenie strony docelowej

Jest to najwygodniejsze, gdy posiadasz standardową strukturę strony webinaru. W takim przypadku wystarczy zmienić tekst, materiały kreatywne i wezwanie do działania. Dzięki takiemu podejściu w Ringostat tworzymy stronę docelową webinaru w zaledwie sześć godzin.

Na przykład, nasza typowa strona dla webinaru ma następującą strukturę:

1. Podstawowe informacje. Nazwa webinaru, data, godzina, krótki opis korzyści, jakie otrzyma uczestnik oraz przycisk wezwania do działania. 
2. Lista zagadnień, z którymi uczestnicy zapoznają się podczas webinaru.
3. Dla kogo webinar będzie korzystny i dlaczego. W przypadku Ringostatu są to najczęściej marketerzy, menedżerowie i przedsiębiorcy. W tym miejscu także podajemy wyniki osiągnięte przez naszych klientów.
4. Informacje o mówcach. Zdjęcie, imię i nazwisko, stanowisko, biografia itp.
5. Formularz rejestracyjny: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy. Nie zapomnij zaznaczyć, że pozostawiając dane, użytkownik wyraża zgodę na ich przetwarzanie.
6. Znani klienci Twojej firmy. Taki dowód społeczny zwiększa zaufanie do Ciebie i Twojego wydarzenia.

Tworzenie treści dla strony docelowej

Aby pisać wysokiej jakości treści, musisz dobrze zrozumieć swoją grupę docelową, ich potrzeby i problemy. W tym miejscu przydają się informacje, które już zebrałeś przy wyborze tematu. Na jakie tematy potencjalni odbiorcy piszą i czytają artykuły, jakie pytania zadają i jakie cele chcą osiągnąć?

Podczas tworzenia tekstów unikaj długich akapitów lub niepotrzebnych informacji, które nie są związane z głównym CTA i rozpraszają uwagę. Używaj punktorów, aby ułatwić użytkownikom odbiór informacji. Dołącz studia przypadków i opinie klientów, aby pokazać wartość produktu, jeśli webinar jest z nim bezpośrednio związany.

Na przykład, nawet gdy webinar już się zakończył, obowiązkowo zostawiamy link do studium przypadku na dole strony, który zawiera dane liczbowe. Ponadto znajduje się tam przycisk do kontaktu z firmą i dane, z których jesteśmy dumni. Jeśli ktoś za jakiś czas skorzysta ze starego linku, ta treść pomoże utrzymać jego zainteresowanie:

O czym warto wspomnieć na stronie docelowej

W tym miejscu omówię bardziej szczegółowo to, co już poruszyłam powyżej, opisując strukturę.

1. Tytuł. Powinien być jasny, chwytliwy i przekazywać wartość webinaru.
2. Wprowadzenie. Wprowadzenie powinno krótko i jasno opisywać odbiorcom, o czym jest webinar, dlaczego jest ważny i jakie problemy uczestnicy będą mogli rozwiązać, jeśli do niego dołączą.
3. Spis treści. W tym bloku powinniśmy określić główne tematy, które zostaną poruszone podczas webinaru. 
4. Kto będzie zainteresowany. Musimy pokazać korzyści płynące z uczestnictwa dla różnych grup naszych odbiorców: zdobywanie nowych pomysłów, nabywanie praktycznych umiejętności, nawiązywanie kontaktów itp.
5. Mówcy. Napisz krótką biografię spikerów, podkreślając ich wiedzę i doświadczenie w danej dziedzinie.
6. Zalety. Podkreśl wyjątkowe oferty: na przykład zniżkę na produkt dla uczestników.
7. СТА. Wezwanie do działania powinno być jasne i zachęcać uczestników do zarejestrowania się na webinar. Używaj zwrotów zachęcających: „zarejestruj się teraz” lub „zarezerwuj miejsce”.
8. Szczegóły. Oprócz jasnych punktów dotyczących daty i godziny, należy również określić czas trwania, proces rejestracji (płatny lub bezpłatny) oraz lokalizację (online).

Tworzenie newsletterów i postów w mediach społecznościowych

Listy

Kontakt mailowy to główny kanał komunikacji z uczestnikami webinaru. Dlatego też powinieneś zachować szczególną dokładność podczas pisania wiadomości. Radzę przestrzegać kilku zasad.

1. Temat wiadomości powinien zawierać temat webinaru, a sama wiadomość ― link do strony docelowej. Wiadomość może trafić do spamu, a uczestnik otworzy ją na tydzień przed wydarzeniem i nie będzie pamiętał, gdzie się zarejestrował.
2. Wiadomości powinny być krótkie i zwięzłe. Należy unikać długich akapitów i zbędnych informacji.
3. Obrazy rozrzedzą tekst i sprawią, że e-mail będzie wyglądał bardziej atrakcyjnie.

4. Możesz dodać materiały, które będą związane z tematem webinaru i wzbudzą zainteresowanie uczestników. 
5. Po webinarze nie zapomnij skontaktować się z uczestnikami, aby podziękować im za udział i zapewnić dodatkowe zasoby i informacje.

Poniższe wiadomości e-mail powinny zostać wysłane wraz z webinarem:

• listy zimnej bazy klientów (cold mailing) ― więcej na ten temat poniżej;
• potwierdzenie rejestracji;
• przypomnienie tydzień przed webinarem;
• przypomnienie dzień przed webinarem;
• wiadomości SMS na 30 minut przed webinarem ― często uruchamiane za pomocą usługi wysyłki masowej, dlatego wspominam o tym tutaj:
• list z podziękowaniami za wizytę;
• list z prośbą o opinie na temat wydarzenia;
• e-mail rejestracyjny, aby otrzymać link do nagrania transmisji.

Wysyłanie takich wiadomości powinno być zautomatyzowane. W ogólnym ujęciu, jest to „łańcuch” wiadomości e-mail, który rozpoczyna się po zarejestrowaniu się użytkownika na wydarzenie.

Nie będę szczegółowo opisywać, jak utworzyć autoresponder, ponieważ procedura może zależeć od używanego przez Ciebie serwisu do obsługi e-mail marketingu.

Aby zaoszczędzić czas i mieć wszystko pod ręką, polecam wcześniej przygotować:

• tekst do postów powitalnych w mediach społecznościowych;
• tekst do postów w mediach społecznościowych z ostatnim wezwaniem do rejestracji (last call) za trzy dni przed wydarzeniem;
• tekst postu, który zostanie opublikowany po webinarze;
• post na stronie spikera z zaproszeniem na wydarzenie;
• tekst postów dla stron partnerów informacyjnych ― w tym samym celu, co powyżej;
• wiadomości z zaproszeniami dla użytkowników zebrane z wydarzeń konkurencji ― będziesz je wysyłać w wiadomościach prywatnych;
• post zapraszający użytkowników, który powinien zostać opublikowany przez top menedżerów i kierownictwo firmy;
• anons, który będzie rozpowszechniany w tematycznych grupach na Facebooku.

Kilka wskazówek, które sprawią, że tekst będzie atrakcyjny wizualnie.

Aby pogrubić tekst w mediach społecznościowych:

• kliknij link;
• wpisz tekst;
• skopiuj go do postu.

Często używam tego do podkreślania ważnych informacji: daty, godziny, języka, nazwy wydarzenia itp.

Aby podzielić tekst na punkty (·bullets):

• kliknij link; 
• skopiuj wybrany znak;
• zadbaj o atrakcyjny wygląd posta dla obserwujących.

Tworzenie prezentacji

Podobnie jak w przypadku strony docelowej, najlepiej jest mieć szablon prezentacji dla webinarów. Co więcej, wiele elementów i tak będzie się powtarzać w każdym wydarzeniu. Na przykład slajd z informacjami o firmie, jej usługach i produktach, slajd z danymi mówcy itp.

1. Tworzenie prezentacji powinno rozpocząć się od zidentyfikowania kluczowych wiadomości, które chcemy przekazać odbiorcom: pomoże to zbudować strukturę.
2. Jak wspomniałam powyżej, warto dodać informacje o firmie: kim jesteście i jakie problemy możecie pomóc rozwiązać w oparciu o potrzeby odbiorców docelowych.
3. Używaj przykładów z życia wziętych, takich jak case studies klientów i badania na dany temat, aby zilustrować swoje poglądy. Obrazy, wykresy i diagramy mogą pomóc lepiej przedstawić Twoje argumenty i pomóc odbiorcom lepiej zrozumieć Twój przekaz.
4. Zakończ prezentację slajdem z kontaktami do mówcy i wezwaniem do działania. Po webinarze uczestnicy otrzymują wiadomość e-mail z materiałami z webinaru. Upewnij się więc, że mają wystarczająco dużo informacji, aby skontaktować się z Tobą w razie potrzeby.

Tworzenie treści kreatywnych

Poniżej wymienię wszystkie kreacje, których będziemy potrzebować i ich standardowe rozmiary dla różnych mediów społecznościowych. Radzę zebrać je w jednym miejscu. My na przykład używamy do tego celu projektu w serwisie Figma.

1. Kreacja do anonsu w artykule na firmowym blogu.
2. Baner do posta na Facebooku/LinkedIn:
   1. feed — 1200 х 630;
   2. stories — 1080 х 1920;
   3. Instagram post — 1080 х 1080.
3. Baner do posta na Facebooku/LinkedIn ― trzy dni przed wydarzeniem.
4. Baner do posta na Facebooku/LinkedIn po webinarze.
5. Baner reklamowy Facebook/LinkedIn.
6. Baner do kampanii Performance Max z przyciskiem ― ten rodzaj reklamy został szczegółowo opisany w artykule:
   1. poziomy — 1200 х 628;
   2. kwadratowy — 1200 х 1200.
7. Baner do wydarzenia na Facebooku/LinkedIn:
   1. podłużny — 2012 х 503, lub jakikolwiek proporcjonalny;
   2. wysoki — 1280 х 720.
8. Baner do nagłówka wiadomości e-mail z potwierdzeniem rejestracji na wydarzenie — 900 х 325.
9. Baner do nagłówka wiadomości e-mail z przypomnieniem dzień przed webinarem — 900 х 325.
10. Baner do nagłówka wiadomości e-mail wysyłanej po wydarzeniu — 900 х 325.
11. Baner do formularza zwrotnego — 1600×400.
12. Baner do YouTube — 1920 x 1080.
13. Pop-up — 986 x 242 + przezroczyste tło dopasowane do rozmiaru ekranu 1920 х 1080. Tutaj podaję wymiary, których używamy, ale mogą one się różnić.
14. Pasek z kodem promocyjnym, który wyświetla się podczas webinaru.
15. Tło dla streamu, czyli spersonalizowane tło marki za plecami mówcy — 1920 х 1080.

Przygotowywanie artykułów na bloga

Ta opcja nadaje się dla firm, które mają wystarczająco dużo czytelników na swoim blogu.

1. Pierwszy artykuł publikowany tydzień przed wydarzeniem zawiera jego zapowiedź. Tutaj, podobnie jak na stronie docelowej, opisujemy treść nadchodzącego webinaru, dla kogo będzie on przydatny, biografię mówcy itp.
2. Drugi artykuł publikujemy po webinarze i będzie on opowiadał o tym, czego dotyczyło wydarzenie. Ponieważ prezentacja będzie gotowa przed wydarzeniem, możesz przygotować taką treść również wcześniej. Po webinarze wystarczy dodać wezwanie do działania i link do strony docelowej. Tam czytelnicy będą mogli zarejestrować się, aby obejrzeć nagranie webinaru.

Szukanie odbiorców 

1. Reklama. Z naszego doświadczenia wynika, że jest to najskuteczniejszy kanał przyciągania uczestników. W tym celu korzystamy z Google Ads, Facebooka i LinkedIn, kierując reklamy do osób, które mogą być zainteresowane webinarem.
2. Media społecznościowe. Tutaj publikujemy gotowe posty ze szczegółami, przypomnieniami i tworzymy wydarzenia związane z webinarem. Zazwyczaj piszę również do kolegów i koleżanek mówców, aby poprosić ich o udostępnienie postów swoim odbiorcom. Jeśli spiker nie jest z Twojej firmy, udostępnij mu gotowe teksty dla jego mediów społecznościowych.
3. Kontakty osobiste. Kiedy tworzę wydarzenie na LinkedIn, zapraszam na nie moich znajomych. Możesz zrobić to samo z kontami menedżerów Twojej firmy, jeśli dadzą Ci dostęp, i poprosić o to mówców. To działa, ponieważ ludzie widzą prawdziwe zaproszenie od kogoś, kogo znają.
4. Networking. Skorzystaj z LinkedIn i grup na Facebooku, aby promować swój webinar wśród odpowiednich odbiorców. Możesz także spróbować skontaktować się z influencerami i ekspertami w swojej branży, aby dowiedzieć się, czy chcieliby promować wydarzenie wśród swoich obserwujących. W zamian możesz zaoferować darmową reklamę ich firmy na webinarze. Na przykład poprzez dodanie informacji o nich do swojego podsumowania.
5. Wydarzenia konkurencji. Śledź wydarzenia organizowane przez inne firmy. Jeśli dołączysz do webinaru na LinkedIn z wyprzedzeniem, można później pobrać kontakty uczestników i wysłać im zaproszenia na wydarzenie.
6. Strona internetowa. Wykorzystujemy stronę docelową, artykuły na blogu i wyskakujące formularze, które pojawiają się, gdy użytkownik spędzi 30 sekund na stronie.
7. Obecni klienci. Napisz list z zaproszeniem, który zostanie wysłany przez menedżera sprzedaży. Z naszego doświadczenia wynika, że obecni klienci chętnie uczestniczą w wydarzeniach.
8. Utracone leady, które są Twoją grupą docelową. Poproś swoich współpracowników o przesłanie bazy kontaktów. W mailu napisz, że wcześniej kontaktowałeś się z nimi w sprawie współpracy, ale się nie udało. Jeśli kwestia jest wciąż istotna dla użytkownika, będzie mógł dowiedzieć się więcej na naszym wydarzeniu.

Listy do zimnej bazy klientów

Istnieje kilka sposobów na jej uzyskanie.

1. Poproś kolegów o zimne bazy, które były wcześniej wykorzystywane w firmie.
2. LinkedIn Sales Navigator. Jest to płatna usługa oferowana przez LinkedIn, która zapewnia zaawansowane możliwości wyszukiwania i rekomendacje potencjalnych klientów. Możesz skorzystać z usługi, aby znaleźć potencjalnych klientów na podstawie ich stanowiska, wielkości firmy, branży i lokalizacji.
3. ZoomInfo. Dostawca baz danych kontaktów B2B, w których można znaleźć adresy e-mail, numery telefonów i stanowiska. Usługa może być wykorzystywana do wyszukiwania potencjalnych kontaktów w oparciu o kryteria takie jak wielkość firmy, branża i stanowisko.
4. Hunter.io. Jest to narzędzie, które pozwala znaleźć adresy e-mail dla określonych domen lub firm.
5. LeadFuze. Jest to platforma do generowania leadów B2B, która pomaga znaleźć e-maile, numery telefonów i profile w mediach społecznościowych. Wykorzystuje sztuczną inteligencję do wyszukiwania potencjalnych kontaktów na podstawie wcześniej zdefiniowanych kryteriów: stanowiska, branży, lokalizacji itp.
6. Clearbit. Tutaj można znaleźć dane kontaktowe odbiorców docelowych. Możesz wyszukiwać kontakty na podstawie wielkości firmy, branży i innych kryteriów, a następnie wykorzystać te dane do personalizacji swoich działań.
7. AeroLeads. Usługa umożliwia wyszukiwanie kontaktów z różnych źródeł: LinkedIn, Crunchbase i AngelList. Zawiera adresy e-mail i numery telefonów.

Niektóre z tych platform są płatne lub wymagają subskrypcji, dlatego należy z wyprzedzeniem omówić budżety i plany dotyczące tych działań z kierownictwem. Ponadto upewnij się, że kierujesz reklamy do właściwych odbiorców, którzy docenią Twoje materiały i wezmą udział w wydarzeniu.

Newsletter na LinkedIn

Aby skonfigurować newslettery LinkedIn, używamy narzędzia Waalaxy.

Instalowanie i konfigurowanie usługi

1. Zaloguj się do swojego profilu LinkedIn.
2. Wejdź na stronę, kliknij “Przejdź do sklepu Chrome” i zainstaluj rozszerzenie.
3. Przejdź do rozszerzenia Waalaxy i kliknij “Otwórz Waalaxy”.
4. W otwartym menu przejdź do “Settings” i “Account activity” i skonfiguruj godziny pracy dla automatyzacji.

Dodawanie listy kontaktów

1. Przejdź do sekcji “Prospects”.
2. Kliknij “Add list” i wykonaj wszystkie czynności jak na poniższym zrzucie ekranu.
3. Importuj bazę danych kontaktów w formacie .csv. 

Tworzenie i uruchamianie kampanii

Przejdź do sekcji “Campaigns” i dodaj nową kampanię, w naszym przypadku będzie to “Invitation”:

Nazwij kampanię i dodaj zaimportowane wcześniej kontakty.

Wyszukaj nazwę grupy kontaktów i dodaj ją:

Następnie serwis zapyta nas, czy chcemy dodać tekst do zaproszenia. Klikamy “Yes, add a note”.

WAŻNE: tekst zaproszenia nie powinien przekraczać 300 znaków ― jest to ograniczenie samego LinkedIn.

Wpisz tekst i kliknij “Confirm”. Następnie kampania jest gotowa i wystarczy kliknąć “Launch my campaign”.

Przechodząc do “Campaign list”, możemy zobaczyć nasze aktywne lub wstrzymane kampanie. Klikając na samą kampanię, możemy zobaczyć jej analitykę: ile wiadomości wysyłamy, ile zostało już wysłanych i jaki procent użytkowników zaakceptował nasze zaproszenie:

Uruchamianie promocji

Na tym etapie wdrażamy w życie wszystko, co przygotowaliśmy wcześniej.

1. Gdy wszystkie kreacje dla płatnej promocji są gotowe, przedyskutuj ze specjalistą ds. PPC grupę odbiorców dla uruchomienia reklamy i przekaż materiały.
2. Utwórz posty w mediach społecznościowych.
3. Przygotuj wideo-zaproszenie. Nagraj krótki filmik dotyczący webinaru i opublikuj go w wyskakującym okienku na swojej stronie internetowej, w mediach społecznościowych i na YouTube.
4. Wyślij zaproszenia do zimnej bazy kontaktów.
5. Udostępnij webinarium w swoich grupach na Facebooku i LinkedIn.
6. Napisz do odpowiednich mediów, których odbiorcy mogą być zainteresowani Twoim webinarem.
7. Dodaj sekcję o wydarzeniu do swojego regularnego newslettera dla subskrybentów.
8. Opublikuj artykuł z zapowiedzią na swoim blogu.
9. Dodaj wyskakujące okienko do swojej witryny ― robimy to za pomocą platformy komunikacyjnej Intercom.
10. Skonfiguruj platformę streamingową. Kiedy szukałam platformy streamingowej, przetestowałam około 10 i zdecydowałam się na Melon. Jest to niezwykle wygodny i intuicyjny serwis, który pomoże Ci bez problemu przeprowadzać transmisje z pełną personalizacją Twojego konta. Wkrótce napiszę artykuł o tym, jak z niej korzystać. Zapisz się do naszego newslettera, aby go nie przegapić 🙂

WAŻNE: nie zapomnij dodać tagów UTM podczas udostępniania informacji o webinarze. Bez tego nie będziesz w stanie w pełni podsumować wyników webinaru i zidentyfikować najbardziej efektywnych kanałów ruchu.

Działania w dniu webinaru

Pokonaliśmy długą drogę i w końcu nadszedł nasz dzień X. Przygotowania mogły być nieco skomplikowane lub całkiem proste. Tak czy inaczej, dzięki starannemu planowaniu i organizacji możemy być pewni, że webinar przebiegnie perfekcyjnie. Ale nie ekscytujmy się jeszcze zbytnio 🙂 Przyjrzyjmy się ostatnim krokom, które należy podjąć przed wydarzeniem.

Sprawdź plan pracy i materiały

Przejrzyj swój kalendarz z zadaniami, na początku artykułu przedstawiłam szablon. Upewnij się, że wszystko zostało wykonane.

Przejrzyj po raz ostatni przygotowaną prezentację i materiały, aby sprawdzić, że wszystko jest w porządku. Przećwicz prezentację, aby upewnić się, że zdążysz na czas i będziesz w stanie precyzyjnie odpowiedzieć na ewentualne dodatkowe pytania dotyczące materiałów. Najlepiej jest zaplanować stream testowy kilka godzin przed webinarem, aby zobaczyć, czy wszystko działa perfekcyjnie.

Skontaktuj się z spikerem

Napisz do swojego spikera ― możesz mi wierzyć, że denerwuje się tak samo jak Ty. Zapytaj, jak się czuje i czy jest gotowy do wystąpienia. Wspólnie przygotowaliście już tak wiele, więc powinniście pamiętać, że jesteście zespołem i musicie wspierać się nawzajem. Doradź mu, aby miał w pobliżu szklankę wody i upewnił się, że miejsce pracy jest dobrze oświetlone.

Sprawdź platformę streamingową

Warto również przeprowadzić stream testowy, aby sprawdzić sprzęt. Upewnij się, że wszystko działa poprawnie: kamera, mikrofon, połączenie internetowe i sama platforma.

Zaplanuj wiadomości SMS

Uczestnicy otrzymali już kilka e-maili przypominających o wydarzeniu, ale zalecam przypomnienie im o wydarzeniu na pół godziny przed nim za pomocą wiadomości SMS. Sprawdzamy powiadomienia telefoniczne częściej niż e-maile, więc jest bardziej prawdopodobne, że zarejestrowany użytkownik dołączy.

Zwykle w tym celu korzystam z usługi Sendpulse wspomnianej powyżej.

Wejdź wcześniej

Podwójne sprawdzenie, czy wszystko działa prawidłowo, nigdy nie jest złym pomysłem. Zaloguj się na platformę webinarową 20-30 minut przed planowanym czasem, aby upewnić się, że wszystko jest skonfigurowane. Nie należy rozpoczynać transmisji wcześniej niż 3 minuty przed rozpoczęciem wydarzenia. Kilka minut wystarczy, aby powitać uczestników, którzy dołączyli wcześniej.

Nawiązuj kontakt z uczestnikami

Podczas webinaru powinieneś komunikować się z uczestnikami, odpowiadając na pytania, rozwiązując problemy i dostarczając dodatkowych informacji. Jeśli nie masz pewności co do odbiorców, przygotuj z wyprzedzeniem listę najczęściej zadawanych pytań i poproś współpracowników o aktywność na czacie.

Dzięki temu uczestnicy poczują się swobodnie i będą mogli zadawać pytania. Utrzymuj zaangażowanie odbiorców przez cały czas trwania webinaru.

Zapisz nagranie webinaru

Platforma Melon, z którą współpracujemy, rozpoczyna nagrywanie natychmiast po uruchomieniu. Radzę jednak upewnić się, że nagrywanie się rozpoczęło. Można to zobaczyć w lewym górnym rogu ekranu:

Jeśli Twoi koledzy są zaproszonymi mówcami na czyimś webinarze, lepiej jest nagrać strumień u siebie, a następnie udostępnić go partnerowi.

Działania po wydarzeniu

Udany webinar to nie tylko wielkie osiągnięcie, ale także ogromna ilość włożonego wysiłku. Zanim zaczniesz świętować swój sukces, musisz wykonać jeszcze kilka kroków. Obiecuję, że będą one ostatnimi.

Zakończ promocję

1. Usuń wyskakujące okienko rejestracji na webinar z witryny.
2. Wstrzymaj wszystkie płatne promocje webinaru.
3. Zakończ wysyłanie e-maili z zaproszeniami.

Prześlij wideo do serwisu YouTube

Po webinarze należy pobrać wideo z platformy streamingowej i zedytować go, usuwając złe momenty i dodając na przykład wprowadzenie na początku.

Jeśli jesteśmy zadowoleni z filmu i nie wgrywamy go ponownie, link pozostaje taki sam, jak ten, który wysłaliśmy w zaproszeniu.

Jeśli przesyłamy ponownie wideo, będziemy potrzebować nowego linku, aby wysłać wiadomości e-mail z podziękowaniem za udział.

Wyślij follow up

Follow up uczestników odbywa się w dwóch etapach.

1. List z podziękowaniem za udział. Podziękuj uczestnikom za udział i prześlij im materiały z webinaru do przejrzenia. Zrób to samo w przypadku osób, które z różnych powodów nie mogły wziąć udziału w webinarze. Wyślij im link do nagrania, prezentacji i wszelkich innych dodatkowych materiałów wykorzystanych podczas webinaru.
2. Formularz do zbierania informacji zwrotnych. Pomoże to w planowaniu przyszłych wydarzeń. Będziesz w stanie lepiej zrozumieć, co zadziałało dobrze, które z poruszonych tematów były najbardziej interesujące i co można poprawić.

Zmień tekst formularza na stronie docelowej

Stworzyliśmy już formularz rejestracyjny i połączyliśmy go ze stroną startową. Wszystko, co musimy zrobić, to zmienić tekst z „Rejestracja zakończyła się sukcesem. Do zobaczenia na żywo” na „Dziękujemy za rejestrację ― link do nagrania znajduje się w mailu”. Następnie upewnij się, że osoby, które wypełnią formularz, otrzymają nagranie e-mailem. Można to łatwo zrobić w ustawieniach usługi e-mail marketingu. Nie zapomnij również dodać uczestników webinaru do ogólnej bazy kontaktów. Kontakty te można wykorzystać w innych kampaniach.

Powinieneś także pomyśleć o przyciągnięciu nowych odbiorców. Możesz udostępnić link do nagrania webinaru w mediach społecznościowych, na swoim blogu i spróbować przeprowadzić promocję, jeśli uważasz, że będzie ona skuteczna.

Nie zapomnij również o przekazywaniu leadów z webinarów swojemu zespołowi sprzedaży. Osoby zainteresowane Twoją tematyką prawdopodobnie będą również zainteresowane Twoimi produktami. Aby przekazać leady, pobierz ich kontakty otrzymane z formularzy rejestracyjnych i przekaż je współpracownikom odpowiedzialnym za ich przetwarzanie.

Przeanalizuj webinar i rozważ ulepszenia

Ciężko pracowaliśmy, aby osiągnąć rezultat, więc musisz przeanalizować skuteczność webinaru. Należy zrozumieć, na ile dobrze to zadziałało i ile leadów przyniosło.

Tutaj znajdziesz szablon z metrykami do analizy webinarów.

Przygotowując się do wydarzeń, wszyscy popełniamy błędy i zdobywamy wiele cennych doświadczeń. Radzę zapisywać ciekawe spostrzeżenia i obserwacje, które przychodzą do głowy w trakcie przygotowań. Warto też wrócić do naszej analizy i zapisać, co najlepiej zaangażowało odbiorców, co należy rozwinąć, a co wyeliminować.

Pamiętaj: niezależnie od tego, jak dobrze się przygotujesz, coś może pójść nie zgodnie z planem. Ale nie trać optymizmu ― z czasem będzie coraz lepiej 🙂 Mam nadzieję, że ta lista kontrolna ułatwi Ci pracę i pomoże poprawić jakość organizowanych przez Ciebie wydarzeń.