Нерідко компанії починаються лише з однієї людини та вже потім нарощують штат. Але навіть на старті важливо мати бізнес-телефонію з усіма її перевагами. В іншому разі на обробку дзвінків буде витрачатися більше часу, а частина викликів буде пропускатися. Читайте, як телефонія Ringostat спростила спілкування з клієнтами для перекладача Давіда Ковальські, засновника бюро перекладів та онлайн-курсів EnglishCloud.
Про компанію, та що стало поштовхом до підключення Ringostat
EnglishCloud — це бюро перекладів, яке розташоване у польському місті Кельці. Попри те, що наразі компанія складається з однієї людини, вона вже надала послуги близько 50 підприємцям та державним установам. Бюро також нещодавно запустило курси з вивчення англійської мови та планує розширятися на ринки США, Австралії, Нової Зеландії та Канади.
Основний канал комунікації з клієнтами в EnglishCloud — це телефон. Адже голосом можна швидше обговорити замовлення послуг: специфіку та об’єм перекладу, ціну, терміни тощо. При чому компанія є доволі популярна у рідному місті, а інформація про неї на Google Maps займає досить високі позиції. Тож щодня в бюро телефонують щонайменше три замовники.
Раніше засновник компанії вважав, що для спілкування з клієнтами вистачить і його власного мобільного номера. Але з часом почав стикатися з кількома проблемами:
- було важко розділити дзвінки з особистих питань та виклики від замовників;
- люди часто телефонували в незручний час — наприклад, вночі чи під час відпустки Давіда;
- доводилося фіксувати дзвінки у CRM вручну — що додатково займало час, якого у власника й так небагато, адже все навантаження лягає виключно на нього.
Все це привело до того, що засновник компанії почав шукати саме бізнес-телефонію.
В Ringostat мені сподобалася ціна, допомога у підключення номерів для різних країн. А також можливість інтеграції з моєю CRM-системою Livespace. Підключення Ringostat та виділення окремого телефонного номера для дзвінків по роботі — це однозначно вдале рішення».
Як тепер влаштована обробка дзвінків від клієнтів
Передусім Ringostat допоміг EnglishCloud підключити віртуальні номери від операторів — тобто такі, зв’язок через які відбувається через інтернет. Тепер у компанії є місцеві номери для наявного та майбутніх напрямків компанії:
- польський;
- американський;
- австралійський;
- канадський;
- новозеландський.
Іноземні номери будуть розміщені на відповідних лендінгах EnglishCloud. І так відвідувачі будуть бачити місцевий номер — що підвищить довіру до компанії.
Тепер, коли клієнт телефонує в EnglishCloud, він потрапляє на голосове меню (IVR). Воно пропонує обрати, що саме потрібно клієнту:
- переклади;
- мовні курси;
- послуги перекладу поліграфічних послуг — бюро також може створювати макети для друкованої продукції одразу з перекладами: візитівки, флаєри тощо.
При дзвінку на польський номер компанії клієнти чують аудіозапис польською мовою. Якщо ж клієнти будуть телефонувати на номери інших країн, їм буде програватися аудіозапис англійською.
Якщо ж замовник телефонує в неробочий час, то він потрапляє на автовідповідач та може залишити аудіоповідомлення. Усі такі повідомлення Давід ретельно обробляє наступного робочого дня і таким чином не втрачає клієнтів, які не додзвонилися.
Після спілкування з клієнтом дані про дзвінок фіксуються у звітах Ringostat: дата та час розмови, тривалість, телефон клієнта, аудіозапис дзвінка та ін. Все це допоможе контролювати команду у майбутньому, коли компанія розширить штат.
Крім того, виклики автоматично фіксуються в CRM Livespace. Це стало можливо завдяки інтеграції Ringostat з цією системою. Причому наша платформа не має готової зв’язки з цією CRM, але техпідтримка безкоштовно розробила таку інтеграцію спеціально для EnglishCloud. Вона працює за таким принципом:
- після дзвінка в CRM створюється контакт з номером телефону;
- у контакт також прикріпляється аудіозапис розмови з клієнтом;
- якщо дзвінок було пропущено, автоматично створюється завдання «Передзвонити» з дедлайном 4 години.
Завдяки цьому Давід не витрачає час на запис контактів вручну. Та не забуває зв’язатися з клієнтами, які зателефонували в неробочий час, чи коли він був зайнятий.
Ще одна річ, яка зробила обробку дзвінків зручнішою — це додаток Ringostat. Він встановлюється на комп’ютер або ноутбук та дозволяє здійснювати, приймати виклики, писати SMS чи листуватися з користувачами месенджерів в єдиному інтерфейсі.
- При вхідному дзвінку від існуючого клієнта додаток показує, як того звуть. Так Давід може приємно здивувати замовника, одразу звернувшись до нього на ім’я.
- Прямо під час дзвінка з застосунку можна перейти до контакту в CRM — для цього є окрема кнопка.
- Завдяки додатку можна телефонувати одним кліком, просто натиснувши на номер клієнта у картці контакту в CRM. Так само можна телефонувати зі сторінки будь-якого сайту, де розміщений номер телефону.
- Додаток містить історію дзвінків та міні-CRM з контактами клієнтів.
- Окрема вкладка відображає, хто з клієнтів, які раніше телефонували, зараз знаходяться на сайті. Їм можна одразу зателефонувати — бо якщо вони зараз відвідують сайт, значить, потенційно зацікавлені в послугах бюро.
- Під час дзвінка додаток показує, в якому місті знаходиться клієнт, скільки разів вже телефонував та відвідував сайт та інше.
- Якщо Давід зайнятий, то може просто перевести додаток у режим «Офлайн», щоб не відволікатися.
Загальне враження від співпраці з Ringostat
Віртуальна телефонія та додаток Ringostat — це надзвичайна зручність. Оскільки вона дозволяє клієнтам залишати голосові повідомлення, дає мені можливість передзвонити в робочий час та має низку інших можливостей».
