Про digital

Как установить статус «Занято» для Google Календаря: готовый скрипт и инструкция

После введения карантина многие команды так и остались работать удаленно. Поэтому они часто используют Google Календарь, планируя встречи и приглашая на них. Но как быть, если митинг, указанный в одном календаре, не отображаются как занятое время в другом? Лайфхаком и готовым скриптом делится Александр Максименюк, основатель и CVO Ringostat.

Недавно я в очередной раз столкнулся с тем, что встреча в одном календаре не отобразилась как занятое время в другом. В результате у меня было два приглашения на одно и то же время в двух календарях. Плюс, у меня есть личный календарь, который я тоже веду. И очень неудобно, когда тебе делают приглашение на время, когда ты записан к стоматологу.

Я пытался найти нормальное решение, чтобы коллеги видели во всех календарях, в какое время я занят. Но так ничего и не нашел, поэтому сделал такое решение сам. И хочу поделиться им с вами.

Скрипт и инструкция

Скачайте и скопируйте документ по ссылке. Для этого не нужно запрашивать доступ. Дайте документу понятное название, чтобы вам было легко его потом найти.

Как установить статус «Занято» для Google Календарей

Так выглядит таблица по умолчанию

Выберите основной календарь, в который нужно будет добавлять занятые слоты. Ему должны быть открыты доступы ко всем остальным календарям. Как это сделать, описано в справке Google.

ВАЖНО: выполнять скрипт нужно будет под пользователем, у которого в календаре Google будут добавлены все остальные нужные календари.

  1. В колонку A добавляем все календари, из которых нужно будет тянуть статус «Занято».
  2. В колонку B добавляем календари, куда вносить слоты «Занято». 
  3. В колонке C задаем, на сколько дней вперед «смотреть».
  4. Нажимаем на кнопку “Test run” — и даем разрешения. Т. к. это простой скрипт, Google еще будет «ругаться», что это небезопасно. Просто нажмите эту ссылку: Как установить статус «Занято» для Google Календарей
  5. Смотрим в календарь, у событий должны появиться «двойники»: Как установить статус «Занято» для Google Календарей
  6.  Нажимаем на кнопку “Create trigger” —  и скрипт будет выполняться каждый час.

🏆 Повысьте продуктивность отдела продаж с Ringostat и закрывайте больше сделок

Контролируйте, как работают менеджеры — слушайте аудиозаписи звонков, смотрите отчеты о пропущенных вызовах и по эффективности сотрудников

 

Будьте в курсе всего — Ringostat мгновенно уведомит о пропущенном вызове или оставленном голосовом сообщении

Что под капотом

Скрипт проходится по календарям, «выгребает» все события, кроме тех, где в названии есть “Busy from” или по которым есть отказ от участия. И создает в нужных календарях неинформативное событие, просто чтобы было отражено — в это время пользователь занят. Если к календарю есть доступ, то автоматически придет отказ или же это отразится для расшаренного календаря. 

Триггер раз в час проверяет будущие события. И для всех встреч, у которых еще нет соответствующего «двойника», создает его. Второй триггер сносит все дубли раз в 12 часов и создает заново, чтобы убрать дубли по отмененным задачам. Дубли создаются без уведомлений.

Возникли вопросы по работе скрипта? Задайте их нам в комментариях.

Об авторе

Высшее экономическое образование в техническом ВУЗе научило эффективно работать над технической стороной вопроса, при этом экономические показатели всегда занимают свое законное первостепенное место. Начинал знакомство со сферой интернет-маркетинга в 2005 году. Работает в Netpeak c 2010 года. За это время провел более 40 проектов разного уровня. Руководил SEO-департаментом. Развивал PPA направление. Основная сфера интересов WEB-аналитика. В данный момент является фаундером и CEO сервиса отслеживания звонков ringostat.com в котором на данный момент 35 сотрудников.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *