Site icon Blog Ringostat: artykuły o marketingu i analityce

Jak skrócić średni czas na cold calling bez obniżania jego jakości?

Według badań przeprowadzonych przez Selling Power 48% specjalistów ds. sprzedaży obawia się wykonywania cold callingu. Po pierwsze, inicjowanie pierwszego kontaktu z nieznajomą osobą jest naprawdę trudne, po drugie istnieje wiele uprzedzeń co do skuteczności tego rodzaju narzędzia, a po trzecie, zabiera ono sporo czasu. Jeśli również uważasz, że cold calling to dzwonienie do setek przypadkowych osób z nadzieją, że ktoś zainteresuje się sprzedawanym produktem, to masz rację. To raczej mało produktywne. Jednak właściwe podejście i wykorzystanie technologii może uprościć, przyspieszyć i poprawić skuteczność takich rozmów. 

Czym jest cold calling?

Cold calling to technika wykonywanie połączeń do potencjalnych klientów, którzy wcześniej nie mieli kontaktu z firmą. Taka strategia jest stosowana w celu zapoznania z marką i zwiększenia zainteresowania produktem. 

Jakie są korzyści z cold callingu w porównaniu z innymi formami pierwszego kontaktu z klientem? Gdy obsługa koresponduje z użytkownikiem na czacie lub poprzez Messenger nie słyszy intonacji głosu, co pomogłoby rozpoznać emocje i ocenić, jak bardzo rozmówca zainteresowany jest usługą lub produktem. Z kolei ustna rozmowa pozwala nawiązać realny kontakt, zrozumieć problemy i bolączki potencjalnego klienta oraz określić jego potrzeby. Ludzie chętniej i dokładniej udzielają odpowiedzi ustnie, a pisanie szczegółów jest długie i niewygodne. Wszystko to pomaga specjalistom w kolejnych etapach komunikacji. 

Jak skrócić czas spędzany na cold callingu?

Przeprowadź szczegółowe badanie potencjalnych klientów

Każdy z nas choćby raz doświadczył telefonu z „fantastyczną ofertą”, która okazała się zupełnie nieodpowiednia i zbędna. Aby uniknąć powtarzania tego błędu i nie pogłębiać uprzedzeń konsumentów wobec cold callingu, warto dzwonić tylko na numery z bazy, które odpowiadają profilowi potencjalnego klienta. 

Dlatego też:

To sprawi, że nie będzie trzeba tracić czasu na rozmowy z niedopasowanymi rozmówcami. 

⚡️ Podłącz wygodną aplikację Ringostat Smart Phone do połączeń i pracy w CRM

Wszystko w jednej aplikacji: połączenia, wiadomości i informacje o rozmówcach.

Korzystaj z automatycznego wybierania numerów

Gdy pracownik wykonuje rutynową pracę, taką jak cold calling, wiele czasu przeznacza się na automatyczne czynności. Na przykład skopiowanie numeru telefonu z bazy, wklejenie go do aplikacji dedykowanej wykonywaniu połączeń, naciśnięcie przycisku połączenia. Wydaje się, że to zajmuje tylko sekundy, ale w ciągu dnia może uzbierać się nawet 15 minut, a w ciągu tygodnia prawie godzina. Ten czas można poświęcić na ważniejsze zadania. 

Właśnie dlatego, by zoptymalizować cold calling, warto używać Power Dialer. To prosta technologia, która automatycznie i po kolei wybiera numery z bazy. Obsługa nie musi nawet klikać myszką w te numery, nie mówiąc już o ręcznym wybieraniu cyfr na klawiaturze. 

Rozwiązanie to znacznie upraszcza i przyspiesza pracę specjalistów ds. sprzedaży, dzięki czemu mogą się skupić wyłącznie na rozmowach i sporządzaniu notatek z rozmów, jednocześnie nie rozpraszając się. Dodatkowo, rozwiązanie to pomaga uniknąć przypadkowego pominięcia jakichś numerów przy ręcznym wybieraniu.

Po skonfigurowaniu narzędzia w aplikacji dedykowanej połączeniom telefonicznym Ringostat pojawia się blok Power Dialer

Jednak zanim użyje się tej funkcji, warto przygotować bazę kontaktów i wgrać tabelę numerów do aplikacji Ringostat. Szczegóły opisaliśmy w poradniku.  

Power Dialer pozwala na wygodne ustawienie:

Ustawienia Power Dialer

Co więcej, możliwe jest utworzenie różnych kampanii dla połączeń według określonych grup lub kategorii kontaktów, a także wyznaczanie właściwych pracowników. 

Wybierz odpowiedni czas na połączenia

Jednym z powodów, dla których ludzie odbierają telefony z nutą poirytowania, jest niewłaściwy czas na rozmowę. Oczywiście, nie da się przewidzieć, kiedy osoba po drugiej stronie słuchawki będzie w dobrym nastroju, ale istnieją pewne ogólne obserwacje. 

Przykładowo, wielu sprzedawców zaczyna dzwonić do klientów wcześnie rano w poniedziałek. Być może wynika to z przekonania, że lepiej zadzwonić do potencjalnych klientów, zanim zaczną pracować i będą zbyt zajęci pracą? Jednak ostatnią rzeczą, o której myślą ludzie wcześnie rano po weekendzie lub w piątkowe popołudnie, to nowa oferta sprzedaży. Właśnie dlatego warto znaleźć odpowiedni czas na wykonywanie połączeń. 

Aby to zrobić, warto przeanalizować dostępne raporty dotyczące połączeń, które zbiera wirtualna telefonia. Zweryfikuj, w który dzień tygodnia i o jakiej porze dnia ludzie najczęściej dzwonią, kiedy najchętniej odbierają połączenia przychodzące i prowadzą dłuższe rozmowy. Planowanie cold callingu na ten czas może być tym, co potrzebne jest do poprawienia efektywności sprzedaży. 

Jeden z raportów telefonii Ringostat pokazuje, w które dni i godziny jest najwięcej i najmniej połączeń. Im bardziej nasycony kolor komórki, tym więcej połączeń w danym przedziale czasowym. Dokładnie ten czas można uznać za najbardziej sprzyjający rozmowom: 

Według obserwacji ekspertów:

Warto unikać dzwonienia w czasie przerwy obiadowej, a także w dni wolne i święta. Wtorek, środa i czwartek to natomiast najlepsze dni tygodnia dla rozmów biznesowych. 

Jednocześnie nie można zapominać o strefach czasowych, gdy wykonuje się telefony poza granice kraju. 

Te zalecenia mogą być dobrym punktem wyjścia, jednak ważne jest również, by robić notatki o czasie, gdy potencjalny klient odbiera lub ignoruje połączenia, tak, by można było wykorzystać te dane w przyszłości do poprawy częstotliwości reakcji. 

Korzystaj z dobrze przemyślanego scenariusza

Wykonywanie dziesięciu połączeń typu cold call dziennie i rozmowy z różnymi osobami to wymagające zadanie. Warto uprościć tę pracę, korzystając z gotowych scenariuszy rozmów telefonicznych, które zawierają szczegółowe informacje i porady dotycząca zachowania się wobec wymagających, niepewnych lub niegrzecznych rozmówców. Będzie to przydatne zarówno dla początkujących, jak i doświadczonych profesjonalistów, ponieważ zapewni:

Oczywiście obsługa nie powinna tylko czytać scenariusza słowo po słowie. Automatyzm i obojętność w tonie głosu są łatwe do wykrycia, a to może skutkować poczuciem ignorancji wobec rozmówcy lub nawet odłożeniem przez niego słuchawki. Scenariusz należy zatem traktować jako listę kontrolną tego, o czym należy pamiętać podczas każdego połączenia. 

Nie warto również rezygnować z improwizacji i dostosowywać scenariusz do tego, co działa lub nie podczas rozmowy. 

Przeczytaj również artykuł „Ringostat AI Supervisor: analizuj 100% rozmów z klientami za pomocą sztucznej inteligencji”.

Automatyzuj pracę z połączeniami

Być może pracownicy wciąż prowadzą bazę klientów ręcznie, planują spotkania i zadania w dziennikach, ważne notatki robią na papierowych karteczkach, a raporty i obliczenia wykonują ręcznie? Takie podejście pochłania mnóstwo czasu i energii, które mogą przełożyć się na zdecydowanie więcej korzyści. 

Czy nie byłoby znacznie lepiej, gdyby takie czynności odbywały się automatycznie:

To możliwe dzięki integracji CRM z systemem telefonicznym, który używany jest do cold callów. Takie rozwiązanie przynosi wiele korzyści, od oszczędności czasu po wzrost produktywności i unikanie licznych błędów. 

Co więcej, narzędzie automatycznego wybierania numerów Power Dialer można również zintegrować z systemem CRM, by automatycznie dzwonić pod wybrane numery z bazy obecnych klientów.

🏆 Zwiększ produktywność zespołu sprzedaży dzięki Ringostatowi i zamknij więcej transakcji

Monitoruj, jak radzą sobie Twoi menedżerowie ― odsłuchuj nagrania audio rozmów, zobacz raporty dotyczące nieodebranych połączeń i wydajności pracowników   Bądź na bieżąco ― Ringostat natychmiast powiadomi Cię o nieodebranym połączeniu lub pozostawionej wiadomości głosowej

Analizuj rozmowy i poprawiaj swoje podejście 

Korzystanie z raportów wirtualnej telefonii pomoże podsumować i ocenić wyniki cold callów, na przykład:

Warto wykorzystać nagrania rozmów wykonywanych poprzez wirtualną telefonię po to, by ocenić zalety i wady pracy specjalistów. Dodatkowo nagrania udanych rozmów mogą posłużyć do nauki, eliminowania powtarzających się błędów i doskonalenia skryptów. 

Podsumowanie. Wykonuj połączenia szybko, ale nie poddawaj się za wcześnie 

Istnieje przekonanie, że cold calling nie działa, ale wcale nie do końca tak jest. Według badań, 95% konwersji osiągnięto po szóstym telefonie. Cold call to tylko pierwszy krok w nawiązywaniu relacji z potencjalnym klientem. 

Aby cold calling był maksymalnie prostym, szybkim i niemal zautomatyzowanym zadaniem, warto używać nowoczesnych technologii i zaawansowanych narzędzi. Przede wszystkim nie wykonywać połączeń z telefonu komórkowego, bo jest to męczące. Podłączenie wygodnej aplikacji pozwoli dzwonić za pomocą jednego kliknięcia, a nawet i bez żadnego kliknięcia, jeśli użyte zostaną automatyczne połączenia Power Dialer. Numery będą wybierane automatycznie, co zaoszczędzi czas i uwolni obsługę od pracy ręcznej. 

Warto też zautomatyzować pracę z telefonami integrując CRM z wirtualną telefonią. Regularne odsłuchiwanie nagrań rozmów i analizowanie raportów z połączeń pomogą wybrać najlepszy czas wykonywania połączeń, a przy tym ocenić skuteczność cold callingu, produktywność pracowników, itd. 

Exit mobile version