Trudno wyobrazić sobie siłownię, halę produkcyjną czy wnętrze samochodu bez wyrobów gumowych. Popyt na nie jest wysoki, ale istnieje również wiele sklepów internetowych sprzedających podobne produkty. Dlatego firma sprzedająca wyroby gumowe musi wyróżniać się na tle konkurencji. Między innymi poprzez doskonałą obsługę. Taki sposób wybrała polska firma Power Rubber, która podłączyła telefonię Ringostat. Ponadto Zespół może odbierać znacznie więcej połączeń przychodzących.
O projekcie i powodach podłączenia telefonii wirtualnej
Power Rubber to firma posiadająca własny zakład produkcji wyrobów gumowych oraz sklep internetowy. Klienci mogą kupić gotowe produkty lub zamówić specjalistyczne produkty dostosowane do ich potrzeb. Strona internetowa Power Rubber oferuje 18 kategorii produktów, z których główne to:
- oringi i sznury;
- węże do kontaktu z wodą, parą, paliwem itp.;
- odboje do ramp, sklepów, drogowe i morskie;
- maty na siłownie i place zabaw;
- progi kablowe ― firma jest ich oficjalnym dystrybutorem w Polsce.
Produkty sprzedawane przez Power Rubber potrzebują określenia wielu parametrów, które należy wyjaśnić przed złożeniem zamówienia. Takim, głównym przykładem są informację o twardości materiału, ciśnienia, w jakich będzie pracowało uszczelnienie, z ilu warstw się składa, czy może być odporne na agresywne środowisko i wiele, wiele innych.
Klienci od czasu do czasu potrzebują również porady, jeśli nie wiedzą, który produkt jest dla nich najlepszy, dlatego też Klientom łatwiej jest zadzwonić, dowiedzieć się wszystkiego od razu, a następnie złożyć zamówienie.
Z racji dużego nastawienia na kontakt telefoniczny, właściwe rozwiązanie to podstawa.
Kiedyś był to numer telefonu komórkowego. Jednak ten sposób komunikacji bardziej odpowiada potrzebom osobistym. Numery komórkowe są jednokanałowe, co oznacza, że tylko jeden klient może się z nimi połączyć. Jeśli inni Klienci zadzwonią w tym samym czasie, usłyszą po prostu krótkie sygnały dźwiękowe. Biorąc pod uwagę wysoki poziom konkurencji w branży, jest to prawie równoznaczne, że Klient wybierze konkurenta.
Problem dodatkowo potęgował fakt, że liczba połączeń w firmie była stale wysoka. A komunikacja mobilna po prostu nie pozwalała na przetwarzanie tak dużej liczby zgłoszeń. Kierownictwo zaczęło więc szukać specjalnych rozwiązań dla telefonii biznesowej.
Wybierając rozwiązanie, konsultowałem się z przedstawicielami różnych platform. Ostatecznie wybrałem Ringostat, ponieważ moim podejściem i przekonaniem jest wspieranie nowych firm na rynku.
Jednym z głównych kryteriów wyboru była możliwość zdalnej konfiguracji procesów, weryfikacji prac naszego zespołu i pracy poza biurem z dowolnego miejsca na świecie, ponieważ nasz Zespół często podróżuje. I to wszystko przy dobrej polityce cenowej, którą również doceniliśmy w Ringostat.
Jak firma Power Rubber obsługuje połączenia
Na początku współpracy Ringostat pomógł Power Rubber podłączyć wirtualny numer z kodem warszawskim, z racji pobliskiej lokazliacji m.st. Warszawa.
Numer wirtualny (numer SIP) jest wymagany do komunikacji przez Internet i jest używany w centrali telefonicznej w chmurze. Takie numery zawierają kilka linii przychodzących i wychodzących. Pozwala to na odbieranie kilku połączeń na jeden numer telefonu jednocześnie. Numery wirtualne są wizualnie, nie do odróżnienia od zwykłych numerów i mogą wyglądać jak numery stacjonarne, komórkowe itp.
Jeśli Klient dzwoni w godzinach pracy, słyszy powitanie z nazwą firmy i ostrzeżeniem, że rozmowa jest nagrywana. Potem następuje ciąg przekierowań w zależności od dostępności:
- jeśli nikt nie odbierze, połączenie jest kierowane jednocześnie do dwóch osób;
- jeśli każdy z nich jest zajęty, połączenie jest przekierowywane na telefon komórkowy sklepu, gdzie może odebrać go kolejni pracownicy
Ten schemat pozwala uniknąć rozpraszania uwagi wszystkich Pracowników. Pracownicy sklepu mogą być zajęci pracą z towarami lub gośćmi, więc jako ostatni powinni brać udział w rozmowach telefonicznych.
Jeśli klient zadzwoni poza godzinami pracy, usłyszy nagranie informujące o tym, w jakich godzinach pracy, infolinia jest czynna.
Firma korzysta również z aplikacji Ringostat Smart Phone do wygodnej obsługi połączeń.
Oto tylko kilka z jej przydatnych funkcji, a więcej informacji można znaleźć w artykule.
- Podczas połączenia pojawia się wyskakujące okienko z powiadomieniem.
- Osoba może odebrać połączenie, zawiesić lub łatwo przekazać współpracownikom.
- Aplikacja pokazuje, którzy współpracownicy są online. Można również wyświetlić dodatkowe informacje o menedżerach: e-mail, konto SIP itp.
- Ringostat Smart Phone przechowuje historię wszystkich połączeń, zarówno odebranych, jak i nieodebranych. Pozwala to łatwo sprawdzić, który klient się nie dodzwonił i szybko się z nim skontaktować.
- Do każdego klienta można oddzwonić jednym kliknięciem, a również wysłać wiadomość SMS.
Dzięki wykorzystaniu przez firmę wygodnych rozwiązań telefonicznych liczba odbieranych połączeń wzrosła. Wcześniej były to średnio 22 połączenia dziennie, teraz jest ich 43. Wpływ na to ma również fakt, że numery wirtualne są wielokanałowe. Oznacza to, że jednocześnie może na nie dzwonić kilku klientów. Gdyby firma nadal korzystała z komunikacji mobilnej, połączenia te zostałyby utracone.
Rozwiązania zmniejszające liczbę nieodebranych połączeń
Power Rubber docenili szczególnie fakt, że po nieodebranym połączeniu wysyłane jest powiadomienie na maila. Takie wiadomości e-mail zawierają nie tylko datę i godzinę nieodebranego połączenia, ale także numer klienta. W ten sposób kierownik może śledzić, czy zespół oddzwonił do Klienta. I zauważyć nietypowe sytuacje, jeśli w godzinach pracy występuje wyjątkowo duża liczba nieodebranych połączeń.
Dodatkową wygodą jest to, że nie trzeba kopiować numeru klienta z wiadomości e-mail, wklejać go itp. Wystarczy na niego kliknąć, a aplikacja Ringostat automatycznie rozpocznie połączenie. Możesz również zadzwonić pod numer opublikowany na dowolnej stronie internetowej za pomocą jednego kliknięcia.
Wyniki: co Ringostat zapewnia firmie Power Rubber
- Dzięki telefonii wirtualnej Zespół może pracować z dowolnego miejsca w kraju, a nawet Świata, jeśli muszą wyjechać za granicę. Wystarczy laptop z dostępem do Internetu i słuchawki z zestawem słuchawkowym. Wszystkie statystyki są przechowywane w chmurze. Są zawsze dostępne w raportach i bezpiecznie chronione.
- Teraz kilku Klientów może dzwonić na numer firmy w tym samym czasie. Ich połączenia będą rozdzielane między poszczególnych Pracowników. W ten sposób firma nie ryzykuje utraty Klientów, a dodatkowo otrzymuje informację o oczekiwaniu w kolejce.
- Firma otrzymuje powiadomienia o wszystkich nieodebranych połączeniach na swój adres e-mail. Pozwala to nie przegapić takich połączeń i szybko zwrócić klientów, zanim pójdą do innych sprzedawców produktów gumowych.
- Kierownictwo Power Rubber może monitorować przetwarzanie połączeń, nie będąc nawet w tym samym pomieszczeniu co zespół. Wystarczy spojrzeć na raporty Ringostat, aby sprawdzić, czy Pracownicy szybko odbierają telefony, czy nie tracą połączeń itd.
- Pewne zwiększenie liczby zadowolonych Klientów, którzy oczekują krócej i posiadają możliwość dodzwonienia się do Producenta Wyrobów Gumowych Power Rubber.
