Agent głosowy AI w akcji: 98,4% obsłużonych zgłoszeń i rozmowa na żywo

80% firm planuje wdrożyć głosową AI w obsłudze klienta do końca 2026 roku. Trudno się dziwić: takie rozwiązania pomagają wygrywać transakcje i oszczędzać na rekrutacji.

15 października Ringostat poprowadził dla polskich firm webinar „Głosowi agenci AI w akcji”. Żenia Haurylava, Partnership Development Manager w Ringostat, wyjaśniła, jak działa agent, omówiła przykłady wdrożeń z różnych branż i zadzwoniła do niego na żywo. Zebraliśmy najważniejsze: liczby, przykładowe rozmowy i to, jak uruchomić agenta w Twojej firmie.

Konsultant pierwszej linii, który odbiera 24/7

Agent głosowy AI to sztuczna inteligencja na linii telefonicznej. Sam dzwoni i odbiera połączenia, rozmawia z klientem zwykłym językiem, bez przycisków i nagranych komunikatów, a po rozmowie zapisuje jej podsumowanie.

Według szacunków AI Voice Research 67% firm z listy Fortune 500 używa tej technologii w rozmowach z prawdziwymi klientami. W próbie ponad 500 organizacji liczba wdrożeń wzrosła w ciągu roku o 340%.

Trzy miejsca, w których tracisz leady, za które już zapłaciłeś

Za każdego leada firma już zapłaciła: reklamą, stroną internetową i czasem zespołu. Do utraty takich leadów najczęściej dochodzi w trzech miejscach:

• nieodebrane połączenia;
• bazy, do których nikt nie dzwoni;
• rozmowy, które nie trafiają do CRM.

Nawet na przykładowych liczbach straty są wyraźne. 20 nieodebranych połączeń tygodniowo przy konwersji 37% i średniej wartości zamówienia 500 zł to 14 800 zł przychodu, którego firma nie dostaje co miesiąc.

Winni nie są handlowcy. Połączenia przychodzą w szczytach i poza godzinami pracy, kiedy zespół fizycznie nie może odebrać.

Zatrudnić ludzi, oddać rozmowy do call center czy podłączyć agenta AI?

Problem nieodebranych połączeń można rozwiązać na trzy sposoby.

Najbardziej oczywiste rozwiązania, czyli powiększenie zespołu albo outsourcing do call center, pomagają tylko częściowo. Rekrutacja i wdrożenie nowego handlowca wymagają czasu i pieniędzy, a połączenia w szczytach i po godzinach nigdzie nie znikają. Call center startuje szybciej, ale firma traci kontrolę nad jakością, a konsultantów trzeba szkolić od nowa po każdej zmianie w produkcie czy cenniku.

Trzecia opcja to agent głosowy AI, na przykład AI Voice Agent od Ringostat. Zamyka wszystkie trzy źródła strat jednocześnie.

AI Voice Agent pracuje jak konsultant pierwszej linii, który się nie męczy i rozmawia z kilkoma klientami naraz. Zamiast menu głosowego z komunikatem „naciśnij 1” klient po prostu mówi, a agent rozumie, czego potrzebuje.

Agent nie próbuje załatwić wszystkiego sam i zna swoje granice. Ceny, warunki i fakty o firmie bierze wyłącznie z instrukcji i bazy wiedzy, które dostał od firmy. Gdy klient zaczyna mówić o pogodzie czy polityce, agent wraca do tematu.

AI Voice Agent nie zastępuje handlowców, tylko daje im czas na to, w czym ludzie są lepsi od każdej AI.

Agent obsługuje też połączenia wychodzące. Firma ustawia kampanię w panelu klienta: wskazuje bazę, dni i godziny dzwonienia oraz liczbę ponownych prób, jeśli kontakt nie odbierze. Na początku rozmowy agent mówi, że jest wirtualnym asystentem.

Dalej prowadzi dialog według scenariusza: kwalifikuje klienta, odpowiada na pytania i zapisuje wynik rozmowy w panelu lub CRM.

Jakie połączenia firmy już powierzają AI Voice Agent? Cztery przykłady

Ringostat: połączenia przychodzące po godzinach i w szczytach

Na własnej linii Ringostat agent odbiera połączenia, gdy wszyscy handlowcy są zajęci albo skończyli już pracę. Odpowiada, kwalifikuje leada, przygotowuje podsumowanie rozmowy i tworzy zadanie dla handlowca.

W szczytach agent rozmawia z kilkoma klientami równolegle. Liczbę kanałów firma ustala sama: jeśli w sezonie dzwoni jednocześnie 25 osób, można otworzyć 25 kanałów. Harmonogram też jest elastyczny, bo dni i godziny pracy ustawia się osobno dla każdej kampanii.

Agent obsługuje 100% takich połączeń, a wszystkie dane trafiają do CRM.

Handlowiec nie dopytuje o to, co klient już powiedział agentowi. Znikają więc od razu dwa źródła strat: nieodebrane połączenia i rozmowy poza CRM. Jak agent prowadzi taką rozmowę, uczestnicy webinaru usłyszeli bez montażu: w trakcie transmisji ktoś zadzwonił na linię Ringostat na żywo. Co agent ustalił w kilka minut i jak skończyła się rozmowa, opisujemy niżej.

Firma B2B z urządzeniami technicznymi: agent jako pierwszy punkt kontaktu

W tej firmie agent odbiera wszystkie połączenia przychodzące. Ma ustalić, z jaką sprawą dzwoni klient (serwis, naprawa, status zamówienia czy zakup), i przekazać zgłoszenie dalej.

Sprawę utrudniał obszerny katalog z trudnymi nazwami urządzeń. Kierowanie połączeń zabierało handlowcom czas, więc zamiast sprzedawać, rozdzielali zgłoszenia. Nocne połączenia w ogóle zostawały bez odpowiedzi, choć urządzenie może stanąć także w nocy.

Teraz agent rozpoznaje temat zgłoszenia w kilka sekund. Typowe pytania zamyka w trakcie rozmowy, a te, które wymagają konsultacji, kieruje do właściwego specjalisty.

Oszczędność na pensjach jest tu sprawą drugorzędną. Klienci dzwonili w nocy i w weekendy i nie mogli czekać do poniedziałku. Właśnie te zgłoszenia przejął agent.

W niecały miesiąc agent obsłużył 1739 z 1768 zgłoszeń, czyli 98,4%. Jakość pracy jest taka sama w dzień i w nocy.

Łącznie agent spędził na rozmowach 24,2 godziny. To mniej więcej trzy dni robocze, które handlowiec poświęciłby wyłącznie na odbieranie i przełączanie połączeń.

Niektórzy klienci od razu proszą o rozmowę z człowiekiem, a agent to uwzględnia. Wyjaśnia, że w tej chwili nikt nie jest dostępny, i umawia rozmowę lub spotkanie ze specjalistą. Dzwoniący nie zostaje sam z problemem, dzięki czemu w poniedziałek handlowcy dostają mniej zdenerwowanych klientów.

Część osób rozłącza się, gdy tylko usłyszy AI. Ale nawet jeśli z 80 nieodebranych połączeń agent obsłuży tylko 40–50, to nadal leady, które inaczej trafiłyby do konkurencji.

Sklep internetowy: przypomnienie o przedpłacie

Część zamówień w sklepie utykała: kupujący składał zamówienie, ale nie wpłacał przedpłaty. Teraz AI Voice Agent dzwoni tuż po złożeniu zamówienia i przypomina o linku do płatności, który przyszedł SMS-em. Kampania działa siedem dni w tygodniu, więc agent dzwoni także po wieczornych zamówieniach, gdy handlowców nie ma już w pracy.

Wynik: 7686 z 10 512 rozmów (73,1%) zakończyło się tym, że kupujący obiecał zapłacić.

Klient przed chwilą złożył zamówienie i spodziewa się kontaktu ze sklepu, dlatego telefon odbiera jako zwykłą obsługę, a nie natręctwo.

Szkoła językowa: 5232 zgłoszenia z nieużywanej bazy

Szkoła językowa zgromadziła bazę liczącą 140 723 kontakty. To osoby, które wcześniej same zostawiły zgłoszenie albo interesowały się nauką. Ręcznie zespół nigdy nie dodzwoniłby się do wszystkich, bo zabrakłoby mu ludzi.

AI Voice Agent zadzwonił do tych kontaktów z ofertą specjalną na kurs. Celem rozmowy było zapisanie zainteresowanych na konsultację z handlowcem. Lejek kampanii wyglądał tak:

• w bazie było 140 723 kontakty;
• ofertę do końca wysłuchały 84 823 osoby (60,3%);
• na konsultację zapisały się 5232 osoby, czyli 6,2% tych, którzy wysłuchali oferty do końca.

Do handlowców trafiły więc tylko osoby naprawdę zainteresowane ofertą.

Jak mówi agent: przykładowe rozmowy z trzech branż

Uczestnicy webinaru wysłuchali trzech demonstracyjnych nagrań rozmów agenta po polsku. Każda rozmowa ma inny cel, więc agent za każdym razem zachowuje się inaczej.

Ubezpieczenia, przypomnienie o końcu polisy. Agent przypomina, kiedy kończy się polisa OC, i podaje koszt jej przedłużenia. Klient ma kilka aut, więc agent dopytuje, o które chodzi. Wyjaśnia, co obejmuje polisa, i obiecuje wysłać szczegóły na WhatsAppie.

Nieruchomości, kwalifikacja leada. Klientka szuka mieszkania dwupokojowego w centrum miasta. Agent podaje metraż i cenę za metr kwadratowy, opowiada o typie budynku i umawia ją na oglądanie w showroomie następnego dnia o 15:00.

Przychodnia, przypomnienie o wizycie. Pacjentka potwierdza wizytę u internisty. Agent odpowiada, czy przed wizytą można jeść, podaje adres przychodni i podpowiada, gdzie zaparkować.

To tylko część scenariuszy.

Najczęściej z takimi zadaniami zgłaszają się do Ringostat przychodnie, sklepy internetowe, firmy logistyczne, salony kosmetyczne, szkoły online, firmy B2B i agencje cyfrowe. Z agenta korzystają też firmy z innych branż.

Rozmowa z agentem AI na żywo

Podczas webinaru do agenta Ringostat zadzwoniono na żywo, bez montażu. Rozmówczyni wcieliła się we właścicielkę firmy budowlanej, która chce wdrożyć wirtualną centralę. Martwiło ją, że handlowcy dzwonią z prywatnych komórek, a w biurze jest tylko jedna linia stacjonarna. Dodała, że klienci nie mogą się dodzwonić, a ona nawet nie widzi, czy ktoś ze specjalistów w ogóle odebrał.

W ciągu kilku minut rozmowy agent:

• uprzedził, że wszyscy specjaliści są zajęci, i zaproponował, że krótko zbierze szczegóły zapytania;
• ustalił nazwę firmy, branżę i to, że rozmówczyni sama podejmuje decyzje;
• wyjaśnił, że wirtualna centrala zbiera wszystkie połączenia w jednym miejscu razem ze statystykami i nagraniami rozmów;
• dowiedział się, że firma pracuje w Zoho CRM, i opowiedział o gotowej integracji: połączenia trafiają do kart klientów, a handlowiec w trakcie rozmowy widzi kartę osoby, która dzwoni;
• dopytał o liczbę użytkowników, kanały kontaktu i oczekiwany termin wdrożenia;
• potwierdził, że z tego samego numeru można wysyłać i odbierać SMS-y;
• umówił rozmowę ze specjalistą na następny dzień na 12:00.

Agent przeszedł całą ścieżkę kwalifikacji, od pierwszego pytania do umówionej rozmowy. Handlowiec kontynuuje rozmowę, zamiast zaczynać od początku.

Jak skonfigurować agenta w kilka minut: demo platformy

Wiele firm odkłada AI na później, bo spodziewa się skomplikowanego i długiego wdrożenia. Żeby pokazać, jak to wygląda naprawdę, Żenia utworzyła kampanię od zera w trakcie transmisji. Tak wygląda uruchomienie agenta w panelu klienta.

1. Nowa kampania. Tworzymy nową kampanię typu „Agent głosowy”. Na tym samym ekranie widać saldo i to, ile minut pracy agenta ono pokrywa.
   

2. Branża i scenariusz. Wybieramy branżę: B2B SaaS/IT, HoReCa, turystyka, automotive i inne. Zadanie opisujemy własnymi słowami albo bierzemy gotowy scenariusz: kwalifikacja leadów, potwierdzenie zamówienia, przypomnienie o płatności, reaktywacja bazy, ankieta jakości, wsparcie, automatyczna recepcja lub umawianie demo.
   

3. Strona firmy. Podajemy domenę, a system sam zbiera ze strony informacje o firmie. Trwa to od jednej do trzech minut.
   

4. Język, model i głos. Wybieramy język i model. Głos można odsłuchać przed wyborem.
5. Instrukcja dla agenta. Określamy, jak agent się przedstawia, jaki jest cel rozmowy i według jakiego scenariusza ona przebiega. Osobno ustawiamy ton: uprzejmy albo swobodny, spokojny albo energiczny, a do tego poziom formalności, emocjonalność i tempo mowy. Jeśli firma chce, żeby agent żartował, to też można zapisać.
6. Baza wiedzy i integracje. Dodajemy opis produktów, cen i warunków. Ceny ze strony system pobiera sam, ale z bazy wiedzy agent bierze je pewniej i lepiej odpowiada na trudne pytania. Jeśli brakuje informacji o cenie, agent wyjaśni, że indywidualną ofertę przygotuje specjalista. Kalendarz (Google Calendar, Calendly), CRM (Pipedrive, Zoho CRM, Odoo) i inne systemy podłącza się przez webhooki.

Po każdej zmianie agenta można przetestować i od razu poprawić.

A jeśli firma nie chce konfigurować wszystkiego sama, zespół Ringostat zrobi to pod klucz. Wystarczy przesłać wymagania i informacje o firmie.

Cztery kroki do uruchomienia AI Voice Agent

Od konfiguracji do pracy na pełną skalę wdrożenie przechodzi przez cztery etapy.

Kluczowy etap to test, bo firma słucha prawdziwych rozmów agenta i widzi, co poprawić w scenariuszu lub bazie wiedzy.

Na testy Ringostat udostępnia agenta na 14 dni. W tym czasie można ograniczyć się do rozmów testowych albo od razu podłączyć agenta do prawdziwych zgłoszeń.

Bezpieczeństwo danych i przejrzystość wobec klienta

Czy powierzanie rozmów AI jest bezpieczne? To pytanie Żenia słyszy od klientów bez przerwy. Dlatego bezpieczeństwu poświęciła na webinarze osobny blok.

Ochrona danych. Ringostat ma certyfikat ISO/IEC 27001:2022, czyli najnowszej wersji międzynarodowego standardu bezpieczeństwa informacji. Firma uzyskała go w 2025 roku, a poziom bezpieczeństwa potwierdził niezależny audyt. Serwery Ringostat znajdują się w UE, w tym w Polsce, a dane firma przetwarza zgodnie z RODO.

Przejrzystość. Na początku każdej rozmowy agent informuje klienta, że rozmawia z AI. Od 2 sierpnia 2026 roku wymaga tego AI Act, a w AI Voice Agent taki komunikat jest już wbudowany. Dla Ringostat to przede wszystkim kwestia zaufania klientów.

Podsumowanie

Agent głosowy AI zamyka luki, przez które firma traci leady: nieodebrane połączenia, bazy, do których nikt nie dzwoni, i rozmowy poza CRM. Przykłady z webinaru pokazują to w liczbach. Agent obsłużył 98,4% połączeń przychodzących, w 73,1% rozmów kupujący obiecali opłacić zamówienie, a nieużywana baza dała 5232 zgłoszenia.

Zacznij od miejsca, w którym tracisz klientów i przychody. Sprawdź, ile nieodebranych połączeń zbiera się u Ciebie w ciągu tygodnia. Każde z nich to lead, za którego już zapłaciłeś reklamą.

Potem sprawdź bazy. Kontakty, do których od miesięcy nikt nie dzwonił, znów mogą przynosić pieniądze.

Dopiero na końcu oddaj agentowi rutynę zespołu: przypomnienia o opłatach, potwierdzanie wizyt, ankiety. Handlowcy zyskają czas na rozmowy, w których naprawdę potrzebny jest człowiek. Test na niewielkim ruchu pokaże wynik jeszcze przed pełnym wdrożeniem.

Żeby sprawdzić, które połączenia w Twojej firmie warto powierzyć agentowi, umów się na demo. Specjaliści Ringostat przeanalizują, jak u Ciebie obsługuje się połączenia, i doradzą, od jakiego scenariusza zacząć.

Pełne nagranie webinaru jest dostępne pod linkiem: „Głosowi agenci AI w akcji: od obsługi połączeń do realnych wyników biznesowych”.