Ile rozmów telefonicznych w firmie brzmi każdego dnia niemal identycznie? „Proszę potwierdzić zamówienie”, „Przypominamy o jutrzejszej wizycie”, „Czy będzie wygodnie zapłacić teraz?” ― to tylko kilka przykładów codziennej, rutynowej komunikacji.
Na pierwszy rzut oka nic skomplikowanego. Ale takich rozmów może być dziesiątki, a nawet setki dziennie, a każda z nich zabiera czas handlowca, choć wcale nie zawsze wymaga jego wiedzy eksperckiej. To właśnie takie typowe scenariusze są pierwszymi kandydatami do automatyzacji.
Właśnie dlatego Ringostat stworzył AI Voice Agent. To konwersacyjny agent AI, któremu można przekazać rozmowy według jasnych scenariuszy, bez zamieniania komunikacji w mechaniczne odczytywanie gotowych kwestii. Agent prowadzi dialog, reaguje na odpowiedzi rozmówcy i w razie potrzeby przełącza rozmowę na handlowca.
Sprawdźmy, jak działa, czym różni się od zwykłego autodialera, jakie zadania może realizować samodzielnie i w którym momencie rozmowę warto jednak przekazać człowiekowi.
Czym jest AI Voice Agent
AI Voice Agent — to konwersacyjny agent oparty na sztucznej inteligencji, który samodzielnie odbiera i wykonuje połączenia telefoniczne. W przeciwieństwie do typowego wyobrażenia o „robocie na telefonie” nie odtwarza on jednym ciągiem wcześniej nagranej kwestii. U jego podstaw leży model językowy, który rozpoznaje pytania rozmówcy, pamięta cały przebieg rozmowy i generuje odpowiedź na bieżąco, korzystając z bazy wiedzy firmy wgranej do panelu.
W praktyce oznacza to, że agent:
- zwraca się do rozmówcy po imieniu;
- doprecyzowuje szczegóły, jeśli odpowiedź klienta jest niejednoznaczna;
- reaguje na pytania wykraczające poza scenariusz, zamiast się „zawieszać”;
- zapisuje wynik rozmowy wraz z krótkim podsumowaniem;
- w razie potrzeby przekazuje rozmowę handlowcowi wraz z kontekstem.
AI Voice Agent działa 24/7 i przejmuje komunikację głosową tam, gdzie handlowiec fizycznie nie nadąża ― wieczorami, w weekendy, w święta czy w okresach szczytowego obciążenia, oszczędzając czas zespołu na bardziej złożone zadania.
Pierwsze kroki z AI Voice Agent
Pełna konfiguracja AI Voice Agent zajmuje kilka dni roboczych, natomiast prosty scenariusz można uruchomić w kilka godzin. Panel klienta jest intuicyjny i krok po kroku prowadzi przez wszystkie niezbędne ustawienia.
Aby zacząć pracę z AI Voice Agent, potrzebne będzie:
- aktywne konto telefonii biznesowej Ringostat ― AI Voice Agent działa na jej podstawie, a podłączenie przebiega szybciej i prościej, jeśli już korzystasz z platformy;
- można też podłączyć inną telefonię ― wtedy potrzebne będą dane jej konta SIP;
- własne konto SIP;
- baza kontaktów ― jeśli planujesz kampanie wychodzące (np. reaktywację bazy lub połączenia informacyjno-potwierdzające);
- rejestracja w panelu AI Voice Agent pod linkiem.
Co znajdziesz w panelu klienta
Po podłączeniu wszystkie dalsze działania odbywają się w panelu klienta. Tam możesz:
- utworzyć nową kampanię i wybrać jej typ;
- skonfigurować logikę: czas rozpoczęcia kampanii, godziny robocze, aktywne dni, liczbę prób połączenia, liczbę kanałów itd.;
- podać endpoint URL do przekazywania danych po zakończeniu rozmowy;
- w razie potrzeby skorzystać z gotowych scenariuszy pracy ― wybierasz branżę, a system dobiera przykłady dla bloków instrukcji z Twojej dziedziny;
- wgrać bazę wiedzy i bazę kontaktów ― numery dodaje się przez plik CSV lub przez API;
- śledzić wyniki połączeń w raportach, które przy odpowiedniej konfiguracji trafiają także do CRM.
Czytaj także: Jak AI Voice Agent oszczędza sieci TI ponad 190 godzin pracy miesięcznie
Jak utworzyć kampanię
Aby utworzyć nową kampanię, w panelu klienta wybierz zakładkę „Panel kampanii” i kliknij przycisk „Nowa kampania”.
Tworzenie kampanii zaczyna się od wyboru jej typu ― od tego zależy, jaka logika dalszej konfiguracji się otworzy.
Z zewnątrz wszystkie połączenia AI Voice Agent wyglądają tak samo ― agent mówiący naturalnym głosem. Ale scenariusz, na którym się opiera, i cel kampanii różnią się istotnie w zależności od tego, jak złożonej interakcji potrzebuje biznes.
Na podstawie scenariuszy użycia opisanych przez produkt można wyróżnić trzy poziomy złożoności kampanii: informacyjną, interaktywną oraz właściwego agenta głosowego.
Agent głosowy
Agent głosowy. Najbardziej zaawansowany typ kampanii ― prowadzi swobodny dialog głosowy, rozumie dowolne odpowiedzi klienta, kwalifikuje zgłoszenie i przekazuje „ciepłego” leada wraz z opisem kontekstu rozmowy. Może to być kampania wychodząca ― systematyczna praca z „uśpioną” bazą kontaktów, lub linia przychodząca ― gdy agent wyjaśnia, czego potrzebuje klient dzwoniący samodzielnie, i segmentuje zgłoszenie.
Typowe przykłady to reaktywacja klientów, którzy dawno się nie odzywali, lub przyjmowanie i kwalifikowanie połączeń przychodzących zamiast konsultanta.
Gotowe scenariusze pracy
Dla agenta głosowego przygotowaliśmy gotowe scenariusze, które ułatwiają i przyspieszają konfigurację. Użytkownik może wybrać swoją branżę, a system dobierze przykłady dla bloków instrukcji ― właśnie z tej konkretnej dziedziny, a nie ogólne.
Następnie należy wybrać scenariusz bota. Załóżmy, że działasz w branży nieruchomości. Po wyborze tej dziedziny możesz samodzielnie opisać zadanie, do którego potrzebujesz agenta głosowego w AI Builderze. Na podstawie Twojego opisu system sam ułoży instrukcje dla bota po kliknięciu przycisku „Wygeneruj bloki”. Możesz też wybrać jeden z gotowych scenariuszy poniżej.
Załóżmy, że głównym zadaniem agenta głosowego jest kwalifikacja leadów. Chcesz, aby bot dzwonił do nowych klientów, ustalał ich potrzeby i budżet, a następnie przekazywał „ciepłych” leadów handlowcom. Klikając blok „Kwalifikacja leadów”, otrzymujesz to wszystko bez zbędnych kroków.
Po wybraniu odpowiedniego scenariusza pozostaje jedynie dokładniej opisać własną firmę lub biznes ― AI rozłoży ten tekst na bloki instrukcji zgodnie z szablonem scenariusza: kontekst rozmowy, fakty, portret klienta. Możesz też dodać link do swojej strony, aby AI odczytało ze strony głównej, czym zajmuje się Twoja firma, jakie oferuje usługi, warunki, obszar działania itd.
Na tym etapie przekazujesz botowi jedynie ogólne informacje o firmie. Dokumenty, FAQ i inne materiały wewnętrzne podłącza się później ― w sekcji „Baza wiedzy”. Przejdźmy więc do niej.
Baza wiedzy
Gotowy scenariusz ustala jedynie logikę rozmowy ― co robić na każdym kroku. Natomiast to, co konkretnie agent odpowiada klientowi merytorycznie, czerpie z bazy wiedzy, którą wgrywasz osobno w panelu. Znajdziesz ją w zakładce o tej samej nazwie, a wgrasz przez przycisk „Dodaj nowy”.
Do bazy wiedzy warto wprowadzić:
- opis produktów lub usług oraz ich cech;
- ceny i warunki płatności;
- warunki dostawy lub rezerwacji;
- odpowiedzi na najczęstsze pytania klientów (FAQ).
Różnica między scenariuszem a bazą wiedzy jest zasadnicza: scenariusz to „jak prowadzić rozmowę”, baza wiedzy to „co agent wie o Twoim biznesie”. To właśnie dzięki bazie wiedzy agent odpowiada merytorycznie nawet na pytania, których scenariusz wprost nie przewidywał, zamiast milknąć lub niepotrzebnie przełączać rozmowę na handlowca.
Statystyki: jak sprawdzić wyniki
Kampania jest uruchomiona ― teraz trzeba wiedzieć, czy działa. Wynik każdej rozmowy, niezależnie od typu kampanii, zapisuje się automatycznie i od razu trafia do raportu w panelu klienta, a przy odpowiedniej konfiguracji ― również do CRM. Można go zobaczyć w panelu klienta, klikając przycisk „Statystyki” pod konkretną kampanią.
Dla każdej rozmowy w zakładce raportu „Dziennik” widać:
- status rozmowy (np. potwierdził / odmówił / zainteresowany / przekazano handlowcowi);
- czas trwania i godzinę połączenia;
- kluczowe dane, które agent zebrał podczas rozmowy (dla kampanii interaktywnej i agenta głosowego);
- kontakt klienta ― do dalszego kontaktu lub analizy.
Taki raport pozwala nie tylko zobaczyć wynik pojedynczej rozmowy, ale też ocenić kampanię jako całość: ile kontaktów obsłużono, jaki odsetek potwierdził zamiar, ile leadów przekazano handlowcom. Ma to szczególne znaczenie dla kampanii agenta głosowego, gdzie właśnie konwersja w „ciepłego” leada jest głównym wskaźnikiem skuteczności.
Danych z panelu nie trzeba za każdym razem analizować ręcznie ― raport można wyeksportować, np. aby wykonać zbiorczą analizę kampanii w Excelu lub CSV.
To samo dotyczy przekazywania danych do CRM: wyniki rozmów trafiają tam automatycznie, bez ręcznego przenoszenia ich przez handlowca. Pola, które AI ma wyciągać do raportów, można przejrzeć i zmienić ustawienia, klikając przycisk „Edytuj kampanię”.
RoboCall: kampania informacyjna i interaktywna
Jeśli chcesz wykorzystać AI Voice Agent do prostszych kampanii, typ informacyjny i interaktywny wybierzesz, klikając sąsiednią zakładkę obok agenta głosowego ― RoboCall.
Kampania informacyjna. Najprostszy typ: agent dzwoni, aby przekazać lub potwierdzić jeden konkretny fakt ― szczegóły zamówienia, godzinę wizyty, przypomnienie o płatności. Dialog jest krótki i przewidywalny: klient musi potwierdzić, doprecyzować jeden szczegół lub odmówić. To najbliższy krewny klasycznego autodialera, do którego nie stosuje się logiki AI.
Typowy przykład to połączenie potwierdzające płatność zaraz po złożeniu zamówienia w sklepie internetowym.
W tej samej rozwijanej liście, oprócz kampanii informacyjnej, można wybrać także ankietę interaktywną.
Kampania interaktywna. To sekwencyjna ankieta, w której klient odpowiada, naciskając przycisk na klawiaturze telefonu (DTMF), a nie głosem. Sprawdza się przy ankietach, zbieraniu opinii, badaniach NPS i głosowaniach.
Typowy przykład to badanie NPS w społeczności beauty: klient ocenia usługę, naciskając przycisk, zamiast odpowiadać głosem.
Konfiguracja każdej z tych prostszych kampanii to pięć kroków:
- Podstawy ― typ kampanii, język, nazwa.
- Głos ― rodzaj głosu AI Voice Agent.
- Treść wiadomości ― lub gotowy plik audio, jeśli potrzebny.
- Harmonogram ― godziny połączeń, liczba prób, odstęp między nimi.
- Opcje ― przekazywanie wyników do CRM lub np. na Telegram.
Na etapie „Podgląd i utworzenie” można edytować dowolny z poprzednich punktów i zapisać kampanię.
Jak działa logika połączeń przychodzących i wychodzących
Gdy dzwoni klient. AI Voice Agent odbiera połączenie w ciągu około 2 sekund ― szybciej, niż człowiek fizycznie zdążyłby podnieść słuchawkę. Następnie agent prowadzi rozmowę, opierając się na bazie wiedzy firmy, a po jej zakończeniu zapisuje wynik w raporcie dostępnym w panelu i, przy odpowiedniej konfiguracji, w CRM. Jeśli sytuacja wykracza poza jego kompetencje, połączenie przekazywane jest handlowcowi wraz z danymi klienta.
Gdy dzwoni sam agent. Tu działa inna logika: agent pobiera bazę kontaktów, dzwoni według zaplanowanego harmonogramu (data, godzina), prowadzi dialog, doprecyzowuje szczegóły i reaguje na odpowiedzi klienta, zamiast po prostu odczytywać wiadomość. Wynik każdego połączenia trafia do panelu i CRM, a leady, które okazały gotowość do rozmowy z człowiekiem, agent przekazuje handlowcowi wraz z krótkim opisem kontekstu.
Możliwości techniczne i skala
AI Voice Agent mówi w ponad 35 językach ― to pozwala firmie wejść na nowy rynek bez konieczności szukania i zatrudniania rodzimych użytkowników języka.
Przepustowość liczona jest w kanałach:
- jeden kanał obsługuje do 1200 połączeń na dobę;
- do 100 kanałów jednocześnie w jednym projekcie daje do 120 000 połączeń na dobę ― bez rozbudowy zespołu.
W praktyce eliminuje to dylemat „zatrudnić więcej ludzi czy nie zdążyć obsłużyć szczytowego obciążenia” ― zamiast zatrudniać, wystarczy dodać kolejny kanał.
Czytaj także: AI Voice Agent: wirtualny asystent, który zawsze jest pod ręką
Podsumowanie
Rutynowe połączenia to ta część pracy działu sprzedaży i wsparcia, którą długo trzeba było wykonywać ręcznie, bo po prostu nie istniało narzędzie zdolne poradzić sobie z nią na odpowiednim poziomie. AI Voice Agent domyka właśnie tę lukę: przejmuje do 90% rutynowej komunikacji głosowej, a koszt takiego połączenia, według danych klientów Ringostat, okazuje się nawet dziesięciokrotnie niższy niż wynagrodzenie etatowego pracownika. Zespołowi zostaje to, co naprawdę wymaga uwagi człowieka ― złożone negocjacje i niestandardowe transakcje, a resztę przejmuje agent.
Nie korzystasz jeszcze z AI Voice Agent? Kliknij link i zacznij nowy etap automatyzacji połączeń już teraz.
