«Клиент сказал, что долго не мог дозвониться, поэтому заказал у конкурентов». Когда руководитель отдела продаж слышит подобные фразы от менеджеров, у него возникает множество вопросов. Сколько ещё сделок мы потеряем из-за проблем с телефонией? Почему команда постоянно жалуется на качество связи? Может, стоит поискать лучшее решение? Но стоит ли рисковать и менять телефонию, которая «уже как-то работает», на новую и неизвестную платформу? Прежде чем принимать решение о переходе на другую телефонию, стоит честно ответить себе на пять ключевых вопросов.
Стоит ли рисковать ради возможных улучшений?
Команда привыкла к текущему решению, постоянные клиенты звонят на знакомые номера. Самый страшный сценарий: во время перехода на новую систему клиенты не могут до вас дозвониться, менеджеры не знают, как пользоваться новыми инструментами, вы теряете контроль над ситуацией, а техподдержка молчит часами. Возможно, вспоминая предыдущий опыт смены рабочих программ и систем, вы предвидите месяцы настроек и технических проблем.
Однако современные VoIP-платформы разработаны так, чтобы миграция проходила быстро, бесшовно и безопасно. Время подключения новой системы связи должно составлять всего 1-2 рабочих дня при стандартных настройках.
Работа команды не должна останавливаться ни на минуту. Старая и новая системы должны функционировать параллельно во время настройки и тестирования — менеджеры смогут продолжать выполнять и принимать звонки, работать с привычными инструментами, пока техподдержка выполняет все работы в фоновом режиме. Простой должен быть нулевым.
Такой переход особенно критичен в периоды активных продаж, когда каждый пропущенный звонок — это потенциальная потеря дохода. В частности, провайдер должен предложить варианты сохранения ваших существующих номеров. Например, как Ringostat, который помогает с настройкой переадресации — клиенты будут продолжать звонить на знакомые номера, а звонки автоматически перенаправятся в систему. Альтернативно можно подключить новые SIP-номера — мобильные, городские, бесплатные для пользователей номера 0800 — визуально они не отличаются от обычных.
Критически важно, чтобы у поставщика была отдельная команда специалистов, которые занимаются исключительно настройкой новых проектов — помимо техподдержки, которая решает текущие проблемы других клиентов.
При правильном подходе риск минимален, а выгода от современной телефонии перекрывает временные неудобства.
Можно ли доверить технологии VoIP стабильность бизнес-коммуникаций?
Компании строят репутацию годами, а потерять могут за считанные минуты. Когда клиент не может дозвониться или плохо слышит менеджера во время телефонного разговора, это мгновенно влияет на восприятие профессионализма бизнеса. Особенно болезненно это ощущают компании, которые работают с крупными корпоративными клиентами — там даже технические сбои могут поставить под сомнение надёжность как поставщика.
У многих руководителей есть негативный опыт с интернет-телефонией: задержки звука, обрывы звонков, нечёткое соединение. Поэтому возникает естественный вопрос — можно ли доверять бизнес-процессы технологии, которая зависит от качества интернет-соединения?
Ответ зависит от выбора провайдера. Надёжные поставщики виртуальной телефонии используют технологию «чистого» SIP вместо SIP-GSM-шлюзов, которые дают низкое качество звука и ненадёжное соединение. Вы можете сами убедиться в этом, прослушав запись двух разговоров, один из которых велся через SIP, другой — через шлюз.
Что касается традиционной аналоговой телефонии, то качество современной VoIP-связи не только не уступает, а значительно превосходит её. Цифровая обработка звука обеспечивает кристально чистую связь без потерь качества из-за расстояния, изношенных физических линий, погодных условий.
Серьёзные провайдеры имеют разветвлённую систему серверов по всему миру с автоматическим резервированием. Если один сервер имеет проблемы, звонок автоматически идёт через другой, и клиент этого даже не заметит. Также надёжные платформы работают одновременно с несколькими операторами связи — в случае проблем с основным оператором система автоматически переключается на резервного, обеспечивая бесперебойность связи.
Поможет ли новая телефония лучше управлять командой?
С переходом бизнеса на удалённую работу появляются новые требования к телефонии. Теперь важно не только обеспечить связью офис, но и создать пространство для мобильности команды, а также предоставить руководителям инструменты эффективного управления командой.
Как понять, эффективно ли работает менеджер дома? Сколько звонков он действительно совершил? Почему одни сотрудники закрывают больше сделок, а другие постоянно жалуются на «плохие лиды»? Выбирая VoIP-платформу, важно убедиться, что она предоставит вам полные данные для управления командой без микроменеджмента и постоянных проверок, которые демотивируют сотрудников.
Современные системы телефонии автоматически и постоянно собирают статистику по коммуникациям команды и предоставляют руководителю в удобном виде. В частности, отчёты в реальном времени, где мгновенно видно: сколько менеджеров сейчас онлайн, сколько разговоров ведётся прямо сейчас, нет ли очереди клиентов, ожидающих ответа, а если есть, то сколько сотрудников со «скамейки запасных» нужно привлечь.
Система также способна автоматически отслеживать индивидуальную статистику каждого сотрудника: количество принятых и совершённых звонков, скорость ответа, общее время разговоров. Это даёт исчерпывающее понимание работы каждого специалиста — без необходимости требовать ежедневных отчётов «вручную».
А самые прогрессивные решения с искусственным интеллектом способны автоматически анализировать содержание каждого разговора, оценивать настроение клиентов и качество обслуживания — то, что ещё несколько лет назад казалось фантастикой. Представьте: ИИ «прослушает» сотни разговоров за минуты, выявит конфликтные ситуации, оценит профессионализм менеджеров и даже посоветует следующие шаги для закрытия сделки. Это позволяет руководителю получать полную картину работы команды без необходимости тратить часы на прослушивание записей вручную — технология, доступная пока только в самых современных платформах, таких как Ringostat.
Что будет с нашими налаженными процессами?
Каждая компания годами налаживает свои рабочие процессы. CRM-система заполнена ценными данными о клиентах, менеджеры привыкли к определённой последовательности действий, отчёты настроены под потребности руководства. Правильно подобранная телефония с гибкой интеграцией может не просто вписаться в эти процессы, а значительно их улучшить — автоматизировать рутину, устранить дублирование данных и повысить продуктивность команды.
Проблемы возникают только с примитивными решениями, где менеджерам приходится дублировать информацию: записать данные о звонке в телефонии, затем перенести их в CRM, отдельно создать задачу, вручную прикрепить запись разговора. Такая рутина не только отнимает время, но и увеличивает риск ошибок и потери важной информации. Поэтому критически важно выбирать платформы с продуманными интеграциями, которые работают как естественное продолжение ваших текущих процессов.
Серьёзные провайдеры имеют готовые интеграции с популярными CRM-системами. Если готовой интеграции нет, поставщик найдёт решение для настройки связи между системами.
Читайте также — 6 плюсов интеграций Ringostat и CRM, чтобы поставить продажи на поток.
Оправдают ли затраты ожидаемый результат?
Бюджеты на IT-решения всегда ограничены, и каждая статья расходов должна быть обоснованной. А когда текущая система «вроде бы нормально работает» — клиенты звонят, менеджеры отвечают, сделки закрываются — возникает вопрос: зачем рисковать деньгами и временем ради вероятных улучшений?
Большинство руководителей не имеет представления о настоящем количестве пропущенных вызовов, а о стоимости каждого из них — тем более. По данным Ringostat, до подключения телефонии компании теряют от 30% до 50% звонков. Представим типичную ситуацию: ежедневно ваши менеджеры не успевают ответить на 20 вызовов. На первый взгляд, это не выглядит критично, но посчитаем реальные потери. Каждый из этих звонков — это потенциальный покупатель, который уже прошёл весь путь от поиска в Google до изучения вашего сайта и принятия решения позвонить именно вам.
При стандартной конверсии входящих звонков в продажи 37%, из двадцати пропущенных вызовов вы теряете примерно 7 готовых купить клиентов. Умножив на средний чек $400, получаем $2,800 прямых потерь ежедневно, которые теперь получат ваши конкуренты.
Поэтому уменьшение количества пропущенных звонков даже наполовину окупит затраты на надёжную телефонию.
Читайте также — Почему пропущенные звонки — это форма потери бюджета.
А ещё автоматизация рутинных операций экономит до 5 часов в месяц каждому сотруднику. Умножьте это на количество менеджеров и почасовую оплату труда — получите существенную экономию, которая часто перекрывает стоимость системы.
Снижение стоимости звонков, особенно международных и междугородных, тоже может дать существенную экономию компаниям с большим количеством исходящих звонков.
VoIP позволяет создавать удалённые команды без потери контроля и качества работы — это открывает доступ к талантам из других городов, позволяет расширять бизнес на международных рынках, снижает затраты на аренду офиса и повышает уровень удовлетворённости сотрудников.
Надёжные поставщики связи предоставляют кейсы улучшения эффективности рабочих процессов клиентов и могут рассчитать средний срок окупаемости решения.
При грамотном подходе инвестиции в современную телефонию окупаются в течение нескольких месяцев — благодаря увеличению количества обработанных лидов и повышению эффективности команды.
Заключение
Ответив себе на эти пять вопросов, вы сможете преодолеть основные сомнения по поводу перехода на VoIP и начать поиск провайдера с пониманием, на что обращать внимание.
Ваш план действий:
- Оцените реальные потери от текущей системы — посчитайте, сколько стоят пропущенные звонки и потерянное время менеджеров.
- Задавайте правильные вопросы поставщикам связи, используя вопросы из этой статьи во время переговоров.
- Запросите демо и план перехода — убедитесь, что настройка будет безопасной для вашего бизнеса и незаметной в привычных процессах работы.
- Протестируйте новый инструментарий на части команды — сначала проверьте, как работает система в реальных условиях.
- Не затягивайте с решением — каждый день задержки стоит потерянных клиентов и доходов.
Страх перемен понятен, но цена бездействия часто оказывается выше рисков перехода. Правильно подобранная телефония не сломает ваши процессы, а сделает их эффективнее.
