Что такое чек-лист: история, виды, преимущества и недостатки

Чек-листы — популярный метод организации работы. Ringostat расскажет, как составлять и оформлять чек-листы. Мы также даем инструкцию, как создать в Google Таблицах чек-лист для командной работы, и приводим подборку готовых чек-листов для маркетологов и менеджеров по продажам.

Что такое чек-лист

Чек-лист — это список вещей, которые должны быть сделаны и отмечены. Они помогают организовать время и выполнить все необходимые действия.

Преимущества чек-листов

1. Создание чек-листа помогает депомпозировать большую задачу и оценить реальный объем работы над ней.
2. Информация зафиксирована в письменном виде, так что сложно забыть о необходимых делах.
3. Сразу становится понятно, что и в каком порядке нужно сделать.
4. Выполнение дел и расставление отметок «готово» делает прогресс в работе наглядным и осязаемым.

В целом чек-лист помогает выполнить сложную задачу «маленькими шажками» и не упустить важные детали.

Недостатки чек-листов

1. Составление чек-листа может быть формой прокрастинации, когда вместо выполнения простой задачи люди тратят время на чрезмерно детальное планирование.
2. Другие люди, в том числе коллеги и подчиненные, могут саботировать работу по списку. Частые аргументы: «Тут и так все понятно» и «Раньше прекрасно работали, а теперь время на это тратить». Внедрение требует тщательной работы со всеми, кто будет использовать инструмент.
3. После внедрения типовых чек-листов сотрудники скорее будут слепо двигаться по готовому алгоритму, чем привносить что-то новое в процесс работы.

Откуда взялись чек-листы

История возникновения чек листов связана с авиацией. По крайней мере, именно ей приписывают контрольные списки как официальное явление. 

В 1930-х американская армия заказала новые самолеты — тяжелый бомбардировщик Boeing Model 299. Испытания прототипа прошли неудачно: аппарат остановился в воздухе, упал и загорелся. Газеты окрестили бомбардировщик «слишком сложным, чтобы на нем летал человек». Управление действительно было сложнее, чем на других самолетах того времени. Производитель не стал упрощать летательный аппарат, а создал список для пилотов, что делать:

• перед взлетом;
• при взлете;
• в полете;
• при посадке;
• после посадки.

Пример чек-листа для пилотов B-17 

Источник

Все детали были перед глазами у пилота, а не только в его памяти. Решение сработало, и впоследствии армия заказала более 12 тысяч таких самолетов — более известных как «Летающая крепость» B-17.

Вскоре чек-листы «перекочевали» в другие сферы жизни. Например, контрольный список перед запуском «Аполлон-11» (первая высадка людей на Луну) состоял из 100 страниц. Астронавту Майклу Коллинзу приписывают фразу, что чек-листы были четвертым членом экипажа той миссии.

Но чек-листы подошли не для всех сфер. Например, Всемирная организация здравоохранения предложила внедрить списки, в которыми следовало сверяться до операции. Эксперименты показали, что эти чек-листы втрое сокращали количество осложнений и вдвое уменьшили летальность. Но когда их стали внедрять массово, инструмент оказался не такими эффективными. Врачи сопротивлялись нововведению, утверждали, что им неудобно отвлекаться во время операции, а также называли чек-листы нелогичным.

 

Виды чек-листов

По назначению чек-листы можно разделить на следующие.

1. «Прочитал — сделал». В таких руководствах нет чекбоксов, а действия обязательно выполняются друг за другом. К этому типу можно отнести список дел перед открытием магазина поутру, или рецепт выпечки.
2. «Сделал — отметил». В таких листах перечисленны действия, которые следует выполнить, но порядок их выполнения не принципиален. Они позволяют отметить все готовые дела, чтобы ничего не пропустить. Сюда можно отнести пункты проверки контента перед публикацией или список вещей в путешествие.

Как составить чек-лист

Чек-листы составляют, чтобы выполнить перечисленные в нем задачи и достичь определенной цели. Сформулируете желаемый результат и разбейте его на подзадачи. Дробите задачи до тех пор, пока не получите список дел, которые можете выполнить с ходу, за один раз.

Допустим, ваша цель — привлечь больше лидов из контекстной рекламы. Задачи здесь:

• оценить эффективность текущих активностей;
• оптимизировать кампании;
• отследить результаты оптимизации.

Эти задачи слишком обширны для чек-листа, их нужно разбить на конкретные действия:

• подключить коллтрекинг;
• проанализировать отчеты об эффективности рекламы;
• прослушать записи звонков в поисках инсайтов;
• отключить неэффективные кампании;
• перераспределить бюджет на эффективную рекламу и т. д.

Чтобы контрольный список помогал выполнять дела, соблюдайте простые правила составления чек-листов.

1. Пишите просто. Одна строка — одно действие. Все витиеватые обороты и вводные предложения выносите отдельно. Вместо «заполнить отчет, как только получу информацию» сделайте два пункта: «получить информацию» и «заполнить отчет».
2. Пишите кратко. Список из нескольких десятков строк может выглядеть устрашающе и отбивать всякое желание выполнять дела. 
3. Только главное. Сконцентрируйтесь на заданиях, невыполнение которых принесет наибольшие проблемы.
4. Группируйте пункты. Объедините дела, которые нужно делать последовательно. Записывайте рядом дела, которые нужно выполнять в одной программе, на одной локации или с одними и теми же людьми.

Как оформить чек-лист в Google Таблицах

Google Spreadsheets — бесплатный сервис для онлайн-работы с таблицами. Создать чек-лист в Google Таблицах очень просто. В одном столбце перечислите задачи, затем выделите соседний столбец и выберите Вставка — Флажок.

В каждой ячейке появятся чекбоксы, в которых можно отмечать выполнение. Таким списком можно пользоваться даже со смартфона, если установить на него приложение Google Таблицы.

Теперь настроим автоматический подсчет прогресса. Для начала посчитаем, сколько всего задач нужно выполнить. В этом поможет функция СЧЕТЗ или COUNTA:

=СЧЁТЗ(диапазон с пунктами чек-листа)

Важно! Функция СЧЕТ, которую сперва подскажет использовать справка здесь бесполезна. Она считает ячейки только с цифрами, а список дел обычно представляет собой текст.

Затем посчитаем, сколько пунктов уже отмечены. Для этого используйте формулу СЧЁТЕСЛИ, она же COUNTIF.

=СЧЁТЕСЛИ(диапазон с чекбоксами; «=true»)

Под конец можно рассчитать процент выполнения. Для этого поделите количество выполненных пунктов на общее число дел и задайте ячейке формат процентов.

Этого достаточно для самоорганизации, но некоторые дела нужно выполнять в команде. Чтобы работать над чек-листом вместе с другими людьми, добавьте столбец «Исполнитель» и укажите ответственных.  

После этого создадим проверку прогресса для каждого. Выпишите отдельно каждого исполнителя, если их много, поможет функция UINQUE.

=unique(диапазон, в котором заданы исполнители)

Так вы получите список всех, кто работает над чек-листом

Затем посчитайте количество пунктов для каждого с уже знакомой функцией СЧЁТЕСЛИ (COUNTIF).

=СЧЁТЕСЛИ(диапазон, в котором обозначены исполнители; ячейка, с именем конкретного исполнителя)

Теперь выясним, сколько выполненных задач у каждого участника. Для этого нужна функция СЧЁТЕСЛИМН (COUNTIFS). Она позволяет задать несколько условий для подсчета пунктов: 

• первым условием будет имя исполнителя;
• вторым — галочка «выполнено».

=СЧЁТЕСЛИМН(диапазон с именами; имя исполнителя; столбец с чекбоксами; «=true»)

В итоге получаем количество выполненных задач для каждого. А дальше уже можно высчитать процент готовых дел для каждого, как делали ранее: 

Вы можете скопировать себе готовый шаблон этого чек-листа по ссылке: 

Ссылка на шаблон чек-листа

Откройте и скопируйте документ на свой диск.

Чек-листы для маркетологов и менеджеров по продажам

Мы регулярно составляем чек-листы по работе с рекламой и по продажам. Вот несколько статей, которые помогут вам в работе с Ringostat и в решении текущих задач. В статьях мы подробно описываем, как выполнить каждый шаг. 

1. Все ли возможности коллтрекинга вы используете
2. Как выбрать виртуальную АТС
3. Как правильно оформить бизнес-профили в социальных сетях
4. Как проанализировать конкурентов
5. Как проверить входящие внешние ссылки на сайт 
6. Как написать убедительный кейс 

Выводы

1. Чек-лист — это список заданий, которые нужно выполнить и отметить.
2. Считается, что чек-листы начали применять в авиации. Компания Boeing выпустила контрольные списки для управления самолетами B-17, что помогло пилотам правильно готовиться к полету и посадкам.
3. По принципу применения чек-листы можно разделить на последовательные инструкции и те, в которых порядок действий не столь важен.
4. Чтобы составить чек-лист, сформулируйте цель и задачи, которые к ней приведут. А затем декомпозируйте задачи до конкретных действий.
5. Воспользуйтесь нашим шаблоном, чтобы создать чек-лист в Google Таблицах. В нем можно отслеживать прогресс выполнения плана каждым участником команды.