Lista kontrolna: jak wybrać niezawodną telefonię, która działa podczas szczytowych obciążeń i sytuacji kryzysowych

Każda godzina, kiedy klienci nie mogą się dodzwonić do Twojej firmy, może kosztować dziesiątki tysięcy złotych. Według badania rSIM, 9 na 10 biznesów na świecie ponosi straty finansowe z powodu problemów z łącznością. Codziennie z problemami telefonii boryka się 16% firm, co tydzień — 43%. Ta lista kontrolna pomoże uniknąć błędów, które już kosztowały inne firmy dziesiątki tysięcy złotych.

Lista kontrolna do wyboru niezawodnej telefonii biznesowej

1. Sprawdź technologię łączności

Dowiedz się, czy dostawca używa „czystego” SIP czy bramek SIP.

Dlaczego to ważne? Bramki SIP to „ekonomiczne” rozwiązanie, które działa przez zwykłe karty SIM. Podczas szczytowych obciążeń takie systemy pierwsze wypadają z użytku z powodu przeciążenia masztów komórkowych. „Czysty” SIP łączy się bezpośrednio z siecią operatora, zapewniając stabilną łączność nawet w ekstremalnych warunkach.

Jak sprawdzić? Zapytaj wprost dostawcę, jakiej technologii używa. Jeśli proponują Ci „ekonomiczny wariant z bramkami” — lepiej zrezygnuj.

2. Oceń system rezerwacji połączeń

Sprawdź, czy dostawca ma zapasowych operatorów i trasy.

Dlaczego to ważne? Jeśli główny operator łączności ulegnie awarii, system rezerwowy automatycznie przełącza połączenia na alternatywną trasę. Dzieje się to natychmiast, bez utraty jakości.

Jak sprawdzić? Zapytaj, ilu zapasowych operatorów używa firma i jak szybko następuje przełączenie podczas awarii.

3. Dowiedz się o geograficznym rozmieszczeniu serwerów

Spytaj dostawcę łączności, gdzie znajdują się centra danych, czy są wyposażone w zasilanie awaryjne i czy są zabezpieczone?

Dlaczego to ważne? Jeśli wszystkie serwery znajdują się w jednym miejscu, problemy z zasilaniem mogą całkowicie wyłączyć łączność. Rozproszone serwery gwarantują, że nawet przy nadzwyczajnych okolicznościach część systemu będzie nadal działać.

Jak sprawdzić? Zapytaj o obecność serwerów w różnych krajach i regionach.

4. Przetestuj szybkość wsparcia technicznego

Zwróć się z testowym pytaniem do działu wsparcia kilka razy o różnych porach.

Dlaczego to ważne? Podczas sytuacji kryzysowych każda minuta jest na wagę złota. Jeśli wsparcie techniczne odpowiada godzinami, Twój biznes może ponieść poważne straty.

Jak sprawdzić? Mierz czas odpowiedzi. Profesjonalni dostawcy odpowiadają w ciągu 2-5 minut. Oceń też kompetencje — czy pracownicy mogą szybko rozwiązać problem, czy trzeba długo wyjaśniać szczegóły. Na przykład wsparcie Ringostat odpowiada na czacie w ciągu 5 minut w 95% przypadków.

5. Sprawdź możliwości pracy w sytuacjach kryzysowych

Dowiedz się, jak działa telefonia podczas przerw w zasilaniu i niestabilnym połączeniu internetowym.

Dlaczego to ważne? To kluczowe dla biznesu. Podczas awarii technicznych lub problemów z dostawcą internetu zespół może zostać bez stacjonarnego połączenia, ale mieć dostęp do internetu mobilnego. Specjalistyczne aplikacje, takie jak Ringostat Smart Phone, działają stabilniej niż interfejsy webowe, oszczędzają baterię i zachowują wszystkie dane o połączeniach nawet przy niestabilnym połączeniu.

Poza tym menedżerowie często pracują poza biurem — w delegacjach, na spotkaniach z klientami lub w domu, i kluczowy jest natychmiastowy dostęp do wszystkich służbowych kontaktów i danych.

Jak sprawdzić? Zapytaj o dostępność aplikacji mobilnej na smartfony i komputery, możliwość pracy przez hotspot Wi-Fi z internetu mobilnego. Sprawdź, czy dane o wszystkich połączeniach są zachowywane podczas pracy z telefonu komórkowego, czy działają integracje z CRM, czy można odbierać nie tylko połączenia, ale i wiadomości z komunikatorów.

6. Oceń bezpieczeństwo i ochronę danych

Sprawdź obecność certyfikatów bezpieczeństwa i politykę ochrony danych.

Dlaczego to ważne? Nagrania rozmów, dane kontaktowe klientów i informacje handlowe mogą wpaść w ręce złoczyńców. Wyciek danych może kosztować firmę miliony z powodu kar i utraty zaufania klientów.

Jak sprawdzić?

1. Szukaj dostawców łączności z certyfikatem ISO/IEC 27001:2022 — najnowszą wersją standardu.
   
2. Dowiedz się o szyfrowaniu danych protokołami TLS 1.2 i wyższymi.
   
3. Sprawdź, czy firma przeprowadza regularne audyty bezpieczeństwa.
   
4. Sprawdź, czy dostawca ma program etycznego wykrywania podatności — Bug Bounty Program. To wskaźnik, że dostawca poważnie traktuje bezpieczeństwo.
   
5. Spytaj o politykę kontroli dostępu pracowników i logowania zmian.
   

Ważne. Najlepsi dostawcy telefonii mają specjalne programy etycznego wykrywania podatności i szczegółowe strony z informacjami o bezpieczeństwie. To pokazuje poważne podejście do ochrony danych klientów.

7. Sprawdź terminy i złożoność przejścia

Spytaj, ile czasu zajmie migracja z obecnego serwisu na nowy system łączności. Na przykład przejście z innego serwisu na Ringostat zajmuje 1 dzień roboczy u 80% klientów. Między innymi dzięki prostym ustawieniom i gotowym integracjom z większością popularnych systemów CRM.

Dlaczego to ważne? Długie przejście oznacza ryzyko utraty połączeń i klientów. Poza tym przeciąganie procesu może sygnalizować brak organizacji u dostawcy.

Jak sprawdzić? Profesjonalne firmy mogą skonfigurować standardową konfigurację w jeden dzień roboczy. Jeśli obiecują Ci „kilka tygodni”— warto się niepokoić.

8. Przeanalizuj opinie i reputację dostawcy łączności

Przeanalizuj opinie prawdziwych klientów, szczególnie dotyczące stabilności pracy podczas sytuacji kryzysowych.

Dlaczego to ważne? Piękne obietnice na stronie to jedno, a rzeczywiste doświadczenie użytkowników to zupełnie co innego. Szczególną uwagę zwracaj na opinie o pracy podczas przerw w dostawie prądu.

Jak sprawdzić? Szukaj opinii na Google Maps, w mediach społecznościowych, na forach branżowych. Zwróć uwagę na doświadczenia dużych firm.

9. Przetestuj skalowalność systemu

Dowiedz się, czy system może szybko zwiększyć liczbę numerów lub przepustowość.

Dlaczego to ważne? Podczas okresów szczytowych, takich jak wyprzedaże czy uruchomienie masowych kampanii reklamowych, liczba połączeń może wzrosnąć kilkakrotnie. System musi to wytrzymać.

Jak sprawdzić? Zapytaj o doświadczenie w pracy z dużymi klientami i możliwości szybkiego zwiększania mocy.

Przeczytaj case study — Case: telefonia dla sklepu internetowego, który odbiera tysiące telefonów dziennie.

10. Sprawdź przejrzystość monitoringu

Spytaj, czy możesz śledzić stan systemu w czasie rzeczywistym.

Dlaczego to ważne? Przejrzysty monitoring pozwala szybko wyjaśnić przyczynę problemów — czy to awarie techniczne dostawcy, czy problem po Twojej stronie.

Jak sprawdzić? Poproś o pokazanie dziennika sprawności systemu za ostatnie miesiące. Profesjonalni dostawcy publikują takie informacje otwarcie.

Rada: testuj system łączności przed ostatecznym wyborem

Nawet najlepsze rekomendacje nie zastąpią osobistego doświadczenia. Większość poważnych dostawców oferuje bezpłatny okres testowy — zwykle od 7 do 14 dni. Na przykład Ringostat zapewnia pełny 14-dniowy dostęp do wszystkich funkcji bez ograniczeń. Wykorzystaj ten czas maksymalnie:

• przetestuj jakość łączności o różnych porach dnia;
• sprawdź działanie podczas „rozdawania” internetu mobilnego;
• oceń wygodę interfejsu;
• sprawdź szybkość odpowiedzi wsparcia technicznego;
• przeprowadź testy obciążeniowe, jeśli to możliwe.

Podsumowanie

Nawet minuta bez łączności może kosztować biznes bardzo drogo. Dlatego inwestycja w niezawodną telefonię to nie wydatek, a ubezpieczenie dla Twojego biznesu.

Problemy z łącznością nie tylko psują humor klientów — wpływają bezpośrednio na Twój zysk. Użyj tej listy kontrolnej już teraz i wybierz rozwiązanie, które wytrzyma wszelkie próby — od zwykłych szczytowych obciążeń po najtrudniejsze sytuacje kryzysowe.

Nowoczesne rozwiązania telefonii biznesowej mogą zapewnić 99,9% czasu bezawaryjnej pracy nawet w trudnych warunkach. Wybieraj nie tylko telefonię, ale partnera, który nie zawiedzie w najkrytyczniejszym momencie.