Jak stworzyć plan finansowy i budżetowanie?

Żadna odnosząca sukcesy firma nie może obejść się bez dobrze skonstruowanego planowania finansowego i budżetowania. Jednak nawet doświadczeni przedsiębiorcy popełniają błędy. Kateryna Suprun, ekspert finansowy firmy Finmap i prelegentka znanych kursów edukacyjnych, w prostych słowach opowie, jak prawidłowo opracować plan finansowy i budżetowanie, jak uniknąć błędów i co należy wziąć pod uwagę.

Zajmijmy się nazwami i sformułowaniami 

Z punktu widzenia różnych nazw — wszyscy są zdezorientowani tym, czym jest planowanie finansowe, model finansowy, strategia finansowa i budżet. A jaka jest różnica między tym?

Przejdźmy więc do nudnej teorii!

Planowanie finansowe vs model finansowy vs budżet vs strategia finansowa

Strategia finansowa to cele finansowe firmy, nawigator rozwoju biznesu. Odpowiada na globalne pytanie „Dokąd zmierza firma?”.

Planowanie finansowe / model finansowy — modelowanie przyszłości dla Twojej firmy. Zobacz w liczbach, dokąd zmierza biznes, jakie będą wyniki i jakie zasoby są potrzebne, aby je osiągnąć. Finmap jest potrzebny do odgrywania scenariuszy i sprawdzania, co stanie się z firmą w różnych sytuacjach.

Jeśli w modelu finansowym i planie finansowym wciąż testujemy rozwój zdarzeń i scenariuszy, to budżet jest już przyjętą opcją, którą realizujemy. Budżet jest bardziej szczegółowym narzędziem służącym do planowania operacyjnego i zarządzania.

Jakie wskaźniki planujemy wziąć pod uwagę?

1. Zysk to nasza efektywność.
2. Pieniądze to nasza wypłacalność, stabilność, płynność.
3. Kapitał własny to „bogactwo” firmy, właściciela, co posiada, ile jest warte.
4. Dywidendy to Twój dreszczyk emocji — i tak robimy interesy.

Jak zacząć efektywnie pracować z budżetem?

Etapy prac przygotowawczych

1. Zbieranie informacji – aby proces budżetowania był efektywny, musimy polegać na danych z poprzedniego okresu. Dane te należy podsumować w jednym formacie, w tych samych kategoriach i podkategoriach, abyśmy mogli śledzić dynamikę ich zmian, a co za tym idzie – z powodzeniem planować przyszłość.
2. Prognozowanie dochodów musi być świadome i dobrze ugruntowane, nie od słowa „tylko chcę”, ale od słowa „naprawdę mogę”. Dla każdej kwoty musimy zrozumieć, co sprzedajemy, w jakiej ilości, wartości, gdzie i kiedy.
3. Tworzenie kosztorysu, aby do każdej pozycji kosztowej podejść z jedynej akceptowalnej pozycji – i czy można się bez niej obejść? „Nie przeznaczajmy środków na artykuł A, dopóki nie będziemy przekonani o konieczności sfinansowania wydatków z tego artykułu”. Ta zasada, jeśli zostanie wdrożona w firmie, może zaoszczędzić sporo pieniędzy.

Przejdźmy do samego planowania

Planowanie składa się z kilku punktów. Praca każdego jest ważna, system działa kompleksowo.

1. Plan przepływów pieniężnych

Nie tylko plan dochodów, ale także limity wypłat.

Pomoże Ci w tym Kalendarz płatności. Zestawiamy wszystkie planowane wpływy i płatności za co najmniej 1 miesiąc.

Plan przepływów pieniężnych, a mianowicie kalendarz płatności, musi istnieć na wypadek niedoboru gotówki, aby kontrolować przepływ pieniędzy i wypłacalność firmy. Kalendarz płatności jest bardzo wygodnie zaimplementowany w usłudze Finmap. Automatycznie podkreśla braki gotówkowe i pozwala szybko reagować przesuwając płatności na czas. Z doświadczenia: żaden arkusz kalkulacyjny Google nie zapewni takiej wygody, automatyzacji i poprawności.

2. Zaplanuj zysk

Pomoże Ci w tym Finansowy Model Biznesowy lub Budżet Przychodów i Wydatków (planowany rachunek zysków i strat). Model finansowy budowany jest zwykle na okres 1 roku, a planowany rachunek zysków i strat od 1 miesiąca do 1 roku.

Co pokaże ten budżet lub model finansowy:

• zysk biznesowy;
• jakie zasoby są potrzebne, aby to osiągnąć;
• jakie wskaźniki wpływają na wynik finansowy i jak je poprawić.

Co należy wziąć pod uwagę podczas kompilacji

Dochód:

• analiza rynku: trendy, ceny, zagrożenia, innowacje;
• analiza konkurencji;
• analiza sprzedaży za poprzedni okres;
• nowe usługi lub produkty;
• czy są plany zmiany ceny.

Koszty:

• co stanie się z kosztami, jeśli planowany poziom sprzedaży ma zostać osiągnięty;
• zespół: lista płac, ilość, jakość;
• koszty bezpośrednie i sprzedaż;
• koszty administracyjne;
• zmiany lub nowe koszty przy wprowadzaniu nowych usług;
• analiza kosztów poprzedniego okresu.

Wskaźniki do analizy i planowania:

• zysk biznesowy (netto, EBITDA);
• marginalność kierunków/usług/towarów;
• próg rentowności (punkt 0);
• zwrot z inwestycji/dywidendy;
• rentowność sprzedaży.

Skąd wziąć dane do planowania?

Wszystkie odpowiedzi znajdują się w raportach zarządczych firmy. Musisz tylko nauczyć się je tworzyć i analizować.

Dlatego, aby sporządzić model finansowy i budżety, konieczne jest przede wszystkim ustanowienie wysokiej jakości rachunkowości zarządczej. Rozwiązaniem dla tych, którzy nie mają wystarczającej bazy wiedzy lub czasu jest nowoczesny serwis Finmap.

Top 5 najczęstszych błędów przedsiębiorców

Tak jak obiecaliśmy na początku artykułu, podzielimy się najczęstszymi błędami i doradzimy, jak ich unikać.

1. Planowanie biorąc pod uwagę, że to zestaw niezrozumiałych narzędzi i w ogóle nie da się przewidzieć przyszłości, po co marnować na to czas. Może się tak wydawać tylko dlatego, że nie wiesz jeszcze, jak to zrobić poprawnie. Korzyści z planowania są ogromne, ponieważ pełni ono funkcje koordynacyjne i organizacyjne, promuje inicjatywę i zapewnia środki kontroli.
2. Planowanie bez polegania na raportach i analizach poprzedniego okresu. Ten punkt jest jednym z najważniejszych dla efektywnego budżetowania. Musimy dokładnie śledzić zmiany, dynamikę, czynniki wpływające i umieszczać rozsądne dane w planie — to się nazywa zarządzanie pieniędzmi i liczbami biznesowymi.
3. Planowanie powierzchowne, od słowa „chcę być doskonały”. Trzeba planować od słów „mogę realnie” – czyli planujemy nie x1000, bo chcemy i teoretycznie ktoś to robi! Jeśli planujesz wzrost, powinien on następować stopniowo, a co najważniejsze, z pełnym dopasowaniem wydatków do zwiększonych wolumenów sprzedaży: zespół, marketing, wynajem lokalu, podatki itp.
4. Pomieszanie planu przepływów pieniężnych z planem zysku. Jeszcze gorzej jest zrobić coś pomiędzy. Powinieneś zdecydować, że przepływ pieniędzy jest tworzony metodą gotówkową, a plan zysku metodą memoriałową.
5. Innym częstym błędem jest sytuacja, gdy cały plan lub budżet jest tworzony przez jedną osobę. Może to zadziałać, gdy finansista jest właścicielem małej firmy. Reasumując polecam zaangażowanie w tworzenie planu pracowników i managerów, którzy posiadają doświadczenie i niezbędną wiedzę.

Wynik

Biorąc pod uwagę trend zwiększającej się liczby nowych przedsiębiorców – profesjonalna księgowość finansowa jest nieodzownym elementem współczesności. Plan finansowy i budżetowanie jest bardziej skomplikowane, niż się wydaje na pierwszy rzut oka, ale łatwiejsze, gdy w końcu je wdrożysz. Współpraca z finansistą lub profesjonalną nowoczesną usługą pozwoli Ci zaoszczędzić czas i pomoże zaoszczędzić pieniądze, ale co najważniejsze, Twoje pieniądze będą pod kontrolą.