Czym jest telefonia SIP i dlaczego firma jej potrzebuje?

Wiele osób słyszało o technologii SIP, ale nie wszyscy rozumieją, na czym ona polega i czym różni się telefonia SIP od zwykłej komunikacji telefonicznej. Przyjrzyjmy się związkowi między pojęciami IP, SIP i VoIP, dowiedzmy się, czym jest technologia telefonii SIP i jakie są korzyści z takiej komunikacji dla biznesu.

Jaka jest różnica między telefonią SIP i IP a VoIP?

Czym jest protokół IP?

Zacznijmy od opisu najszerszego pojęcia — IP.

IP (Internet Protocol) to protokół połączeń międzysieciowych. Mówiąc prościej, jest to zestaw reguł określających sposób przesyłania danych przez Internet. Można myśleć o IP jako o systemie adresów i tras w sieci, podobnym do systemu pocztowego, służącym do wymiany wszelkiego rodzaju danych.

To właśnie protokół IP połączył wszystkie sieci komputerowe na świecie w globalny Internet. Dlatego każdy komputer podłączony do sieci ma swój unikalny adres IP.

Telefonia IP to połączenie telefoniczne za pośrednictwem Internetu. Jak sama nazwa wskazuje, komunikacja ta jest możliwa dzięki temu samemu protokołowi IP.

Czym jest VoIP?

Istnieje odrębna technologia przesyłania danych audio przez sieć — VoIP.

VoIP (Voice over IP) to transmisja głosu z wykorzystaniem protokołu internetowego IP. Dzięki tej technologii możemy wymieniać dowolne dane głosowe. Możemy na przykład dzwonić przez Internet, transmitować webinary, prowadzić wirtualne spotkania i konferencje oraz oglądać filmy z dźwiękiem.

Telefonia IP jest integralną częścią VoIP. Spośród różnych sygnałów głosowych przesyłanych przez Internet, telefonia IP obejmuje tylko połączenia.

Co to jest SIP?

SIP (Session Initiation Protocol) to protokół przesyłania danych używany do nawiązywania, zarządzania i kończenia połączeń głosowych i wideo przez Internet. Mówiąc prościej, SIP to dyspozytor, który pomaga urządzeniom znaleźć i „zrozumieć” się nawzajem bez błędów.

SIP jest wykorzystywany do różnych celów: telefonii IP, konferencji wideo i audio oraz gier online.

Ze względu na podobieństwo skrótów, słowo SIP jest czasami używane w odniesieniu do technologii połączeń przez Internet. Powstaje pytanie: Telefonia SIP a telefonia IP — jaka jest różnica? Różnica polega na tym, że telefonia SIP to komunikacja przez Internet przy użyciu tego konkretnego protokołu. Istnieją inne protokoły dla telefonii IP, ale SIP jest najbardziej popularnym i wszechstronnym protokołem do komunikacji sieciowej.

Jeśli więc telefonia IP jest nazwą technologii w ogóle, to SIP jest jednym z jej typów.

Krótki opis różnicy między IP, VoIP, SIP:

Jak działa telefonia SIP?

Aby zrozumieć, jak działa telefonia SIP, przyjrzyjmy się ilustrującemu przykładowi. Załóżmy, że ktoś dzwoni do firmy. Komputer, z którego przychodzi połączenie, ma zainstalowanego klienta SIP, a firma korzysta z telefonii SIP:

1. Głos, który brzmi podczas połączenia, jest przekształcany w sygnał cyfrowy za pomocą specjalnego programu — kodeka. Ta transformacja jest konieczna, aby zmniejszyć obciążenie Internetu i przyspieszyć komunikację bez pogorszenia jakości dźwięku.
2. Sygnał jest przesyłany do urządzenia używanego przez firmę: telefonu SIP, komputera, smartfona.
3. Urządzenia odnajdują się nawzajem po adresie IP.
4. Rozpoczyna się sesja komunikacyjna SIP.
5. Sygnał głosowy jest przekształcany z cyfrowego na analogowy. Menedżer firmy, który odbiera połączenie, słyszy głos osoby wykonującej połączenie.

Poniżej znajduje się uproszczony schemat ilustrujący działanie telefonii SIP podczas takiego połączenia przychodzącego:

Jak wykonywać i odbierać połączenia przy użyciu protokołu SIP

Telefonia SIP jest dostępna wszędzie tam, gdzie dostępne jest połączenie internetowe o przepustowości 64 Kb/s. Czyli prawie wszędzie.

Jak można wykonywać i odbierać połączenia?

1. Za pomocą komputera lub laptopa, jeśli zainstalujesz specjalny program do połączeń, na przykład aplikację Ringostat, i dodasz zestaw słuchawkowy ze słuchawkami i mikrofonem.
2. Przez WI-FI przy użyciu aplikacji SIP dla tabletów i telefonów komórkowych.
3. Za pomocą specjalnego telefonu stacjonarnego SIP.

5 podstawowych funkcji protokołu SIP

Co dokładnie robi protokół SIP? Zapewnia nawiązywanie, łączenie i kończenie komunikacji. Przyjrzyjmy się temu procesowi pod kątem pięciu różnych funkcji.

1. Lokalizacja użytkownika. Protokół SIP określa lokalizację użytkownika poprzez proces rejestracji. Punkt końcowy komunikacji, taki jak telefon lub aplikacja na komputerze, wysyła rejestrację do serwera SIP, zgłaszając lokalizację. 

2. Dostępność użytkownika. Protokół SIP żąda i określa, czy użytkownik jest dostępny do odebrania połączenia. Jeśli zostanie wykonane połączenie i nikt nie odbierze, protokół SIP określa, że użytkownik jest niedostępny. Użytkownik może mieć zarejestrowanych kilka lokalizacji, ale tylko jedno urządzenie może odbierać połączenia przychodzące w danym czasie. Jeśli urządzenie nie odbiera, żądanie jest przekazywane do innego urządzenia lub połączenie jest kierowane do innego miejsca docelowego, takiego jak poczta głosowa.

3. Możliwości użytkownika. Protokół SIP określa możliwości multimedialne punktu końcowego ― czy użytkownik z określonym urządzeniem może przyjąć i przetworzyć ten typ komunikacji. Na przykład, jeśli użytkownik ma telefon IP na biurku, nie będzie w stanie odtworzyć wideokonferencji. Ta funkcja określa również, które metody szyfrowania/deszyfrowania komunikacji może obsługiwać użytkownik.

4. Ustawienia sesji. Protokół SIP ustawia parametry sesji lub, prościej, połączenia dla obu stron komunikacji.

5. Zarządzanie sesją. Funkcja ta umożliwia użytkownikom wykonywanie dowolnych działań podczas połączenia, takich jak przekazywanie połączenia do innego urządzenia lub miejsca docelowego lub tworzenie konferencji. I wreszcie, SIP może zakończyć połączenie.

Mówiąc prościej, pięć funkcji SIP pozwala na ustanowienie, utrzymanie i zakończenie komunikacji w kolejności. Najpierw SIP sprawdza, czy dana osoba znajduje się w miejscu, w którym jest dostępna do komunikacji, a nie na przykład w miejscu bez zasięgu sieci, a następnie, czy jest gotowa odebrać połączenie. Następnie SIP sprawdza, czy odbiorca ma urządzenie zgodne z rodzajem używanej komunikacji, takie jak telefon komórkowy zdolny do odtwarzania wideo. Następnie odbywa się połączenie. Gdy rozmówca odbierze połączenie, protokół SIP umożliwia wykonanie wszelkich czynności związanych z połączeniem, a następnie rozłączenie się.

Zalety telefonii SIP dla firm

Omówiliśmy już technologię, teraz przyjrzyjmy się praktycznemu zastosowaniu SIP.

Telefonia SIP jest tak wygodna i praktyczna, że niemal zastąpiła tradycyjną telefonię analogową. Przede wszystkim dotyczy to biznesu. Technologia ta pozwala zapewnić firmie komunikację w opłacalny i szybki sposób.

1. Korzyści. Telefonia SIP jest tańsza niż podłączenie i konfiguracja analogowej centrali PBX. Nie trzeba kupować sprzętu, ciągnąć kabli ani utrzymywać serwera – wystarczy mieć komputer i zainstalować aplikację do wykonywania połączeń.

2. Szybka łączność telefoniczna dla firm. O dobrych mieszkaniach mówi się „wejdź i mieszkaj”, ale w przypadku telefonii SIP można powiedzieć „podłącz i korzystaj”. Wystarczy jeden dzień roboczy, aby skonfigurować komunikację zgodnie z własnymi procesami.

3. Wielokanałowość. Otrzymasz numery wielokanałowe, dzięki którym Twoja linia nigdy nie będzie zajęta, bez względu na liczbę połączeń przychodzących w tym samym czasie. W miarę rozwoju firmy można zwiększyć liczbę operatorów bez ponoszenia znacznych kosztów.

4. Jedna sieć firmowa. Telefonia SIP jest szczególnie wygodna dla dużych przedsiębiorstw z dużą liczbą działów zlokalizowanych w różnych miejscach. Wszystkie one mogą zostać połączone w jedną sieć telefoniczną.

5. Komunikacja międzynarodowa. Numery SIP z różnych krajów mogą być podłączone do działów firmy niezależnie od lokalizacji. Na przykład dla biura w Krakowa można połączyć numery Berlina i Londynu oraz wykonywać i odbierać połączenia na całym świecie. Ringostat zapewnia wysokiej jakości komunikację w Ameryce Północnej, Europie i większości Azji.

6. Praca zdalna. Możesz utworzyć zdalne centrum telefoniczne, przydzielając dla niego oddzielne numery SIP. W ten sposób można zaoszczędzić na wynajmie biura.

7. Zintegrowana sieć. Telefonia SIP umożliwia łączenie danych o połączeniach z innymi systemami i aplikacjami, takimi jak CRM i systemy analityczne. Pomoże to zwiększyć wydajność firmy przy użyciu tych danych. Na przykład, integrując telefonię SIP ze śledzeniem połączeń, można zobaczyć, z jakich źródeł reklamowych dzwonią klienci, a integrując się z CRM, można automatycznie przesyłać te dane do systemu podczas połączeń. I uwzględniać je w procesie komunikacji w celu zapewnienia wysokiej jakości usług, personalizacji i zwiększenia sprzedaży.

8. Bezpieczeństwo. Telefonia SIP jest dobrze zabezpieczona przed podsłuchem, w przeciwieństwie do tradycyjnych linii telefonicznych.

9. Monitorowanie. Telefonia SIP gromadzi wszystkie dane o połączeniach w szczegółowych raportach. Dzięki nim można monitorować obciążenie działu sprzedaży i kontrolować efektywność każdego menedżera. Można zobaczyć liczbę nieodebranych i odebranych połączeń, a także odsłuchać rozmowy. Wszystko to pomaga poprawić poziom obsługi i wpływa na odsetek zamykanych transakcji.

10. Elastyczne ustawienia. Można skonfigurować złożony schemat przekierowywania połączeń między działami i pracownikami, pocztę głosową, automatyczną sekretarkę i menu głosowe. Można również skonfigurować kolejkę do rozdzielania połączeń przychodzących między operatorów. I wiele więcej.

11. Harmonogram pracy. Telefonię można skonfigurować zgodnie z harmonogramem pracy i dniami wolnymi. Przykładowo, połączenia przychodzące poza godzinami pracy mogą być przekierowywane na numery komórkowe pracowników.

12. Sztuczna inteligencja. Nowoczesna telefonia SIP, taka jak Ringostat, może być uzupełniona o sztuczną inteligencję, która sprawia, że analiza połączeń jest dokładniejsza i bardziej produktywna. Na przykład sztuczna inteligencja może natychmiast przekształcić nagranie rozmowy w transkrybowany tekst, rozpoznać temat i treść rozmowy, zrozumieć nastrój rozmówców, podsumować komunikację i udzielić porad dotyczących kolejnych kroków. Ta zaleta pozwala menedżerom pracować wydajniej.

Podsumowanie

Telefonia SIP to doskonałe rozwiązanie zarówno dla małych firm, jak i dużych, rozwiniętych przedsiębiorstw z wieloma działami. Technologia ta obniża koszty komunikacji i zwiększa wydajność pracowników, pomaga nawiązać komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, poprawia jakość obsługi klienta, a także daje możliwość pełnoprawnej analityki i doskonalenia procesów, w tym sztucznej inteligencji.

W przypadku podłączenia telefonii Ringostat podstawowa konfiguracja jest obsługiwana przez nasze wsparcie techniczne. Ringostat pomaga również podłączyć numery SIP i zapewnia aplikację do połączeń.

FAQ: najczęściej zadawane pytania o telefonię SIP

Czym jest telefonia SIP?

Telefonia SIP to technologia połączeń telefonicznych działająca przez internet za pomocą protokołu SIP (Session Initiation Protocol). Protokół ten umożliwia nawiązywanie, zarządzanie i kończenie połączeń głosowych i wideo przez sieć, zapewniając wysoką jakość połączeń oraz szerokie możliwości integracji z innymi systemami biznesowymi.

Jakie są zalety telefonii SIP dla biznesu?

Główne zalety SIP dla biznesu obejmują:

• znaczące obniżenie kosztów komunikacji;
• szybką telefonizację firmy w jeden dzień roboczy;
• numery wielokanałowe;
• możliwość stworzenia jednolitej sieci firmowej z różnych lokalizacji;
• prostotę organizacji komunikacji międzynarodowej;
• wsparcie pracy zdalnej;
• integrację z CRM i innymi systemami;
• wysokie bezpieczeństwo;
• pełną kontrolę nad połączeniami dzięki szczegółowej analityce.

Czym telefonia SIP różni się od tradycyjnej telefonii?

W przeciwieństwie do tradycyjnej telefonii, która wymaga fizycznego sprzętu, układania kabli i jest ograniczona lokalizacją fizyczną, nowoczesna technologia działa przez internet, co zapewnia mobilność, skalowalność i znacznie niższy koszt. Ponadto oferuje rozszerzoną funkcjonalność, w tym wielokanałowość, nagrywanie rozmów, szczegółową analitykę i integrację z innymi systemami biznesowymi.

Jak skonfigurować telefonię SIP dla małego biznesu?

Konfiguracja SIP dla małego biznesu zazwyczaj obejmuje kilka prostych kroków.

1. Wybór dostawcy (na przykład Ringostat).
2. Podłączenie wirtualnych numerów SIP.
3. Konfiguracja routingu połączeń między pracownikami.
4. Instalacja oprogramowania do połączeń na komputerach lub smartfonach pracowników.
5. Konfiguracja dodatkowych funkcji: menu głosowe, nagrywanie połączeń, przekierowanie.

Większość dostawców oferuje wsparcie techniczne w tych procesach.

Jakie koszty wiążą się z wdrożeniem telefonii SIP?

Wdrożenie telefonii SIP zazwyczaj obejmuje abonament za korzystanie z wirtualnej centrali telefonicznej (w zależności od liczby użytkowników i funkcji), koszt wirtualnych numerów, opłaty za połączenia wychodzące (które są znacznie niższe w porównaniu z tradycyjną telefonią). Co ważne, nie są potrzebne nakłady kapitałowe na sprzęt — wystarczą komputery z internetem i zestawy słuchawkowe, które większość firm już posiada.

Jak telefonia SIP wpływa na efektywność komunikacji?

Efektywność telefonii opartej na SIP przejawia się poprzez zwiększenie liczby obsługiwanych połączeń, skrócenie czasu oczekiwania klientów, poprawę jakości obsługi dzięki nagraniom rozmów i analityce, zwiększenie dostępności pracowników, którzy mogą odbierać połączenia z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. Efektywność telefonii prowadzi do wzrostu konwersji połączeń w sprzedaż.

Czy można używać telefonii SIP do połączeń międzynarodowych?

Tak, telefonia SIP idealnie nadaje się do połączeń międzynarodowych. Możesz podłączyć numery z różnych krajów do wirtualnej centrali i komunikować się z klientami na całym świecie po znacznie niższych stawkach niż przy użyciu tradycyjnej telefonii. Nowoczesne technologie są szczególnie korzystne dla firm posiadających międzynarodowe oddziały i klientów za granicą.

Jakie urządzenia są kompatybilne z telefonią SIP?

Z telefonią SIP kompatybilne są różnorodne urządzenia: specjalne telefony SIP, aplikacje na komputery, aplikacje międzyplatformowe na smartfony i komputery, jak aplikacja Ringostat Smart Phone. Daje to elastyczność w wyborze sprzętu zgodnie z potrzebami i budżetem firmy.

Jak telefonia SIP zapewnia bezpieczeństwo połączeń?

Telefonia dla biznesu zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa w porównaniu z tradycyjnymi liniami telefonicznymi dzięki możliwości szyfrowania danych, wykorzystaniu zabezpieczonych protokołów transmisji, uwierzytelnianiu użytkowników. Współcześni dostawcy usług SIP trunking stosują różnorodne technologie ochrony przed nieautoryzowanym dostępem, przechwytywaniem rozmów i działaniami oszukańczymi.

Ważne jest wybranie dostawcy usług SIP trunking, który przestrzega międzynarodowych standardów bezpieczeństwa. Na przykład Ringostat został pierwszą ukraińską platformą komunikacji biznesowej, która otrzymała najnowszą wersję międzynarodowego standardu bezpieczeństwa informacji — certyfikat ISO/IEC 27001:2022. Certyfikat ten gwarantuje ochronę:

• nagrań rozmów telefonicznych z klientami;
• historii wszystkich połączeń;
• wiadomości w komunikatorach i czatach;
• danych o efektywności kampanii reklamowych;
• informacji przesyłanych przez integracje z CRM;
• danych przetwarzanych przez aplikację do połączeń.

Taka certyfikacja jest szczególnie ważna dla firm, które omawiają poufne informacje przez telefon: szczegóły finansowe, tajemnice handlowe, dane osobowe klientów itp. Posiadanie certyfikatu ISO/IEC 27001:2022 chroni przed szpiegostwem przemysłowym, zapewnia bezpieczną mobilność pracowników i szybkie odzyskiwanie danych w sytuacjach kryzysowych, a także minimalizuje ryzyko strat finansowych i reputacyjnych w przypadku cyberataków.

Które firmy oferują najlepsze usługi telefonii SIP?

Na ukraińskim rynku wśród przodujących dostawców usług telefonii SIP jest Ringostat, oferujący kompleksowe rozwiązanie z wirtualną centralą, call trackingiem i integracją z systemami CRM. Wybierając dostawcę, ważne jest zwrócenie uwagi na jakość połączeń, funkcjonalność wirtualnej centrali, dostępność wsparcia technicznego i możliwości integracji z innymi systemami biznesowymi.