Case study: jak firma przemysłowa przetwarza o 30% więcej zamówień, poświęcając na to połowę czasu

Sprzedaż często zależy nie tylko od samego produktu, ale także od produktywności przedstawicieli handlowych. Wybór odpowiednich narzędzi do komunikacji z klientami jest kluczowy, ponieważ wpływa na to, jak szybko i efektywnie realizowane są zamówienia. Doskonałym przykładem wpływu telefonii na sukces biznesowy jest case firmy „IMPK”. Podłączenie Ringostat pomogło przyspieszyć obsługę leadów i znacznie zwiększyć liczbę realizowanych zamówień.

O firmie i dlaczego wybrała Ringostat

„IMPK” zajmuje się dostawą podzespołów do maszyn przemysłowych i sprzętu rolniczego. Na stronie firmy można kupić lub zamówić części sprowadzane z zagranicy, takie jak łożyska, pasy napędowe, uszczelniacze, sprzęgła i inne. Klientami IMPK są przedsiębiorstwa wykorzystujące komponenty przemysłowe w swoich procesach produkcyjnych.

Głównym celem firmy jest maksymalnie szybka i profesjonalna obsługa zapytań klientów, dobór niezbędnych części oraz zapewnienie szybkiej wysyłki towaru. Klienci przeważnie dzwonią do firmy, zamiast pisać, ponieważ podczas rozmowy mogą szybciej dowiedzieć się o cenach, dostępności towaru, możliwościach wysyłki oraz parametrach technicznych. Dlatego „IMPK” poszukiwała rozwiązania z zakresu wirtualnej telefonii, które umożliwiłoby wygodne i szybkie przetwarzanie zapytań klientów.

„Początkowo korzystaliśmy z usługi Binotel, ale później polecono nam Ringostat, na którą przeszliśmy. W tamtym czasie zmienialiśmy CRM i zdecydowaliśmy się spróbować nowej telefonii, która miała integrację z CRM.

Doceniliśmy, że w Ringostat można korzystać z własnych numerów bez konieczności podłączania telefonii SIP. Bardziej podobał nam się także design i menu aplikacji do wykonywania połączeń. Jest dostępna aplikacja mobilna, która pozwala dzwonić bezpośrednio z telefonu. Ogólnie Ringostat oferuje szerszą funkcjonalność, szybką pomoc techniczną, a platforma ciągle się rozwija”.

Roman KogutkevychDyrektor firmy IMPK

Jak firma podłączyła własne numery do Ringostat bez przejścia na format SIP

Kiedy firma zwróciła się do Ringostat, miała już własne numery operatora „Kyivstar”. Numery te są dobrze znane klientom IMPK, dlatego ważne było ich zachowanie. Jednak do korzystania z wirtualnej telefonii trzeba podłączyć numery SIP, czyli wirtualne. Alternatywą jest stosowanie specjalnych urządzeń – bramek GSM, których zdecydowanie nie polecamy. 

Istnieje jednak inna możliwość — konfiguracja bezwarunkowego przekazywania połączeń w Ringostat. Przyjrzyjmy się zasadzie działania i zaletom tego rozwiązania.

1. Klient dzwoni na zwykły numer firmy, a połączenie od razu trafia do Ringostat dzięki dodatkowej konfiguracji.
2. „IMPK” nie płaci za przekierowanie. Połączenia są rozliczane jako połączenia na numery komórkowe tego operatora — które na niemal wszystkich taryfach są bezpłatne.
3. Ten sposób jest maksymalnie szybki i wygodny. Firma nie musiała kontaktować się bezpośrednio z operatorem ani aktywować dodatkowych usług.
4. Przekierowanie jest niewidoczne dla klienta i działu sprzedaży. Ponadto nie wpływa na jakość połączenia — pozostaje krystalicznie czyste.

Jakie możliwości Ringostat poprawiły proces przetwarzania zamówień

Integracja telefonii z CRM

Jednym z powodów, dla których „IMPK” wybrała Ringostat, jest integracja z KeepinCRM. Dzięki powiązaniu obu systemów:

• każde połączenie jest automatycznie rejestrowane w systemie CRM wraz ze statusem — np. odebrane lub nieodebrane;
• do danych o połączeniu dołączono link do nagrania rozmowy, co pozwala zarządowi kontrolować wszystkie komunikacje dotyczące konkretnej umowy;
• kiedy dzwoni istniejący klient, jego imię z CRM wyświetla się na ekranie  aplikacji Ringostat — o czym dalej;
• wszystkie połączenia wychodzące są również zapisywane w CRM w powiązaniu z odpowiednimi umowami.

Pozwala to zaoszczędzić czas na ręczne wprowadzanie danych o połączeniach do CRM i kontrolować, jak przebiega komunikacja z klientami w ramach każdej umowy.

Aplikacja Ringostat do połączeń i pracy z CRM

Firma korzysta z aplikacji Ringostat do komunikacji z klientami. Kiedy menedżer jest w biurze, używa wersji desktopowej, a podczas wyjazdów — mobilnej, zainstalowanej na smartfonie. Dane o połączeniach są przechowywane w chmurze, dzięki czemu są równie dostępne na obu urządzeniach.

Dzięki aplikacji menadżer może:

• wygodnie odbierać  i wykonywać połączenia, na przykład klikając na numer klienta w karcie kontaktu CRM;
• widzieć całą historię komunikacji z klientami — wszystkie połączenia są widoczne z czasem, datą i statusami, np. odebrane lub nieodebrane;
• przeglądać dodatkowe informacje o każdym kliencie;
• łatwo przełączać połączenia na tryb oczekiwania lub zapisywać kontakty podczas rozmowy;
• widzieć powiadomienia o połączeniach przychodzących, co gwarantuje, że nie przegapi się połączenia.

Raport o nieodebranych i nieprzetworzonych połączeniach

Z tym zestawieniem zarząd firmy pracuje najczęściej. Są w nim tylko te nieodebrane połączenia, na które menedżer jeszcze nie oddzwonił do klienta. Pozwala to na czas zauważyć tylko te nieprzetworzone, i jak najszybciej skontaktować się z kupującymi.

Gdy menedżer oddzwoni na nieodebrane połączenie, zapis o nim znika z raportu. „IMPK” bardzo poważnie podchodzi do tego procesu, więc nieprzetworzone połączenia pojawiają się bardzo rzadko.

„IMPK” cenią także możliwość filtrowania połączeń w dowolnym raporcie Ringostat. Wystarczy wybrać filtr i wpisać numer telefonu klienta. Wtedy raport pokaże tylko rozmowy z danym klientem, które można przesłuchać i przeanalizować.

Wyniki: opinia klienta

„Dzięki Ringostat zyskaliśmy maksymalną jakość połączeń i komfort użytkowania telefonii. Dzięki jej wygodzie nasze procesy znacznie się przyspieszyły. W rezultacie czas obsługi połączenia skrócił się dwukrotnie, a liczba przetworzonych zamówień wzrosła o 30%. Miało to nawet pośredni wpływ na sprzedaż, która od momentu podłączenia Ringostat wzrosła o jedną trzecią”.

Roman KogutkevychDyrektor firmy IMPK