Облачната телефония е бърз, евтин и удобен вариант и затова търсенето на това решение за бизнеса постоянно расте, както расте и броят компании, които предлагат тази услуга. Сега ще разгледаме, как да избереш виртуална АТС, на какви параметри да обърнете внимание при избор на компания за облачна телефония.
Какво е виртуална телефонна централа
Накратко казано, виртуалната телефония ― това е възможност да звъните и да приемате обаждания с помощта на интернет. Не е необходимо да харчите пари за скъпо оборудване, да връзвате всички кабели и да се чудите къде да ги скриете. Всички необходими инструменти се намират в облачно пространство. Потребителя плаща за достъп към услугата и с помощта на програма за обаждания всичко работи. Работата по управлението на виртуалната телефония се извършва директно в браузъра.
По-подробно за тази технология можете да прочетете в статиите:
“Виртуална АТС телефония: какво е това и как работи”
“Какво е виртуален телефонен номер”
Преди да изберете провайдър на услугата, решете, какви изисквания имате към връзката. Малка компания, която работи само в един град, не се нуждае от функции, които са необходими на корпорация, която има десетки офиса в различни страни. Подробно опишете нуждите си в документ ― в бъдеще това ще улесни диалога с техническата поддръжка на компанията.
Следваща крачка ― потърсете онлайн. Не се спирайте на един или два варианта от рекламите в Google, иначе рискувате да платите повече заради бранда на компанията. Прочетете повече информация не само на официалните сайтове за виртуална телефония, но и на тематични ресурси. Търсете нови статии със сравнения на функциите на различните услуги. Избирайки телефонна централа е добре да прочетете отзиви, за по-добро сравняване, или статии от типа “Топ 10 виртуални телефонни централи”. Колкото по-задълбочен анализ направите, толкова по-малка е вероятността от неприятни изненади. При всички оператори, може да има проблеми, но ако количеството негативни отзиви е голямо, то няма смисъл да рискувате. Отделно потърсете какво пишат потребителите за техническата поддръжка ― колко са компетентни специалистите, бързо ли реагират и т.н. Ако имате познати, които вече работят с такава услуга, може да се посъветвате и с тях.
След като сте избрали няколко варианта, изучете подробно тяхните възможности. В сайтът на провайдъра трябва също да има детайлна информация за това. Ако няма, обърнете се към техническата им поддръжка или отделът по продажби. Ето и чек лист с въпроси, на които трябва да получите отговор.
Телефонна централа за бизнеса: чек лист при избор
Дали номерата са от нужния ви регион или оператор
Задавайки си въпроса, каква виртуална телефония е най-добре да изберете, първо уточнете може ли да получите необходимите ви номера. Тяхното отсъствие не е страшно. Ако всичко останало ви устройва, можете самостоятелно да вземете номера от оператора и да ги включите с помощта на техническата поддръжка.
Обаждания, които са безплатни за клиентите
Става дума за номера от вида 0700 за България. Това е още един фактор, който повишава лоялността на потребителя. Все пак не е необходимо да плаща за обаждането без значение от оператора, който използва. Ringostat предлага такива номера, като част от услугите си. Затова и нашите клиенти могат лесно да ги използват за своя проект.
Отчетност
Един от плюсовете на виртуалната телефонна централа е възможността за контрол над отдела по продажби. Затова и най-добрата облачна телефония е тази, която събира най-много информация за обажданията. Колкото по детайлна е, толкова по ефективно можем да проследим как мениджърите общуват с клиентите. От кой номер са звъняли, кой е вдигнал и вдигнал ли е изобщо, времето на разговора и времето за изчакване. Допълнително преимущество е ако отчетите може да се формират самостоятелно и да се анализират само тези показатели, които са ни необходими в дадения момент.
Отделен плюс имат компаниите, които предлагат кол трекинг или проследяване на обажданията. Те имат функционал за виртуална телефония, но също така в отчетите им има подробни данни за обаждането и информация за рекламата, която е довела до това обаждане. Ето пример с отчет, в който се вижда, че обажданията са дошли от рекламата в Google. Също така се показва кампанията и ключовите думи, които са използвали, за да стигнат до обаждането.
Удобно е ако има отчет, който да показва натоварването на мениджърите. В него можете да видите, кога най-често ви се обаждат. Въз основа на тези данни можете да направите оптимално добър график за работа на отдела ви по продажби, за да може в най-натоварените часове да разполагате с най-много специалисти. Отчета изглежда по следния начин:
Удобство при обажданията
Обърнете внимание на удобството за приемане на обаждане с помощта на виртуалната ATC. Най-добре е ако компанията предлагат допълнителни възможности, които да направят процеса още по-лесен.
Например, нашата виртуална телефония предлага специално приложение да Google Chrome ― Ringostat Smart Phone. Нека погледнем какви възможности дава той за потребителя.
- Приложението дава възможност да звъните и приемате обаждания директно от браузъра. Достатъчно е да влезете на страницата на всеки сайт, където има телефонен номер и да кликнете върху него. Приложението автоматично ще се обади, като ви спести време за пренабиране на номера.
- Ако на вас ви се обаждат, ще се покаже прозорец с информация за това, дори и да сте минимизирали браузъра си. Така вие няма да пропуснете входящо обаждане от потенциален клиент.
- При обаждане, приложението веднага ви дава информация за потребителя. Още преди да сте вдигнали, ще знаете, кой е вашият клиент и от какво се нуждае. Ringostat Smart Phone дава информация да:
- броят дни от момента на първото и последното посещаване на сайта;
- брой обаждания;
- количество прегледани страници;
- устройство, операционна система и местоположение на клиента при последното посещение на сайта ― дори и страницата, която той разглежда в момента на разговора;
- източника, канала, кампанията, група на обявата, ключовата дума, по която е преминал клиента преди да се обади;
- всички сеанси за периода, който сте избрали в настройките.
- Ако се обажда клиент, който вече е въведен в CRM системата ви, приложението ще покаже неговите имена. Така вие ще можете да се обръщате към него по име.
- Директно от Ringostat Smart Phone можете да изпращате SMS.
- Можете да обработвате съобщенията от различни месинджъри в едно приложение.
Прочетете статията ― „5 задачи, които можете да решите с Ringostat Smart Phone“
Удобни настройки за настройка на обажданията
Едно от удобствата на виртуалната телефония е множеството настройки, които помагат за обработване на обаждането. Освен това, количеството им не влияе на цената на услугата. Изберете провайдър, който предлага възможно най-много опции. Може и да не използвате всичките сега, но с разрастването на бизнеса ви, могат да ви бъдат полезни.
Става въпрос за подобни опции:
- Гласово меню с възможност за самостоятелни настройки. Това е този глас, който ви казва, какво да натиснете, за да се свържете с нужния ви отдел. Някой услуги предлагат възможност самостоятелно да качвате аудиозаписи, музика, приветствия и други. Също така е удобно, когато вече има готови, професионални записи.
- Гласова поща.
- Изчакване на обажданията ― това е опция, която разрешава да задържите клиентите на линия, когато всички оператори са заети. Обажданията ще бъдат приети от мениджърите ви в такава последователност, каквато сте им задали в настройките. По този начин можете равномерно да резпределите работата между тях. Тази функция намаля количеството на пропуснати обаждания също така.
- Съобщения за пропуснати обаждания и гласови съобщения. Тази информация може да идва на имейла ви или като sms.
- Настройка на схемата на преадресация на входящите обаждания за работното и не работното време. Пример за подобна настройка:
Възможност за самостоятелна настройка
Големите виртуални телефонии предоставят денонощна техническа поддръжка, но времето за реакция на съобщение може да достига до 4 часа. Повечето компании са с фиксирано работно време и е изключително важно проблемите да се решават възможно най-бързо. Затова и преимущество се явява възможността за промяна на настройките на телефонията самостоятелно. По този начин, вие не сте привързани към графика на компанията. Имайте предвид, че някой компании няма интерфейс с настройки и потребителя няма представа по каква схема постъпват обажданията и даже малки проблеми трябва да бъдат решени с помощта на техническата поддръжка.
Удобните настройки са изключително актуални, когато потребителя използва собствени номера. Ако с тях възникнат проблеми, например, някой изгуби телефона си, клиентът може дори през нощта да смени номера на друг и да продължи нормално работата.
Интеграция с други услуги
Много компании използват едновременно няколко инструмента за оптимизация на работата на отдела по продажби. Например, CRM система. Ако вие използвате такава, уточнете за наличие на интеграция с нея. Може да няма готова интеграция или потребителя да използва своя CRM система ― това не е проблем, ако ATC има API или Webhooks ― това са специални технологии, които помагат с настройката на интеграция.
Наличие на резервни канали за връзка
За всяка компания проблемите със връзката са загуби. Но за големите фирми, които имат множество обаждания, подобни проблеми са критични. Даже половин час без връзка може да завърши с десетки пропуснати обаждания и загубени клиенти. За да не губите покупатели, при форсмажорни обстановки, трябва да имате план Б. Избирайте услуги за виртуална централа, които дават резервни линии за обаждания, в случаите, когато има проблеми с връзката при основния оператор. В тези случаи клиентите ще звънят на същите номера, но обаждането ще мине през резевния канал.
Веднага ще отбележим, че описаните функции ги имат почти всички компании. Не е възможно да се вземе решение, само на база на тяхните разлики. Но за щастие повечето компании предлагат безплатен тестов период. Докато тествате обърнете внимание на най-важните аспекти.
- Качество на връзката. Тук всичко е ясно. Чести проблеми с връзката през първите седмици ― търсете друга компания. Но ако няма такива, може просто да ви е провървяло. Две седмици е доста кратък период, за да сте сигурни, че всичко ще бъде наред и занапред. Затова паралелно обърнете внимание и на ценовата политика на компанията. Неизвестен доставчик на услугата, с по-ниски тарифи е плашещ признак. Даже на пазара, една наистина добра стока, не се продава евтино. Ако връзката периодично е лоша и потенциалните ви клиенти не могат да се свържат с вас, вие ще загубите повече, отколкото ще спестите.
- Техническа поддръжка. Ако вашият бизнес е силно зависим от обажданията, то от тези хора, без преувеличение, зависи дохода на компанията. Със съпорта ще ви се наложи да комуникирате при настройката на проекта, но също така и за решаването на всеки един въпрос относно връзката.
Нека обобщим: как да избереш виртуална АТС
- Съвременните централи имат почти еднакви възможности. Но няма да е излишно, още преди да започнете работа, да се уверите, че всички полезни допълнения, които правят работата удобна, са налични и включени.
- Изберете компания, която предлага подробни отчети. Най-добрите централи помагат ефективно да контролирате отдела си по продажби.
- Обърнете внимание на допълнителните възможности, които ви предлагат. Например, на наличието на форма за обратно обаждане и функции за проследяване на обажданията.
Между другото, всички скрийн шоти в статията са от личния кабинет на Ringostat. Потребителите на услугата, получават не просто аналитика на обажданията, но и безплатна виртуална телефонна централа с удобни настройки и подробни отчети. Попитайте нашата техническа поддръжка на [email protected] за възможностите на облачната ни телефония, ние ще ви отговорим до 5 минути.
