„W tym miesiącu znowu nie wykonaliśmy planu sprzedażowego” — relacjonuje kierownik działu sprzedaży dyrektorowi. Przyczyna? Menedżerowie przegapiają połowę połączeń, najlepsi sprzedawcy nie mogą normalnie pracować z domu, dane o rozmowach trzeba wprowadzać do CRM ręcznie, co zabiera czas i mnoży błędy. Podczas gdy wasza konkurencja obsługuje o 30% więcej zgłoszeń dzięki nowoczesnej telefonii, wy nadal wierzycie w mity i odkładacie wdrożenie rozwiązania, które może ograniczyć straty i przynieść przychody.
- Mit 1. Stracę kontrolę nad zespołem sprzedaży, jeśli nie będą pracować w biurze
- Mit 2. Wirtualna telefonia nadaje się tylko dla startupów i małych firm
- Mit 3. Konfiguracja integracji z CRM to tylko dodatkowy ból głowy
- Mit 4. Analityka AI to marketingowy hype bez odczuwalnej korzyści
- Mit 5. Zespół straci produktywność z powodu skomplikowanych nowych narzędzi
- Wniosek
Mit 1. Stracę kontrolę nad zespołem sprzedaży, jeśli nie będą pracować w biurze
Typowa obawa kierowników: „Jak kontrolować efektywność menedżerów sprzedaży, kiedy nie widzę, czy rzeczywiście pracują? O czym rozmawiają z klientami? Kto przegapia połączenia?”.
Tymczasem nowoczesna telefonia daje nawet większą kontrolę nad zespołem niż fizyczna obecność w biurze. Szczegółowe raporty pokazują rzeczywistą aktywność każdego menedżera: czas online i offline, liczbę odebranych i wykonanych połączeń, szybkość odpowiedzi i czas trwania rozmów. A także, co bardzo ważne — nieodebrane połączenia i szybkość oddzwaniania w takich przypadkach. Nagrania wszystkich rozmów pozwalają kierownikowi ocenić jakość pracy każdego menedżera — i nie trzeba stale „stać nad duszą”.
W przeciwieństwie do pracy w biurze zdalni menedżerowie wykazują nawet wyższą produktywność — bo nie ma rozpraszania na biurowe rozmowy.
Mit 2. Wirtualna telefonia nadaje się tylko dla startupów i małych firm
Wielu kierowników działów sprzedaży jest przekonanych: „Poważne firmy używają tylko tradycyjnych central telefonicznych. Rozwiązania chmurowe nie zapewniają stabilnego połączenia i nie wytrzymają obciążenia, jakie ma duży biznes”.
Ale nowoczesne rozwiązania pasują do każdego biznesu — od startupu z dwoma sprzedawcami po korporacje z dużymi działami sprzedaży, zorientowanymi na różne kraje. Podłączyć wirtualną telefonię można już na samym początku — i będzie „rosnąć” razem z biznesem, łatwo skalując się od 10 do 200+ stanowisk pracy.
Na przykład polska firma Regeneruj z trzema menedżerami obsługuje ponad 1000 połączeń miesięcznie — o jedną trzecią więcej niż przed wdrożeniem nowoczesnej telefonii. A agencja nieruchomości SILON pracuje z drogimi transakcjami, gdzie każde przeoczone połączenie może kosztować dziesiątki tysięcy złotych.
Skalowanie biznesu czy ekspansja z wejściem na nowe rynki odbywa się w ciągu kilku minut. Jeśli potrzeba więcej numerów, w tym zagranicznych, czy stanowisk pracy dla menedżerów — można to łatwo skonfigurować.
Co do obciążenia, które zwykle charakteryzuje duży biznes, wirtualna telefonia jest nawet bardziej niezawodna niż tradycyjna. Dzięki wielokanałowym numerom można odbierać i wykonywać nieograniczoną liczbę jednoczesnych połączeń. A rozproszone serwery gwarantują stabilność nawet podczas szczytowych obciążeń.
Na przykład firma przemysłowa IMPK po przejściu na wirtualną telefonię nie tylko nie straciła zgłoszeń od zamawiających, ale jeszcze zwiększyła liczbę obsłużonych wniosków o 30%, a czas obsługi skrócił się dwukrotnie. Przy tym firma ma wysokie wymagania co do niezawodności łączności.
Paradoks polega na tym, że nawet mały biznes często myśli: „To rozwiązanie dla dużych firm, a nam na razie wystarczą telefony komórkowe”. I to też nieprawda. Startupy otrzymują największą korzyść z podłączenia biznesowej telefonii — profesjonalny wizerunek, kontrola jakości komunikacji, szczegółowa analityka. I wszystko to za minimalne koszty.
Mit 3. Konfiguracja integracji z CRM to tylko dodatkowy ból głowy
Wśród kierowników sprzedaży rozpowszechniony jest sceptycyzm: „Mamy już wypracowany proces — menedżerowie wprowadzają dane o połączeniach ręcznie i wszystko działa. Po co ryzykować stabilnością i wdrażać integrację, która może ciągle sprawiać problemy?”.
W rzeczywistości konfiguracja integracji nowoczesnej telefonii i CRM nie wymaga dużo czasu i wysiłku. Szczególnie jeśli chodzi o Ringostat — platformę z gotowymi integracjami z ponad 30 popularnymi ukraińskimi i zachodnimi systemami. Z pomocą wsparcia technicznego wszystkie ustawienia można wykonać w ciągu kilku godzin. Na przykład sklep z materiałami pokryciowymi Izbushka skonfigurował pełną integrację Ringostat z Pipedrive w zaledwie 2 godziny. A efekt, który to przyniosło — zwiększenie liczby obsłużonych wniosków o 25%.
Tymczasem zwyczajne dla zespołu ręczne wprowadzanie danych o połączeniach zabiera każdemu menedżerowi do 5 godzin miesięcznie. Pomnóżcie przez liczbę pracowników — otrzymacie dziesiątki godzin czasu pracy poświęconego na rutynę co miesiąc. W tym czasie zespół mógłby wykonać jeszcze setki połączeń do potencjalnych klientów.
Prawidłowo skonfigurowana integracja automatyzuje manualne procesy, uwalniając menedżerów od rutyny i chroniąc przed błędami oraz utratą danych:
- każde połączenie automatycznie tworzy kontakt w CRM;
- menedżer widzi imię klienta jeszcze zanim podniesie słuchawkę;
- nagrania rozmów automatycznie przypisują się do transakcji;
- po nieodebranych połączeniach automatycznie tworzą się zadania „Oddzwonić”.
A kierownik widzi pełną historię komunikacji z klientem — od pierwszego połączenia do zamkniętej transakcji.
Mit 4. Analityka AI to marketingowy hype bez odczuwalnej korzyści
Wątpliwości kierowników sprzedaży często brzmią tak: „Sztuczna inteligencja nie może zastąpić doświadczonego kierownika, gdy trzeba ocenić pracę zespołu. AI nie zrozumie specyfiki naszego biznesu, będzie robić zbyt ogólne wnioski, które i tak będę musiał sprawdzać ręcznie. To po prostu droga zabawka”.
Tymczasem doświadczenie klientów Ringostat, którzy już wdrożyli sztuczną inteligencję, pokazało pogłębienie kontroli nad przestrzeganiem wymogów i zasad, podniesienie produktywności zespołu, naprawienie błędów menedżerów i zapobieganie konfliktom. A głównie — oszczędność 3-4 godzin czasu pracy tygodniowo kierownika dzięki zautomatyzowanej analizie połączeń zamiast ich ręcznego odsłuchiwania.
Sztuczna inteligencja natychmiast analizuje 100% rozmów i dostarcza:
- krótkie podsumowanie każdej rozmowy;
- ocenę ogólnego nastroju rozmowy, a także klienta i menedżera podczas rozmowy;
- analizę przestrzegania przez pracowników skryptów i wymogów dotyczących jakości obsługi;
- konkretne rekomendacje do zamknięcia transakcji;
- błędy pracowników podczas rozmów.
To nie zamiana ludzkiej kontroli, ale jej wzmocnienie. Kierownik może szybko wykryć problematyczne rozmowy, znaleźć najlepsze przykłady do szkolenia zespołu i mieć pełne dane o pracy każdego menedżera.
Mit 5. Zespół straci produktywność z powodu skomplikowanych nowych narzędzi
„Menedżerowie przyzwyczaili się do zwykłych telefonów. Nowa funkcjonalność tylko będzie odciągać od sprzedaży i obniżać efektywność. Plus wdrożenie i szkolenie będzie długie — dopóki zespół się przyzwyczai i będzie mógł pracować, ucierpi realizacja planów” — tak brzmi niepokój kierownika działu sprzedaży. I można go zrozumieć — nikt nie chce ryzykować bieżących wyników dla nieznanych korzyści.
Jednak wdrożenie nowego rozwiązania odbywa się zwykle w ciągu jednego dnia roboczego. A korzystanie z zaawansowanej biznesowej telefonii z AI, zintegrowanej z CRM, oszczędza do 5 godzin miesięcznie każdemu pracownikowi.
Nauka obsługi nowych narzędzi odbywa się bardzo szybko. Nowoczesne aplikacje do dzwonienia są intuicyjnie zrozumiałe:
- dzwonić można jednym kliknięciem po numerze telefonu zapisanym w CRM czy opublikowanym na stronie;
- wszystkie informacje o kliencie wyświetlają się na ekranie jeszcze przed podniesieniem słuchawki — podczas rozmowy można jednym kliknięciem przejść do CRM i przypomnieć sobie szczegóły poprzednich komunikacji;
- przekierowywanie połączeń między działami też jest łatwe i wygodne;
- o nieodebranych połączeniach automatycznie tworzy się zadanie „Oddzwonić”, żeby nie stracić żadnego zgłoszenia.
Wszystko to upraszcza, a nie komplikuje pracę menedżerów. Poświęcając mniej czasu na rutynę, zespół więcej uwagi poświęca sprzedaży — jak powinno być.
Wniosek
Nowoczesna biznesowa telefonia to nie ryzyko, a przewaga konkurencyjna. Pasuje do każdego biznesu, daje większą kontrolę nad zdalnym zespołem, upraszcza integrację z CRM, automatyzuje analizę połączeń i podnosi produktywność menedżerów.
Podczas gdy wy się wahacie, konkurencja już obsługuje więcej wniosków, szybciej zamyka transakcje i skuteczniej kontroluje pracę zespołu. Nie wierzcie w przestarzałe mity i zacznijcie korzystać z technologii, które będą pracować na wynik waszego działu sprzedaży.
