Работата на нова компания обикновено започва с включването на телефонна връзка и интернет в офиса. От качеството и функционала на ATC зависи нивото на обслужване на клиентите и като следствие на това, печалбата на компанията. Днес ще поговорим за това, как да изберете правилната връзка за офиса и какво да предпочетете ― аналогова или съвременен виртуална АТС.
Какво е виртуална АТС
Виртуална АТС телефония ― най-просто казано, това е телефонна връзка през интернет. Понякога на английски я наричат ― pbx. За разлика от аналоговите телефонни станции, за нея не е необходимо отделно помещение, тъй като тя се намира на сървър в така наречения “облак”. Потребителите се включват към нея с помощта на порт и специално оборудване и/или програмен софтуер. Съединението се прави през локалната мрежа на компанията или през 3G/4G на телефоните на служителите.
Виртуалната ATC има всички функции на офисната мини-АТС, но не е необходимо да се купува специално супер скъпо оборудване, което е технически сложно за настройка. Това позволява да се създаде офис или call център навсякъде без привързване към физически адрес. И главното ― това става дава възможност максимално бързо да се създаде телефонна връзка в компанията.
Има още един значителен плюс. Благодарение на връзката с интернет, потребителя има детайлна статистика за обажданията. След всяко обаждане, в интерфейса може да видите, кога се е състояло, колко време е продължило, колко време клиентът е чакал на линия. Също така е достъпна информация за това, от какъв номер са звъняли, и кой от мениджърите е приел обаждането.
Ако все пак ви е нужна още по-детайлна информация, като рекламен източник на обаждането, то за тази цел ви е необходима виртуална АТС, която има функционал на услугите по проследяване на обаждането (call tracking). Call tracking събира не само подробна статистика за обажданията по телефона, но и помага да определи каналите, по които са дошли вашите клиенти.
Как работи виртуалната АТС
Ако не влизаме в технически подробности, схемата на работа е доста проста: обажда ви се клиент, обаждането постъпна през платформата на виртуалната ATC, обработва се и се изпраща към един от вашите номера, съгласно избраната от вас схема на преадресация.
Звънящия чува гласово меню (ако сте настроили такова). Чува се аудиозапис, която му предлага да избере нужният му отдел или да въведе вътрешния номер на мениджъра. Клиентът избира и обаждането се преадресира на първото достъпно устройство. За да е още по-лесно за разбиране какво е ATC, която работи в облака, погледнете схемата:
Много виртуални ATC имат умна функция за изчакване на обаждането, която е указана на схемата. Това позволява автоматично да се обработват всички обаждания, съгласно избраната от вас стратегия.
Важна част от виртуалната ATC е схемата на преадресация. Именно в нея се задава вариацията за приемане и обработка на обажданията, а също така и на какви телефони да постъпват. Такива схеми могат да бъдат хиляди, в зависимост от нуждите на вашия бизнес. Например, ние всегда препоръчваме да използвате поне две, както е показано на картинката горе.
А ето така изглежда схемата в интерфейса на Ringostat:
Да разгледаме пример за работна схема. Да предположим, че в компанията имате трима мениджъра ― Анатолий, Иван и Кирил. Вие можете да настроите схемата така, че първо обаждането да стига до Анатолий, Ако след 15 секунди, той не вдигне, обаждането се прехвърля към Иван, и след 15 секунди къв Кирил. Ако Кирил е твърде зает, то клиентът попада на гласова поща. Но веднага след това на e-mail получава съобщение за това, че са ви се обадили и са оставили (или не са) гласово съобщение.
Между другото, при включена виртуална АТС не забравяйте да настройте допълнителни номера (мобилни или стационарни), които да са гаранция, че няма да загубите обаждането, дори и да има проблеми с интернета.
Какво е необходимо за включване и настройката на виртуална АТС
- Да изберете компания.
- Да инсталирате софтуер или да купите оборудване
- Да изберете номера за услугата (стационарни или мобилни, собствени или под наем, в зависимост от възможностите на облачната ATC)
- Да ги включите към ATC с помощта на техническата поддръжка
- Да настроите схемата на преадресиране.
Предимства и възможности на виртуалната АТС
- Това е доста по-евтино от настройката на аналогова телефония. Вие плащате само за използването на услугата, оборудването и интернета.
- Не ви е нужна скъпа апаратура, портове и конектори. Можете да звъните директно от компютъра, използвайки слушалки с микрофон.
- Виртуалната ATC се настройва изключително бързо и веднага можете да започнете работа.
- След обаждане, клиента чува приятна аудиозапис и попада на гласово меню. Това подобрява имиджа на компанията ви в очите на потребителя.
- Съществуват настройки за ефективен контрол на мениджърите. Така ще можете да подобрите качеството на обслужване.
- Статистика по всички обаждания се събира при ръководителя. Така ще престанете да губите клиенти, защото пропуснатите обаждания ще станат пъти по-малко.
- Обаждането се преадресира на нужния номер, където и да се намирате. Така вие и вашите сътрудници ще са мобилни.
- Ако компанията има няколко офиса по цялата страна или свят, виртуална ATC ще ги обедини. Всички сътрудници ще са в единна мрежа и входящите обаждания ще преминават във всяка точка на планетата, където има IP-телефония.
- Към виртуалната ATC може да се включат безплатни за клиентите номера. Единствено може да възникне сложност, ако е необходимо да свържете към виртуалната ATC вашия вече работещ номер. Много компании технически не могат да го направят.
Виртуалната АТС 2.0 не се ограничава със стандартните функции. Тя включва в себе си услугите Ringostat Smart Phone за обаждания от праузера и умен асистент за мениджъра по продажби. За да тествате това, просто трябна да се режистрирате.
Какво да изберете ― офисна или виртуална ATC телефония?
Изборът на аналогова или виртуална телефония зависи от конкретния бизнес, неговите мащаби, сферата на опериране, целите и задачите му.
Плюсовете на традиционната телефония се виждат, само ако компанията използва професионално и мощно оборудване. Такова, могат да си позволят само големите компании, тъй като настройката изисква доста време и пари. В такъв случай преимуществата са следните:
- Вие контролирате телефонната връзка самостоятелно и не зависите от евентуални проблеми от компаниите, чийто услуги ползвате. Но, ако възникне проблем при вас, ще имате нужда от хора, които да го решат оперативно, което също е допълнителен бюджет
- Повече възможности за настройки под вас. Използвайки облачна телефония, вие зависите от функционалът на услугата, която ползвате и можете да избирате от нейните опции. Традиционната телефония може да се доработи под нуждите на вашия бизнес.
Но разбира се, при стационарните ATC има проблеми, ето и някой от тях:
- свързване към физически адрес ― вашите колеги ще могат да се обаждат само тогава, когато са в офиса;
- липса на детайлни отчети по обажданията;
- сложна настройка и необходимост да наемете квалифициран човек на пълно работно време;
- скъпо оборудване;
- от количеството на използваните номера зависи не само стойността на услугата, но и от нейните физически размери, количество кабели и др.;
- ограничен функционал.
Освен това, при смяна на офиса ще ви е необходимо да настройвате всичко отново. А със старите телефонни номера, които вече са познати на клиентите ви, трябва да се разделите.
Нека сравним възможностите на двете телефонии:
Накратко: избирайте, като се вземете в предвид своите нужди, възможности и амбиции. Виртуалната ATC е достъпна, удобна, проста и бърза за настройка.
Аналоговата телефония може да изберете, само ако сте отделили значителна сума за мощно оборудване и отделно помещение за него. Каквото и да изберете, не спестявайте от телефонната връзка.
Изводи
- Виртуална АТС — това е вариант бързо и без много кабели да включите телефония в компанията си. Тя ще ви даде и детайлна статистика по обажданията и ще ви даде възможност да работите от всякъде.
- За да включите облачна ATC трябва да изберете услугата, телефонните номера и да я пуснете с помощта на техническата поддръжка
- Бързина на настройката ― това е от основните плюсове на виртуалната телефония пред офисната мини ATC. Но това е ефективен инструмент за контрол на качеството на работата, тъй като вируалната телефония пази статистика и запис на обажданията. Също така при нея лесно може да се настрой преадресация, гласово меню и гласова поща
