Сейчас компании массово переходят на работу из дома. Но как перестроиться, чтобы менеджеры не потеряли хватку и бизнес-процессы не пострадали? Используйте подборку полезных инструментов для удаленной работы от Ringostat. Многие из них мы давно используем сами и продолжаем во время удаленной работы из дома.
Кошмарный сон любого руководителя — сотрудникам нельзя дозвониться, они делают работу в два раза дольше и спустя рукава или забывают о задачах. Именно с этим у многих ассоциируется работа команды из дома. И зря, потому что есть достаточно инструментов для командной, которые позволят работать так же эффективно, как в офисе. Мы составили подборку решений, которые позволяют быть продуктивней, даже лежа на диване.
Синхронизация с командой
1. Google Hangouts
Платформа позволяет обмениваться сообщениями и проводить видеоконференции. В данный момент делится на:
- Google Hangouts Chat — позволяет отправлять личные сообщения и создавать выделенные виртуальные чат-комнаты, в каждой из них может находиться до 8000 человек;
- Google Hangouts Meet — сервис решил помочь пользователям в условиях карантина и сделала бесплатными премиум-опции до 1 июля, на конференциях может участвовать до 250 человек и стримить для 100 000.
Бывает, что не все могут участвовать на встречах или у кого-то отвалился домашний интернет. В этом случае можно включить запись и выложить ее на Google Drive. Чтобы на встрече команды не мешали посторонние шумы, можно замьютить всех участников, кроме говорящего. Также позволяет демонстрировать экран компьютера во время конференции.
2. Microsoft Teams
Корпоративная платформа, которая объединяет в рабочем пространстве чат, встречи, заметки и вложения. Интегрируется с Skype, Word, SharePoint, OneNote, Power BI, Planner.
Является частью пакета Office 365 и в обычных условиях вряд ли доступна малому бизнесу. Но из-за карантина компания также пошла на встречу пользователям и предлагает бесплатную премиум-версию на шесть месяцев. С 10 марта Microsoft Teams сняли ограничение на количество пользователей для видеозвонков и конференций.
3. Zoom
«Для митингов на работе мы обычно используем Google Hangouts, но еще очень удобен Zoom. Чем он мне нравится:
- стабильная связь;
- можно организовать конференцию на 100+ участников — нужна только ссылка;
- можно шерить экран и при этом гибко настроить окно с отображением участников;
- есть возможность записать онлайн-встречу;
- позволяет планировать заранее и проводить конференции;
- гибкая настройка микрофона и камеры, при звонке можно быстро поменять устройство и перенастроить;
- есть возможность подменить фон — что особенно полезно при работе из дома :)».
Программа сейчас обрела особую популярность, но сервис запустили еще в 2013 году. Это надежный инструмент удаленной работы со своими фишками и преимуществами. Чтобы участвовать в созвонах, нужно скачать Zoom с официального сайта.
Общение с клиентами
4. Виртуальная АТС
Удобство виртуальной АТС в том, что офис переносится в любое место вместе с вашим ноутбуком. Покупатели не замечают никаких изменений — ведь они звонят на тот же номер телефона, что и обычно. Качество связи никак не страдает хотя вы принимаете и совершаете звонки дома.
В чем еще плюсы АТС:
- подключается за один день — достаточно гартнитуры, ноутбука и интернета;
- можно использовать номера стран и регионов, которые вам нужны — это возможность построить колл-центр или отдел продаж, где угодно;
- позволяет задать, какой номер будет отображаться, когда менеджер звонит клиенту;
- можно настроить голосовое меню для переключения клиента между отделами, разными сотрудниками, автоответчик, уведомления о графике работы на время карантина и т. д.
5. Ringostat Smart Phone
Решение, у которого пока нет аналогов — телефон, встроенный в браузер Google Chrome. Также отображает в режиме реального времени информацию о звонящем клиенте — она показывается еще до того, как менеджер берет трубку.
- Настраивается за пару минут. Понятный интерфейс позволяет легко звонить и принимать звонки, не обучаясь работе с инструментом.
- Позволяет переводить вызовы на коллег несколькими способами, ставить на удержание, отключать микрофон и т. д.
- Показывает, по какому запросу пришел клиент, из какого рекламного канала, источника, кампании. Видно, какие страницы сайта он смотрел чаще всего, сколько раз звонил и посещал сайт за все время.
- При интеграции с CRM отображает имя клиента, если он уже есть в базе. Из расширения можно перейти одним кликом в контакт или сделку.
- Позволяет менеджерам обрабатывать сообщения из разных мессенджеров в одном интерфейсе, прямо из браузера.
6. Автоматическая обработка заявок с сайта и из соцсетей
Часто у компаний заявки падают в докс или на почту и «ждут», пока менеджер до них доберется. При удаленной работе руководителю еще сложней контролировать этот процесс — поэтому его проще автоматизировать.
Как это сделать, описано в статье-инструкции. Как будет происходить обработка заявок после этого:
- человек заходит на сайт и заполняет любую онлайн-форму или оставляет свои контакты в соцсети, если у вас запущена кампания Facebook Leads;
- после отправления заявки начинается автоматический дозвон менеджеру;
- когда он берет трубку, его автоматически связывают с клиентом;
- потенциальный покупатель приятно удивлен скоростью реакции — и это повышает шансы успешно закрыть сделку, пока он максимально «теплый».
7. Расширение для мониторинга открытия писем
Во многих командах самые важные вопросы решают не в чате или по телефону, а в переписке. Поэтому желательно знать, открывали коллеги ваше письмо или еще нет, перешли ли по ссылке в сообщении.
В этом поможет любой имейл-трекер. Например, мы в своей работе используем для этого Unlimited email tracker для почты Google. Расширение показывает, сколько раз открывали email и кликали на ссылке в нем. Эта информация отображается в Gmail напротив каждого письма.
Также расширение позволяет делать отложенную отправку — письмо можно отослать автоматически в заданное вами время. Или настроить напоминание, если сообщение не открывали и не переходили по ссылкам в нем.
Командная работа
Команды из трех-четырех человек могут использовать для этого стандартные инструменты. Например, редакция издания Adweek планирует публикации в таблицах, а все общение по статьям происходит в Slack. В хабе Microsoft Planner редакционные проекты делятся по темам и разделам.
Но такие инструменты подходят не для всех команд — особенно если компания занимается продажами или предоставляет услугами. Тут важно четко понимать ответственных, получать напоминания по задачам и переводить их на следующие стадии воронки. Рассмотрим, какие инструменты для работы с удаленными сотрудниками в этом помогут.
8. Notion
Notion — универсальное решение, которые включает в себя сразу несколько модулей:
- задачи и управление проектами — есть мини-CRM;
- таблицы и базы данных;
- заметки и документы;
- базы знаний;
- отслеживание задач и to do-списки.
Решение удобное, но полноценную CRM не заменит. К нему невозможно подключить телефонию, нельзя настроить автоматическую воронку, выгрузить базу. Тариф для команды стоит 8 $ в месяц.
9. Trello
Бесплатный сервис для командной работы. Предоставляет виртуальные доски для работы по методу канбан, объекты на которых можно перетаскивать. У нас даже партнеры-агентства, которые используют Trello для работы со своими проектами. Можно создать по доске для каждого сотрудника или сделать подобие воронки, по которой передвигать сделки и задачи.
10. Miro
При удаленной работе не так сложно устраивать мозговой штурм, как кажется. В этом поможет сервис для составления mindmap, досок канбан, визуализацией customer journey map и т. д. — Miro. Содержит множество готовых бесплатных шаблонов с приятным и разнообразным дизайном.
К сожалению, бесплатно можно создавать ограниченное количество шаблонов, а подписка для командной работы начинается от 8 $.
Совместный доступ к устройствам
Не все люди технически подкованы и могут настроить на своем компьютере нужное ПО для работы из дома. В этом плане пригодятся программы, которые позволяют пошерить доступ к устройству сисадмину или коллегам.
10. Chrome Remote Desktop
Удаленный рабочий стол Chrome позволяет подключаться к компьютерам членов команды и предоставлять другим пользователям безопасный доступ к вашему компьютеру. Для этого он сначала запрашивает ваше разрешение. Может использоваться для Windows, Mac, Linux и даже для смартфона.
11. Teamviewer
Предыдущее решение требует, чтобы у всех участников был аккаунт Chrome. Teamviewer позволяет работать и без этого. В остальном их функции похоже. Также, по словам создателей, это единственная в мире технология, которая обеспечивает доступ к устройству iOS в режиме реального времени с любого рабочего стола или мобильного устройства.
Повышение продуктивности
12. Toggl
Toggl — Программа, которая поможет отследить, сколько времени занимает выполнение тех или иных задач. Например, мы ее ежедневно используем в отделе маркетинга. Как она работает:
- пользователь устанавливает Toggl;
- всякий раз, когда начинает делать задачу, записывает ее название и нажимает на «Старт» — можно для каждой также прописать проект;
- когда задача окончена, пользователь нажимает на кнопку завершения;
- в отчете за неделю, день, месяц или любой заданный период видно, сколько времени ушло на задачу или проект;
- задачи можно планировать в календаре;
- сотрудник может включить затраты времени в отчет — отдел маркетинга ежедневно отправляет такой отчет руководителю.
13. Yaware
Yaware — украинский сервис для контроля рабочего времени. В нем можно вести учет времени совещаний и перерывов, оценивать эффективность работы команды. Он следит за тем, что происходит на мониторе менеджера, на какие сайты заходит сотрудник, все ли из них нужны ему по работе или он прокрастинирует. Чем Yaware хорош для руководителя, чьи сотрудники работают удаленно:
- можно получить отчеты о том, сколько менеджер провел времени продуктивно, нейтрально и непродуктивно;
- в случае необходимости можно поднять скрины монитора, которые программа делает раз в 10 минут;
- проанализировать, что делает персонал.
А какие программы для удаленной работы используете вы? Поделитесь с нами в комментариях.