Повышаем продуктивность отдела продаж: мощные интеграции Ringostat с CRM

Хотите, чтобы менеджеры больше продавали, а не тратили часы, внося данные по сделкам в CRM? Легко — просто свяжите вашу CRM с Ringostat. Интеграция избавит сэйлзов от рутины и даст много полезных инсайтов для руководителя отдела продаж и маркетолога. Рассказываем о плюсах такой связки на примере amoCRM, Битрикс24.CRM и retailCRM. Также мы попросили отзывы у компаний, которые используют подобные интеграции.

Оговоримся сразу — многие функции, описанные в этой статье, доступны и для других интеграций Ringostat и CRM. Всего у нас 10 подобных связок. Но в этой статье мы сфокусируемся на трех популярных CRM, которые часто используют наши клиенты. 

Зачем интегрировать CRM с коллтрекингом и телефонией Ringostat

Все просто — чтобы автоматизировать бизнес-процессы, избавить отдел от фатальных ошибок и экономить время. Представьте, как работает менеджер в самые «горячие» часы, когда поступает шквал звонков:

• только пообщался с клиентом и положил трубку, уже звонит следующий;
• начал вбивать в CRM информацию о сделке и задачах — телефон опять звонит;
• сотрудник вносит информацию второпях и вполне может ошибиться в номере телефона;
• если пропустит звонок, может и не вспомнить, что с клиенту нужно перезвонить.

Даже в более спокойные часы менеджер должен вписать информацию по каждому звонку, создать сделку, задачу, ввести контакт. На все это уходит драгоценное время, которое можно было потратить на продажи.

Чтобы решить эту и другие сложности, Ringostat разработал интеграции с по-настоящему «умной» логикой. Подробней о ней мы поговорим ниже, а пока разберем главные плюсы.
 

Плюсы интеграции CRM и Ringostat

1. Максимальная гибкость интеграции — меняйте настройки парой кликов, не привлекая программиста. Вы можете сами управлять логикой и легко менять ее под ваши процессы. Ваш бизнес будет трансформироваться и расти, а интеграция легко подстроится под эти изменения.
2. Больше времени на закрытие сделок. Интеграция берет на себя львиную долю рутины — автоматически создает после звонка контакты/лиды, задачи и сделки. Направляет вызов сразу на менеджера, ответственного за сделку, и многое другое. 
3. Контроль и ценные инсайты для успешных продаж. Руководитель отдела продаж узнает, как менеджеры работают со звонками. Сможет проанализировать причины проигранных сделок. Маркетолог увидит, какая реклама приводит клиентов и приносит продажи — если у вас подключен коллтрекинг. 

«Когда мы внедряли для клиентов retailCRM, ключевым в интеграции была передача в CRM отметки по рекламным каналам, из которых приходят заявки. Именно поэтому мы остановились на Ringostat.

Если в других аналогах нужна дополнительная доработка для этой функции, то в Ringostat этот функционал есть в готовой интеграции с CRM. Важно и то, что по каждому звонку создается новый заказ. Благодаря этому ни один заказ не остается пропущенным и в CRM видно конверсию звонков в покупки».

Кстати, интеграция с CRM активируется в несколько кликов. Это возможно благодаря технологии OAuth. Это протокол авторизации, который позволяет выдать одному сервису права на доступ к ресурсам пользователя на другом сервисе.

Бонус: звоните клиенту в один клик и экономьте четыре часа на каждого менеджера в месяц 

Обычно менеджер набирает номер клиента на смартфоне или офисном телефоне. Либо копирует его и вставляет в программу для связи. Кажется, что это быстро. Но мы посчитали, что при среднем объеме звонов так тратится более четырех часов в месяц.

Это время можно сэкономить. У нас есть телефон, встроенный прямо в браузер Chrome — Ringostat Smart Phone. С его помощью можно звонить прямо из карточки лида/контакта в CRM, просто нажав на его номер. 

Ringostat Smart Phone специально разработан так, чтобы не закрывать важные поля в CRM. Вы можете звонить и смотреть информацию о лиде, не сворачивая расширение. На скрине ниже показан пример, как отображается Ringostat Smart Phone на фоне интерфейса retailCRM. Там же видно, что при наведении мыши можно сразу позвонить:

Когда позвонит клиент, вы сможете: 

• одним кликом перейти в карточку звонка или сделку прямо из Ringostat Smart Phone — если звонит существующий клиент;
• сразу обратиться к человеку по имени — оно отобразится, если клиент уже заведен в базу; 
• еще до поднятия трубки увидеть: из какой рекламы пришел клиент, какие страницы чаще всего смотрел, звонил ли уже и когда и т. д.; 
• обрабатывать звонки и сообщения в мессенджеры в едином интерфейсе — если у вас подключен Ringostat Messenger.

Как работает интеграция

Именно так, как нужно лично вам 🙂 Мы специально разработали интеграцию так, чтобы она легко менялась под разные бизнес-процессы. Ведь двух одинаковых компаний не существует. 

После подключения интеграции по умолчанию активируется «умная» логика. Она немного отличается для Битрикс24.CRM, amoCRM и retailCRM, но главные принципы схожи. При желании вы можете парой кликов изменить в логике все, что захотите. 

Выбирайте сами, как будет работать интеграция

Задавайте, что будет происходить в CRM после того или иного события. Для этого мы создали специальную матрицу в разделе настроек интеграции — Сценарии интеграции. Просто поставьте или уберите галочки напротив нужного вам пункта.

При наведении на знак вопроса возле каждого параметра появляются подсказки — они помогут вам сориентироваться. Допустим, вы хотите, чтобы контакт создавался сразу после поднятия трубки. Поставьте галочку в соответствующей ячейке — обновленная логика начинает действовать в тот же момент.

«Очень удобно наличие матрицы интеграции в личном кабинете. Это дает возможность настроить уведомления и создания карточек под свои бизнес-процессы».

— Антонина Олийнык, CRMhelp

Теперь рассмотрим, как работает интеграция при стандартных настройках.

Когда клиент звонит в компанию

1. Автоматически создается контакт/лид, к которому прикрепляется рекламный источник перехода. Уже менеджер решает, заводить ли на основании лида сделку и контакт или нет. Пример лидов, созданных в CRM по факту звонка: 
2. Если звонит новый клиент, создается сделка. Все следующие звонки того же клиента будут попадать уже в нее.
3. Если звонит существующий клиент по открытой сделке — вызов сразу направляется на ответственного менеджера. Коллегам не придется уточнять у клиента, кто ведет сделку, и переводить звонок. Дубль сделки не создается. 
4. Если менеджер ответил, создается закрытая задача — к ней прикрепляется аудиозапись звонка. С ее помощью можно легко понять, как менеджер обрабатывает лиды. Или узнать, не виноват ли менеджер в проигрыше сделки.

Руководитель может посмотреть в CRM все лиды, с которыми работает менеджер. В том числе и поступившие по телефону:

Когда менеджер звонит клиенту

Создание контактов, сделок, задач реализуются и для исходящих звонков. По ним к задачам прикрепляются аудиозаписи разговоров.

Если менеджер пропустил звонок

Автоматически создается задача «Перезвонить» с дедлайном. Так менеджер точно не забудет связаться с клиентом.  

Если на звонок ответил не ответственный менеджер, а кто-то другой

Это случается, если менеджер занят, выехал на объект, находится в командировке или на больничном. После того как на звонок ответит другой менеджер, на ответственного будет создана задача с прикрепленной аудиозаписью звонка. Это позволит избежать «испорченного телефона» и быть в курсе договоренностей с клиентом. А еще можно не бояться, что коллега переманит клиента.

Один из множества примеров использования интеграции Ringostat и CRM — юридическая компания «Документы». Логика связки двух платформ как раз работает по принципу описанному выше. Преимущества от этого получает не только клиент, но и подрядчик, который ведет рекламу — наш партнер, агентство OdesSeo.

«Интеграция amoCRM и коллтрекинга дает нам возможность более детально оценить рентабельность инвестиций в рекламу. Так в CRM OdesSeo может увидеть дальнейший путь клиента по воронке и увидеть полную картину продаж».

Читайте «Кейс юридической компании: рост CTR на 70%, целевых звонков на 87% и снижение стоимости звонка на 20%». 

Гибкие настройки: будто интеграцию делал программист специально под ваш бизнес

Выбор воронок, в которых будут создаваться сделки, задачи и контакты/лиды

Для этого добавьте правило в блоке «Передача сделок в выбранные воронки». Отобразятся три параметра: в первое автоматически подтянутся воронки, которые уже есть в вашей CRM — нужно выбрать подходящую:

Если событие будет соответствовать настроенным вами правилам, сделка будет создаваться в заданной вами воронке и статусе. Это делает логику интеграции еще более гибкой и продуманной. А менеджерам не придется перемещать сделки вручную между воронками.

Допустим, клиенты после покупки звонят вам по вопросам сервиса. И важно, чтобы такие обращения фиксировались отдельно от звонков новых клиентов. Можно выбрать, например, воронку «Сервис», задать параметр «Какой по счету звонок» и выбрать цифру 2 или более. В этом случае повторные обращения будут автоматически попадать в нужную воронку.

Но это еще не все. Можно задать, в какую воронку будет «падать» звонок, в зависимости от того, какой отдел или сотрудника клиент выбрал в голосовой почте. Например, бухгалтерию, логистику или набрал внутренний номер топ-менеджера. Просто настройте правила в такой последовательности:

Передача дополнительных данных в CRM

Вы можете сами выбрать, какую информацию передавать при звонке и в какое поле CRM. Это можно задать в настройках CRM, в блоке Передача дополнительной информации. Настраивайте любые связки данных, которые будут автоматически передаваться из Ringostat в CRM:

Продвинутый поиск ответственного сотрудника

Выше мы писали, что звонок можно направлять сразу на менеджера, ответственного за сделку. Ringostat соединяет клиента сразу с тем сотрудником, который с ним уже общался и в курсе всех нюансов сделки — это повышает лояльность. Функцию можно настроить в разделе Виртуальная АТС — Переадресация:

Вы можете выбирать, в какой последовательности сервис будет искать ответственного. Это особенно удобно, если на старте с лидом общается один сотрудник, а потом передает в работу другому. 

Есть два варианта: 

• по ответственному за контакт; 
• по ответственного за сделку. 

При выборе Ringostat покажет именно те сущности, которые есть в вашей CRM: контакт или лид, сделка и т. д. Если ответственный за сущность не найден, звонок будет перенаправлен на следующее направление в схеме переадресации. или завершен, если направления отсутствуют.

Создание сущностей на нужных вам языках

amoCRM, Битрикс24.CRM и retailCRM используют не только в русскоговорящих странах. Например, у нас есть немало иностранных клиентов, которые используют первую систему. Поэтому в Ringostat можно выбирать, на каких языках создавать контакты/лиды, сделки и задачи. Доступны:

• русский;
• украинский;
• английский.

Гибкость интеграций наглядно иллюстрирует кейс наших партнеров о кастомизации интеграции с amoCRM. Сеть автосалонов AutoMaximum обратилась к компании-интегратору «Фабрика клиентов». Заказчик просил адаптировать интеграцию под свои бизнес-процессы, так как в сфере продажи авто есть свои особенности. У клиента было много пожеланий — перечислим лишь некоторые из них.

1. Ответственным за сделку должен назначаться тот сотрудник, который принял звонок. На него же должны ставиться задачи по сделке.
2. Минимизировать количество задач. Клиент хотел, чтобы по входящим звонкам была одна задача — и пока она не закроется, других быть не должно. Если вызов был пропущен, должна ставиться еще одна — «Перезвонить» с дедлайном.
3. При пропущенном звонке дедлайн должен быть 10 минут.
4. Задачи должны ставиться и на ответственного менеджера, и на старшего.

Благодаря опыту интегратора и гибкости Ringostat, подрядчик реализовал все пожелания клиента. И сеть автосалонов получила интеграцию, буквально «заточенную» под все потребности своего бизнеса.

«Теперь любая компания, которая к нам обратится, может получить индивидуально настроенную интеграцию amoCRM и Ringostat практически под любые сценарии использования. Они ограничиваются только возможностями API amoCRM и количеством передаваемой от Ringostat информацией.

За счет интеграции с коллтрекингом теперь понятно, откуда пришел клиент. А благодаря интеграции с Google Analytics туда передаются данные о том, сколько денег принес тот или иной канал. Это позволяет оценивать эффективность рекламных кампаний».

Для клиента есть и еще один ощутимый плюс интеграции. Это возможность контроля звонков с/на мобильный. Менеджеры AutoMaximum часто находятся «в полях», и в этом случае клиенты им звонят на смартфон. Ringostat позволяет контролировать и такие вызовы. Это возможно благодаря сотрудничеству с оператором lifecell и услуге FMC. Все подобные звонки фиксируются в CRM, как и любые другие вызовы.

Подробнее в статье «FMC — контролируйте все звонки менеджеров с мобильных телефонов».  

Дополнительные возможности

Один из главных бонусов интеграции CRM и Ringostat — возможность построить сквозную аналитику. Чтобы рассчитать окупаемость рекламы, этот инструмент подтягивает данные о расходах на кампании из рекламных кабинетов. А информацию о доходах — из CRM. После этого сквозная аналитика автоматически рассчитывает окупаемость вложений в рекламу, а маркетологу остается принимать решения, как распределить бюджет.

«Мы с Ringostat уже около пяти лет. Для нас очевидно — чтобы повысить эффективность маркетинговых инструментов, нужно наладить грамотную сквозную аналитику. Именно она позволит отследить путь клиента — от первого касания с сообщением компании, которое привело на сайт, до совершения сделки. Это невозможно сделать без интеграции коллтрекинга и CRM-системы. Ведь первый отслеживает источники рекламы, приведшие к конверсии, а во второй ведется вся информация по лидам и сделкам.

В нашей компании первая интеграция CRM и коллтрекинга была настроена с Pipedrive. В прошлом году мы повторно прошли путь интеграции, когда перешли на новую CRM-систему.

Благодаря интеграции, данные об источнике лида попадают сразу в CRM. Маркетинг анализирует не просто звонки, а лиды и выигранные сделки по источникам рекламы. Это позволяет вкладывать бюджеты в наиболее конверсионные каналы».

Передача данных в CRM при заполнении онлайн-форм на сайте

Логика интеграции с CRM не привязывается только к звонкам. Ringostat может связать CRM и сайт без привлечения программиста. На это потребуется всего около 10 минут.

Вы можете легко автоматизировать работу с лидами, которые заполняют любые формы на сайте. Как это работает:

• пользователь заходит на сайт;
• заполняет форму — например, онлайн-заявки;
• на основании этого в CRM создается контакт/лид, задача или сделка;
• в CRM передается информация о рекламном источнике, канале, кампании и ключевом слове, которые привели лида.

Что будет создаваться после заполнения формы и при каких условиях, вы решаете сами. Для этого достаточно проставить галочки в матрице, о которой мы писали выше. Просто задайте нужные действия в строке «При отправке формы с сайта».

Благодаря этому в сквозной аналитике будут учитываться сделки, по которым вообще не было звонков. Допустим, пользователь заполнил форму, общался с менеджером онлайн, а потом купил товар. Сквозная аналитика учтет, какие каналы внесли вклад в закрытие сделки, и автоматически рассчитает для них ROI.

Управляйте этим функционалом в блоке «Передача данных из полей ваших форм». Укажите, какие данные передавать в какие поля CRM. Или используйте настройки, доступные по умолчанию:

«Мы подключили Ringostat и retailCRM сразу, когда запускали наш интернет-магазин — около трех лет назад. Данную CRM выбрали, потому что это лучший вариант именно для онлайн-торговли. А Ringostat — потому что он оптимален по стоимости и предоставляет нам весь нужный функционал.

Для нас было очевидно, что эти системы нужно интегрировать, ведь плюсов очень много. У нас автоматически создаются сделки при заявках с сайта и звонках в наш коллцентр. Невозможно представить, чтобы менеджеры создавали их вручную — на это просто нет времени. Интеграция очень ускоряет процесс работы с клиентами. 

Также нам важно отслеживать, откуда поступают звонки, анализировать эффективность коллцентра и скорость обработки заявок. Мы можем в CRM посмотреть историю заказов и послушать звонки по ним. Мы очень довольны сотрудничеством с Ringostat». 

Передача звонков в специальные разделы

1. В случае amoCRM звонки передаются в «Неразобранное» и «Аналитика — Звонки». При попадании сделки в «Неразобранное» менеджер может легко принять ее или отклонить и видеть заявки на одной странице. В разделе «Звонки» удобно слушать аудиозаписи обращений.
2. Раздел «Коммуникации» в retailCRM позволит увидеть длительность разговоров и прослушать запись разговора в удобном плеере.

Все это позволяет работать со звонками не только в карточках сделки. Но и анализировать весь массив обращений на одном экране.

Улучшенная логика поиска клиента в Битрикс24.CRM

1. При звонке от клиента Ringostat сначала ищет контакт с таким номером. 
2. Если он не найден, сервис ищет лид с таким номером. 
3. Если при создании звонка, в CRM есть и открытый лид, и контакт по номеру клиента, то звонок будет связан с контактом.
4. Если контакта по номеру клиента в CRM нет, то звонок будет связан с лидом.

Зачем это нужно? Чтобы быстро восстановить историю общения с клиентом, если он обратится уже после закрытия сделки. Допустим, покупатель уже звонил в компанию, и по нему открыта сделка. За последнее время менеджер созванивался с ним четыре раза. Все эти звонки были закреплены за сделкой. Но представим, что сделка все-таки была проиграна.

Через три недели тот же клиент снова звонит. Открытой сделки по нему нет, менеджер открывает новую, и все начинается с чистого листа. В результате сотрудник ничего не знает об этом клиенте и должен строить коммуникацию с нуля. Покупателя это может даже раздражать — ведь он уже знаком с нашей компанией, но должен все объяснять по-новой.

Благодаря улучшенной логике поиска, менеджер избежит такой ситуации. Он сразу увидит, что с контактом «клиент такой-то» уже не раз общались. Это позволит сэкономить время и менеджера, и покупателя, а также быстрее понять, чем интересуется пользователь.

Подытожим: что дает интеграция Ringostat и CRM

1. Автоматизация отдела продаж и экономия времени. Интеграция создает сделки, контакты/лиды и задачи. Менеджерам не нужно это делать вручную и отвлекаться от закрытия сделок.
2. Максимальная гибкость логики интеграции. Вы можете сами задавать, что будет происходить после звонка. В какой воронке будет создаваться сделка, какие данные будут передаваться и в какое поле CRM. 
3. Возможность парой кликов вносить изменения — не привлекая разработчика. Настройки интеграции можно менять, не владея специальными знаниями. Как бы ни трансформировался ваш бизнес, связку с Ringostat можно парой кликов изменить под него. 
4. Важная информация для руководителя отдела продаж и маркетолога. Аудиозаписи покажут, по какой причине срываются сделки и помогут оценить работу новичков. Маркетолог может посмотреть, какой рекламный источник привел лида.
5. Удобная работа не только со звонками, но и с онлайн-заявками. Сделки, контакты и заявки можно создавать и после заполнения онлайн-форм.
6. Возможность построить сквозную аналитику. Она автоматически рассчитывает ROI по рекламным каналам. Для этого сквозная аналитика сопоставляет данные о расходах из рекламных кабинетов и о доходах — из вашей CRM.